Category: Google Apps

  • มาลองสร้าง Website ด้วย Google Site แบบง่ายๆกันดีกว่า

    ใครจะไปคิดว่าการสร้าง Website จาก Google Site จะง่ายขนาดนี้ ถ้าอยากรู้ว่าต้องเริ่มยังไงมาดูกันเลย

    ขั้นตอนที่ 1. เริ่มจากไปที่ https://sites.google.com จะมี Template ให้เลือกใช้หรือ จะสร้างหน้า Website ขึ้นมาเองก็ได้นะ มาลองดูกันเลย

    ในตัวอย่างนี้ ได้เลือกใช้ Template ที่ชื่อว่า “โครงการ” มาสร้าง Website

    ขั้นตอนที่ 2. หลังจากที่เราได้โครงสร้างของ Website ของเรามาแล้ว เราต้องทำการตั้งชื่อ Website ของเราก่อน โดยสามารถเปลี่ยนชื่อได้จากรูปเอกสารมุมซ้ายบน

    นอกจากการเปลี่ยนชื่อ Website แล้วนั้น เรายังสามารถเปลี่ยนโลโก้ได้อีกด้วย

    แต่ข้อสำคัญของการจะเผยแพร่ / publish Website ของคุณนั้น ต้องมีหน้า Website 2 หน้าขึ้นไป

    ขั้นตอนที่ 3. หลังจากที่เราแก้ไขชื่อ และโลโก้ แล้วเรายังสามารถปรับแก้ไขเนื้อหาที่เราต้องการจะมานำเสนอ หรือเพิ่มลงบน Website ได้เองอีกด้วย โดยใช้เครื่องมือทางด้านขวามือที่ Google Site ได้มีไว้ให้

    ลากสิ่งที่ต้องการใช้มาวางในพื้นที่ที่ต้องการได้เลย

    ตัวอย่างการนำ “บล็อกเนื้อหา” มาวางบน Website

    ขั้นตอนที่ 4. หลังจากที่เราสร้างหน้า และใส่เนื้อหาที่ต้องการจะแสดงบน Website แล้ว เรายังสามารถสร้างหน้าเพิ่มเติมได้จากการเลือกเมนู “หน้าเว็บ” ทางด้านขวามือ

    แถบเมนูจะแสดงหน้า Website ทั้งหมดที่เรามีในตัว Website นี้ โดยการสร้างหน้าเว็บเพิ่มสามารถกดได้จาก ปุ่ม + ที่มุมด้านล่าง

    ความพิเศษของ Google Site คือ ตัวช่วยเหล่านี้ เราสามารถสร้างหน้าใหม่ได้ถ้าเกิดต้องการจะวางโครงหน้า เนื้อหน้าให้เหมือนหน้าอื่น โดยกดที่ “ทำซ้ำหน้าเว็บ” จากหน้าที่เราต้องการจะให้เป็นต้นแบบ

    ขั้นตอนที่ 5. การกำหนดแถบเมนู ต้องการจะให้แสดงด้านบน หรือต้องการให้แสดงด้านข้างสามารถจัดได้โดยการที่ กดที่รูปฟันเฟือง หรือการตั้งค่าดังรูป

    สามารถตั้งค่าได้ที่คำสั่ง “โหมด” ว่าต้องการจะให้อยู่ด้านบน หรือด้านข้าง นอกจากนั้นยังสามารถกำหนดสีแถบเมนูได้อีกด้วยนะ

    ตัวอย่างเมนูที่อยู่ข้างบน

    ตัวอย่างเมนูที่อยู่ด้านข้าง

    และในที่สุด เราก็มาถึงขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญที่สุดคือการเผยแพร่ Website เพียงแค่คุณ กด เผยแพร่/Publish หากคุณมี Domain เป็นของตัวเองสามารถนำมาใช้ได้เลย

    ถ้าหากชื่อที่คุณต้องการตั้งซ้ำกับคนอื่น จะมีขึ้นแจ้งเตือนให้คุณเปลี่ยน หากเสร็จสิ้นแล้วกดเผยแพร่ได้เลย

    จบกันแล้วการสร้าง Website ไม่ได้อยากเหมือนที่คิดใช่ไหม ขอบคุณทุกคนที่เข้ามาอ่านนะคะ

