ข้อแตกต่างระหว่าง Calendar ของ G Suite for Education กับ Free Gmail
สร้าง Event เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม และ จองทรัพยากร
คลิกในช่อง วันบนปฏิทิน ที่เราต้องการนัดประชุม
กรอกหัวข้อการประชุม แล้ว
ใส่รายชื่อ ผู้เข้าร่วมประชุม
และเลือกห้องประชุม
คลิกที่ See guest availability เพื่อดูว่า ว่างพร้อมกันหรือไม่ ทั้งผู้เข้าร่วมประชุม และ ห้อง
หากบางคนไม่ว่างในเวลาที่กำหนด สามารถคลิก Suggested times เพื่อให้ Google Calendar หาเวลาที่ว่างพร้อมกันหมดได้
ใส่คำอธิบาย หัวข้อการประชุมก็ได้
เมื่อกดปุ่ม Save ระบบจะแจ้งว่า ให้ส่ง Email ไปแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ แนะนำว่าควรคลิก Send
เพิ่มเติม เมื่อคลิกเข้ามาดูรายละเอียดการนัดประชุม
- ใน G Suite for Education มีบริการ Hangouts Meet ให้ในตัว (นัดหมายด้วย Free Gmail จะสร้างห้องเองไม่ได้ ทำได้แต่ Join เข้ามา) ซึ่งทำได้ทั้ง Video Call หรือ จะ Phone In ก็ได้ (อันนี้ไม่เคยลอง)
- ดูได้ว่า ใครตอบรับ/ปฏิเสธ/ยังไม่ตอบ (เค้าเรียกว่า RSVP – Répondez s’il vous plaît – Please respond)
- มีแจ้งเตือนก่อนการประชุมจะเริ่ม ตั้งค่าได้ว่าต้องการก่อนเวลานานขนาดไหน (ในตัวอย่างตั้งไว้ 10 นาที)
Free Gmail ทำได้แค่นี้
ต่อไป เป็นตัวอย่างนัดกับผู้ที่มีตารางนัดหมายแน่น ๆ
และแสดงการจอง ห้องประชุม และ Projector
เลือก จำนวนชั่วโมง (ในที่นี้ 1 ชั่วโมง) แล้วเลื่อนหาช่องที่ว่างตรงกันได้
การทำรายงานการใช้ทรัพยาการ (ยกตัวอย่างห้องประชุม)
คลิกที่ รูปแว่นขยาย เลือก ปฏิทินของทรัพยากร (ในที่ คือห้องประชุม) ที่ต้องการดู
แล้วเลือก ช่วงเวลาที่จะทำรายงาน (ในที่นี้ เป็นตัวอย่างการทำรายงานการใช้ ห้องประชุม ตั้งแต่ 1 พฤษภาคม – 31 พฤษภาคม) แล้ว คลิก ปุ่ม Search
ก็จะได้รายงานอย่างนี้
หวังว่าจะเป็นประโยขน์ครับ