โดยค่าเริ่มต้น ปฏิทิน (Calendar) ของทุกคนในองค์กร จะตั้งค่าให้สามารถเห็นรายละเอียดของเหตุการณ์ (Event) ได้ จากตัวอย่าง ด้านขวามือ เป็นปฏิทินของ Boss ด้านซ้ายมือ เป็นปฏิทินของ Staff คนหนึ่ง เมื่อ Staff เรียกดูปฎิทินของ Boss จะเห็นรายละเอียดต่างๆได้ เมื่อสร้างเหตุการณ์ (Event) ใหม่ เช่น “10:00-12:00 หมอนัดตรวจ” ให้ตั้งค่า Show me as ⇒ Busy Visibility ⇒ Private ผลทำให้เฉพาะ Event นี้ มีความเป็นส่วนตัว หากต้องการให้ทั้งปฏิทิน เป็นส่วนตัว ให้คลิกที่ Share this calendar เลือก See only free/busy (hide details) แล้วคลิก Save ผลทำให้ทั้งปฏิทินนี้ มีความเป็นส่วนตัวทั้งหมด
ใน Google Calendar สร้าง Event ใหม่ ตั้งชื่อ และกำหนดเวลาที่ต้องการ เช่น ต้องการเวลาประชุม 2 ชั่วโมง เชิญผู้เข้าร่วมประชุม โดยใส่ Email Address ทีละคน หรือ ใส่ชื่อ Group ใน Contact หรือ ใส่ชื่อ Google Groups ที่สร้างไว้ก็ได้ คลิก Find a time เพื่อหาเวลาว่างที่ตรงกัน คลิกที่ Day หากเวลาที่ตั้งไว้ตอนแรกชนกับนัดของคนอื่น ก็สามารถเลื่อนไปมา เพื่อหาเวลาที่ลงตัวได้ หากในวันดังกล่าว ไม่มีเวลาว่างตรงกันเลย ให้คลิกที่ Weekเพื่อหาเวลาว่างในวันอื่นๆได้
เจ้านายได้นามบัตรมามากมาย ครั้นจะต้องพกไปไหนมาไหนตลอดคงไม่สะดวก ค้นหาก็ยาก เลขาอย่างเราจะช่วยอย่างไรดี ? ขั้นตอนการมอบหมาย (Delegate) การจัดการ Contact ให้เลขา จาก Google Mail คลิก Apps แล้วคลิก Contact คลิก More คลิก Manage Delegation Settings ใส่ email address ของเลขา แล้วคลิก Send จาก Google Drive Apps บน Smart Phone เปิด Folder ที่ตกลงกันไว้ แล้วคลิก + เลือก Upload ภาพนามบัตร เลขา สามารถดูภาพจาก Google Drive คลิก Shared with me เปิด Folder ที่ตกลงกันไว้ คลิก Apps แล้วคลิก Contact คลิก ชื่อของเจ้านาย(ใต้ Delegated Contacts) แล้วคลิก NEW CONTACT ใส่ชื่อ และรายละเอียดต่างๆ แล้วคลิก Saved Now