Category: Google Apps

สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ปิดการลงทะเบียนแบบอัตโนมัติเมื่อครบตามจำนวนที่ต้องการ
อีกหนึ่งปัญหาของการใช้งาน Google Form เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ ที่ผมได้เจอมากับตัวเองคือ ไม่สามารถจำกัดจำนวนผู้ที่มาลงทะเบียนแบบออนไลน์ได้ ทั้ง ๆ ที่การจัดอบรม/สัมมนาต่าง ๆ เราประกาศว่า “รับจำนวนจำกัด” จึงเป็นที่มาของการหาคำตอบในครั้งนี้ครับ ว่า…

“ทำอย่างไร ให้แบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ (Google Form)
สามารถปิดการลงทะเบียนได้
เมื่อมีผู้สมัครครบตามจำนวนที่ต้องการ ?”

** หมายเหตุ **

การใช้ Script : formLimiter v.1.0.2 นี้ จะสามารถใช้ได้กับ Google Spreadsheets “เวอร์ชั่นเก่า” เท่านั้นครับ เวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ
```
Script Gallery ==> Add-ons
```
ซึ่ง formLimitter นั้น ผู้พัฒนายังไม่ได้พัฒนาเข้าไปอยู่ใน Add-ons จึงทำให้หลาย ๆ ท่าน ที่สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งาน Script อันนี้ได้ครับ

ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้ Script ดังกล่าว แนะนำว่าให้สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นเก่า นะครับ สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม
```
goo.gl/pprjA5
```
1. ไปที่มุมมองของ View responses

จากนั้น คลิกเมนู Tools > เลือก Script gallery…

แล้วค้นหา Script ที่ชื่อว่า “formLimiter” ในช่อง Search แล้วคลิกปุ่ม Search
เมื่อปรากฎ “formLimiter v.1.0.2” ให้ดำเนินการติดตั้ง โดยคลิกปุ่ม Install

คลิกปุ่ม Continue > ปุ่ม Accept > และปุ่ม Close เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

2. จะเห็นว่ามีเมนูที่ชื่อว่า formLimiter ปรากฎเพิ่มขึ้นมาใหม่
จากนั้นให้ คลิกเมนู formLimiter > เลือก Run initial configuration เพื่อเปิดการใช้งาน Script

เมื่อเปิดการใช้งานเรียบร้อย เมนูย่อยจะเปลี่ยนไปดังภาพด้านล่าง ให้ คลิกเลือก Settings

3. ในส่วนนี้จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขของการ “ปิดแบบฟอร์มการลงทะเบียนออนไลน์”
ซึ่งจะมีด้วยกัน 3 เงื่อนไขให้เลือกใช้ ดังนี้

3.1 date and time – ใช้ในกรณีที่กำหนดให้ปิดการลงทะเบียนเป็นช่วงของเวลา โดยไม่จำกัดจำนวนผู้สมัคร

3.2 max number of form response – ใช้ในกรณีที่ต้องการรับผู้สมัครแบบจำกัดจำนวน

3.3 spreadsheet cell value – ใช้ตรวจสอบเงื่อนไขตามค่าของข้อมูลใน cell
จะปิดการลงทะเบียนเมื่อข้อมูลใน cell ตรงกับค่าที่ได้กำหนดไว้

ในส่วนนี้ผมขอให้เลือกเป็น spreadsheet cell value นะครับ
โดยให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะดังนี้

ช่องแรก ให้ระบุ Cell ที่ใช้เป็น “Sheet2!A1” และ
ช่องสอง ให้ระบุจำนวนที่ต้องการรับลงทะเบียน (ในที่นี้ผมกำหนดรับที่ 50 คน)

แนะนำว่า ให้นำเครื่องหมายถูกออก เนื่องจากระบบจะทำการส่งเมลทุกครั้งที่มีการลงทะเบียน
อาจทำให้เกิดอีเมลขยะจากการแจ้งเตือนเป็นจำนวนมากได้ (กรณีที่รับผู้สมัครจำนวนมาก)

จากนั้น คลิกปุ่ม Save settings เป็นอันเสร็จสิ้น

4. ขณะนี้เรายังอยู่ในหน้าของ View response
ให้ทำการสร้าง “Sheet2” เพิ่มขึ้นอีกหนึ่ง เพื่อใช้ในการนับจำนวนผู้สมัคร (ดังภาพ)
โดยให้กำหนดเงื่อนไขใน Cell A1 ดังนี้ =COUNTUNIQUE('Form Responses'!B2:B1000)

