สร้าง Form ลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form (รูปแบบใหม่) ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ พร้อมปิด Form อัตโนมัติเมื่อครบเต็มจำนวน

จากที่ผมเคยได้เขียนวิธีการสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ มาวันนี้ ทาง Google ได้เปลี่ยนรูปแบบการสร้าง Form ใหม่ทั้งหมด จึงทำให้วิธีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์แบบเก่านั้นใช้ไม่ได้อีกแล้ว

ดังนั้นเรามาดูวิธีการสร้าง Google Form แบบใหม่กันดีกว่าว่าเป็นอย่างไร ซึ่งต้องขอบอกว่า “มันง่ายมากๆ”


1. คลิก Google Forms  เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์

Screen Shot 2559-07-23 at 3.34.20 PM
Screen Shot 2559-07-23 at 3.38.37 PM

2. ใส่รายละเอียด ข้อมูล รูปแบบ ในแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ
(รูปแบบใหม่สามารถใส่ภาพที่เราออกแบบไว้ได้แล้วนะครับ โปสเตอร์ แบนเนอร์ ต่างๆ)

Screen Shot 2559-07-23 at 3.43.21 PM

+ เราสามารถแบ่ง Form ของเราออกแบบเป็นหลายๆ section ได้นะครับ กรณีที่มีข้อมูลให้ต้องกรอกจำนวนมาก

Screen Shot 2559-07-23 at 3.44.34 PM

3. ติดตั้ง Add ons…

Add ons ที่ผมจะติดตั้งนั้น มีด้วยกัน 2 อย่าง ดังนี้

A. Form Confirmation Emails  คือ ระบบตอบรับการลงทะเบียนผ่านทางอีเมลอัตโนมัติ เมื่อผู้ใช้ลงทะเบียนผ่านฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งเมลตามที่เราตั้งค่าไว้ไปให้ทางอีเมลที่ระบุไว้

B. FormLimiter  คือ การปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ เมื่อมีผู้ใช้ลงทะเบียนครบตามจำนวนที่กำหนดไว้

Screen Shot 2559-07-23 at 2.52.19 PM
Screen Shot 2559-07-23 at 2.54.35 PM
Screen Shot 2559-07-23 at 2.55.28 PM
Screen Shot 2559-07-23 at 2.56.03 PM
Screen Shot 2559-07-23 at 2.56.23 PM

เมื่อติดตั้งเสร็จเรียบร้อยจะมี icons เพิ่มขึ้นมา ดังภาพ

Screen Shot 2559-07-23 at 2.59.47 PM

4. กำหนดรูปแบบการส่งเมลตอบรับอัตโนมัติ

แบบฟอร์มตัวอย่างที่นำเสนอนั้น มีช่องให้ใส่ข้อมูล 3 อย่าง ดังภาพ

(แนะนำให้ตั้งชื่อ Field ให้เป็นภาษาอังกฤษครับผม)

Screen Shot 2559-07-23 at 4.20.18 PM

เริ่มต้นตั้งค่า
คลิกเลือก Form Confirmation Emails > Configure confirmations

Screen Shot 2559-07-23 at 3.01.38 PM
จากนั้นจะมีกล่องขึ้นมาให้มุมล่างขวา เพื่อให้กำหนดค่าต่างๆ

Collage_Fotor

คลิกเลือก Send Confirmations  กำหนดชื่อผู้ส่ง และรูปแบบการส่งเป็น E-mail <คลิก Continue>

Email subject กำหนดชื่อหัวข้อของเมลที่ต้องการส่ง

Email body เป็นการกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะส่งไป ซึ่งจะอยู่ในรูปแบบของ HTML
(สามารถดูตัวอย่างจาก Code ด้างล่าง) ถ้าใครมีรูปแบบอื่นก็สามารถทำได้ครับ ผมทำแบบง่ายๆ

เมื่อกำหนดรูปแบบเสร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Save เป็นอันเสร็จสิ้น

