Google Apps – Page 4 – CoP PSU IT Blog

วิธีสร้างสมุดโทรศัพท์ของหน่วยงานด้วย Google Contact

May 7, 2019 12:21

เคยเป็นไม๊ จะโทรศัพท์หาเพื่อนร่วมงาน แต่ไม่รู้ว่า เบอร์มือถือ เบอร์ที่โต๊ะ หรือ Email อะไร วิธีการที่บางหน่วยงานทำ คือ ทำแผ่นพับเป็นสมุดโทรศัพท์เก็บใส่กระเป๋าตังค์บ้าง เป็นกระดาษแปะบ้าง บางทีก็หาย บางทีก็ไม่ได้พกบ้าง หรือ บางทีทำเป็นเว็บให้ค้นหาบ้าง … บางแห่งถึงกับต้องลงแรงเรียน Mobile App ก็มี (อิอิ) จะดีกว่าไม๊ ถ้าแค่ฝ่ายบุคคล แค่รวบรวม ชื่อ นามสกุล ชื่อเล่น เบอร์มือถือ เบอร์โต๊ะ และ Email ใส่ Excel แล้วจากนั้น ใครใคร่จะ Import ใส่ Google Contact ของตนเองได้เลย แล้วหลังจากนั้น จะโทร จะค้นหา ก็สามารถทำในมือถือของตนเองได้เลย !!! ไม่ต้องพก ไม่ต้องติดตั้ง App เพิ่ม ใช้ได้ทั้ง iOS, Android และบน Computer ก็ยังได้ มาดูกัน สร้าง Excel เก็บข้อมูล การนำเข้า (Import) ข้อมูลเข้า Google Contact มีทริคนิดเดียว คือ บรรทัดแรกของไฟล์ จะต้องเป็น Header ที่กำหนดชื่อตามรูปแบบมาตราฐาน กล่าวคือ ตั้งหัวข้อว่า “ชื่อ”, “นามสกุล”, “ชื่อเล่น”, “มือถือ”, “เบอร์โต๊ะ” อะไรอย่างนี้ +++ไม่ได้+++ ต้องตั้งเป็น “Given Name”,”Family Name”, “Name Suffix”,”Phone 1 – Type”,”Phone 1 – Value”,”Phone 2 – Type”,”Phone 2 – Value”,”Group Membership” Given Name = ชื่อFamilay Name = นามสกุลName Suffix = ใช้เป็นชื่อเล่นก็ได้Phone 1 – Type = ประเภทโทรศัพท์อันที่ 1 (เช่น Mobile)Phone 1 – Value = หมายเลขโทรศัพท์อันที่ 1 (เช่น เบอร์มือถือ) Phone 2 – Type = ประเภทโทรศัพท์อันที่ 2 (เช่น Work)Phone 2 – Value = หมายเลขโทรศัพท์อันที่ 2 (เช่น เบอร์โต๊ะ) Group Membership = จะให้ Label ว่าอย่างไร ดังตัวอย่างนี้ จากนั้น Save เป็นแบบ CSV File สมมุติชื่อว่า contact.csv นำเข้า Google Contact เสร็จแล้ว ก็จะได้ใน Google Contact มี Label ตามภาพ (1 contact มีหลาย ๆ label ได้)ในภาพ จะเห็นว่า Contact ที่เพิ่งนำเข้าไป จะปรากฏใน Label cc2019, myContact และ Imported on 5/7 ซึ่งเป็น Default วิธีการนี้ มีข้อดีคือ แม้จะมี contact ที่ซ้ำกัน ก็ไม่เป็นไร เราสามารถ Merge ทีหลังได้ หรือ เลือกลบที่เป็น Label ของปีก่อน ๆ ได้

วิธีการจองทรัพยากร (ห้องประชุม/รถ/Projector/etc…) ใน Calendar ของ G Suite for Education

