หลังจากที่ EP. ที่แล้ว เราได้มีการเตรียมเครื่องมือ อุปกรณ์ทั้งในส่วนของแบบฟอร์มที่จะใช้ในการกรอกข้อมูล และลิสต์ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลกันไปแล้ว แต่ถ้าใครยังไม่เคยอ่าน สามารถติดตามได้ที่ลิงค์นี้นะคะ มารู้จักวิธีการบันทึกข้อมูลจาก Microsoft Form ลง List ใน SharePoint ด้วยเจ้าเครื่องมือ Power Automate กันเถอะ (EP.1 : ขั้นตอนการเตรียมตัว) และมาถึง EP.นี้ ก็ได้เวลาลงมือสร้าง Flow ที่จะควบคุมการทำงานแบบอัตโนมัติ ที่จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้กับเราได้โดยที่เราไม่ต้องลงมือเองกันแล้ว และเพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มขั้นตอนต่อไปกันเลยดีกว่านะคะ
ขั้นตอนการสร้าง Flow โดยใช้ Power Automate
1.ไปยัง Power Automate เพื่อสร้าง Flow การทำงานที่เราต้องการ โดยการกดปุ่ม เพื่อเลือก Apps ที่เป็น Power Automate จาก Microsoft 365 ที่เราต้องการเช่นเคยค่ะ
2. สร้าง Flow : โดยการกดปุ่ม Create ที่ฝั่งซ้ายมือ และเลือกรูปแบบ Flow ที่ต้องการ ซึ่งมีทั้งแบบที่สร้างใหม่ด้วยตนเองและสร้างจากต้นแบบที่มีก็ได้ แต่สำหรับกรณีนี้ขอเลือกแบบ Automated cloud flow นะคะ
3. ระบุชื่อ Flow และเหตุการณ์ที่ต้องการให้ทำงานอัตโนมัติ : เมื่อเลือกรูปแบบ Flow ที่ต้องการได้แล้ว เราจะต้องตั้งชื่อ Flow และทำการเลือกเหตุการณ์ที่เราต้องการให้ระบบทำงานอัตโนมัติกันค่ะ ซึ่งในที่นี้ขอเลือกเป็นเหตุการณ์ที่แบบฟอร์มมีการบันทึกข้อมูล หรือตัวเลือก “When a new response is submitted” ตามภาพค่ะ
4. เลือกแบบฟอร์มที่จะใช้ในการบันทึกข้อมูล : หลังจากระบุเหตุการณ์เรียบร้อยแล้ว เราจะต้องทำการเลือกแบบฟอร์มที่เราสนใจหลังมีการบันทึกข้อมูล โดยเลือกระบุในค่า Form Id โดยระบบจะแสดงตัวเลือกแบบฟอร์มที่เราสร้างขึ้นไว้ทั้งหมดมาให้เลือก ในที่นี้ขอเลือก “แบบฟอร์มยืมอุปกรณ์ในหน่วยงาน” นะคะ
5. สร้างขั้นตอนถัดไป : หลังจากเลือกแบบฟอร์มที่เราต้องการนำข้อมูลมาบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก New Step เพื่อกำหนดขั้นตอนการทำงานขั้นต่อไป ตามภาพค่ะ
6. ระบุเนื้อหาที่ต้องการใช้งาน : โดยขั้นตอนการทำงานต่อไปที่เราต้องดำเนินการก็คือ การนำเนื้อหาของแบบฟอร์มที่เราต้องการมาใช้งานค่ะ โดยเราจะต้องเลือก “Get response details” ซึ่งขอแนะนำวิธีในการค้นหาให้ง่ายขึ้นโดยการใส่คำค้น “Microsoft Form” ลงไป เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น เนื่องจากแบบฟอร์มของเราเป็น Microsoft Form นั่นเอง แต่หากแบบฟอร์มที่ท่านต้องการใช้เป็นชนิดอื่น ก็สามารถค้นหาตามชนิดนั้นๆได้ค่ะ
7. ระบุแบบฟอร์มและ Response Id : หลังจากนั้น ระบบจะแสดงหน้าจอให้ทำการระบุแบบฟอร์มที่ต้องการเอาเนื้อหาข้อมูลมาใช้งาน และกำหนด Response Id
8. การระบุแบบฟอ์มทำเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้แล้วข้างต้น หลังจากนั้นให้ทำการเลือก Response Id จากแบบฟอร์ม ตามภาพได้เลยค่ะ
9. เมื่อกำหนดค่าต่างๆเรียบร้อยแล้ว จะได้ผลลัพธ์ดังภาพ ให้ทำการสร้างขั้นตอนถัดไป โดยการกดปุ่ม New Step เพื่อจัดการขั้นต่อไปกันเลยค่ะ
