สราวุฒิ เลิศล้ำไตรภพ

สร้าง Form ลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form (รูปแบบใหม่) ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ พร้อมปิด Form อัตโนมัติเมื่อครบเต็มจำนวน

July 23, 2016 17:26

จากที่ผมเคยได้เขียนวิธีการสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ มาวันนี้ ทาง Google ได้เปลี่ยนรูปแบบการสร้าง Form ใหม่ทั้งหมด จึงทำให้วิธีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์แบบเก่านั้นใช้ไม่ได้อีกแล้ว ดังนั้นเรามาดูวิธีการสร้าง Google Form แบบใหม่กันดีกว่าว่าเป็นอย่างไร ซึ่งต้องขอบอกว่า “มันง่ายมากๆ” 1. คลิก Google Forms เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ 2. ใส่รายละเอียด ข้อมูล รูปแบบ ในแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ (รูปแบบใหม่สามารถใส่ภาพที่เราออกแบบไว้ได้แล้วนะครับ โปสเตอร์ แบนเนอร์ ต่างๆ) + เราสามารถแบ่ง Form ของเราออกแบบเป็นหลายๆ section ได้นะครับ กรณีที่มีข้อมูลให้ต้องกรอกจำนวนมาก 3. ติดตั้ง Add ons… Add ons ที่ผมจะติดตั้งนั้น มีด้วยกัน 2 อย่าง ดังนี้ A. Form Confirmation Emails คือ ระบบตอบรับการลงทะเบียนผ่านทางอีเมลอัตโนมัติ เมื่อผู้ใช้ลงทะเบียนผ่านฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งเมลตามที่เราตั้งค่าไว้ไปให้ทางอีเมลที่ระบุไว้ B. FormLimiter คือ การปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ เมื่อมีผู้ใช้ลงทะเบียนครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ เมื่อติดตั้งเสร็จเรียบร้อยจะมี icons เพิ่มขึ้นมา ดังภาพ 4. กำหนดรูปแบบการส่งเมลตอบรับอัตโนมัติ แบบฟอร์มตัวอย่างที่นำเสนอนั้น มีช่องให้ใส่ข้อมูล 3 อย่าง ดังภาพ (แนะนำให้ตั้งชื่อ Field ให้เป็นภาษาอังกฤษครับผม) เริ่มต้นตั้งค่า คลิกเลือก Form Confirmation Emails > Configure confirmations จากนั้นจะมีกล่องขึ้นมาให้มุมล่างขวา เพื่อให้กำหนดค่าต่างๆ คลิกเลือก Send Confirmations กำหนดชื่อผู้ส่ง และรูปแบบการส่งเป็น E-mail <คลิก Continue> Email subject กำหนดชื่อหัวข้อของเมลที่ต้องการส่ง Email body เป็นการกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะส่งไป ซึ่งจะอยู่ในรูปแบบของ HTML (สามารถดูตัวอย่างจาก Code ด้างล่าง) ถ้าใครมีรูปแบบอื่นก็สามารถทำได้ครับ ผมทำแบบง่ายๆ เมื่อกำหนดรูปแบบเสร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Save เป็นอันเสร็จสิ้น <html> <head> <meta charset=”UTF-8″> <title>TELL ME MORE PSU</title> </head> <body> เรียนคุณ: ${“Name-Surname”}           ตามที่ท่านได้สมัครเข้าร่วมอบรม หลักสูตร TOEIC (เตรียมความพร้อมการสอบ)           กลุ่มที่ 2 หลักสูตร TOEIC นักศึกษาระดับปริญญาตรี และระดับบัณฑิตศึกษา           ณ ห้องอบรม 1 ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ (LRC1)           เริ่มเรียน : 13 กรกฎาคม – 4 สิงหาคม 2559 (เวลา 13.30 – 15.30 น.)           เพื่อเป็นการยืนยันสิทธิ์เข้ารับการอบรม           กรุณาตอบกลับผ่านทาง E-mail : tmmpsu@gmail.com</a> ด้วยค่ะ           (ภายในวันที่ 11 กรกฎาคม 2559 หรือจนกว่าครบตามจำนวนที่กำหนด) รับจำนวน 25 คนเท่านั้น           ขอสงวนสิทธิ์ให้กับผู้ที่ได้ยืนยันสิทธิ์ในการเข้าอบรมผ่านทางอีเมลก่อน           ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: <a href=”http://clpd.psu.ac.th/” target=”_blank”>http://clpd.psu.ac.th/</a>           หากมีข้อสงสัยใดๆ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ หมายเลขโทรศัพท์ 0-7428-9207 ขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมโครงการค่ะ ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โทรศัพท์ : 0-7428-9207

สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ปิดการลงทะเบียนแบบอัตโนมัติเมื่อครบตามจำนวนที่ต้องการ

October 10, 2014 20:35

อีกหนึ่งปัญหาของการใช้งาน Google Form เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ ที่ผมได้เจอมากับตัวเองคือ ไม่สามารถจำกัดจำนวนผู้ที่มาลงทะเบียนแบบออนไลน์ได้ ทั้ง ๆ ที่การจัดอบรม/สัมมนาต่าง ๆ เราประกาศว่า “รับจำนวนจำกัด” จึงเป็นที่มาของการหาคำตอบในครั้งนี้ครับ ว่า… “ทำอย่างไร ให้แบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ (Google Form) สามารถปิดการลงทะเบียนได้ เมื่อมีผู้สมัครครบตามจำนวนที่ต้องการ ?” ** หมายเหตุ ** การใช้ Script : formLimiter v.1.0.2 นี้ จะสามารถใช้ได้กับ Google Spreadsheets “เวอร์ชั่นเก่า” เท่านั้นครับ เวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ Script Gallery ==> Add-ons ซึ่ง formLimitter นั้น ผู้พัฒนายังไม่ได้พัฒนาเข้าไปอยู่ใน Add-ons จึงทำให้หลาย ๆ ท่าน ที่สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งาน Script อันนี้ได้ครับ ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้ Script ดังกล่าว แนะนำว่าให้สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นเก่า นะครับ สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม goo.gl/pprjA5 1. ไปที่มุมมองของ View responses จากนั้น คลิกเมนู Tools > เลือก Script gallery… แล้วค้นหา Script ที่ชื่อว่า “formLimiter” ในช่อง Search แล้วคลิกปุ่ม Search เมื่อปรากฎ “formLimiter v.1.0.2” ให้ดำเนินการติดตั้ง โดยคลิกปุ่ม Install คลิกปุ่ม Continue > ปุ่ม Accept > และปุ่ม Close เป็นอันเสร็จเรียบร้อย 2. จะเห็นว่ามีเมนูที่ชื่อว่า formLimiter ปรากฎเพิ่มขึ้นมาใหม่ จากนั้นให้ คลิกเมนู formLimiter > เลือก Run initial configuration เพื่อเปิดการใช้งาน Script เมื่อเปิดการใช้งานเรียบร้อย เมนูย่อยจะเปลี่ยนไปดังภาพด้านล่าง ให้ คลิกเลือก Settings 3. ในส่วนนี้จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขของการ “ปิดแบบฟอร์มการลงทะเบียนออนไลน์” ซึ่งจะมีด้วยกัน 3 เงื่อนไขให้เลือกใช้ ดังนี้ 3.1 date and time – ใช้ในกรณีที่กำหนดให้ปิดการลงทะเบียนเป็นช่วงของเวลา โดยไม่จำกัดจำนวนผู้สมัคร 3.2 max number of form response – ใช้ในกรณีที่ต้องการรับผู้สมัครแบบจำกัดจำนวน 3.3 spreadsheet cell value – ใช้ตรวจสอบเงื่อนไขตามค่าของข้อมูลใน cell จะปิดการลงทะเบียนเมื่อข้อมูลใน cell ตรงกับค่าที่ได้กำหนดไว้ ในส่วนนี้ผมขอให้เลือกเป็น spreadsheet cell value นะครับ โดยให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะดังนี้ ช่องแรก ให้ระบุ Cell ที่ใช้เป็น “Sheet2!A1” และ ช่องสอง ให้ระบุจำนวนที่ต้องการรับลงทะเบียน (ในที่นี้ผมกำหนดรับที่ 50 คน) แนะนำว่า ให้นำเครื่องหมายถูกออก เนื่องจากระบบจะทำการส่งเมลทุกครั้งที่มีการลงทะเบียน อาจทำให้เกิดอีเมลขยะจากการแจ้งเตือนเป็นจำนวนมากได้ (กรณีที่รับผู้สมัครจำนวนมาก) จากนั้น คลิกปุ่ม Save settings เป็นอันเสร็จสิ้น 4. ขณะนี้เรายังอยู่ในหน้าของ View response ให้ทำการสร้าง “Sheet2” เพิ่มขึ้นอีกหนึ่ง เพื่อใช้ในการนับจำนวนผู้สมัคร (ดังภาพ) โดยให้กำหนดเงื่อนไขใน Cell

สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

October 10, 2014 16:51

เนื่องจากว่ามีผู้สอบถามถึงการใช้งานแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ แบบให้สามารถตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังผู้สมัครเมื่อเข้ามาลงทะเบียน ผมเห็นว่าน่าจะมีประโยชน์สำหรับ Admin หรือผู้ใช้งาน Google Form หลาย ๆ ท่าน จึงได้สรุปเป็นขั้นตอน ตามที่ผมได้ทำมา หวังว่าจะเป็นประโยชน์ให้กับทุก ๆ ท่านนะครับ ** หมายเหตุ ** เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่ จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ Script Gallery ==> Add-ons ซึ่งบทความที่ผมเขียนขึ้นนี้ ขออ้างอิงเมนูและการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่านะครับ ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่า สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม goo.gl/pprjA5 1. คลิก Form เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ 2. กำหนดรายละเอียดข้อมูลของแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ (ในส่วนนี้จะไม่ขออธิบายรายละเอียดในการสร้างแบบฟอร์ม นะครับ) 3. คลิก View response เข้าสู่มุมมองของ View responses เพื่อกำหนดต่าง ๆ 4. คลิกเมนู Tools > เลือก Script manager… (เป็นส่วนจัดการ Script ต่าง ๆ) จากนั้น คลิกปุ่ม New เพื่อสร้าง Script สำหรับการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ ตั้งชื่อไฟล์ Script ใหม่ โดยใช้ชื่อว่า “sendEmail” จากนั้น Copy Script ด้านล่างนี้ วางไว้ดังภาพข้างต้น ** ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลจำลอง เพื่อให้สามารถเข้าใจในรายละเอียดของ Script ได้ เมื่อผู้ใช้งานนำไปใช้จริง สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ตามความเหมาะสม ** function sendEmail(e) { var userEmail = e.values[4]; var firstName = e.values[1]; var trainingTitle = “อบรมการใช้โปรแกรม Smart Notebook sympodium & Smart board สำหรับการจัดการเรียนการสอนทางไกล”; var infoLink = “http://clpd.psu.ac.th/clpd_2012”; var emailAdd = “clpdpsu@psu.ac.th”; var subject = “ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ ม.อ. : ตอบรับเข้าร่วมอบรมโครงการเชิงปฏิบัติการ” var emailBody = “เรียนคุณ: “+firstName+”\n\n ท่านได้ทำการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการ”+ “หัวข้อ \”” + trainingTitle + “\””+ ” ในวันพุธที่ 16 กรกฎาคม 2557 เวลา 09.00-16.00 น.”+ ” ณ ห้องอบรม ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ อาคาร 1 มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่”+ “\n ทางศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ตอบรับการเข้าร่วมโครงการดังกล่าวแล้วค่ะ”+ “\n”+ “\n ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: ” + infoLink + “\n”+ “\n”+ “\nขอบคุณสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการค่ะ”+ “\n”+ “\nศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์”+ “\nโทรศัพท์ : 074-289203-4″+ “\nE-mail : ” + emailAdd; MailApp.sendEmail(userEmail , subject, emailBody); } หมายเหตุ อักษรสีแดง คือ ข้อความที่สามารถแก้ไขได้ อักษรสีฟ้า