การตั้งรหัสผ่าน ใน Google Form

ทำไมต้องใส่รหัสผ่าน!!  อย่างเช่นบางทีเราทำแบบทดสอบออนไลน์ ลงทะเบียนออนไลน์ หรือต้องการให้ใครกรอกข้อมูลเฉพาะกลุ่มที่เราต้องการ โดยไม่ให้คนอื่นมากรอกมั่ว หรือกรอกเล่น เราจะต้องมีรหัสผ่านก่อนที่จะเข้าไปกรอกฟอร์ม มีวิธีการยังไง มาดูกันค่ะ 1.สร้างฟอร์มขึ้นมา 1 ฟอร์ม กำนหดค่าต่าง ๆ ดังรูป หมายถึงต้องกรอกรหัสผ่านของฟอร์มชุดนี้คือ “abc123” หากกรอกผิดจะแสดงข้อความ “คุณกรอกรหัสผิดค่ะ!!!” 2. Add Section เพื่อเป็นการลงชื่อเข้าใช้ ดังรูป 3. มาทดสอบกัน กรณีกรอกรหัสผ่านผิด จะกดปุ่ม “Next” ก็ไม่ไปไหน 4. กรณีกรอกรหัสผ่านถูกต้อง กดปุ่ม Next ก็จะสามารถเข้าไปยังหน้าฟอร์มถัดไปได้ นี่คือเทคนิคการทำรหัสผ่านในการทำฟอร์ม เพื่อให้มีรหัสผ่าน จะทำให้ฟอร์มของเรานี้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้นค่ะ

Read More »

วิธีใช้งาน Google Form ให้เฉพาะผู้เกี่ยวข้องเท่านั้นที่จะตอบแบบฟอร์มได้ โดยต้องไม่บังคับ Login ด้วย Google Account ด้วย

Google Form เป็นเครื่องมือสร้างแบบสำรวจยอดฮิต สร้างง่าย ใช้ง่าย เหมาะสำหรับงานที่เปิดให้ใครก็ได้ สามารถตอบแบบสอบถาม แต่ ถ้าต้องการให้เฉพาะคนในองค์กรซึ่งใช้ G Suite (เช่น กรณีของ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ใช้ G Suite for Education โดเมน psu.ac.th เป็นต้น) ตอบแบบสอบถามเท่านั้น ก็พอจะทำได้ แต่ก็จะเจอปัญหาคือ ผู้ใช้ในองค์กรอาจจะ Login ด้วย Web Browser ซึ่ง Sign-In ด้วย Gmail ส่วนตัว ก็จะยุ่งยากหน่อย ต้องสลับ Account เป็นต้น แล้วยิ่งบางคน ใช้ LINE เพื่อ Scan QR Code แล้วก็ไปใช้ In-App Browser ซึ่งก็ไม่รู้ว่า Sign-In ด้วย Account ไหน ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าเป็นการไปใช้งานนอกสถานที่ที่ใช้ประจำ Google ก็มักจะ Challenge โดยการ ให้ระบุ เบอร์โทรศัพท์มือถือ หรือ Email ที่ใช้ Recovery สร้างความวุ่นวายได้เป็นอย่างมาก แล้ว ก็มี Requirement “ง่าย ๆ” มาให้คิด ต้องการออกแบบระบบ ลงคะแนน ให้คณะกรรมการ ซึ่งอยู่ทั้งในและนอกองค์กร ท่าน ๆ เหล่านี้ ล้วน … ทรงคุณวุฒิ และ วัยวุฒิ ใช้อุปกรณ์หลากหลาย ส่งแบบฟอร์มไปให้กรอก โดยผ่าน Email ท่าน ๆ ซึ่งเป็น @yahoo.com, @hotmail.com, @gmail.com, @xxx.edu, @xxxxxxxxx บางท่าน ไม่มี Email แต่มี LINE เท่านั้น การลงคะแนน ต้องมั่นใจว่า กรรมการแต่ละท่าน เป็นผู้ลงคะแนนจริง ๆ ท่าน ๆ ลงคะแนนได้ 1 เสียงเท่านั้น เปลี่ยนใจได้ด้วย คือ ตอนแรกจะลงคะแนนอย่างนึง แล้วก็ Submit ไปแล้ว แต่ก็คิดว่า เอ๊ะ เปลี่ยนใจแระ (ในกรอบเวลา) ไม่สามารถทราบได้ว่าใครเป็นผู้ลงคะแนนได้ (โดยง่าย) แนวทางการแก้ปัญหา Google Form มี Feature นึง ที่บางคนไม่เคยใช้ นั่นคือ “Get pre-filled link” Pre-filled Link กล่าวคือ ทำการกรอกข้อมูลบางอย่างใน Google Form แล้วส่งให้ผู้ใช้ เช่น เรารู้อยู่แล้วว่า จะส่งแบบฟอร์มนี้ ไปทาง Email ของกรรมการท่านนี้ ก็แทนที่ต้องให้ท่าน กรอกชื่อตัวเอง เราก็กรอกไปให้ท่านเลย อะไรทำนองนั้น Idea ของเราคือ จะสร้าง “Question” ชื่อ Token ขึ้นมา (จะตั้งว่าอะไรก็ได้นะ) แล้วคลิกที่ “Get Pre-filled Link” จะได้แบบฟอร์มพร้อมกรอกอย่างนี้ เราก็จะ Mark ตำแหน่งที่จะแทนค่า Token ด้วยการใส่คำอะไรก็ได้ แต่ในที่นี้ จะใส่เป็นคำว่า “token” ตัวพิมพ์เล็ก ไปใส่ แล้วคลิกปุ่ม Get Link จากนั้น คลิกปุ่ม COPY LINK Link ที่ได้ จะเป็นแบบนี้ https://docs.google.com/forms/d/e/XXXXXXXXXX/viewform?usp=pp_url&entry.625502761=token จากนั้นแค่ค่า ข้อความ “token” ด้วยค่า Hash เช่น เอาชื่อ นามสกุล และ email address ของแต่ละคนมาเข้ารหัส MD5

