สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

เนื่องจากว่ามีผู้สอบถามถึงการใช้งานแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ แบบให้สามารถตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังผู้สมัครเมื่อเข้ามาลงทะเบียน ผมเห็นว่าน่าจะมีประโยชน์สำหรับ Admin หรือผู้ใช้งาน Google Form หลาย ๆ ท่าน จึงได้สรุปเป็นขั้นตอน ตามที่ผมได้ทำมา หวังว่าจะเป็นประโยชน์ให้กับทุก ๆ ท่านนะครับ


** หมายเหตุ **

เนื่องจาก Google ได้มีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของ Script ใหม่
จาก Script Gallery ไปเป็น Add-ons ครับ

Script Gallery ==> Add-ons

ซึ่งบทความที่ผมเขียนขึ้นนี้ ขออ้างอิงเมนูและการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่านะครับ
ดังนั้น หากผู้ใช้งาน ต้องการใช้งาน Google Spreadsheets เวอร์ชั่นเก่า สามารถเข้าไปสร้างผ่านลิงค์ด้านล่างนี้ได้เลยครับผม

goo.gl/pprjA5

1. คลิก Form  เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์

googleform_001googleform_002

2. กำหนดรายละเอียดข้อมูลของแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ
(ในส่วนนี้จะไม่ขออธิบายรายละเอียดในการสร้างแบบฟอร์ม นะครับ)
googleform_016

3. คลิก View response เข้าสู่มุมมองของ View responses เพื่อกำหนดต่าง ๆ

4. คลิกเมนู Tools > เลือก Script manager… (เป็นส่วนจัดการ Script ต่าง ๆ)
จากนั้น คลิกปุ่ม New เพื่อสร้าง Script สำหรับการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ
googleform_006googleform_007

ตั้งชื่อไฟล์ Script ใหม่ โดยใช้ชื่อว่า “sendEmail”
googleform_009-2

จากนั้น Copy Script ด้านล่างนี้ วางไว้ดังภาพข้างต้น
** ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลจำลอง เพื่อให้สามารถเข้าใจในรายละเอียดของ Script ได้
เมื่อผู้ใช้งานนำไปใช้จริง สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ตามความเหมาะสม **

function sendEmail(e) {
 var userEmail = e.values[4];
 var firstName = e.values[1];
 var trainingTitle = "อบรมการใช้โปรแกรม Smart Notebook sympodium & Smart board สำหรับการจัดการเรียนการสอนทางไกล";
 var infoLink = "http://clpd.psu.ac.th/clpd_2012";
 var emailAdd = "clpdpsu@psu.ac.th";
 var subject = "ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ ม.อ. : ตอบรับเข้าร่วมอบรมโครงการเชิงปฏิบัติการ"
 var emailBody = "เรียนคุณ: "+firstName+"\n\n ท่านได้ทำการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการ"+
 "หัวข้อ \"" + trainingTitle + "\""+
 " ในวันพุธที่ 16 กรกฎาคม 2557 เวลา 09.00-16.00 น."+
 " ณ ห้องอบรม ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ อาคาร 1 มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่"+
 "\n ทางศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ตอบรับการเข้าร่วมโครงการดังกล่าวแล้วค่ะ"+
 "\n"+
 "\n ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: " + infoLink + 
 "\n"+
 "\n"+
 "\nขอบคุณสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการค่ะ"+
 "\n"+
 "\nศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์"+
 "\nโทรศัพท์ : 074-289203-4"+
 "\nE-mail : " + emailAdd;
 MailApp.sendEmail(userEmail , subject, emailBody); 
}

หมายเหตุ
อักษรสีแดง คือ ข้อความที่สามารถแก้ไขได้
อักษรสีฟ้า คือ ชื่อตัวแปร ที่ใช้สำหรับเก็บค่าต่าง ๆ ที่กำหนดไว้
* สามารถปรับแก้ไข Script ได้ตามข้อมูลของแบบฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น
ซึ่ง Script นี้ อ้างอิงตามแบบฟอร์มลงทะเบียนในข้อที่ 2

5. เมื่อกำหนดรายละเอียดข้อมูลการตอบรับ (Script) เสร็จเรียบร้อยแล้ว
จากนั้น คลิกเมนู Resources > เลือก Current Project’s triggers
googleform_010

และคลิก No triggers setup. Click here to add one now.
googleform_011

เลือก On form submit แล้วคลิกปุ่ม Save / ปุ่ม Continue และ ปุ่ม Accept
เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้าง Script สำหรับการตอบรับอีเมลแบบอัตโนมัติ
googleform_012
googleform_013
googleform_014

คลิกปุ่ม Close (หากต้องการแก้ไข Script ให้คลิกปุ่ม Edit… ด้านบน)
googleform_015

6. ทดสอบการตอบรับการลงทะเบียน
ว่า Script ที่สร้างไว้ มีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถตอบรับทางอีเมลแบบอัตโนมัติได้

ไปที่มุมมอง View live form เพื่อทดสอบการลงทะเบียนจริง
googleform_040
googleform_017

จากนั้นให้ตรวจสอบดูในมุมมอง View responses ว่ามีข้อมูลปรากฎให้เห็นหรือไม่
และตรวจสอบอีเมลที่ได้ระบุไว้ ว่ามีการตอบรับจากระบบหรือไม่
googleform_019
googleform_020

หมายเหตุ  หากพบว่าไม่มีการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจากระบบ อาจต้องทำการตรวจสอบ Script ใหม่อีกครั้ง เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาด

2 comments for “สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

  1. นิติ โชติแก้ว
    October 17, 2014 at 10:12 am

    แจ๋วครับเยี่ยมมากๆ ลองทำดูแล้ว

  2. napass.k
    July 23, 2015 at 11:30 pm

    เยี่ยมคับ เด๋วจะลองนำไปใช้บ้าง ^^

Leave a Reply