  • วิธีการแปลงไฟล์จาก PDF เป็น Word แบบบ้าน ๆ โดยใช้ Google Drive

    วิธีการแปลงไฟล์จาก PDF เป็น Word มีหลากหลายวิธี ซึ่งส่วนใหญ่จะมีเว็บไซต์ หรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับแปลงไฟล์กัน แต่…สำหรับคนที่ไม่ต้องการให้เอกสารของเราไปอัปโหลดเพื่อแปลงไฟล์กับเว็บไซต์ที่ไม่รู้จัก หรือไม่มีโปรแกรมลิขสิทธิ์ที่สามารถแปลงไฟล์ได้ ลองมาดูวิธีนี้กันนะคะ คิดว่าทุกคนสามารถทำได้อย่างง่ายดายค่ะ

    ในตัวอย่างวันนี้จะมีวิธีการแปลงไฟล์ PDF เป็น Word วิธีเดียวเท่านั้นแต่….จะทดลองทำให้ดูกับ 2 ไฟล์ ได้แก่

    แบบที่ 1 : ไฟล์ PDF ที่เกิดจากการแปลงจาก Word มาโดยตรง ซึ่งการแปลงไฟล์ PDF มาเป็น Word

    สิ่งที่คิด คือ ข้อความในเอกสารส่วนใหญ่ จะถูกต้องครบถ้วน และสวยงาม

    แบบที่ 2 : ไฟล์ PDF ที่เกิดจากการสแกน หรือเป็นรูปถ่าย การแปลงไฟล์ PDF มาเป็น Word

    สิ่งที่คิด คือ ข้อความจะมีลักษณะไม่เหมือนกับต้นฉบับ อาจจะมีสระหรือวรรณยุกต์ที่ไม่ครบถ้วน แต่สามารถนำไปปรับปรุงต่อให้สวยงามได้ค่ะ

    มาดูวิธีการกันเลย และจะเปรียบเทียบทั้ง 2 แบบเอกสารให้ดูนะคะ

    แบบที่ 1 : เป็นเอกสารที่เกิดจากการแปลงมาจากเอกสาร Word

    เมื่อเปิดไฟล์ในรูปแบบ PDF

    วิธีการคือคลิกที่ไฟล์ที่ต้องการแปลงไฟล์จาก PDF เป็น Word (1) คลิกเลือก Open with (2) คลิกเลือก Google Docs ดังรูป

    รอระบบทำการแปลงไฟล์ ดังรูป

    เมื่อแปลงไฟล์เรียบร้อยจะแสดงเอกสาร Word มาให้ ดังรูป

    แบบที่ 2 : เป็นเอกสารที่เกิดจากการแปลงมาจากเอกสารที่ผ่านการสแกน

    เมื่อเปิดไฟล์ในรูปแบบ PDF

    เมื่อแปลงไฟล์เรียบร้อยจะแสดงเอกสาร Word มาให้ ดังรูป

    สรุปผลการแปลงไฟล์ทั้ง 2 รูปแบบ

    แบบที่ 1 : ไฟล์ PDF ที่เกิดจากการแปลงจาก Word มาโดยตรง ซึ่งการแปลงไฟล์ PDF มาเป็น Word

              สิ่งได้ คือ มีตัวสระที่ยังไม่ถูกต้องนัก อาจจะเป็นเพราะรูปแบบตัวอักษรที่แปลงมา แต่ภาพรวมก็ถือว่าดีมากแล้ว

    แบบที่ 2 : ไฟล์ PDF ที่เกิดจากการสแกน หรือเป็นรูปถ่าย การแปลงไฟล์ PDF มาเป็น Word

              สิ่งได้ คือ ว๊าวมากค่ะ ไม่คิดว่าตัวอักษรที่ออกมาจาะครบถ้วนสมบูรณ์ขนาดนี้ แต่ต้องปรับนิดหน่อยให้สวยงาน

    *** นี่เป็นทางเลือกอีกทางหนึ่งสำหรับคนที่ต้องการแปลงไฟล์จาก PDF มาเป็น Word โดยไม่ต้องง้อโปรแกรมหรือเว็บไซต์ออนไลน์ทั่วไปเลยค่ะ

    ขอบคุณผู้อ่านที่รักทุกท่านค่ะ ^^

  • รูปเยอะ พื้นที่เต็ม อยากจะย้ายรูปจากบัญชี Google Account ไปอีกบัญชี Google Account ทำอย่างไร

    รูปเยอะ พื้นที่เต็ม อยากจะย้ายรูปจากบัญชี Google Account ไปอีกบัญชี Google Account ทำอย่างไรดีนะ….

