การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 4 : การวางแผนงาน)

จาก บทความ “การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 3 : ขั้นตอนการคัดเลือกความต้องการ และความหมายของ State)” ทำให้เราทราบแล้วว่าในรอบการพัฒนา (Sprint) เราจะต้องดำเนินการตามความต้องการ หรือ Backlog item ใดบ้างแล้วนั้น ต่อไปเราจะมาดูเรื่องการกำหนดทรัพยากรบุคคล และมอบหมายงานต่อไป


ขั้นตอนการกำหนดทรัพยากรบุคคล ที่จะมาทำโครงการ

เป็นขั้นตอนของการสร้าง Team และการเลือกคนเข้ามาอยู่ในทีมนั้นเอง ซึ่งแต่ละโครงการทีมงานอาจจะเป็นคนละคนกันได้ ในการสร้าง Team และกำหนดบุคลากร สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

จาก TFS เลือก หมายเลข 1 ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1

ทำการสร้าง Team โดยทำตามขั้นตอนตามรูปที่ 2

รูปที่ 2

จะปรากฎหน้าจอ เพื่อให้ใส่ข้อมูลรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับข้อมูล Team ที่จะสร้าง ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3

โดย

หมายเลข 1 คือ ชื่อของ Team ที่ต้องการเพิ่ม

หมายเลข 2 รายละเอียดเพิ่มเติม เกี่ยวกับ Team

หมายเลข 3 ประเภทของการตั้ง Team เพื่อจุดประสงค์ ใด โดย TFS มีให้เลือก ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4

เมื่อเราได้ Team แล้ว เราจะมา Add สมาชิก หรือทรัพยากรบุคคล ใน Team ที่สร้าง โดยทำตามขั้นตอน ในรูปที่ 5

รูปที่ 5

จะปรากฎหน้าจอ ดังรูปที่ 6 จากนั้น จะทำการ Add Members หรือสมาชิกในทีม โดยทำตามขั้นตอน ข้อ 1 ในรูปที่ 6

รูปที่ 6

จะปรากฎหน้าจอ เพื่อให้การพิมพ์ชื่อ เพื่อจะ Add Member ดังรูปที่ 7 โดยสามารถ ได้ ทีละหลายๆ คน และทำการ Save changes เพียงครั้งเดียว

รูปที่ 7

จากขั้นตอนนี้ เราจะได้สมาชิกในทีมที่จะมาดำเนินการโครงการ หรือทรัพยากรบุคคลที่จะมาทำให้โครงการสำเร็จนั่นเอง


ขั้นตอนการกำหนดงานย่อย (Tasks) และมอบหมายงาน

จากบทความก่อนหน้า นั้น เราได้มีการสร้างรอบการพัฒนา ที่เรียกว่า Sprint ไว้แล้ว และได้ตกลงกับผู้ใช้เพื่อเลือกความต้องการ หรือ Backlog items ที่จะทำให้แล้วเสร็จในรอบการพัฒนาที่สร้างไว้ ซึ่งจะทำให้เห็นว่ามีความต้องการอะไรบ้างที่จะต้องทำให้เสร็จ จากนี้ Project Manager จะต้องทำการแตกงาน หรือ Task ลงไปว่าในแต่ละ Backlog item แต่ละตัวนั้น จะมีงานย่อย หรือ Task อะไร บ้าง ซึ่ง Project Manager จะต้องวางแผนไว้ และสามารถมาบันทึกใน TFS ได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

 

จาก TFS เลือกโครงการที่ต้องการสร้าง Task ย่อย ตามหมายเลข 1 รูปที่ 8

รูปที่ 8

คลิกเลือก ตามรูปที่ 9 เพื่อไปสู่การบันทึก Task

รูปที่ 9

เมื่อทำตามขั้นตอนข้างต้น ทำการเลือก Sprint และ Backlog ในขั้นตอนที่ 1 และ 2 ของรูปที่ 10 จะได้หน้าจอเหมือนรูปที่ 10

รูปที่ 10

จากรูปที่ 10 จะแสดงรายละเอียดของ Backlog Items ทั้งหมด ในรอบ  Sprint 5 ที่ได้ตกลงกับผู้ใช้ แล้วว่าจะดำเนินการเรื่องใดบ้างนั่นเอง

 