<html>
  <head>
  <meta charset="UTF-8">
  <title>TELL ME MORE PSU</title>
  </head>
 <body>
  <p>เรียนคุณ: ${"Name-Surname"}</p>
  <p> <br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;ตามที่ท่านได้สมัครเข้าร่วมอบรม หลักสูตร TOEIC (เตรียมความพร้อมการสอบ)<br>
  <br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span style="color: #FF0004"><strong>กลุ่มที่ 2  หลักสูตร TOEIC นักศึกษาระดับปริญญาตรี และระดับบัณฑิตศึกษา<br>
  </strong></span><strong>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;ณ ห้องอบรม 1 ชั้น 8  อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ (LRC1)</strong><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span style="color: #FF0004"><strong>เริ่มเรียน : 13 กรกฎาคม - 4 สิงหาคม 2559 (เวลา 13.30 - 15.30 น.)</strong></span><br><br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span style="color: #0099FF">เพื่อเป็นการยืนยันสิทธิ์เข้ารับการอบรม<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;กรุณาตอบกลับผ่านทาง E-mail :</span> tmmpsu@gmail.com</a> ด้วยค่ะ<br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;(ภายในวันที่ 11 กรกฎาคม 2559 หรือจนกว่าครบตามจำนวนที่กำหนด) รับจำนวน 25 คนเท่านั้น <br>
  <br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<strong style="color: #FF0004">ขอสงวนสิทธิ์ให้กับผู้ที่ได้ยืนยันสิทธิ์ในการเข้าอบรมผ่านทางอีเมลก่อน</strong><br>
  <br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span style="color: #FF0004"><strong>ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: </strong></span><a href="http://clpd.psu.ac.th/" target="_blank">http://clpd.psu.ac.th/</a><br>
  <br>
  &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;หากมีข้อสงสัยใดๆ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ หมายเลขโทรศัพท์ 0-7428-9207<br>
  <br>
  <br>
  ขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมโครงการค่ะ<br>
  <br>
  ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์<br>
  โทรศัพท์ : 0-7428-9207<br>
  E-mail : <a href="mailto:clpdpsu@gmail.com" target="_blank">tmmpsu@gmail.com</a></p>
  </body>
  </html>

ภาพตัวอย่างจากการส่งเมล

Screen Shot 2559-07-23 at 3.26.02 PM

จากนั้นให้ทำการทดสอบการใช้งานดูว่า มันสามารถส่งเมลได้จริงหรือไม่ด้วยนะครับ

“ก่อนการใช้งานจริงทุกครั้ง”


5. วิธีการปิดแบบฟอร์มออนไลน์อัตโนมัติ เมื่อครบเต็มจำนวน

เหมาะสำหรับการลงทะเบียนจำนวนไม่มาก (ไม่เกิน 100 คน) และป้องกันการลงทะเบียนเกินจำนวนที่กำหนดไว้

ซึ่งจริงๆ แล้วระบบอีเมลของ Google นั้นระบุเงื่อนไขในการส่งเมลออกใน 1 วันไว้ไม่เกิน 100 ฉบับ ดังนั้น ถ้ามีผู้ใช้มาลงทะเบียนผ่านแบบฟอร์มจำนวนมาก ๆ ก็จะถูกปิดระบบการส่งเมลออกไปโดยทันที่เนื่องจากเกินจำนวนที่ได้กำหนดไว้นั่นเอง

เริ่มต้นไปที่ หน้า Google Form ของเราที่ได้สร้างไว้ คลิกแท็บ RESPONSES จากนั้นคลิกปุ่ม สีเขียว ดังภาพ

Screen Shot 2559-07-23 at 4.46.46 PM

แล้วทำการตั้งชื่อ Form (แนะนำว่าให้ตั้งชื่อให้เหมือนกัน แล้ววงเล็บไว้ว่า “Responses” ก็ได้ครับ)