ในส่วนนี้จะเป็นการแก้ปัญหา กรณีที่ผู้สมัครลงทะเบียนซ้ำหลาย ๆ ครั้ง (ซึ่งมีอยู่บ่อยครั้ง)
เงื่อนไขนี้จะทำการนับจำนวนจากชื่อ-นามสกุลของผู้สมัคร หากซ้ำกันจะนับเป็น 1 คน
(*ยกเว้นในกรณีที่ผู้ลงทะเบียน พิมพ์ชื่อ-นามสกุลในแต่ละครั้ง ไม่เหมือนกัน)
เมื่อครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ ระบบจะทำการปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ

5. จากนั้นให้กลับมาที่มุมมองของ Edit questions ซึ่งเป็นหน้าเริ่มต้นของการสร้างแบบฟอร์ม

คลิกที่เมนู Response > เลือก Accepting responses

จากนั้นจะปรากฎ กล่อง This form has been turned off. ขึ้นมาให้
ซึ่งกล่องนี้จะปรากฎขึ้น เมื่อมีผู้สมัครลงทะเบียนครบตามจำนวนที่ได้กำหนดไว้
ดังนั้น ให้กำหนดข้อความแสดงการ “ปิดรับการลงทะเบียน” เพื่อแจ้งให้ผู้สนใจได้รับทราบ
ดังตัวอย่างข้อความในภาพ

เมื่อกำหนดข้อความดังกล่าวเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ให้กลับไปคลิกที่เมนู Response > เลือก Accepting responses อีกครั้ง
เพื่อปิดกล่องดังกล่าว (หากไม่ปิด หน้าแบบฟอร์มลงทะเบียนจะมีลักษณะดังภาพด้านล่าง)
และทำให้ผู้สมัคร ไม่สามารถลงทะเบียนออนไลน์ได้

ลักษณะของหน้าแบบฟอร์มลงทะเบียน เมื่อมีผู้สมัครลงทะเบียนครบตามจำนวนที่กำหนดไว้
October 10, 2014
สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ
เนื่องจากว่ามีผู้สอบถามถึงการใช้งานแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ แบบให้สามารถตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังผู้สมัครเมื่อเข้ามาลงทะเบียน ผมเห็นว่าน่าจะมีประโยชน์สำหรับ Admin หรือผู้ใช้งาน Google Form หลาย ๆ ท่าน จึงได้สรุปเป็นขั้นตอน ตามที่ผมได้ทำมา หวังว่าจะเป็นประโยชน์ให้กับทุก ๆ ท่านนะครับ

** หมายเหตุ **

เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่
จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ
```
Script Gallery ==> Add-ons
```
ซึ่งบทความที่ผมเขียนขึ้นนี้ ขออ้างอิงเมนูและการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่านะครับ
ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่า สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม
```
goo.gl/pprjA5
```
1. คลิก Form เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์

2. กำหนดรายละเอียดข้อมูลของแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ
(ในส่วนนี้จะไม่ขออธิบายรายละเอียดในการสร้างแบบฟอร์ม นะครับ)

3. คลิก View response เข้าสู่มุมมองของ View responses เพื่อกำหนดต่าง ๆ

4. คลิกเมนู Tools > เลือก Script manager… (เป็นส่วนจัดการ Script ต่าง ๆ)
จากนั้น คลิกปุ่ม New เพื่อสร้าง Script สำหรับการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ

ตั้งชื่อไฟล์ Script ใหม่ โดยใช้ชื่อว่า “sendEmail”