April 24, 2019 12:25

ข้อแตกต่างระหว่าง Calendar ของ G Suite for Education กับ Free Gmail สร้าง Event เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม และ จองทรัพยากร คลิกในช่อง วันบนปฏิทิน ที่เราต้องการนัดประชุม กรอกหัวข้อการประชุม แล้ว ใส่รายชื่อ ผู้เข้าร่วมประชุมและเลือกห้องประชุม คลิกที่ See guest availability เพื่อดูว่า ว่างพร้อมกันหรือไม่ ทั้งผู้เข้าร่วมประชุม และ ห้อง หากบางคนไม่ว่างในเวลาที่กำหนด สามารถคลิก Suggested times เพื่อให้ Google Calendar หาเวลาที่ว่างพร้อมกันหมดได้ ใส่คำอธิบาย หัวข้อการประชุมก็ได้ เมื่อกดปุ่ม Save ระบบจะแจ้งว่า ให้ส่ง Email ไปแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ แนะนำว่าควรคลิก Send เพิ่มเติม เมื่อคลิกเข้ามาดูรายละเอียดการนัดประชุม ใน G Suite for Education มีบริการ Hangouts Meet ให้ในตัว (นัดหมายด้วย Free Gmail จะสร้างห้องเองไม่ได้ ทำได้แต่ Join เข้ามา) ซึ่งทำได้ทั้ง Video Call หรือ จะ Phone In ก็ได้ (อันนี้ไม่เคยลอง) ดูได้ว่า ใครตอบรับ/ปฏิเสธ/ยังไม่ตอบ (เค้าเรียกว่า RSVP – Répondez s’il vous plaît – Please respond) มีแจ้งเตือนก่อนการประชุมจะเริ่ม ตั้งค่าได้ว่าต้องการก่อนเวลานานขนาดไหน (ในตัวอย่างตั้งไว้ 10 นาที) Free Gmail ทำได้แค่นี้ ต่อไป เป็นตัวอย่างนัดกับผู้ที่มีตารางนัดหมายแน่น ๆและแสดงการจอง ห้องประชุม และ Projector เลือก จำนวนชั่วโมง (ในที่นี้ 1 ชั่วโมง) แล้วเลื่อนหาช่องที่ว่างตรงกันได้ การทำรายงานการใช้ทรัพยาการ (ยกตัวอย่างห้องประชุม) คลิกที่ รูปแว่นขยาย เลือก ปฏิทินของทรัพยากร (ในที่ คือห้องประชุม) ที่ต้องการดู แล้วเลือก ช่วงเวลาที่จะทำรายงาน (ในที่นี้ เป็นตัวอย่างการทำรายงานการใช้ ห้องประชุม ตั้งแต่ 1 พฤษภาคม – 31 พฤษภาคม) แล้ว คลิก ปุ่ม Search ก็จะได้รายงานอย่างนี้ หวังว่าจะเป็นประโยขน์ครับ

