เหตุ: แบ่งเป็น 4 กรณี
(1) ลบแล้ว แต่ยังไม่ Expunge
ก่อนหน้านี้ เคยตั้งค่าให้ Delete แล้วก็ให้ลบหายไปเลย แต่ก็มีบางคน (หลายคน) แจ้งว่า อยากให้แค่ Mark Delete กล่าวคือ … ลบแล้ว แต่ให้เปลี่ยนใจได้ จึง … ทำให้คนอื่น ๆ เมื่อลบแล้ว ก็ต้องกดปุ่ม Expunge ด้วย เพื่อให้ลบถาวร
*** ระบบ PSU Email เมื่อลบและกด Expunge แล้วจะเป็นการลบ ถาวร ไม่สามารถกู้คืนได้ไม่ว่ากรณีใด ๆ ***
(2) ลบแต่จดหมายเล็ก ๆ
บางที เราก็มีจดหมายไม่กี่ฉบับ แต่ว่า แต่ละฉบับ อาจจะแนบไฟล์ขนาดใหญ่ ๆ ทั้งนั้น วิธีการคือ สั่งให้ PSU Webmail แสดง ขนาดของ email แต่ละฉบับ โดยไปที่
Options > Index Order
จากนั้นคลิกปุ่ม Add ข้าง ๆ Size แล้ว คลิก Inbox อีกครั้ง
จะปรากฏ Column “Size” ด้านขวามือ ให้คลิกเรียงลำดับ ตามขนาดของ email ให้เลือกลบฉบับที่มีขนาดใหญ่ ๆ ก่อน แล้ว *** และเมื่อลบแล้ว ก็อย่าลืม Expunge และ อย่าลืม เรียงลำดับใหม่ด้วย มิฉะนั้น จะไม่เห็นอีเมลใหม่สุด อยู่บนสุด *** เพราะระบบกำลังแสดงผลแบบเรียงลำดับตาม ขนาดของอีเมลอยู่
(3) ลบใน Inbox หมดแล้ว แต่พื้นที่ยังเต็ม เป็นเพราะ มันเต็มใน Folder อื่น
ให้คลิกที่ Folder Size ด้านล่างซ้ายของ PSU Webmail
จะแสดงผลให้เห็นว่า จริง ๆ แล้ว Folder ใดที่กินพื้นที่ เมื่อทราบแล้ว ก็ไปจัดการให้ถูกที่
(4) ทำตามข้อ 1-3 แล้ว ยังเต็ม ก็เป็นเพราะมี Folder “Trash” ซึ่งซ่อนอยู่
มันมาได้ไง ?? มาจากการใช้ Mail Client บน โทรศัพท์มือถือ แล้วต่อ IMAP มายัง PSU Email Server มักจะสร้าง “Trash” Folder ไว้ เมื่อผู้ใช้ ลบอีเมล ก็จะย้ายไปไว้ใน Trash นี้ (ไม่ใช่ INBOX.Trash ของระบบ) ซึ่งจะมองเห็นได้บนโทรศัพท์มือถือ แต่ มักจะมองไม่เห็นบน PSU Webmail
วิธีการแก้ไขคือ เลือกให้แสดง Folder นี้ โดยคลิกที่
Folders > Trash > Subscribe
แล้วกด Refresh folder list
ก็จะปรากฏ Trash อยู่ในรายการด้าน ซ้ายมือ ให้ทำการลบได้ตามปรกติ