Read More »

[GAFE] ใช้ Google Forms เพื่อ Upload ไฟล์ได้แล้ว

Google Forms เป็นเครื่องมือในการสร้างแบบสำรวจ แบบสอบถาม และแบบทดสอบที่ใช้งานได้ง่าย ใช้งานได้อย่างกว้างขวาง แต่ที่ผ่านมา ก็มีข้อจำกัดที่ยังด้อยกว่าการสร้าง Web Form นั่นคือ การใช้งาน Google Forms เพื่อ Upload ไฟล์ เช่น แบบฟอร์มการรับสมัคร แล้วต้องการให้ผู้ใช้ ส่งสำเนาบัตรประชาชนมาด้วย และแล้ว … ปลายปี 2559 Google Forms ก็เพิ่มความสามารถนี้เข้ามา แต่ “ให้ใช้เฉพาะ Google Apps” เท่านั้น หมายความว่า ผู้ที่ใช้ Free Gmail Account จะไม่สามารถใช้งานได้ ขั้นตอนการใช้งาน สร้าง Google Forms ด้วย Google Apps Account สร้างคำถามตามปรกติ แล้วในส่วนของการ Upload ไฟล์ คลิก Option ของชนิดของคำถามแล้วเลือกเป็น File Upload จากนั้นยอมรับเงื่อนไข โดยคลิก Continue จากนั้น สามารถ กำหนดขนาดสูงสุดของไฟล์ได้ กำหนดชนิดของไฟล์ก็ได้ คลิก แล้ว Apply กำหนดจำนวนของไฟล์ที่จะ Upload ก็ได้ เมื่อมีผู้ส่งไฟล์เข้ามา ก็จะเก็บไว้ใน Google Drive ขึ้นต้นด้วยชื่อไฟล์ แล้ว มีชื่อ (ตาม Email address)  ของผู้ส่ง แต่ไม่ต้องห่วง หากมีการส่งชื่อไฟล์ซ้ำกัน จากคนๆเดียวกัน ไฟล์ใน Google Drive จะแยกจากกันด้วย Unique ID เราสามารถเห็นความแตกต่างได้จากเวลา และในส่วนของ Response ก็จะมองเห็นว่า ใครส่งไฟล์อะไรมา ครับ

