
Case Study: ระบบประเมินผลออนไลน์ด้วย Google Sheets แบบแก้ไขได้เฉพาะส่วนของตนเอง แต่มองเห็นของคนอื่นได้ด้วย
โจทย์มีอยู่ว่า ต้องการระบบประเมินผล Online ให้อาจารย์จากหลาย ๆ มหาวิทยาลัย จำนวน 5 ท่าน ประเมินผลการทำงาน ในมุมมองต่าง ๆ แยกตาม Sheet และ ในแต่ละมุมมอง อาจารย์แต่ละท่าน สามารถเลือกตัวเลือกจาก Dropdown ในคอลัมน์ของตนเองในแต่ละหัวข้อย่อย แต่ในขณะเดียวกัน สามารถมองเห็นได้ด้วยว่า อาจารย์ท่านอื่นให้คะแนนหัวข้อย่อยนั้นว่าอย่างไร แต่จะไม่สามารถแก้ไขของท่านอื่น หรือ แก้ไขส่วนอื่น ๆ ได้ มีระบบสรุปคะแนนอัตโนมัติ เริ่มกันเลย ลองคลิกไปดูตัวอย่างได้ที่นี่ สร้าง Google Sheets โดยมีทั้งหมด 5 Sheets แต่ละ Sheet มีคอลัมน์แรก เป็นรายการที่จะประเมิน คอลัมน์ B – F เป็นส่วนที่ผู้ประเมินแต่ละท่านใช้ในการประเมิน ชีตที่ 1 -3 เป็น มุมมองในการประเมิน ชีตที่ 4 เป็น Rubric Score หรือ ค่าที่จะใช้ทำ Dropdown ด้วย V Lookup ชีตที่ 5 เป็น Summary เอาไว้แสดงภาพรวมการประเมิน (ใช้ในภายหลัง) สร้าง Dropdown ไปที่ ชีต “มุมมองที่ 1” ที่เซล B7 (หัวข้อประเมินแรก ของผู้ประเมินคนแรก) แล้ว “คลิกขวา” เลือก Data Validation … จากนั้น ในบรรทัด On invalid data เลือก Reject inputในบรรทัด Criteria คลิกที่ช่องด้านหลัง แล้วไปคลิก ชีต “RubricScore” และเลือกส่วนที่จะมาแสดงใน Dropdown นั่นคือ “Not Met”, “Partially Met” และ “Met” แล้วคลิกปุ่ม OK จากนั้น กลับมาคลิกปุ่ม Save จากนั้น ก็ Copy เซล B7 ไปยังทุก ๆ ส่วนที่จะทำการประเมิน เพิ่มผู้ประเมินเป็น Editor คลิกปุ่ม Share แล้วกรอก Email Address ซึ่งเป็น Google Account ของผู้ประเมินทั้ง 5 คนลงไป ให้เป็น Editor จากนั้นคลิกปุ่ม Send ในขั้นตอนนี้ ทุกคนที่เป็น Editor สามารถเข้ามาแก้ไข ทุกส่วน ของ Google Sheets นี้ได้ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ ต่อไป จะเป็นการกำหนด ส่วนที่ แต่ละคนจะสามารถแก้ไขได้ กำหนดส่วนที่ผู้ประเมินแก้ไขได้ คิดเหมือนกับ การเจาะช่อง ให้เฉพาะส่วนที่กำหนดนี้ ให้มีการแก้ไขได้ คลิกเมนู Tools > Protect sheetแล้วคลิก Except certain cellsในที่นี้คือ B:F แล้วเลือก Editor ทุกคน ให้สามารถ แก้ไขได้จากนั้นคลิกปุ่ม Done ตอนนี้ ทั้ง 5 คนจะสามารถแก้ไขสิ่งที่อยู่ในคอลัมน์ B-F ได้ แต่ยังมีปัญหาคือ อ.สมชาย สามารถแก้ไขข้อมูลในคอลัมน์ของ อ.สมหญิง ได้อยู่ กำหนดให้ผู้ประเมินแก้ไขได้เฉพาะคอลัมน์ของตนเอง ต่อไป กำหนดให้ อ.สมศรี แก้ไขได้เฉพาะคอลัมน์ C ซึ่งเป็นของตนเองเท่านั้นเลือก คอลัมน์ Cคลิกเมนู Data > Protected sheets and ranges …คลิกปุ่ม Set Permissions จากนั้น