Tag: Project Management

จากบทความ
การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 4 : การวางแผนงาน)
และ
การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 5 : การตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมาย และการบันทึกผลการทำงาน)
ได้กล่าวถึง ขั้นตอนการใช้ TFS ในการวางแผน การเข้าไปดูงานที่ได้รับมอบหมาย และการบันทึกผลการปฏิบัติงาน

บทความต่อไปนี้ จะเป็นเนื้อหาต่อเนื่องจาก 2 บทความข้างต้น นั่นคือ เราจะสามารถใช้ TFS ในการติดตามผลการดำเนินงานได้อย่างไรบ้าง
ในกระบวนการบริหารจัดการโครงการ “ขั้นตอนการติดตามงาน” ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างมาก และเป็นขั้นตอนที่ผู้จัดการโครงการต้องปฏิบัติ และปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ เพื่อให้สามารถตรวจสอบความล่าช้าของโครงการ และค้นหาปัญหาที่ทำให้ล่าช้า เพื่อนำไปสู่แนวทางแก้ไขที่ทันเวลานั่นเอง

TFS สามารถตรวจสอบ หรือติดตามงานได้หลายวิธี ในบทความนี้ ได้หยิบยกมาให้เห็นด้วยกัน 3 วิธี อย่าให้เสียเวลา เรามาทำความรู้จัก ในแต่ละวิธีกันเลยค่ะ….

วิธีที่ 1 ตรวจสอบจาก Stage

โดย Stage
TO DO = ยังไม่ดำเนินการ
IN PROGRESS = อยู่ระหว่างการดำเนินการ
DONE = ดำเนินการเสร็จแล้ว

วิธีนี้ เป็นการติดตามงานในภาพของแต่ละงานย่อย หรือ Task นั่นเอง โดยดูจากปริมาณงานที่อยู่ใน Stage ถ้า Tasks ทุก Tasks อยู่ใน Stage = DONE สบายใจได้เลยค่ะ แต่ถ้าจะถึงเวลาปิดโครงการแล้วแต่ Tasks ยังอยู่ใน TO DO หรือ IN PROGRESS จำนวนมาก ต้องรีบสอบถามสมาชิกเลยนะค่ะว่าเกิดอะไรขึ้น เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงทีค่ะ

วิธีที่ 2 ตรวจสอบจาก Burndown Chart ซึ่งจะแสดงเป็นกราฟง่ายๆที่ใช้บอกเราว่า “เราทำงานเสร็จไปแล้วเท่าไรและเราเหลืองานที่ต้องทำอีกเท่าไร” แสดงดังรูป

จากรูป วิธีนี้เป็นการติดตามงานในมุมมองภาพรวมทั้งโครงการ นั่นคือ หากงานเป็นไปตามแผนการดำเนินงาน Remaining Work ที่เหลือในแต่ละช่วงเวลาจะต้องต่ำกว่าเส้น Ideal Trend นะค่ะ หากเลยเส้น แสดงว่างานไม่เสร็จตามแผน ถ้าเจอแบบนี้อย่านิ่งนอนใจนะค่ะ ต้องหาว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นที่ทำให้งานช้ากว่าที่กำหนด และหาแนวทางแก้ไขนะค่ะ อย่าให้นานเกินไปจะแก้ไขได้ยากขึ้นค่ะ

วิธีที่ 3 ตรวจสอบจาก Work By Assinged To ดังรูปด้านล่างค่ะ

การติดตามจาก Work By Assigned To นั้นดูจำนวนชั่วโมงที่เหลือ ถ้าชั่วโมงยังเหลือเยอะ แสดงว่างานยังเหลืออีกเยอะ ดังนั้นจะต้องไปติดตามรายตัวแล้วค่ะ ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้น วิธีนี้จะดีหน่อยตรงที่ สามารถติดตามในมุมมองของรายบุคคลได้เลยค่ะ

จะเห็นได้ว่าการติดตามผลการดำเนินงานโดย TFS ทำได้ง่ายมาก และเป็นเครื่องมือที่ใช้งานสะดวกด้วย สามารถติดตามรายโครงการ รายบุคคล หรือราย Tasks ได้ตามที่ต้องการ ทำให้ผู้จัดการโครงการติดตามสถานะของโครงการได้ ซึ่งหากพบว่าไม่เป็นไปตามแผน สามารถหาแนวทางแก้ไขได้ทันท่วงที ก่อนที่จะทำให้โครงการล่าช้าหรือเมื่อเวลาล่วงเลยไป จะแก้ไขปัญหาได้ยากขึ้น