    สำหรับชาว PSU ทุกคนทราบกันอยู่แล้วว่าพวกเรามี Google Account ทุกคน โดยการเข้าใช้งานด้วย ชื่อ PSUPassport@psu.ac.th แค่นี้ง่ายๆ ก็สามารถใช้งานได้แล้ว

    ผู้ใช้งานบางคนมีการเชื่อมต่อบนมือถือระบบปฏิบัติการ Android ด้วยบัญชี Google Account ซึ่งสามารถ Upload รูปภาพไปจัดเก็บที่ Google Photos ให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องกลัวว่าเมื่อมือถือหาย มือถือพัง รูปจะหาย ไฟล์จะเสีย…แต่….เมื่อมือถือ Upload รูปภาพไปเรื่อย ๆ อยู่ ๆ ก็ไม่มีการ Upload อีกแล้ว เมื่อตรวจสอบพบว่าพื้นที่จัดเก็บเต็ม ทำอย่างไรดีเนี้ย รูปก็สำคัญ เรามีวิธีการย้ายรูปจากบัญชี Google Account ไปอีกบัญชี Google Account ด้วยวิธีง่าย ๆ มาดูกันว่าทำกันอย่างไรนะคะ
    1. เปิด Google Account ที่พื้นที่เต็มต้องการย้ายรูป ชื่อว่า Account_1 และ Google Account ที่ต้องการย้ายรูปไปชื่อว่า Account_2 ค่ะ
    ตัวอย่าง Account_1 : ที่มีพื้นที่เต็ม

    ตัวอย่าง Account_2 : ที่มีพื้นที่เหลือ


    2. เลือกรูปที่ต้องการ จะเลือกทีละรูป หรือเลือกทั้งวันของรูปภาพ
    1. เลือกรูปภาพย้ายไปยัง Account_2
    2. กดปุ่ม “Share”


    3. เลือก Account_2 ที่ต้องการย้ายรูปภาพ

    4. ตรวจสอบความถูกต้องของรูปภาพ แล้วกดปุ่ม “ส่งภาพ”



    5. เมื่อกดปุ่ม “ส่งภาพ” รูปภาพเรียบร้อยแล้ว จะแสดงรูปภาพทั้งหมดให้อีกครั้ง


    6. เปิด Account_2 จะพร้อมคลิกปุ่ม “Sharing”


    7. คลิกปุ่ม “Sharing” จะแจ้งไฟล์รูปภาพที่มีการ share มาให้



    8. กดปุ่ม save


    9. เมื่อบันทึกเรียบร้อยแล้วแสดง Saved



    10. เมื่อมาตรวจสอบที่ Google Photos ก็จะมีรูปภาพที่มีแชร์มา ดังรูป


    11. เมื่อย้ายรูปภาพมา ตรวจสอบความถูกต้องแล้วก็สามารถลบรูปภาพ Account_1 เพื่อเคลียร์พื้นที่ให้ว่างสำหรับรูปที่ Upload มาเพิ่มค่ะ

    *** หมั่นตรวจสอบ หมั่นลบให้เป็นนิสัยจะได้ไม่มีไฟล์ขยะให้พื้นที่เต็มนะคะ หวังว่าเรื่องนี้เป็นเกร็ดความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ ให้แก่คนทั่วๆ ลองทำตามกันดูนะคะ

  • Google Form ระบบรับสมัครพร้อมสร้างไฟล์ PDF และส่งสำเนาไฟล์ให้ผู้สมัคร ฟรีไม่จำกัด

    ขออธิบายหลักการทำงานคราวๆ ของระบบนะครับ คือเมื่อผู้สมัครทำการกรอกข้อมูลที่ Google Form แล้วระบบจะทำการบันทึกข้อมูลลง Google Sheets ตามปกติ หลังจากนั้นก็จะนำข้อมูลไปสร้างเป็นไฟล์ PDF ให้พร้อมสำเนาไฟล์ PDF ให้ผู้สมัครทางอีเมล์