Read More »

สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ปิดการลงทะเบียนแบบอัตโนมัติเมื่อครบตามจำนวนที่ต้องการ

อีกหนึ่งปัญหาของการใช้งาน Google Form เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ ที่ผมได้เจอมากับตัวเองคือ ไม่สามารถจำกัดจำนวนผู้ที่มาลงทะเบียนแบบออนไลน์ได้ ทั้ง ๆ ที่การจัดอบรม/สัมมนาต่าง ๆ เราประกาศว่า “รับจำนวนจำกัด” จึงเป็นที่มาของการหาคำตอบในครั้งนี้ครับ ว่า… “ทำอย่างไร ให้แบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ (Google Form) สามารถปิดการลงทะเบียนได้ เมื่อมีผู้สมัครครบตามจำนวนที่ต้องการ ?” ** หมายเหตุ ** การใช้ Script : formLimiter v.1.0.2 นี้ จะสามารถใช้ได้กับ Google Spreadsheets “เวอร์ชั่นเก่า” เท่านั้นครับ เวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งานได้ เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ Script Gallery ==> Add-ons ซึ่ง formLimitter นั้น ผู้พัฒนายังไม่ได้พัฒนาเข้าไปอยู่ใน Add-ons  จึงทำให้หลาย ๆ ท่าน ที่สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นปัจจุบัน ไม่สามารถใช้งาน Script อันนี้ได้ครับ ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้ Script ดังกล่าว แนะนำว่าให้สร้าง Google Spreadsheets ด้วยเวอร์ชั่นเก่า นะครับ สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม goo.gl/pprjA5 1. ไปที่มุมมองของ View responses จากนั้น คลิกเมนู Tools > เลือก Script gallery… แล้วค้นหา Script ที่ชื่อว่า “formLimiter” ในช่อง Search แล้วคลิกปุ่ม Search เมื่อปรากฎ  “formLimiter v.1.0.2” ให้ดำเนินการติดตั้ง โดยคลิกปุ่ม Install คลิกปุ่ม Continue > ปุ่ม Accept > และปุ่ม Close เป็นอันเสร็จเรียบร้อย 2. จะเห็นว่ามีเมนูที่ชื่อว่า formLimiter ปรากฎเพิ่มขึ้นมาใหม่ จากนั้นให้ คลิกเมนู formLimiter > เลือก Run initial configuration เพื่อเปิดการใช้งาน Script เมื่อเปิดการใช้งานเรียบร้อย เมนูย่อยจะเปลี่ยนไปดังภาพด้านล่าง ให้ คลิกเลือก Settings 3. ในส่วนนี้จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขของการ “ปิดแบบฟอร์มการลงทะเบียนออนไลน์” ซึ่งจะมีด้วยกัน 3 เงื่อนไขให้เลือกใช้ ดังนี้  3.1  date and time – ใช้ในกรณีที่กำหนดให้ปิดการลงทะเบียนเป็นช่วงของเวลา โดยไม่จำกัดจำนวนผู้สมัคร 3.2  max number of form response – ใช้ในกรณีที่ต้องการรับผู้สมัครแบบจำกัดจำนวน 3.3  spreadsheet cell value – ใช้ตรวจสอบเงื่อนไขตามค่าของข้อมูลใน cell จะปิดการลงทะเบียนเมื่อข้อมูลใน cell ตรงกับค่าที่ได้กำหนดไว้ ในส่วนนี้ผมขอให้เลือกเป็น spreadsheet cell value นะครับ โดยให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะดังนี้ ช่องแรก ให้ระบุ Cell ที่ใช้เป็น “Sheet2!A1” และ ช่องสอง ให้ระบุจำนวนที่ต้องการรับลงทะเบียน (ในที่นี้ผมกำหนดรับที่ 50 คน) แนะนำว่า ให้นำเครื่องหมายถูกออก เนื่องจากระบบจะทำการส่งเมลทุกครั้งที่มีการลงทะเบียน อาจทำให้เกิดอีเมลขยะจากการแจ้งเตือนเป็นจำนวนมากได้ (กรณีที่รับผู้สมัครจำนวนมาก) จากนั้น คลิกปุ่ม Save settings เป็นอันเสร็จสิ้น 4. ขณะนี้เรายังอยู่ในหน้าของ View response ให้ทำการสร้าง “Sheet2” เพิ่มขึ้นอีกหนึ่ง เพื่อใช้ในการนับจำนวนผู้สมัคร (ดังภาพ) โดยให้กำหนดเงื่อนไขใน Cell