แปลงรูปภาพ ให้เป็นตัวอักษร

March 4, 2019 14:27

สำหรับ Blog ที่ 3 ในปีงบประมาณนี้ จะขอว่าด้วยเรื่องง่ายๆ ที่หลายๆ คนอาจไม่เคยรู้กันมาก่อน (มันง่ายจริงๆนะ ไม่ได้โม้ ) นั่นก็คือวิธีการแปลงรูปภาพ ให้กลายมาเป็นตัวอักษร หรือข้อความ มาเริ่มกันเลยดีกว่า ต้องขอเกริ่นก่อนว่า ทางผู้เขียนค่อนข้างจะใช้ชีวิตในทุกๆ วันกับการทำงานเอกสาร จัดทำคู่มือนู้นนั่นนี่ ต่างๆมากมาย และบ่อยครั้ง ก็จำเป็นจะต้องมานั่งคัดลอก หรือพิมพ์ข้อความจากไฟล์ภาพต่างๆ ให้มาอยู่ในรูปแบบเอกสารที่สามารถนำมาแก้ไขหรือประมวลผลต่อได้ ซึ่งมันก็จะค่อนข้างเสียเวลาอยู่มิใช่น้อยในแต่ละครั้ง อ๊าาาา … พอพูดมาจนถึงตอนนี้ หลายๆคนก็อาจจะคิดว่าก็มีตั้งหลายวิธีที่จะแปลงไฟล์รูปภาพให้ไปเป็นข้อความไง ทำไมไม่ใช้ละ ใช่!! มันก็มีหลายๆ โปรแกรมจริงนั่นแหละที่จะสามารถ convert รูปภาพให้เป็นตัวอักษรได้ แต่ไม่อยากลงโปรแกรมให้ยุ่งยากไง ก็อยากแค่คลิกขวาแล้วแปลงได้เลยง่ะ มันจะมีมั้ย ?? ตอบเลยว่า *** มี *** นั่นก็คือการแปลงรูปภาพ ให้กลายเป็นตัวอักษร ผ่านทาง Google Docs บน Google Drive นั่นเอง และไม่ใช่แค่รองรับการแปลงเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษเท่านั้นนะ แต่ยังรองรับการแปลงเป็นภาษาไทยได้ด้วย และไม่ใช่ได้ธรรมดานะ ยังถูกต้อง 100% ไปอี๊กกกก โอย!! เยี่ยมจริงๆ เยี่ยมจริงๆ ไม่บ่นมากละไปดูวิธีกันเลย let’s โกวววว Step 1. แนะนำให้เตรียมสแกนหรือถ่ายภาพข้อความที่ต้องการให้ชัด และ save เป็น .jpg หรือ .png ก็แล้วแต่ จากนั้นอัพโหลดขึ้น Google Drive ของเรา Step 2. เมื่ออัพโหลดเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ คลิกขวาที่รูป —> เลือกเปิดด้วย —> เลือก Google เอกสาร ดังรูป Step 3. รอแป๊บนึง Google Docs ก็จะเปิดขึ้นมา โดยด้านบนสุดจะเป็นภาพปกติต้นแบบของเรา ส่วนด้านล่างของหน้าเอกสารก็จะเป็นตัวอักษรที่แปลงมาจากรูปภาพให้เราโดยอัตโนมัติ ซึ่งเราก็จะสามารถ copy หรือนำข้อความที่แปลงมาได้นั้นไปใช้งานต่อได้เลย ง่ายเนอะ เทคโนโลยีสมัยนี้เนี่ย ทำให้ชีวิตเราง่ายและสะดวกสบายขึ้นมากจริงๆ อย่างไรก็แล้วแต่ ทางผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่า Blog สั้นๆ ในรอบนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านไม่มากก็น้อยแหละนะ อยากให้ลองใช้งานกันดู เช่น ถ้าจะพิมพ์ข้อความสักหน้านึงในหนังสือเล่มนึง ก็หยิบมือถือขึ้นมา ถ่ายรูปหน้าที่ต้องการเลย จากนั้นอัพขึ้น Google Drive อัพเสร็จ คลิกขวาตามขั้นตอน บิงโกกกกกก ได้ข้อความมาละโดยไม่ต้องนั่งพิมพ์ หื้มมมม ประหยัดเวลาสุดๆ ไปลองกันดูเน้อทุกคน ….. สวัสดี ขอขอบคุณข้อมูลข่าวสารดีดี– https://www.it24hrs.com

Case Study: ระบบประเมินผลออนไลน์ด้วย Google Sheets แบบแก้ไขได้เฉพาะส่วนของตนเอง แต่มองเห็นของคนอื่นได้ด้วย