    (more…)

  • การใส่ลายเซ็น (Signature) ในเอกสาร Google Forms

    การประยุกต์ใช้ Google forms ในการใช้ทำแบบสอบถาม แบบฟอร์มต่างๆ และให้ผู้กรอกแบบสอบถามสามารถเซ็นชื่อในเอกสาร สามารถใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า Signature มาดูกันว่ามีวิธีการอย่างไร

    1. เปิด Google Drive เลือกสร้าง Google Forms เพื่อสร้างแบบสอบถาม ดังรูป

    2. สร้างแบบสอบถาม ตัวอย่างเป็นฟอร์มรายงานตัวออนไลน์ ที่ให้กรอก ชื่อ-สกุล และเบอร์โทร ดังรูป

    3. เมื่อสร้าง Google Forms เรียบร้อยแล้ว ให้ไปสร้าง Google Sheet สำหรับจัดเก็บเป็นฐานข้อมูล ดังรูป
    4. เมื่อสร้าง Google Sheet จะได้ ดังรูป

    5. เมื่อเราสร้างแบบสอบถามเรียบร้อยแล้ว ต่อมาก็มาติดตั้ง Add-ons โดยคลิก “Add-ons” ดังรูป

    6. ส่วนนี้จะเป็น Add-ons ของ Google ทั้งหมด ซึ่งหากใครต้องการเลือก Add-ons ที่มาใช้งานก็มาเลือกจากส่วนนี้ได้ แต่ในที่นี่เราจะใช้ Signature เพื่อนำไปใช้เป็นลายเซ็นของเอกสารของเรา เลือกค้นหาคำว่า “Signature” และคลิกเพื่อติดตั้ง ดังรูป

    7. ต้องการติดตั้ง Add-ons คลิก “Install” ดังรูป
    8. คลิก “CONTINUE” เพื่อติดตั้ง Signature ดังรูป

    9. เลือก User ที่ต้องการติดตั้ง ดังรูป

    10. คลิก “Allow” ดังรูป

    11. ติดตั้งเรียบร้อย ไปใช้งานกันเลย คลิก “NEXT” ดังรูป

    12. เริ่มใช้งานคลิกเลือก “Signature” ดังรูป

    13. คลิก “Start” ดังรูป
    14. คลิก “Login” ดังรูป
    15. เลือก “Multiple Signatures (new)” ดังรูป

    16. คลิก “Submit” ดังรูป

    17. คลิก “Confirm” ดังรูป

    18. การใช้งานแบบสอบถามที่ต้องการให้มีลายเซ็น จะต้องใช้ลิงก์จากการคลิก “Get Link” เท่านั้น ดังรูป

    19. เมื่อนำลิงก์มาใช้งานจะปรากฎดังรูป หากผู้อ่านอยากลองใช้านสามารถทดลองจาก ตัวอย่าง

    20. เขียนลายเซ็น และคลิก “บันทึก” ดังรูป

    21. เมื่อลงลายเซ็นและบันทึกเรียบร้อยแล้ว จะให้ยืนยันอีกครั้ง คลิก “ยืนยัน” ดังรูป

    22. ต้องการกลับไปยังหน้าแบบสอบถาม คลิก “1.คัดลอก” “2.กลับสู่แบบฟอร์ม” ตามลำดับ ดังรูป

    23. เมื่อกลับมายังหน้าแบบฟอร์ม ให้วางที่ลายเซ็น จะได้ลิงก์จากที่ Copy ก่อนหน้า ดังรูป

    24. เมื่อไปดูจาก Google Sheet จะแสดงลิงก์ที่ช่องของ ลายเซ็น ดังรูป คลิกลิงก์เพื่อไปตรวจสอบการกรอกข้อมูล ดังรูป

    25. เมื่อบันทึกเรียบร้อยการแสดงผลจะได้ ดังรูป

    จากตัวอย่างที่ได้ทำมาทั้งหมด เป็นการประยุกต์ที่แบบง่าย ที่ใครๆ ก็ทำได้ ลองทำกันดูนะคะ