จากนั้น Copy Script ด้านล่างนี้ วางไว้ดังภาพข้างต้น
** ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลจำลอง เพื่อให้สามารถเข้าใจในรายละเอียดของ Script ได้
เมื่อผู้ใช้งานนำไปใช้จริง สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ตามความเหมาะสม **
```
function sendEmail(e) {
 var userEmail = e.values[4];
 var firstName = e.values[1];
 var trainingTitle = "อบรมการใช้โปรแกรม Smart Notebook sympodium & Smart board สำหรับการจัดการเรียนการสอนทางไกล";
 var infoLink = "http://clpd.psu.ac.th/clpd_2012";
 var emailAdd = "clpdpsu@psu.ac.th";
 var subject = "ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ ม.อ. : ตอบรับเข้าร่วมอบรมโครงการเชิงปฏิบัติการ"
 var emailBody = "เรียนคุณ: "+firstName+"\n\n ท่านได้ทำการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการ"+
 "หัวข้อ \"" + trainingTitle + "\""+
 " ในวันพุธที่ 16 กรกฎาคม 2557 เวลา 09.00-16.00 น."+
 " ณ ห้องอบรม ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ อาคาร 1 มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่"+
 "\n ทางศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ตอบรับการเข้าร่วมโครงการดังกล่าวแล้วค่ะ"+
 "\n"+
 "\n ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: " + infoLink + 
 "\n"+
 "\n"+
 "\nขอบคุณสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการค่ะ"+
 "\n"+
 "\nศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์"+
 "\nโทรศัพท์ : 074-289203-4"+
 "\nE-mail : " + emailAdd;
 MailApp.sendEmail(userEmail , subject, emailBody); 
}
```
หมายเหตุ
อักษรสีแดง คือ ข้อความที่สามารถแก้ไขได้
อักษรสีฟ้า คือ ชื่อตัวแปร ที่ใช้สำหรับเก็บค่าต่าง ๆ ที่กำหนดไว้
* สามารถปรับแก้ไข Script ได้ตามข้อมูลของแบบฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น
ซึ่ง Script นี้ อ้างอิงตามแบบฟอร์มลงทะเบียนในข้อที่ 2

5. เมื่อกำหนดรายละเอียดข้อมูลการตอบรับ (Script) เสร็จเรียบร้อยแล้ว
จากนั้น คลิกเมนู Resources > เลือก Current Project’s triggers

และคลิก No triggers setup. Click here to add one now.

เลือก On form submit แล้วคลิกปุ่ม Save / ปุ่ม Continue และ ปุ่ม Accept
เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้าง Script สำหรับการตอบรับอีเมลแบบอัตโนมัติ

คลิกปุ่ม Close (หากต้องการแก้ไข Script ให้คลิกปุ่ม Edit… ด้านบน)

6. ทดสอบการตอบรับการลงทะเบียน
ว่า Script ที่สร้างไว้ มีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถตอบรับทางอีเมลแบบอัตโนมัติได้

ไปที่มุมมอง View live form เพื่อทดสอบการลงทะเบียนจริง

จากนั้นให้ตรวจสอบดูในมุมมอง View responses ว่ามีข้อมูลปรากฎให้เห็นหรือไม่
และตรวจสอบอีเมลที่ได้ระบุไว้ ว่ามีการตอบรับจากระบบหรือไม่

หมายเหตุ หากพบว่าไม่มีการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจากระบบ อาจต้องทำการตรวจสอบ Script ใหม่อีกครั้ง เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาด
October 10, 2014
GAFE#002 วิธีแสดงอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ไว้บนสุดทุกครั้ง

การใช้งาน GAFE Email หรือ Gmail ก็ตาม วิธีที่จะแสดงเฉพาะ จดหมายที่ยังไม่ได้อ่าน (Unread) มี 3 วิธี

1. ในช่อง Search ใส่คำว่า label:unread แล้วกดปุ่ม Enter

2. ไป Gear > Setting > Inbox
แล้วเปลี่ยนจาก Inbox type: Default
เป็น Inbox type: Unread first
แล้วกดปุ่ม Save Changes

ผลที่ได้

3. คลิก Dropdown ด้านข้าง Inbox

และ สุดท้าย วิธีเลือกเฉพาะอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ทำดังภาพ

ผลที่ได้

จบ

August 19, 2014
{obsoleted!!!}{ยกเลิกแล้ว!!!} เริ่มใช้งาน @psu.ac.th on Google Apps

ด้วยทางศูนย์คอมพิวเตอร์ มอ. ได้เล็งเห็นประโยชน์และความสะดวกในการใช้งาน Google Apps จึงได้สร้าง Account บน Google Apps for Education ซึ่งผู้ใช้งาน @psu.ac.th สามารถใช้งาน email และ GDrive ที่มีพื้นที่ 30 GB อีกทั้งตัดปัญหาเรื่องการส่งเมลล์ไม่ออก(บ้างในบางครั้ง)ไปยังภายนอกมหาวิทยาลัยอีกด้วย

