มารู้จักวิธีการบันทึกข้อมูลจาก Microsoft Form ลง List ใน SharePoint ด้วยเจ้าเครื่องมือ Power Automate กันเถอะ (EP.1 : ขั้นตอนการเตรียมตัว)

by
Post Views: 2,348

               ในปัจจุบันพบว่า มีการใช้งานแบบฟอร์มในรูปแบบออนไลน์มากขึ้น เพื่อความสะดวก และลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ไม่ว่าจะเป็น Google Form หรือ Microsoft form เพื่อรับข้อมูลจากผู้ใช้ เนื่องจากใช้งานง่าย และสะดวก และทำให้ผู้ที่กรอกข้อมูล สามารถกรอกข้อมูลได้จากที่ใดก็ได้โดยไม่ต้องอาศัยการกรอกแบบฟอร์มกระดาษอย่างแต่ก่อน แต่ในส่วนของการเก็บข้อมูลและการนำไปใช้ก็อาจจะมีวิธีการจัดการที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งโดยปกติแบบฟอร์มออนไลน์เหล่านี้ก็จะสามารถ Export ข้อมูลออกมาในรูปแบบไฟล์ Excel หรือ CSV ได้อยู่แล้ว แต่สำหรับบทความนี้ ผู้เขียนจะขอหยิบยกวิธีการเก็บข้อมูลจาก Microsoft form มาเก็บในลิสต์(List) ซึ่งเป็นเปรียบเสมือนฐานข้อมูลหรือตารางที่ใช้เก็บข้อมูลใน SharePoint  โดยที่ไม่ต้องมา Import ข้อมูลจากไฟล์ Excel หรือ CSV ที่เรานำมาจากแบบฟอร์มอีก ซึ่งเราจะใช้ตัวช่วยที่ชื่อว่า Power Automate เพื่อมาลดขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ให้กับเรากันค่ะ

               โดยก่อนที่เราจะเริ่มเรียนรู้วิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าว สิ่งที่เราจะต้องมีเพื่อให้ภารกิจของเราสำเร็จลุล่วง นั่นก็คือ

  1. แบบฟอร์ม Microsoft Form ที่ใช้ในการกรอก
  2. ลิสต์ใน SharePoint ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์ม
  3. Flow ที่สร้างจาก Power Automate ที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์มลงในลิสต์นั่นเองค่ะ

หมายเหตุ : ในบทความนี้ ผู้ใช้จะไม่ขอลงรายละเอียดในส่วนของการสร้างฟอร์ม และลิสต์ที่ใช้เก็บข้อมูลใน SharePoint แต่จะขอเน้นไปที่วิธีการสร้าง Flow ใน Power Automate เพื่อบันทึกข้อมูลแทนนะคะ และการใช้งาน Microsoft Form SharePoint และ Power Automate จริงๆแล้วสามารถเข้าใช้งานได้จากหลายช่องทาง แต่ในตัวอย่างนี้จะใช้ผ่าน Office 365 นะคะ

               โดยใน EP. นี้จะเป็นขั้นตอนการจัดเตรียมอุปกรณ์ในข้อ 1 และ 2 ให้เรียบร้อยก่อน จึงจะไปสร้าง Flow ในขั้นตอนที่ 3 ให้โปรแกรมทำงานอัตโนมัติกันใน EP. ถัดไปนะคะ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มขั้นตอนการจัดเตรียมเครื่องมือใน 2 ขั้นตอนแรก กันเลยดีกว่าค่ะ

ขั้นตอนที่ 1 : การจัดเตรียมแบบฟอร์ม Microsoft Form โดยเราจะเตรียมและสร้างแบบฟอร์ม Microsoft Form ที่ต้องการให้เรียบร้อย ซึ่งจะต้องมีการระบุชนิดและการบังคับกรอกในข้อมูลแต่ละรายการให้ครบถ้วน โดยจะขอแนะนำวิธีการคร่าวๆ ดังนี้

1.ไปยังแบบฟอร์ม โดยการกดปุ่มเพื่อเลือก Apps ที่เป็น Form จาก Microsoft 365 ที่เราต้องการกันค่ะ

กดปุมเพื่อเลือก Apps ที่ต้องการใช้งานจาก Microsoft 365


2. หลังจากนั้นจะแสดงรายการ App ใน Microsoft Office365 มาให้เลือก ในที่นี้ขอเลือก Form ดังภาพ


3. จะปรากฎหน้าจอและปุ่มให้สร้างแบบฟอร์ม ให้กดลูกศร และเลือก New Form ตามภาพ

หมายเหตุ : ในส่วนนี้ต้องระวัง เพราะหลายคนจะเลือกผิดเป็น New Quiz ต้องสังเกตให้ดีนะคะ