  • การเชื่อมต่อ AwesomeTable กับ Google Site

    ต่อเนื่องจาก Blog : การใช้งานโปรแกรม AwesomeTable แบบง่าย
    เมื่อสร้าง AwesomeTable เรียบร้อยแล้ว สามารถนำมาใช้งานบน Google Site ได้ ลองมาดูวิธีการทำกันนะคะ

    1. ต้องการนำ AwesomeTable ไปเชื่อมต่อกับ Google site โดยคลิกที่ “EMBED”

    2. เลือกแท็บ Direct Link ให้คลิกปุ่ม “Copy”

    3. เปิด Google Site ที่ผู้ใช้ต้องการนำ AwesomeTable ไปใช้งาน คลิก “Embed”

    4. วาง Embed แล้วคลิกปุ่ม “Insert”

    5. ข้อมูล AwesomeTable ที่ได้สร้างไว้ ก็จะมาอยู่ใน Google site ผู้ใช้สามารถปรับการใช้งานได้ เช่น FQAs โดยแบ่งเป็นระบบ ระบบย่อย ซึ่งสามารถค้นหาข้อมูลได้ และหากต้องการเพิ่มข้อมูลต้องไปเพิ่มใน Google Sheet

    หวังว่า Blog นี้ผู้ใช้จะได้รับความรู้ที่เป็นระบบที่ใช้งานแบบง่ายให้สามารถปรับใช้งานให้เข้ากับที่ต้องการได้ค่ะ

  • การใช้งานโปรแกรม AwesomeTable แบบง่าย

    เป็นเว็บที่จัดทำเป็น Data Table มีการใช้งานผ่าน Google sheet ที่มีรูปแบบ Template หลากหลายให้เลือกใช้งานได้ และสามารถนำไปใช้งานกับ Google site ได้ทันที

    เว็บไซต์ : https://awesome-table.com/
    สามารถอ่านรายละเอียดจาก AwesomeTable : https://support.awesome-table.com/hc/en-us

    ตัวอย่างนี้จะเป็นการใช้จาก Template ที่มีให้เลือก ลองมาดูกันเลยว่าทำกันอย่างไร ง่ายๆ ใครๆ ก็ทำได้ค่ะ

    1. เข้าเว็บไซต์ : https://awesome-table.com/ เลือก “TEMPLATE GALLERY”

    2. แสดง Template ที่ให้เลือกใช้งานได้มากมาย ผู้ใช้สามารถเลือกตัวอย่าง Template ที่รูปแบบลักษณะคล้ายกับงานที่ต้องการ แล้วค่อยมาปรับแก้ เป็นแนวทางที่ใช้งานง่ายที่สุด

    3. ตัวอย่างนี้จะใช้ Template ที่มีชื่อว่า “Editable List with Google Forms”

    4. แสดงข้อมูลตาม Template ที่ได้เลือกไว้ หากเราต้องการใช้งานให้คลิก “USE TEMPLATE”

    5. แสดงตัวอย่างข้อมูล การ Filters ข้อมูลตามรูป หากต้องการปรับแก้ข้อมูล หรือการ Filters สามารถไปปรับได้ที่ Google Sheet คลิก “OPEN” เพื่อไปแก้ไขตามที่ผู้ใช้ต้องการ

    6. เมื่อเปิดแล้วจะได้ไฟล์ Google Sheet ดังรูป โดยเราสามารถปรับส่วนของการ Filters ข้อมูลได้

    7. หากต้องการปรับแก้การ Filters ดูตัวอย่างได้จาก
    URL : https://support.awesome-table.com/hc/en-us/articles/115001068189-Filters-select-data-to-display
    การ Filter จะมีดังนี้ สามารถศึกษาได้จาก url
    1. StringFilter
    2. NumberRangeFilter
    3. DateFilter
    4. CategoryFilter
    5. csvFilterAnd
    6. csvFilterOr
    7. Dependency filters
    8. Filter captions

    8. ตัวอย่างที่นำไปใช้งานกับการทำ FAQs ให้สามารถค้นหาตามระบบ ระบบย่อย หรือคำค้นได้

    9. ตัวอย่างการ Filter ใน Google Sheet

  • Transcribe speech with Google Translate

    สวัสดีคุณผู้อ่านทุกท่าน หลังจากเงียบหายไปนาน และแล้ว วันนี้ก็มาถึง วันที่ต้องกลับมาเขียน Blog อีกรอบ

    เพราะ …. เพราะ …. เพราะอยากเขียนนี่แหละ (หื้มมม) ไม่มีอะไรในก่อไผ่หรอก 55 อะๆ อย่ามามัวเสียเวลากันเลยเนอะ มาเข้าเรื่องกันเลยดีกว่า !!

