ที่ผ่านมาได้มีโอกาสเดินทางไปดูงานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ และภาคกลางด้วยความอยากรู้ว่าหน่วยงานอื่นๆ เขาพัฒนาระบบนี้กันไปถึงไหนแล้ว เพื่อจะได้นำมาเป็นแนวทางในการพัฒนาปรับปรุงระบบของม.อ.เราต่อไป จากการดูงานที่ผ่านมาพบว่า ระบบที่มีการใช้งานกันส่วนใหญ่ยังไม่ได้รับการพัฒนาให้รองรับงานด้านสารบรรณอย่างเต็มรูปแบบสักเท่าไหร่ บางที่ยังเป็นแค่ระบบที่ใช้ในการเก็บเอกสารแต่ยังไม่สามารถติดตามการดำเนินการต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารเรื่องนั้นๆ ได้ ซึ่งต่างจากของม.อ. เราที่สามารถติดตามเส้นทางการดำเนินการต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ทั้งหมด และเป็นที่ทราบกันดีว่าวัตถุประสงค์หลักของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือ การดำเนินการต่างๆ ด้านงานสารบรรณทั้งหมดในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้งานกระดาษ นั่นหมายความว่าเป้าหมายที่สำคัญของระบบนี้คือการดำเนินการทั้งหมดจะต้องดำเนินการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ได้ 100% โดยไม่มีการใช้กระดาษเลย แต่ในปัจจุบันระบบยังไม่สามารถทำแบบนั้นได้ โดยเฉพาะในเรื่องของการลงนามเอกสาร เนื่องจากผู้ใช้ยังไม่มั่นใจรูปแบบการลงนามเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่าที่ควร จึงเลือกที่จะพิมพ์เอกสารเป็นกระดาษแล้วลงนามกันด้วยปากกาเช่นเดิม อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีนี้กำลังจะได้รับการยอมรับมากยิ่งขึ้น เนื่องจากมีกฎหมายออกมารองรับ และสามารถใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลได้แล้ว จากการเดินทางไปศึกษาดูงานพบว่ามีระบบของสถาบันแห่งหนึ่งในภาคกลาง มีความสามารถในการลงนามเอกสาร โดยผู้ใช้จะต้องใช้รหัสผ่านที่ 2 เพื่อยืนยันตัวตนอีกครั้งหนึ่งก่อนการลงนาม จากนั้นระบบจะดึงรูปภาพลายเซ็นของผู้ลงนามมาแปะลงในเอกสารตามตำแหน่งที่กำหนดไว้ ข้อดีของวิธีการนี้คือในเอกสารจะมีรูปภาพลายเซ็นแปะอยู่ ทำให้ผู้อ่านคนอื่นๆ รับทราบได้ทันทีว่าใครเป็นคนลงนาม แต่ข้อเสียคือ รูปภาพลายเซ็นดังกล่าวสามารถคัดลอกแล้วนำไปแปะในเอกสารอื่นๆ ได้ง่าย จึงทำให้การลงนามแบบนี้ยังขาดคุณสมบัติด้านความปลอดภัย จากการศึกษาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ พบว่าวิธีการในการลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมี 2 วิธีหลักๆ คือ  Electronic signature และ Digital Signature ซึ่งมีความหมายและข้อแตกต่างกันดังนี้ Electronic Signature เป็นการทำสัญลักษณ์ หรือลายเซ็นที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยบุคคล เพื่อเป็นการยืนยันหรือลงนามในเอกสาร สัญลักษณ์ที่นิยมใช้กันได้แก่…

>> Read More <<