10. ระบุ SharePoint และลิสต์ที่ใช้ในการบันทึกข้อมูล : ขั้นตอนถัดมา ถึงเวลาที่เราจะต้องระบุว่าข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เราระบุในขั้นตอนก่อนหน้านี้จะนำไปบันทึกลงที่ใด โดยในที่นี้จะบันทึกลงลิสต์ใน SharePoint ที่เราเตรียมไว้กันนะคะ โดยการใช้คำค้น “Sharepoint” และเลือก “Create Item” เพื่อให้ข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เราได้มาถูกบันทึกลงในลิสต์ใน Share Point ที่เราต้องการกันค่ะ
11. โปรแกรมจะให้เราระบุไซต์ของ Share Point และลิสต์ที่เราต้องการเก็บข้อมูล
12. ระบุไซท์ใน SharePoit : เลือกไซต์ Share Point ซึ่งเป็นที่อยู่ของลิสต์ที่เราเตรียมไว้ในการเก็บข้อมูลให้ถูกต้อง
13. ระบุลิสต์ที่ต้องการเก็บข้อมูล : เลือกลิสต์ที่จะใช้ในการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์ม ในกรณีนี้ขอเลือกลิสต์ที่ชื่อว่า “การยืม-คืนอุปกรณ์ในหน่วยงาน” ตามที่ได้สร้างไว้ในขั้นตอนที่ 2 ข้างต้น
14. จับคู่คอลัมน์ในลิสต์กับข้อมูลในแบบฟอร์มที่ต้องการบันทึกข้อมูล : หลังจากนั้น โปรแกรมจะให้เราทำการจับคู่คอลัมน์ในลิสต์กับข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เราสร้างขึ้น ว่าต้องการให้ข้อมูลจากแบบฟอร์มส่วนไหนถูกบันทึกลงในคอลัมน์ใด โดยข้อมูลจากแบบฟอร์มจะอยู่ฝั่งขวามือเพื่อให้เราเลือกมาใส่ในแต่ละคอลัมน์ของลิสต์ ตามภาพค่ะ
15. หลังจากที่เราจับคู่คอลัมน์กับข้อมูลในแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว จะได้ผลลัพธ์ดังภาพ
16. บันทึก Flow ที่สร้าง : หลังจากนั้นให้ทำการบันทึกข้อมูล Flow ที่เราสร้างขึ้นให้เรียบร้อย โดยการกดปุ่ม Save ที่อยู่ฝั่งขวามือ
17. เมื่อบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะขึ้นแถบสีเขียวแสดงให้ทราบว่าการบันทึกเสร็จสมบูรณ์ เพียงเท่านี้เราก็จะได้ Flow การบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์มมาลงลิสต์ใน Share Point ของเราโดยไม่ต้อง import ข้อมูลใหม่ให้เสียเวลาค่ะ
ตัวอย่างการนำไปใช้งานและผลลัพธ์
- เปิดให้มีการกรอกแบบฟอร์มโดยนำลิงค์ตามที่ได้แนะนำไว้ข้างต้นมาใช้ ซึ่งจะแสดงแบบฟอร์มให้กรอกข้อมูลตามภาพ
2. เมื่อทำการบันทึก หรือกดปุ่ม Submit ข้อมูลที่กรอกในแบบฟอร์มจะถูกบันทึกในลิสต์ที่อยู่ใน Share Point ที่ชื่อว่า “การยืม-คืนอุปกรณ์ในหน่วยงาน” ที่เราเตรียมไว้ให้โดยอัตโนมัติ ดังภาพ
เพียงเท่านี้ ท่านก็จะมีข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ในลิสต์จากแบบฟอร์มที่ผู้ใช้กรอกมา โดยที่ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนในการนำเข้าข้อมูลอีกต่อไป แถมยังลดการใช้กระดาษได้อีกด้วยนะคะ ซึ่งวิธีการข้างต้นนี้ เป็นเพียงหนึ่งในวิธีที่หวังว่าจะช่วยให้การทำงานของผู้ที่ต้องทำงานกับแบบฟอร์มอยู่แล้วง่ายขึ้น และสามารถลดขั้นตอนการดำเนินการที่มีในปัจจุบันไม่มากก็น้อยนะคะ แต่จริงๆแล้วเจ้า Power Automate ยังมีความสามารถที่หลากหลาย และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในอีกหลายทางเลยค่ะ อย่าลืมไปลองใช้งานและลองเล่นกันดูนะคะ ขอบคุณที่ติดตามเช่นเคยนะคะ ไว้เจอกันใหม่ในบทความหน้าค่ะ ^^v