    วันนี้ขอว่าด้วยเรื่องของ feature บน google translate กันหน่อย feature ที่เพิ่มเข้ามาคือ “Transcribe” การถอดข้อความจากไฟล์เสียงนั่นเอง

    จริงๆแล้ว คนไหนที่เคยลองใช้ลองเล่น google translate ก็จะรู้กันอยู่แล้วว่าจะมี feature เกี่ยวกับเสียงอยู่แล้วก่อนหน้า ที่สามารถฟังเสียง
    หรือข้อความสั้นๆ และแปลออกมาเป็นคำ หรือบริบทสั้นๆ ได้ แต่ก็ยังไม่สามารถแปลในส่วนของไฟล์หรือข้อความเสียงที่แบบยาวๆ ต่อเนื่องได้

    สำหรับวิธีการใช้งาน feature Transcribe ที่เพิ่มเข้ามาเนี่ย ง่ายดายมากๆ

    1. เปิดเข้าไปที่ app google translate
    2. ให้กดไปที่ icon “Transcribe” ดูได้จากรูป

    3. เมื่อคลิกเข้ามาก็จะเจอกับหน้าจอขาวๆ แบบนี้ ซึ่งคือพร้อมใช้ทำงานแล้วนะ มาๆ จะลองเล่นให้ดู ทดสอบอ่านบทความ(ภาษาไทย) ให้ดูละกันนะ

    จากวิดีโอตัวอย่างก็จะเป็นการอ่านบทความภาษาไทยและเจ้า app ตัวนี้ก็จะแปลเป็นภาษาอังกฤษ เราก็จะได้ผลลัพธ์ประมาณนี้ เจ๋งดีเนอะ ^^

    เราสามารถตั้งค่าขนาดการแสดงผลของตัวอักษร หรืออื่นๆ ได้เล็กน้อยนะ สามารถลองเล่นได้โดยกดตรง รูปฟันเฟือง (มุมล่างซ้าย) กดๆดู ไม่ยากๆ

    สำหรับภาษาที่จะใช้ได้นั้น ขณะนี้รองรับ 8 ภาษา คือ อังกฤษ ฝรั่งเศส เยอรมัน ฮินดี โปรตุเกส รัสเซีย สเปน และ ไทย เน้ออออออ ^__^

    อ๊ะๆ สำหรับ feature ตัวนี้ขอบอกก่อนว่าทางผู้เขียนใช้ Android นะ แต่สำหรับบน iOS เนี่ยจะอัพเดทหรือยังไม่อัพเดท ทางผู้เขียนก็ไม่มั่นใจเช่นกัน
    แต่คาดว่าน่าจะตามกันมาติดๆนั่นแหละ รอไม่นานหรอก ก็ลองไปติดตามข่าวสารกันดูนะ

    หวังว่าสาระวันนี้จะมีประโยชน์สำหรับทุกคนไม่มากก็น้อย พบกันใหม่รอบหน้า ทางผู้เขียนก็จะพยายามเขียนเรื่องสาระดีๆเล็กๆน้อยๆ แต่ก็มีประโยชน์
    พอจะนำมาใช้กันได้ในชีวิตประจำวัน จะเลือกแบบที่ไม่ซับซ้อนซ่อนเงื่อนหรอก เพราะตัวคนเขียนก็ไม่ค่อยรู้อะไรกับเค้าเหมือนกันนั่นแหละ 55+

    อ้างอิง
    https://blog.google/products/translate/transcribe-speech/
    https://www.rainmaker.in.th/transcribe-speech-with-google-translate/

  • วิธีใช้งาน Google Form ให้เฉพาะผู้เกี่ยวข้องเท่านั้นที่จะตอบแบบฟอร์มได้ โดยต้องไม่บังคับ Login ด้วย Google Account ด้วย