4. หลังจากนั้นให้ทำการระบุข้อมูลที่ต้องกรอกในแบบฟอร์ม พร้อมระบุชนิด และการบังคับกรอกของข้อมูลให้เรียบร้อย และสามารถเลือกสไตล์ให้กับแบบฟอร์มของเราเพื่อเพิ่มความสวยงามได้ด้วยเช่นกันนะคะ โดยเริ่มจากการตั้งชื่อแบบฟอร์ม และกดปุ่ม Add new เพื่อเพิ่มข้อในแบบฟอร์มของเรากันค่ะ


5. หากเราเคยมีการทำแบบฟอร์มและใส่หัวข้อก่อนหน้านี้ โปรแกรมจะดึงข้อมูลที่เราเคยทำไว้มาแนะนำ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับเรา กรณีที่ข้อมูลหัวข้อคล้ายๆกัน และไม่ต้องระบุใหม่ทั้งหมด โดยจะเลือกจากส่วนของ Recommended ค่ะ หรือเราจะเลือกสร้างใหม่เองก็ได้นะคะ


6. ในกรณีที่ต้องการเพิ่มข้อใหม่ที่ไม่ได้มาจากส่วนของการแนะนำ(Recommended) โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เราระบุค่าต่างๆ จะเห็นว่า ในการสร้างหัวข้อใหม่แต่ละรายการ เราสามารถระบุชนิดของข้อมูล ซึ่งมีให้เลือกหลายแบบ ดังภาพ


7. หลังจากนั้น ให้ทำการระบุชื่อหัวข้อ และสามารถระบุค่าต่างๆได้ ดังนี้

  • ชื่อหัวข้อ
  • ระบุว่าเป็นข้อมูลที่ต้องบังคับกรอกหรือไม่
  • ระบุว่าต้องการให้เป็นหัวข้อที่มีการกรอกข้อมูลที่มีความยาวมากกว่า 1 บรรทัด เช่น ข้อมูลพวกรายละเอียดต่างๆ หรือไม่
  • การเลื่อนลำดับหัวข้อ โดยการกดลูกศรขึ้น-ลง หรือลากไปทั้งกล่องเพื่อไปยังลำดับที่ต้องการได้
  • การทำสำเนาหัวข้อ ในกรณีที่หัวข้อมีลักณะคล้ายกัน เพื่อประหยัดเวลาในการสร้างข้อใหม่
  • การลบหัวข้อ
    ดังภาพค่ะ

8. หลังจากที่ได้สร้างแบบฟอร์มและกำหนดค่าต่างๆในแต่ละข้อของแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้วจะได้ผลลัพธ์ดังภาพค่ะ

ตัวอย่างของแบบฟอร์มที่ใช้ในการกรอกข้อมูลในมุมมองของผู้กรอก

  1. ตัวอย่างผลลัพธ์แบบฟอร์มหน้าแรก


2. ตัวอย่างหน้าจอการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม


เพิ่มเติม ท่านสามารถ Copy ลิงค์ของฟอร์มไปใช้งาน ได้โดยการกดปุ่ม Collect Response ดังภาพ


               ซึ่งจะปรากฏหน้าจอให้ระบุการตั้งค่าต่างๆเพิ่มเติม และเราสามารถ Copy ลิงค์ของฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้กรอกข้อมูล และสามารถทำเป็นลิงค์แบบสั้นได้ ดังภาพ

               นอกจากนี้ ท่านยังสามารถระบุการตั้งค่าในส่วนของการกำหนดขอบเขตของผู้ที่จะมากรอกแบบฟอร์มว่าต้องเป็นคนในองค์กร หรือหน่วยงานหรือไม่ และต้องการให้เก็บข้อมูลชื่อผู้กรอกข้อมูล และสามารถกรอกข้อมูลได้คนละ 1 ครั้งต่อแบบฟอร์มหรือไม่ หรือจะระบุตัวบุคคลที่สามารถทำแบบฟอร์มนี้ก็ได้เช่นกันค่ะ ขึ้นอยู่กับความต้องการในการใช้งานแบบฟอร์มในแต่ละครั้ง และทั้งหมดนี้ก็จะเป็นวิธีการสร้างแบบฟอร์มอย่างคร่าวๆ เพื่อเตรียมนำไปใช้งานในขั้นตอนถัดไปกันค่ะ

ขั้นตอนที่ 2 : การจัดเตรียมลิสต์ในการเก็บข้อมูล ที่มีใน SharePoint โดยมีการระบุชื่อและชนิดของแต่ละคอลัมน์ และต้องอย่าลืมว่าข้อมูลคอลัมน์แต่ละรายการในลิสต์ต้องสอดคล้องกับข้อมูลที่มีในแบบฟอร์มในขั้นตอนที่ 1. โดยวิธีการสร้างลิสต์ มีดังนี้

1.ไปยัง SharePoint โดยการกดปุ่ม เพื่อเลือก Apps ที่เป็น SharePoint จาก Microsoft 365 ที่เราต้องการกันค่ะ