จากนั้นกดปุ่ม CREATE

Screen Shot 2559-07-23 at 4.47.18 PM

จากนั้นกำหนดชื่อคอลัมภ์ ให้เรียงลำดับตรงกันกับ Google Form ที่เราได้สร้างไว้ตอนแรก

เพื่อที่เวลาบันทึกข้อมูลจะได้ไม่สับสน (ให้ใช้ชื่อที่เป็นภาษาอังกฤษเหมือนกันมาตั้งครับ)

Screen Shot 2559-07-23 at 3.17.54 PM

ภาพ Google Form

Screen Shot 2559-07-23 at 4.20.18 PM

ขั้นตอนต่อไป ให้สร้าง Sheet2 ขึ้นมาตรงแท็บด้านล่างครับ

ชื่อของ Sheet อันแรก ให้กำหนดเป็น Form responses นะครับ ตามภาพ

จากนั้นให้ใส่ Code ลงไปในช่อง A1 ดังนี้

=COUNTUNIQUE('Form responses'!$B$2:$B$100)

เป็นการกำหนดให้นับจำนวนในคอลัมภ์ B ของSheet Form responses
ที่เป็นคอลัมภ์ B เพราะเป็นข้อมูล “ชื่อ-นามสกุล” ดังนั้น ถ้าลงทะเบียนซ้ำมาหลายๆ ครั้ง ก็จะนับแค่ 1 ครับ

Screen Shot 2559-07-23 at 3.17.05 PM

ตัวอย่างการนับจำนวน กรณีที่มีการลงทะเบียนแล้ว

Screen Shot 2559-07-23 at 3.24.13 PM

Screen Shot 2559-07-23 at 3.24.32 PM

จากนั้นมากำหนดค่าใน FormLimiter ต่อครับ ในหน้าแรกของ Google Form
คลิกเลือก FormLimiter > Set limit

Screen Shot 2559-07-23 at 2.59.47 PM
Screen Shot 2559-07-23 at 3.13.08 PM

คลิกเลือก destination spreadsheet cell value

(หัวข้อนี้จะไม่ปรากฎให้เห็นถ้าหากว่ายังไม่ได้สร้าง Sheet2 ขึ้นมาทีครับ)

Screen Shot 2559-07-23 at 3.13.23 PM

ให้ใส่ Sheet2!A1 ลงในช่องดังภาพ ตามcode ที่เราได้ระบบไว้เบื้องต้น

กำหนดจำนวนที่เราต้องการเปิดให้ลงทะเบียน เมื่อระบบนับได้ว่าถึงจำนวนที่เราระบุไว้ ก็จะทำการปิดระบบโดยอัตโนมัติทันที ซึ่งในช่องด้านล่าง เราสามารถกำหนดข้อความเมื่อแบบฟอร์มได้ถูกปิดเรียบร้อยแล้วได้ เพื่อเป็นการแจ้งข้อมูล

จากนั้นกดปุ่ม Save and enable เป็นอันเสร็จสิ้น

Screen Shot 2559-07-23 at 3.14.25 PM

หมายเหตุ อย่าลืมทดสอบก่อนใช้งานจริงนะครับ

เมื่อสร้างไฟล์ได้สักครั้งแล้ว เราสามารถ Copy ของเก่ามาแก้ไขได้นะครับ

Screen Shot 2559-07-23 at 5.20.44 PM

เมื่อสร้างไฟล์ทุกครั้ง จะมีด้วยกัน 2 ไฟล์ ดังภาพ

ดังนั้นเวลา Copy ไฟล์ เพื่อสร้างแบบฟอร์มใหม่ ให้เลือก Copy เฉพาะ Google Form (สีม่วง) เท่านั้น

แล้ว Google Sheets จะถูกสร้างขึ้นมาเองครับ

ปล. หากมีข้อผิดพลาดประการใด ต้องขออภัยไว้ด้วยครับ และสามารถแจ้งเพื่อแก้ไขได้นะครับ

Leave a Reply