บุคคลากร และนักศึกษา @psu.ac.th สามารถเช็คเมลล์ และใช้ google app ได้ผ่านทาง Browser (เสมือนเป็นการเช็คเมลล์ด้วย webmail.psu.ac.th
โดยมีขั้นตอนตามภาพประกอบ

1. เข้าเว็บ www.gmail.com

2. ใส่ PSU mail และ Password แล้วคลิก Sign in

3. ใส่ PSU mail Name โดยที่ไม่ต้องใส่ @psu.ac.th
– ใส่รหัสผ่าน
– คลิกปุ่ม Login

4. จะเข้าสู่หน้าเว็บเมลล์ ซึ่งจะมีหน้าตาและลักษณะการทำงานเหมือน gmail

5. คลิกที่ไอคอนตามลูกศรสีแดง จะปรากฏ app ต่างๆ ที่เราสามารถใช้งานได้ โดย Google drive มีพื้นที่ 30GB (พื้นที่ 30 GB จะเป็นพื้นที่รวมทั้งหมดของ account ของเรา ซึ่งสามารถจัดแบ่งได้ว่าจะให้เป็น drive เท่าไหร่? email เท่าไหร่? เป็นต้น)

การทำ PSU mail forwarding

1. login เข้า webmail.psu.ac.th > คลิกที่ Filters

2. คลิกปุ่ม Add a New Rule

3. คลิกเลือก drop down แรก เป็น All

4. ในส่วนของ Action ให้เลือก Redirect to the following email address
– ใส่ psu mail ลงไปในช่อง โดยให้เติม g เข้าไปหลัง @ ตามภาพจะได้ @g.psu.ac.th
– คลิกปุ่ม Add New Rule

*** ติ๊กคำว่า Keep ไว้เวลาผ่านไปอาจจะทำให้ Mailbox ของมหาวิทยาลัยเต็มได้ ถ้าไม่ได้เข้ามาลบเลย ดังนั้น แนะนำให้หลังจากคุ้นเคยกับระบบแล้ว ให้เอา Keep ออกครับ

5. ติ๊กถูก แล้วคลิกปุ่ม Enable เพื่อเปิดใช้งาน

6. เสร็จสิ้นกระบวนการ

*** ผิด-ถูกอย่างไร แจ้งแก้ไขได้นะคับ ^^

refer : การทำ PSU mail forwarding จากเว็บ http://opensource.cc.psu.ac.th/RedirectEmail-SquirrelmailHowto

August 19, 2014
GAFE#001 Google Apps กับ Gmail สามารถรวม Account กันได้หรือไม่

ต่อไปนี้ GAFE จะเป็นคำย่อของ Google Apps For Education

ก่อนที่เราจะก้าวสู่ Hybrid Cloud ที่วางแผนกันมานาน หลังจากได้เริ่มต้นลองใช้งาน ก็จะมีคำถามที่มีบ่อยมาก คือ “ตอนนี้มี Gmail อยู่แล้ว จะทำอย่างไรให้รวมกับ GAFE ของหมาวิทยาลัยได้ไม๊”

คาดว่า คำว่า “รวม” กันนี้ หมายความว่า อยากได้ พื้นที่ email ของทั้ง Gmail 15 GB และ GAFE 30 GB รวมกัน คงต้องตอบว่า ไม่ได้ เพราะ Google คงไม่ได้เปิดให้ทำเช่นนั้น มันมีเหตุผล …

ที่ผ่านมา Hotmail.com ซึ่งเปลี่ยนมาเป็น Outlook.com ก็เคยพยายามทำแบบว่า Linked Account ตั้งแต่ปี 2006 แต่ไม่สำเร็จดีนัก และได้ยกเลิกไปในเวลาต่อมา (ดูที่นี่เพิ่มเติม) แต่สิ่งที่ Microsoft ทำคือ ให้พื้นที่ขนาดใหญ่ แล้ว ดึง email จาก หลายๆ Account มารวมที่เดียวกัน หรือไม่ก็ใช้วิธีส่ง email ออกไปในนามอีก Account ซึ่งเป็นแนวคิดเดียวกันทั้ง Outlook.com และ Office365 มาดูวิธีการกัน