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการรายงานความก้าวหน้าของโครงการ เพื่อนำเสนอให้กับผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทราบถึงสถานะของโครงการ ซึ่งเข้าใจข้อมูลได้ง่าย…(เห็นด้วยใช่ไม๊ค่ะ)

จากบทความต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับ TFS ผู้นำเสนอ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าการนำเสนอ หรือบทความแต่ละบทความจะประโยชน์กับทุกๆ ที่สนใจนะค่ะ…. ^___^ อย่างน้อยก็ได้นำเสนอให้ทุกคนได้รู้จักกับเครื่องมือ TFS ในมุมมองของการบริหารจัดการโครงการนะค่ะ…

จากบทความ การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 4 : การวางแผนงาน) เป็นบทบาทของ Project manager ในการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม สำหรับในบทความนี้ จะกล่าวถึงในมุมมองของสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายงานบ้าง ว่าจะสามารถเข้าไปดูงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างไรได้บ้าง เรามาดูกันเลยนะค่ะ…

สำหรับสมาชิกในทีม สามารถตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมาย ได้ในมุมมองดังนี้

Step 1 จาก TFS เลือกโครงการที่ต้องการตรวจสอบงานที่ได้รับอบหมาย ตามรูปที่ 1

Step 2 เลือก Work จากนั้นเลือก Blacklogs และเลือก Sprint ที่ต้องการ ดังรูปที่ 2

Step 3 ทำการเลือกชื่อของตนเอง ดังรูปที่ 3

Step 4 จะแสดง Tasks ที่ได้รับมอบหมาย ตามรูปที่ 4 นะค่ะ

จากขั้นตอนข้างต้น ทำให้เจ้าตัวทราบว่า มี Tasks อะไรบ้างที่ได้รับมอบหมาย แต่ละ Task มีสถานะเป็นอย่างไรแล้วบ้าง ซึ่งได้แก่ ยังไม่ดำเนินการ กำลังดำเนินการ หรือดำเนินการเสร็จไปเรียบร้อยแล้วนั่นเอง…ยังมีอีกมุมมองนึงที่ทีมงานสามารถตรวจสอบปริมาณงานว่า งานที่ได้รับมอบหมาย มีปริมาณคงเหลือมากน้อยเพียงใด โดยตรวจดูจากเวลาที่เหลือ ดังนี้ค่ะ ^__^

เลือก Backlogs สามารถดูเวลางานที่เหลือจาก Work by Assigned to และดูจากชื่อของตนเอง ว่ามีจำนวนชั่วโมงเวลาที่เหลือเท่าไหร่ หากมีปริมาณชั่วโมงเยอะ แสดงว่าปริมาณงานยังเยอะอยู่นะค่ะ… ขั้นตอนสามารถดูได้จากรูปที่ 5 นะค่ะ

จากบทความข้างต้น เป็นการตรวจสอบปริมาณงานของทีมงานแต่ละคนนะค่ะว่าได้รับมอบหมายงานอะไรบ้าง มีปริมาณเหลือมากน้อยเพียงใด ขั้นตอนต่อไปปจะเล่าถึงขั้นตอนของการบันทึกผลการปฏิบัติงานให้ฟังต่อนะค่ะ

สำหรับการบันทึกผลการปฏิบัติงาน สามารถทำได้ดังนี้ค่ะ
Spet 1 เลือก Work จากนั้นเลือก Blacklogs และเลือก Sprint ที่ต้องการ ดังรูปที่ 6

Step 2 เลือก Task ที่ต้องการบันทึกผล จะแสดงดังรูปที่ 7

จากรูปที่ 7 จะต้อง Update ข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้
1. State โดยประกอบด้วย Inprogress คือ กำลังดำเนินการ และ Todo หมายถึง ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว
2. Remaining work ให้ระบุจำนวนชั่วโมงที่เหลือ
3. History ให้ระบุข้อมูลต่าง ๆ ที่ดำเนินการ โดยสามารถแนบไฟล์ต่าง ๆ เข้าไปได้
เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ก็ทำการกดปุ่ม Save เพื่อบันทึกผลการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนง่าย ๆ ไม่ยากใช่ไม๊ค่ะ เห็นไม๊ค่ะว่า TFS สามารถช่วยเรื่องการวางแผน การมอบหมาย และการบันทึกผลการทำงานได้ ในครั้งต่อไป จะมากล่าวมุมมองการติดตามการดำเนินงาน หรือติดตามผลการปฏิบัติงาน ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่…อย่าลืมติดตามกันต่อนะค่ะ… ขอบคุณค่ะ