    Google Form เป็นเครื่องมือสร้างแบบสำรวจยอดฮิต สร้างง่าย ใช้ง่าย เหมาะสำหรับงานที่เปิดให้ใครก็ได้ สามารถตอบแบบสอบถาม

    แต่ ถ้าต้องการให้เฉพาะคนในองค์กรซึ่งใช้ G Suite (เช่น กรณีของ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ใช้ G Suite for Education โดเมน psu.ac.th เป็นต้น) ตอบแบบสอบถามเท่านั้น ก็พอจะทำได้ แต่ก็จะเจอปัญหาคือ ผู้ใช้ในองค์กรอาจจะ Login ด้วย Web Browser ซึ่ง Sign-In ด้วย Gmail ส่วนตัว ก็จะยุ่งยากหน่อย ต้องสลับ Account เป็นต้น แล้วยิ่งบางคน ใช้ LINE เพื่อ Scan QR Code แล้วก็ไปใช้ In-App Browser ซึ่งก็ไม่รู้ว่า Sign-In ด้วย Account ไหน ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าเป็นการไปใช้งานนอกสถานที่ที่ใช้ประจำ Google ก็มักจะ Challenge โดยการ ให้ระบุ เบอร์โทรศัพท์มือถือ หรือ Email ที่ใช้ Recovery สร้างความวุ่นวายได้เป็นอย่างมาก

    แล้ว ก็มี Requirement “ง่าย ๆ” มาให้คิด

    • ต้องการออกแบบระบบ ลงคะแนน ให้คณะกรรมการ ซึ่งอยู่ทั้งในและนอกองค์กร
    • ท่าน ๆ เหล่านี้ ล้วน … ทรงคุณวุฒิ และ วัยวุฒิ
    • ใช้อุปกรณ์หลากหลาย
    • ส่งแบบฟอร์มไปให้กรอก โดยผ่าน Email ท่าน ๆ ซึ่งเป็น @yahoo.com, @hotmail.com, @gmail.com, @xxx.edu, @xxxxxxxxx
    • บางท่าน ไม่มี Email แต่มี LINE เท่านั้น
    • การลงคะแนน ต้องมั่นใจว่า กรรมการแต่ละท่าน เป็นผู้ลงคะแนนจริง ๆ
    • ท่าน ๆ ลงคะแนนได้ 1 เสียงเท่านั้น
    • เปลี่ยนใจได้ด้วย คือ ตอนแรกจะลงคะแนนอย่างนึง แล้วก็ Submit ไปแล้ว แต่ก็คิดว่า เอ๊ะ เปลี่ยนใจแระ (ในกรอบเวลา)
    • ไม่สามารถทราบได้ว่าใครเป็นผู้ลงคะแนนได้ (โดยง่าย)

    แนวทางการแก้ปัญหา

    Google Form มี Feature นึง ที่บางคนไม่เคยใช้ นั่นคือ “Get pre-filled link”

    Pre-filled Link กล่าวคือ ทำการกรอกข้อมูลบางอย่างใน Google Form แล้วส่งให้ผู้ใช้ เช่น เรารู้อยู่แล้วว่า จะส่งแบบฟอร์มนี้ ไปทาง Email ของกรรมการท่านนี้ ก็แทนที่ต้องให้ท่าน กรอกชื่อตัวเอง เราก็กรอกไปให้ท่านเลย อะไรทำนองนั้น

    Idea ของเราคือ จะสร้าง “Question” ชื่อ Token ขึ้นมา (จะตั้งว่าอะไรก็ได้นะ)

    แล้วคลิกที่ “Get Pre-filled Link”

    จะได้แบบฟอร์มพร้อมกรอกอย่างนี้ เราก็จะ Mark ตำแหน่งที่จะแทนค่า Token ด้วยการใส่คำอะไรก็ได้ แต่ในที่นี้ จะใส่เป็นคำว่า “token” ตัวพิมพ์เล็ก ไปใส่ แล้วคลิกปุ่ม Get Link จากนั้น คลิกปุ่ม COPY LINK

    Link ที่ได้ จะเป็นแบบนี้

    https://docs.google.com/forms/d/e/XXXXXXXXXX/viewform?usp=pp_url&entry.625502761=token