จากนั้น ให้ทำตามขั้นตอนในรูปที่ 11

รูปที่ 11

จากรูปที่ 11 ทำการกดเลือกหมายเลข 1 ก็จะปรากฎข้อมูลดังหน้าจอ ในรูปที่ 11 ขึ้นมา

โดย หมายเลข 2 ด้านซ้ายสุด จะเป็นชื่อ Backlog item หรือหัวข้อความต้องการ ส่วนด้านขวา ที่อยู่ในกรอบที่เหลือง คือ Task ย่อย หรืองานย่อยที่แตกออกมาให้เห็นว่าจะต้องดำเนินการอะไรบ้าง เพื่อให้ Backlog สำเสร็จ ในหมายเลข 2 จะเป็นตัวอย่างที่ได้สร้างไว้แล้ว

 

ในกรณีที่ต้องการสร้าง Task หรืองานย่อย ผู้เขียนขอยกตัวอย่าง ใน Backlog item ที่ เป็น “รายงาน งบกระแสเงินสด” นะค่ะ หากต้องการสร้าง Task ย่อย ให้กดที่เครื่องหมายบวก (+) ดังขั้นตอนที่ 3 ในรูปที่ 11 ค่ะ ซึ่งจะได้หน้าจอ ดังรูปที่ 12

 

ก่อนอื่นเลย Project Manager จะต้อง List มาก่อนว่าจะมี Task ย่อย ๆ อะไรบ้าง ก่อนจะมาบันทึกใน TFS ซึ่งในกรณีนี้ สำหรับงานพัฒนาระบบ ก็จะหนีไม่พ้น ตามกระบวนการ SDLC นั่นเอง ซึ่งหลักๆ จะประกอบไปด้วย

  • Desgin and Analysis
  • Develop
  • Review Develop
  • ส่งมอบเพื่อทดสอบ
  • System Test
  • Review System Test
  • Delpyment    เป็นต้น

รูปที่ 12

สำหรับรูปที่ 12 เป็นตัวอย่างของการสร้าง Task โดยมีรายละเอียดดังนี้

หมายเลข 1 : ชื่อ Task ย่อย

หมายเลข 2 : รอบการพัฒนาที่จะให้ดำเนินการ ซึ่งจะ Default ตาม Backlog item นั้นๆ

หมายเลข 3 : ทำการ Assign ให้ใครดำเนินการ

หมายเลข 4 : ระยะเวลาที่มอบหมายงานให้ ซึ่งชื่อจะปรากฎตามที่ ได้ Add ไปในขั้นตอนการกำหนดทรัพยากรบุคคล

หมายเลข 5 : เป็นขั้นตอนใด ซึ่งประกอบด้วย

Design

Development

Documentation

Requirements

Testing

Deployment

หมายเลข 6 : เป็นการอธิบายรายละเอียดของ Task ว่าจะดำเนินการ หรือมีเงื่อนไขอย่างไรบ้าง

และกดหมายเลข 7 เพื่อทำการบันทึกข้อมูล

 

หลังจากที่ทำการบันทึกข้อมูล Task ทั้งหมดเข้าสู่ TFS เรียบร้อยแล้ว Project Manager สามารถตรวจสอบ หรือดูภาพรวม ได้ทำตามขั้นตอน ในรูปที่ 13 คือ

ขั้นตอน 1 จาก TFS เลือก Backlog

ขั้นตอน 2 สำหรับส่วนที่ 2 จะแสดงรายละเอียด Task ย่อยต่างๆ ในแต่ะ Backlog item ทำให้ใเห็นว่ามี Activity ใดบ้าง Assign ให้ใคร และต้องใช้เวลาเท่าไหร่

ขั้นตอน 3 สำหรับส่วนที่ 3 แสดงให้ว่า

Work : จำนวนชั่วโมงที่ใช้ในเวลาทำงาน

Work By Activity : จำนวนชั่วโมงของแต่ละ Activity

Work By Assign To : จำนวนชั่วโมงที่ได้มอบหมายให้แต่ละบุคคล

รูปที่ 13

ถึงตอนนี้ ก็จะทำให้เห็นปริมาณของงาน และระยะเวลาที่ต้องใช้ทั้งในภาพรวมของรอบการพัฒนานั้นๆ ภาพรวมของแต่ละ Activity และยังสามารถเห็นในภาพรวมของการมอบหมาย หรือ Assign ให้แต่ละคนภายในทีมงานด้วย


ในครั้งต่อไป จะมาอธิบายขั้นตอนในการ บันทึกผลการปฏิบัติงาน และการติดตามงานโดยใช้เครื่องมือ TFS กันต่อนะค่ะ อย่าลืมติดตามกันนะค่ะ ขอบคุณค่า ^____^

 

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.