หลังจากที่ EP. ที่แล้ว เราได้มีการเตรียมเครื่องมือ อุปกรณ์ทั้งในส่วนของแบบฟอร์มที่จะใช้ในการกรอกข้อมูล และลิสต์ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลกันไปแล้ว แต่ถ้าใครยังไม่เคยอ่าน สามารถติดตามได้ที่ลิงค์นี้นะคะ มารู้จักวิธีการบันทึกข้อมูลจาก Microsoft Form ลง List ใน SharePoint ด้วยเจ้าเครื่องมือ Power Automate กันเถอะ (EP.1 : ขั้นตอนการเตรียมตัว) และมาถึง EP.นี้ ก็ได้เวลาลงมือสร้าง Flow ที่จะควบคุมการทำงานแบบอัตโนมัติ ที่จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้กับเราได้โดยที่เราไม่ต้องลงมือเองกันแล้ว และเพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มขั้นตอนต่อไปกันเลยดีกว่านะคะ ขั้นตอนการสร้าง Flow โดยใช้ Power Automate  1.ไปยัง Power Automate เพื่อสร้าง Flow การทำงานที่เราต้องการ โดยการกดปุ่ม เพื่อเลือก Apps ที่เป็น Power Automate จาก Microsoft 365 ที่เราต้องการเช่นเคยค่ะ 2. สร้าง Flow : โดยการกดปุ่ม Create ที่ฝั่งซ้ายมือ และเลือกรูปแบบ Flow ที่ต้องการ ซึ่งมีทั้งแบบที่สร้างใหม่ด้วยตนเองและสร้างจากต้นแบบที่มีก็ได้ แต่สำหรับกรณีนี้ขอเลือกแบบ Automated cloud flow นะคะ 3. ระบุชื่อ Flow และเหตุการณ์ที่ต้องการให้ทำงานอัตโนมัติ : เมื่อเลือกรูปแบบ Flow ที่ต้องการได้แล้ว เราจะต้องตั้งชื่อ Flow และทำการเลือกเหตุการณ์ที่เราต้องการให้ระบบทำงานอัตโนมัติกันค่ะ ซึ่งในที่นี้ขอเลือกเป็นเหตุการณ์ที่แบบฟอร์มมีการบันทึกข้อมูล หรือตัวเลือก “When a new response is submitted” ตามภาพค่ะ 4. เลือกแบบฟอร์มที่จะใช้ในการบันทึกข้อมูล : หลังจากระบุเหตุการณ์เรียบร้อยแล้ว เราจะต้องทำการเลือกแบบฟอร์มที่เราสนใจหลังมีการบันทึกข้อมูล โดยเลือกระบุในค่า Form Id โดยระบบจะแสดงตัวเลือกแบบฟอร์มที่เราสร้างขึ้นไว้ทั้งหมดมาให้เลือก ในที่นี้ขอเลือก “แบบฟอร์มยืมอุปกรณ์ในหน่วยงาน” นะคะ 5. สร้างขั้นตอนถัดไป : หลังจากเลือกแบบฟอร์มที่เราต้องการนำข้อมูลมาบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก New Step เพื่อกำหนดขั้นตอนการทำงานขั้นต่อไป ตามภาพค่ะ 6. ระบุเนื้อหาที่ต้องการใช้งาน : โดยขั้นตอนการทำงานต่อไปที่เราต้องดำเนินการก็คือ การนำเนื้อหาของแบบฟอร์มที่เราต้องการมาใช้งานค่ะ โดยเราจะต้องเลือก “Get response details” ซึ่งขอแนะนำวิธีในการค้นหาให้ง่ายขึ้นโดยการใส่คำค้น “Microsoft Form” ลงไป เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น เนื่องจากแบบฟอร์มของเราเป็น Microsoft Form นั่นเอง แต่หากแบบฟอร์มที่ท่านต้องการใช้เป็นชนิดอื่น ก็สามารถค้นหาตามชนิดนั้นๆได้ค่ะ 7. ระบุแบบฟอร์มและ Response Id : หลังจากนั้น ระบบจะแสดงหน้าจอให้ทำการระบุแบบฟอร์มที่ต้องการเอาเนื้อหาข้อมูลมาใช้งาน และกำหนด Response