ปัญหาคือ เรื่องงาน กับ เรื่องส่วนตัวก็จะปะปนกัน และในบางครั้ง เราอาจจะใช้ Email ของงาน ไปสมัครอะไรบางอย่างที่เป็นเรื่องส่วนตัวซึ่ง ในบางเรื่องก็อาจจะไม่เหมาะสม หรือในทางกับกัน การใช้ Email Address ที่เป็นส่วนตัว มาตอบหรือใช้งานในเรื่องงาน ก็เป็นเรื่องไม่เหมาะสม ทั้งเรื่องความ Professional และ เรื่องเกี่ยวกับความปลอดภัย การแสดงตัวตนอีกด้วย

เป็นเรื่องของ Culture Change Management ที่เราในฐานะบุคลากร และการสื่อสารเรื่องนี้ไปยังอาจารย์ และนักศึกษาให้เข้าใจด้วย

คราวนี้ มาดูสิ่งที่ Google ทำ คือ ทำให้สลับ Account ได้โดยไร้รอยต่อ แค่ Add Account

เท่านี้ เราก็สามารถแยกเรื่องส่วนตัว และ่งานออกจากกัน และทั้งสอง Account สามารถเปิดใช้งานพร้อมกันได้ เปิดใน 2 Tab ก็ได้

ยังมี Feature ของ GAFE อีกมากมายในระบบ Enterprise ที่ยังไม่ได้อธิบาย เช่น การที่ผู้บริหารสามารถ Delegate ให้เลขา อ่านและตอบ Email และ Calendar แทนตนเองได้ โดยไม่ต้องบอกรหัสผ่าน หรือ การ Sharing แบบกลุ่มแปลกๆ ที่ใน Gmail ทั่วไปไม่มี

รอพบกันตอนต่อๆไปนะ (อาจจะมาในรูปแบบ Youtube อิอิ)

ขอคุณครับ

August 13, 2014
วิธีใช้ฟอนต์ TH SarabanPSK บน Google Drive

ในที่สุด Google ประเทศไทยก็เอาฟอนต์ราชการขึ้นไปให้ใช้ได้สำเร็จ ต่อจากนี้ เราก็สามารถลดการพึ่งพิง Microsoft Office ซึ่งผูกขาดมายาวนานได้ “บ้าง” แล้ว เพราะที่ผ่านมา เอกสาร .doc และ .docx ไม่สามารถใช้งานกับ Office Suite ค่ายอื่นได้อย่างราบรื่นเพราะคนไทยเราไม่ใช้ฟอนต์เดียวกัน ยังไปใช้ Angsana, Cordia ซึ่งเป็นลิขสิทธิ์ของ Microsoft ทำให้รูปแบบเอกสารที่จัดด้วย Microsoft Office จะเพี้ยนๆเมื่อไปเปิดกับค่ายอื่นๆ

ตอนนี้ก็เหลือแต่ คนไทยเรานี่แหล่ะ ที่ต้องรณรงค์ใช้ฟอนต์แห่งชาติ เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนกันได้อย่างเสรี

สำหรับ Google Drive เองก็มี Office Suite ซึ่งทำงานได้บนเว็บโดยไม่ต้องติดตั้งอะไรในเครื่อง จากการทดลองใช้มายาวนาน พบว่า ถ้าเราเอาคำว่า “พอเพียง” ไว้ในใจได้แล้ว เครื่องมือชิ้นนี้ ดีเกินพอสำหรับงานสำนักงานทั่วไป และหากใครต้องการซื้อความสามารถเพิ่มก็สามารถซื้อแยกได้ ไม่ต้องถูกยัดเยียดสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องใช้ มาในราคาซอฟต์แวร์ที่แพงลิ่ว หรือ สามารถพัฒนาเพิ่มเติมเองได้ผ่าน Add-Ons ครับ

สำหรับการใช้งานภาษาไทย และฟอนต์ไทย TH SarabanPSK ก็ทำได้ง่ายโดย

1. สร้าง หรือ เปิดเอกสาร Google Docs
2. ไปที่เมนู File > Language แล้วเลื่อนมาด้านล่างๆ จะพบคำว่า ไทย

3. จากนั้น ฟอนต์ TH SarabanPSK ก็จะมีให้ใช้งานทันทีครับ

4. การเก็บไฟล์ในรูปแบบ Google Docs ทาง Google จะไม่คิดพื้นที่จัดเก็บครับ แสดงว่าเราสร้างได้มากเท่าที่ต้องการ แต่ถ้าเอา .docx ไปใส่ ก็จะกินเนื้อที่ที่มีให้ครับ

หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

August 9, 2014