สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ปิดการลงทะเบียนแบบอัตโนมัติเมื่อครบตามจำนวนที่ต้องการ

อีกหนึ่งปัญหาของการใช้งาน Google Form เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ ที่ผมได้เจอมากับตัวเองคือ ไม่สามารถจำกัดจำนวนผู้ที่มาลงทะเบียนแบบออนไลน์ได้ ทั้ง ๆ ที่การจัดอบรม/สัมมนาต่าง ๆ เราประกาศว่า “รับจำนวนจำกัด” จึงเป็นที่มาของการหาคำตอบในครั้งนี้ครับ ว่า…

“ทำอย่างไร ให้แบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ (Google Form)
สามารถปิดการลงทะเบียนได้
เมื่อมีผู้สมัครครบตามจำนวนที่ต้องการ ?”


** หมายเหตุ **

การใช้ Script : formLimiter v.1.0.2 นี้ จะสามารถใช้ได้กับ Google Spreadsheets “เวอร์ชั่นเก่า” เท่านั้นครับ เวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ

Script Gallery ==> Add-ons

ซึ่ง formLimitter นั้น ผู้พัฒนายังไม่ได้พัฒนาเข้าไปอยู่ใน Add-ons  จึงทำให้หลาย ๆ ท่าน ที่สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งาน Script อันนี้ได้ครับ

ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้ Script ดังกล่าว แนะนำว่าให้สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นเก่า นะครับ สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม

goo.gl/pprjA5

1. ไปที่มุมมองของ View responses
googleform_004googleform_005

จากนั้น คลิกเมนู Tools > เลือก Script gallery…
googleform_023
แล้วค้นหา Script ที่ชื่อว่า “formLimiter” ในช่อง Search แล้วคลิกปุ่ม Search
เมื่อปรากฎ  “formLimiter v.1.0.2” ให้ดำเนินการติดตั้ง โดยคลิกปุ่ม Installgoogleform_024

คลิกปุ่ม Continue > ปุ่ม Accept > และปุ่ม Close เป็นอันเสร็จเรียบร้อย
googleform_025
googleform_026
googleform_027

2. จะเห็นว่ามีเมนูที่ชื่อว่า formLimiter ปรากฎเพิ่มขึ้นมาใหม่
จากนั้นให้ คลิกเมนู formLimiter > เลือก Run initial configuration เพื่อเปิดการใช้งาน Script
googleform_028

เมื่อเปิดการใช้งานเรียบร้อย เมนูย่อยจะเปลี่ยนไปดังภาพด้านล่าง ให้ คลิกเลือก Settings
googleform_029

3. ในส่วนนี้จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขของการ “ปิดแบบฟอร์มการลงทะเบียนออนไลน์”
ซึ่งจะมีด้วยกัน 3 เงื่อนไขให้เลือกใช้ ดังนี้
googleform_033

 3.1  date and time – ใช้ในกรณีที่กำหนดให้ปิดการลงทะเบียนเป็นช่วงของเวลา โดยไม่จำกัดจำนวนผู้สมัคร
googleform_030

3.2  max number of form response – ใช้ในกรณีที่ต้องการรับผู้สมัครแบบจำกัดจำนวน
googleform_031

3.3  spreadsheet cell value – ใช้ตรวจสอบเงื่อนไขตามค่าของข้อมูลใน cell
จะปิดการลงทะเบียนเมื่อข้อมูลใน cell ตรงกับค่าที่ได้กำหนดไว้
googleform_032

ในส่วนนี้ผมขอให้เลือกเป็น spreadsheet cell value นะครับ
โดยให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะดังนี้

ช่องแรก ให้ระบุ Cell ที่ใช้เป็น “Sheet2!A1” และ
ช่องสอง ให้ระบุจำนวนที่ต้องการรับลงทะเบียน (ในที่นี้ผมกำหนดรับที่ 50 คน)
googleform_043

แนะนำว่า ให้นำเครื่องหมายถูกออก เนื่องจากระบบจะทำการส่งเมลทุกครั้งที่มีการลงทะเบียน
อาจทำให้เกิดอีเมลขยะจากการแจ้งเตือนเป็นจำนวนมากได้ (กรณีที่รับผู้สมัครจำนวนมาก)

จากนั้น คลิกปุ่ม Save settings เป็นอันเสร็จสิ้น
googleform_044

4. ขณะนี้เรายังอยู่ในหน้าของ View response
ให้ทำการสร้าง “Sheet2” เพิ่มขึ้นอีกหนึ่ง เพื่อใช้ในการนับจำนวนผู้สมัคร (ดังภาพ)
โดยให้กำหนดเงื่อนไขใน Cell A1 ดังนี้  =COUNTUNIQUE('Form Responses'!B2:B1000)

ในส่วนนี้จะเป็นการแก้ปัญหา กรณีที่ผู้สมัครลงทะเบียนซ้ำหลาย ๆ ครั้ง (ซึ่งมีอยู่บ่อยครั้ง)
เงื่อนไขนี้จะทำการนับจำนวนจากชื่อ-นามสกุลของผู้สมัคร หากซ้ำกันจะนับเป็น 1 คน
(*ยกเว้นในกรณีที่ผู้ลงทะเบียน พิมพ์ชื่อ-นามสกุลในแต่ละครั้ง ไม่เหมือนกัน)
เมื่อครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ ระบบจะทำการปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ

googleform_045

5. จากนั้นให้กลับมาที่มุมมองของ Edit questions ซึ่งเป็นหน้าเริ่มต้นของการสร้างแบบฟอร์ม
googleform_016

คลิกที่เมนู Response > เลือก Accepting responses
googleform_021

จากนั้นจะปรากฎ กล่อง This form has been turned off. ขึ้นมาให้
ซึ่งกล่องนี้จะปรากฎขึ้น เมื่อมีผู้สมัครลงทะเบียนครบตามจำนวนที่ได้กำหนดไว้
ดังนั้น ให้กำหนดข้อความแสดงการ “ปิดรับการลงทะเบียน” เพื่อแจ้งให้ผู้สนใจได้รับทราบ
ดังตัวอย่างข้อความในภาพ
googleform_039

เมื่อกำหนดข้อความดังกล่าวเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ให้กลับไปคลิกที่เมนู Response > เลือก Accepting responses อีกครั้ง
เพื่อปิดกล่องดังกล่าว (หากไม่ปิด หน้าแบบฟอร์มลงทะเบียนจะมีลักษณะดังภาพด้านล่าง)
และทำให้ผู้สมัคร ไม่สามารถลงทะเบียนออนไลน์ได้

ลักษณะของหน้าแบบฟอร์มลงทะเบียน เมื่อมีผู้สมัครลงทะเบียนครบตามจำนวนที่กำหนดไว้
googleform_038

Leave a Reply