Id 8. การระบุแบบฟอ์มทำเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้แล้วข้างต้น หลังจากนั้นให้ทำการเลือก Response Id จากแบบฟอร์ม ตามภาพได้เลยค่ะ 9. เมื่อกำหนดค่าต่างๆเรียบร้อยแล้ว จะได้ผลลัพธ์ดังภาพ ให้ทำการสร้างขั้นตอนถัดไป โดยการกดปุ่ม New Step เพื่อจัดการขั้นต่อไปกันเลยค่ะ 10. ระบุ SharePoint และลิสต์ที่ใช้ในการบันทึกข้อมูล : ขั้นตอนถัดมา ถึงเวลาที่เราจะต้องระบุว่าข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เราระบุในขั้นตอนก่อนหน้านี้จะนำไปบันทึกลงที่ใด โดยในที่นี้จะบันทึกลงลิสต์ใน SharePoint ที่เราเตรียมไว้กันนะคะ โดยการใช้คำค้น “Sharepoint” และเลือก “Create Item” เพื่อให้ข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เราได้มาถูกบันทึกลงในลิสต์ใน Share Point ที่เราต้องการกันค่ะ 11. โปรแกรมจะให้เราระบุไซต์ของ Share Point และลิสต์ที่เราต้องการเก็บข้อมูล 12. ระบุไซท์ใน SharePoit : เลือกไซต์ Share Point ซึ่งเป็นที่อยู่ของลิสต์ที่เราเตรียมไว้ในการเก็บข้อมูลให้ถูกต้อง 13. ระบุลิสต์ที่ต้องการเก็บข้อมูล : เลือกลิสต์ที่จะใช้ในการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์ม ในกรณีนี้ขอเลือกลิสต์ที่ชื่อว่า “การยืม-คืนอุปกรณ์ในหน่วยงาน” ตามที่ได้สร้างไว้ในขั้นตอนที่ 2 ข้างต้น

               ในปัจจุบันพบว่า มีการใช้งานแบบฟอร์มในรูปแบบออนไลน์มากขึ้น เพื่อความสะดวก และลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ไม่ว่าจะเป็น Google Form หรือ Microsoft form เพื่อรับข้อมูลจากผู้ใช้ เนื่องจากใช้งานง่าย และสะดวก และทำให้ผู้ที่กรอกข้อมูล สามารถกรอกข้อมูลได้จากที่ใดก็ได้โดยไม่ต้องอาศัยการกรอกแบบฟอร์มกระดาษอย่างแต่ก่อน แต่ในส่วนของการเก็บข้อมูลและการนำไปใช้ก็อาจจะมีวิธีการจัดการที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งโดยปกติแบบฟอร์มออนไลน์เหล่านี้ก็จะสามารถ Export ข้อมูลออกมาในรูปแบบไฟล์ Excel หรือ CSV ได้อยู่แล้ว แต่สำหรับบทความนี้ ผู้เขียนจะขอหยิบยกวิธีการเก็บข้อมูลจาก Microsoft form มาเก็บในลิสต์(List) ซึ่งเป็นเปรียบเสมือนฐานข้อมูลหรือตารางที่ใช้เก็บข้อมูลใน SharePoint  โดยที่ไม่ต้องมา Import ข้อมูลจากไฟล์ Excel หรือ CSV ที่เรานำมาจากแบบฟอร์มอีก ซึ่งเราจะใช้ตัวช่วยที่ชื่อว่า Power Automate เพื่อมาลดขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ให้กับเรากันค่ะ                โดยก่อนที่เราจะเริ่มเรียนรู้วิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าว สิ่งที่เราจะต้องมีเพื่อให้ภารกิจของเราสำเร็จลุล่วง นั่นก็คือ แบบฟอร์ม Microsoft Form ที่ใช้ในการกรอก ลิสต์ใน SharePoint ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์ม Flow ที่สร้างจาก