2. หลังจากนั้นให้ทำการสร้างลิสต์ขึ้นมา  โดยการคลิกปุ่ม New และเลือก List ตามภาพ


3. เลือกชนิดของลิสต์ที่ต้องการสร้าง ซึ่งจะเห็นว่าสามารถนำเข้าข้อมูลจากลิสต์ที่มีอยู่ หรือจากไฟล์ Excel และ CSV ได้ด้วย แต่ในกรณีเราจะสร้างจาก “Blank list” ตามภาพค่ะ


4. ระบุชื่อของลิสต์ที่เราต้องการเก็บข้อมูล ในที่นี้จะขอระบุชื่อเป็น “การยืม-คืนอุปกรณ์ในหน่วยงาน” ดังภาพ


5. จากนั้นสร้างคอลัมน์ และระบุชนิดของข้อมูลที่ต้องการเก็บข้อมูล โดยการกดปุ่ม Add column และต้องอย่าลืมว่า คอลัมน์ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลนี้ต้อง สอดคล้อง กับข้อมูลที่กรอกในแบบฟอร์มที่เราสร้างในขั้นตอนที่ 1 ด้วยนะคะ และแนะนำให้ตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับข้อมูลที่เก็บเพื่อง่ายต่อการนำไปใช้ และลดความสับสนได้ค่ะ


6. โปรแกรมจะขึ้นหน้าจอให้เราระบุชนิดของข้อมูลในคอลัมน์ที่เราต้องการจะเพิ่ม ดังภาพค่ะ


7. จากนั้น โปรแกรมจะให้เราระบุรายละเอียดของคอลัมน์ที่ต้องการเพิ่มเติม ซึ่งจะมีรายละเอียดแตกต่างกันไปในแต่ละชนิดของข้อมูล


8. หลังจากที่เราสร้างคอลัมน์จนครบตามที่ต้องการแล้ว เราก็จะมีลิสต์ที่ใช้ในการเก็บข้อมูล ซึ่งเราสามารถเพิ่มเติมหรือแก้ไขในภายหลังได้ ดังภาพค่ะ


9. การจัดการข้อมูลในลิสต์ โดยปกติข้อมูลในลิสต์ เราสามารถเพิ่มได้โดยตรงจากหน้าลิสต์ในขั้นตอนต่างๆ อย่างสังเขป ดังนี้

  • การเพิ่มข้อมูล โดยการกดปุ่ม New ซึ่งจะแสดงหน้าจอให้กรอกข้อมูล ดังต่อไปนี้


               นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่ม/แก้ไขข้อมูลได้โดยการกดปุ่ม Edit in grid view เพื่อจัดการข้อมูลในรูปแบบตาราง ซึ่งจะแสดงหน้าจอให้แก้ไขในอีกมุมมอง แล้วแต่ความถนัด ดังนี้


               ท่านสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ในมุมมอง grid view ได้โดยการกดปุ่ม Add new item หากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถกลับไปยังมุมมองแรกได้โดยการกดปุ่ม Exit grid view เพื่อกลับไปยังมุมมองการดูข้อมูลปกติดังนี้

  • การแก้ไขข้อมูลจากมุมมองดูข้อมูลทั่วไป สามารถทำได้หลายวิธี โดยการกดปุ่ม Edit หรือ Edit in grid view ตามที่ได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ หรือ หากต้องการลบข้อมูล สามารถเลือกรายการที่ต้องการลบ และกดปุ่ม Delete ได้ตามภาพ

                จะเห็นว่า ในลิสต์เองก็มีความสามารถในการจัดการข้อมูล เพิ่ม/แก้ไข/ลบได้ในตัวเองอยู่แล้ว แต่บทความที่ผู้เขียนหยิบยกมานี้ ได้มีการนำแบบฟอร์มมาใช้เป็นช่องทางให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลเข้ามา เพื่อความสะดวก และใช้งานง่ายในการกรอกข้อมูลจากผู้ใช้นั่นเอง
                และมาถึงตรงนี้เราก็จะมีทั้ง แบบฟอร์ม และ ลิสต์ ที่พร้อมจะใช้ในการเก็บข้อมูลกันแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็ถึงคราวที่เราต้องไปเตรียม Flow กันบ้าง แต่สำหรับการสร้าง Flow ที่จะใช้ในการบันทึกข้อมูลจากฟอร์มมาลงลิสต์ที่เตรียมไว้จะขอพูดถึงใน EP. ถัดไปละกันนะคะ(เนื่องจาก EP. นี้ก็เริ่มจะยาวเกินไปแล้ว) ไว้เจอกันใน EP.2 นะคะ ขอบคุณที่ติดตามอ่านจนจบ และหวังว่าจะพอเป็นประโยชน์กับทุกท่านนะคะ