Read More »

สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

เนื่องจากว่ามีผู้สอบถามถึงการใช้งานแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ แบบให้สามารถตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังผู้สมัครเมื่อเข้ามาลงทะเบียน ผมเห็นว่าน่าจะมีประโยชน์สำหรับ Admin หรือผู้ใช้งาน Google Form หลาย ๆ ท่าน จึงได้สรุปเป็นขั้นตอน ตามที่ผมได้ทำมา หวังว่าจะเป็นประโยชน์ให้กับทุก ๆ ท่านนะครับ ** หมายเหตุ ** เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่ จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ Script Gallery ==> Add-ons ซึ่งบทความที่ผมเขียนขึ้นนี้ ขออ้างอิงเมนูและการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่านะครับ ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่า สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม goo.gl/pprjA5 1. คลิก Form  เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ 2. กำหนดรายละเอียดข้อมูลของแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ (ในส่วนนี้จะไม่ขออธิบายรายละเอียดในการสร้างแบบฟอร์ม นะครับ) 3. คลิก View response เข้าสู่มุมมองของ View responses เพื่อกำหนดต่าง ๆ 4. คลิกเมนู Tools > เลือก Script manager… (เป็นส่วนจัดการ Script ต่าง ๆ) จากนั้น คลิกปุ่ม New เพื่อสร้าง Script สำหรับการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ ตั้งชื่อไฟล์ Script ใหม่ โดยใช้ชื่อว่า “sendEmail” จากนั้น Copy Script ด้านล่างนี้ วางไว้ดังภาพข้างต้น ** ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลจำลอง เพื่อให้สามารถเข้าใจในรายละเอียดของ Script ได้ เมื่อผู้ใช้งานนำไปใช้จริง สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ตามความเหมาะสม ** function sendEmail(e) { var userEmail = e.values[4]; var firstName = e.values[1]; var trainingTitle = “อบรมการใช้โปรแกรม Smart Notebook sympodium & Smart board สำหรับการจัดการเรียนการสอนทางไกล”; var infoLink = “http://clpd.psu.ac.th/clpd_2012”; var emailAdd = “clpdpsu@psu.ac.th”; var subject = “ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ ม.อ. : ตอบรับเข้าร่วมอบรมโครงการเชิงปฏิบัติการ” var emailBody = “เรียนคุณ: “+firstName+”\n\n ท่านได้ทำการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการ”+ “หัวข้อ \”” + trainingTitle + “\””+ ” ในวันพุธที่ 16 กรกฎาคม 2557 เวลา 09.00-16.00 น.”+ ” ณ ห้องอบรม ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ อาคาร 1 มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่”+ “\n ทางศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ตอบรับการเข้าร่วมโครงการดังกล่าวแล้วค่ะ”+ “\n”+ “\n ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: ” + infoLink + “\n”+ “\n”+ “\nขอบคุณสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการค่ะ”+ “\n”+ “\nศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์”+ “\nโทรศัพท์ : 074-289203-4″+ “\nE-mail : ” + emailAdd; MailApp.sendEmail(userEmail , subject, emailBody); } หมายเหตุ อักษรสีแดง คือ ข้อความที่สามารถแก้ไขได้ อักษรสีฟ้า

Read More »