January 8, 2019 15:14

โจทย์มีอยู่ว่า ต้องการระบบประเมินผล Online ให้อาจารย์จากหลาย ๆ มหาวิทยาลัย จำนวน 5 ท่าน ประเมินผลการทำงาน ในมุมมองต่าง ๆ แยกตาม Sheet และ ในแต่ละมุมมอง อาจารย์แต่ละท่าน สามารถเลือกตัวเลือกจาก Dropdown ในคอลัมน์ของตนเองในแต่ละหัวข้อย่อย แต่ในขณะเดียวกัน สามารถมองเห็นได้ด้วยว่า อาจารย์ท่านอื่นให้คะแนนหัวข้อย่อยนั้นว่าอย่างไร แต่จะไม่สามารถแก้ไขของท่านอื่น หรือ แก้ไขส่วนอื่น ๆ ได้ มีระบบสรุปคะแนนอัตโนมัติ เริ่มกันเลย ลองคลิกไปดูตัวอย่างได้ที่นี่ สร้าง Google Sheets โดยมีทั้งหมด 5 Sheets แต่ละ Sheet มีคอลัมน์แรก เป็นรายการที่จะประเมิน คอลัมน์ B – F เป็นส่วนที่ผู้ประเมินแต่ละท่านใช้ในการประเมิน ชีตที่ 1 -3 เป็น มุมมองในการประเมิน ชีตที่ 4 เป็น Rubric Score หรือ ค่าที่จะใช้ทำ Dropdown ด้วย V Lookup ชีตที่ 5 เป็น Summary เอาไว้แสดงภาพรวมการประเมิน (ใช้ในภายหลัง) สร้าง Dropdown ไปที่ ชีต “มุมมองที่ 1” ที่เซล B7 (หัวข้อประเมินแรก ของผู้ประเมินคนแรก) แล้ว “คลิกขวา” เลือก Data Validation … จากนั้น ในบรรทัด On invalid data เลือก Reject inputในบรรทัด Criteria คลิกที่ช่องด้านหลัง แล้วไปคลิก ชีต “RubricScore” และเลือกส่วนที่จะมาแสดงใน Dropdown นั่นคือ “Not Met”, “Partially Met” และ “Met” แล้วคลิกปุ่ม OK จากนั้น กลับมาคลิกปุ่ม Save จากนั้น ก็ Copy เซล B7 ไปยังทุก ๆ ส่วนที่จะทำการประเมิน เพิ่มผู้ประเมินเป็น Editor คลิกปุ่ม Share แล้วกรอก Email Address ซึ่งเป็น Google Account ของผู้ประเมินทั้ง 5 คนลงไป ให้เป็น Editor จากนั้นคลิกปุ่ม Send ในขั้นตอนนี้ ทุกคนที่เป็น Editor สามารถเข้ามาแก้ไข ทุกส่วน ของ Google Sheets นี้ได้ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ ต่อไป จะเป็นการกำหนด ส่วนที่ แต่ละคนจะสามารถแก้ไขได้ กำหนดส่วนที่ผู้ประเมินแก้ไขได้ คิดเหมือนกับ การเจาะช่อง ให้เฉพาะส่วนที่กำหนดนี้ ให้มีการแก้ไขได้ คลิกเมนู Tools > Protect sheetแล้วคลิก Except certain cellsในที่นี้คือ B:F แล้วเลือก Editor ทุกคน ให้สามารถ แก้ไขได้จากนั้นคลิกปุ่ม Done ตอนนี้ ทั้ง 5 คนจะสามารถแก้ไขสิ่งที่อยู่ในคอลัมน์ B-F ได้ แต่ยังมีปัญหาคือ อ.สมชาย สามารถแก้ไขข้อมูลในคอลัมน์ของ อ.สมหญิง ได้อยู่ กำหนดให้ผู้ประเมินแก้ไขได้เฉพาะคอลัมน์ของตนเอง ต่อไป กำหนดให้ อ.สมศรี แก้ไขได้เฉพาะคอลัมน์ C ซึ่งเป็นของตนเองเท่านั้นเลือก คอลัมน์ Cคลิกเมนู Data > Protected sheets and ranges …คลิกปุ่ม Set Permissions จากนั้น

วิธีทำให้โปรไฟล์บน Google Scholar เป็น Public

September 12, 2018 14:52

Google Scholar เป็นบริการหนึ่งของ Google ทำให้เรามีโปรไฟล์ “อีกช่องทางหนึ่ง” เพื่อแสดงผลงานที่ได้รับการเผยแพร่ หรือตีพิมพ์ในที่ต่าง ๆ อ่านเพิ่มเติม https://scholar.google.com/intl/en/scholar/about.html ปัญหาอยู่ที่ว่า ในการสร้างครั้งแรกโปรไฟล์ (Profile) ของท่าน จะยังไม่ Public หมายความว่า จากหน้า Google จะค้นหาไม่เจอ Google Scholar Profile ของท่านนั่นเอง ( พอดีมีอาจารย์ท่านหนึ่งถามมา เห็นว่าเป็นประโยชน์ จึงเขียนบันทึกนี้ไว้ให้ ) วิธีการทำให้เป็น Public Profile จากหน้า Profile ของท่าน คลิกที่รูป ดินสอ (Edit) ด้านหลังชื่อ คลิก Make my profile public แล้วคลิกปุ่ม Save แต่ต้องรอสักหน่อย เคยอ่านเจอมาว่า ใช้เวลาประมาณ 4 weeks กว่าจะค้นหาบน Google เจอ