Power Automate ที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์มลงในลิสต์นั่นเองค่ะ หมายเหตุ : ในบทความนี้ ผู้ใช้จะไม่ขอลงรายละเอียดในส่วนของการสร้างฟอร์ม และลิสต์ที่ใช้เก็บข้อมูลใน SharePoint แต่จะขอเน้นไปที่วิธีการสร้าง Flow ใน Power Automate เพื่อบันทึกข้อมูลแทนนะคะ และการใช้งาน Microsoft Form SharePoint และ Power Automate จริงๆแล้วสามารถเข้าใช้งานได้จากหลายช่องทาง แต่ในตัวอย่างนี้จะใช้ผ่าน Office 365 นะคะ                โดยใน EP. นี้จะเป็นขั้นตอนการจัดเตรียมอุปกรณ์ในข้อ 1 และ 2 ให้เรียบร้อยก่อน จึงจะไปสร้าง Flow ในขั้นตอนที่ 3 ให้โปรแกรมทำงานอัตโนมัติกันใน EP. ถัดไปนะคะ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มขั้นตอนการจัดเตรียมเครื่องมือใน 2 ขั้นตอนแรก กันเลยดีกว่าค่ะ ขั้นตอนที่ 1 : การจัดเตรียมแบบฟอร์ม Microsoft Form โดยเราจะเตรียมและสร้างแบบฟอร์ม Microsoft Form ที่ต้องการให้เรียบร้อย ซึ่งจะต้องมีการระบุชนิดและการบังคับกรอกในข้อมูลแต่ละรายการให้ครบถ้วน โดยจะขอแนะนำวิธีการคร่าวๆ ดังนี้ 1.ไปยังแบบฟอร์ม โดยการกดปุ่มเพื่อเลือก Apps ที่เป็น Form จาก Microsoft 365 ที่เราต้องการกันค่ะ 2. หลังจากนั้นจะแสดงรายการ App ใน Microsoft Office365 มาให้เลือก ในที่นี้ขอเลือก Form ดังภาพ 3. จะปรากฎหน้าจอและปุ่มให้สร้างแบบฟอร์ม ให้กดลูกศร และเลือก New Form ตามภาพ 4. หลังจากนั้นให้ทำการระบุข้อมูลที่ต้องกรอกในแบบฟอร์ม พร้อมระบุชนิด และการบังคับกรอกของข้อมูลให้เรียบร้อย และสามารถเลือกสไตล์ให้กับแบบฟอร์มของเราเพื่อเพิ่มความสวยงามได้ด้วยเช่นกันนะคะ โดยเริ่มจากการตั้งชื่อแบบฟอร์ม และกดปุ่ม Add new เพื่อเพิ่มข้อในแบบฟอร์มของเรากันค่ะ 5. หากเราเคยมีการทำแบบฟอร์มและใส่หัวข้อก่อนหน้านี้ โปรแกรมจะดึงข้อมูลที่เราเคยทำไว้มาแนะนำ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับเรา กรณีที่ข้อมูลหัวข้อคล้ายๆกัน และไม่ต้องระบุใหม่ทั้งหมด โดยจะเลือกจากส่วนของ Recommended ค่ะ หรือเราจะเลือกสร้างใหม่เองก็ได้นะคะ 6. ในกรณีที่ต้องการเพิ่มข้อใหม่ที่ไม่ได้มาจากส่วนของการแนะนำ(Recommended) โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เราระบุค่าต่างๆ จะเห็นว่า ในการสร้างหัวข้อใหม่แต่ละรายการ เราสามารถระบุชนิดของข้อมูล ซึ่งมีให้เลือกหลายแบบ ดังภาพ 7. หลังจากนั้น ให้ทำการระบุชื่อหัวข้อ และสามารถระบุค่าต่างๆได้ ดังนี้ 8. หลังจากที่ได้สร้างแบบฟอร์มและกำหนดค่าต่างๆในแต่ละข้อของแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้วจะได้ผลลัพธ์ดังภาพค่ะ ตัวอย่างของแบบฟอร์มที่ใช้ในการกรอกข้อมูลในมุมมองของผู้กรอก 2. ตัวอย่างหน้าจอการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม เพิ่มเติม ท่านสามารถ Copy