    จากนั้นแค่ค่า ข้อความ “token” ด้วยค่า Hash เช่น เอาชื่อ นามสกุล และ email address ของแต่ละคนมาเข้ารหัส MD5 (จะกล่าวถึงวิธีการได้มาในตอนท้าย) เช่น ได้เป็น

    b4771c1c4d65442b32d7029d13fb6e41

    ก็จะได้ URL ที่จะส่งให้ท่านกรรมการ อย่างนี้

    https://docs.google.com/forms/d/e/XXXXXXXXXX/viewform?usp=pp_url&entry.625502761=b4771c1c4d65442b32d7029d13fb6e41

    เมื่อผู้รับคลิก Link ก็จะได้หน้าตาฟอร์มแบบนี้

    คราวนี้ ในภาพใหญ่ ก็ต้องหาทางทำสร้าง Hash ของกรรมการแต่ละท่าน อันนี้เป็นตัวอย่าง

    ต่อไปนี้เป็นวิธีการหาค่า Hash (เขียนด้วย Google App Script)
    Source: https://www.answiz.com/questions/2594/hash-of-a-cell-text-in-google-spreadsheet

    function MD5 (input) {
  var rawHash = Utilities.computeDigest(Utilities.DigestAlgorithm.MD5, input);
  var txtHash = '';
  for (i = 0; i < rawHash.length; i++) {
    var hashVal = rawHash[i];
    if (hashVal < 0) {
      hashVal += 256;
    }
    if (hashVal.toString(16).length == 1) {
      txtHash += '0';
    }
    txtHash += hashVal.toString(16);
  }
  return txtHash;
}

    จากนั้นก็เขียน Script ส่ง Email / LINE แจ้งข้อความที่ต้องการ พร้อม Link ที่กรอกข้อมูล Hash ของแต่ละท่าน

    เป็นอันเรียบร้อย …

    เหมือนเดิม เพิ่มเติมคือ ความซับซ้อน

    คราวนี้ ท่าน ๆ ก็ลงคะแนนกันมา แต่ว่า

    • ช่อง Token นั้น บน Google Form มันแก้ไขได้ ไม่มีทาง Lock ทำให้บางท่าน เอ่อ เผลอ แก้ไข/ลบ/ทดลอง
    • บางท่าน ก็ ลงคะแนน Submit แล้ว อยากเปลี่ยนใจทำไงดี ?

    ดังนั้น ต้องหาทางทำให้

    • ถ้า Hash ไม่ตรงกับข้อมูลที่มี ไม่นับคะแนน
    • ถ้า Hash ตรง แต่ซ้ำ ๆ มา ให้นับคะแนนจาก Record ล่าสุด

    ก็มาร่าย Formula กันหน่อย

    หน้าตา Google Sheets ซึ่งเป็นผลการลงคะแนนที่ได้จาก Google Form

    ไปเขียนสูตรใน Column D โดย จะนำค่าจาก Column C ไปตรวจสอบกับ Hash ซึ่งขอยกตัวอย่างว่า อยู่ที่ Sheet2 ใน Column A โดยใช้สูตร

    =IF(ISNA(VLOOKUP(C2,Sheet2!A:A,1,false)),"Not Match","Match")

    จากภาพแสดงให้เห็นว่า แถว 5 นั้น ค่า Hash ไม่ตรง จึงขึ้นคำว่า “Not Match”

    ต่อไป ก็ Filter เฉพาะที่ Match แล้ว Sort ตาม Timestamp

    สูตรประมาณนี้

    =sort(filter(A2:D6,D2:D6="Match"),3,True)

    คราวนี้ เราจะรู้ต้องหาว่า อันไหนหล่ะ ที่เป็น Record ล่าสุดในแต่ละกลุ่ม

    ใช้สูตรประมาณนี้

    =if(C14=C15,"","1")

    กล่าวคือ พอเรียงลำดับแล้ว ก็หาว่า บรรทัดไหน เป็นขอบของกลุ่ม ว่างั้น (อธิบายยากจัง) ก็แสดงค่า 1

    สุดท้าย จะก็ได้ผลสรุป Record ที่ Hash ตรง และเป็นการ Submit ล่าสุดของแต่ละกลุ่ม

    สูตรประมาณนี้

    =filter(A14:E17,E14:E17="1")

    ก็เอาไปทำ Chart สรุป ได้แล้ว

    หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