Author: sirirat.g

  • TFS : (ตอน) การติดตามการดำเนินโครงการ

    จากบทความ
    การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 4 : การวางแผนงาน)
    และ
    การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 5 : การตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมาย และการบันทึกผลการทำงาน)
    ได้กล่าวถึง ขั้นตอนการใช้ TFS ในการวางแผน การเข้าไปดูงานที่ได้รับมอบหมาย และการบันทึกผลการปฏิบัติงาน

    บทความต่อไปนี้ จะเป็นเนื้อหาต่อเนื่องจาก 2 บทความข้างต้น นั่นคือ เราจะสามารถใช้ TFS ในการติดตามผลการดำเนินงานได้อย่างไรบ้าง
    ในกระบวนการบริหารจัดการโครงการ “ขั้นตอนการติดตามงาน” ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างมาก และเป็นขั้นตอนที่ผู้จัดการโครงการต้องปฏิบัติ และปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ เพื่อให้สามารถตรวจสอบความล่าช้าของโครงการ และค้นหาปัญหาที่ทำให้ล่าช้า เพื่อนำไปสู่แนวทางแก้ไขที่ทันเวลานั่นเอง

    TFS สามารถตรวจสอบ หรือติดตามงานได้หลายวิธี ในบทความนี้ ได้หยิบยกมาให้เห็นด้วยกัน 3 วิธี อย่าให้เสียเวลา เรามาทำความรู้จัก ในแต่ละวิธีกันเลยค่ะ….

    วิธีที่ 1 ตรวจสอบจาก Stage

    โดย Stage
    TO DO = ยังไม่ดำเนินการ
    IN PROGRESS = อยู่ระหว่างการดำเนินการ
    DONE = ดำเนินการเสร็จแล้ว

    วิธีนี้ เป็นการติดตามงานในภาพของแต่ละงานย่อย หรือ Task นั่นเอง โดยดูจากปริมาณงานที่อยู่ใน Stage ถ้า Tasks ทุก Tasks อยู่ใน Stage = DONE สบายใจได้เลยค่ะ แต่ถ้าจะถึงเวลาปิดโครงการแล้วแต่ Tasks ยังอยู่ใน TO DO หรือ IN PROGRESS จำนวนมาก ต้องรีบสอบถามสมาชิกเลยนะค่ะว่าเกิดอะไรขึ้น เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงทีค่ะ

    วิธีที่ 2 ตรวจสอบจาก Burndown Chart ซึ่งจะแสดงเป็นกราฟง่ายๆที่ใช้บอกเราว่า “เราทำงานเสร็จไปแล้วเท่าไรและเราเหลืองานที่ต้องทำอีกเท่าไร” แสดงดังรูป

    จากรูป วิธีนี้เป็นการติดตามงานในมุมมองภาพรวมทั้งโครงการ นั่นคือ หากงานเป็นไปตามแผนการดำเนินงาน Remaining Work ที่เหลือในแต่ละช่วงเวลาจะต้องต่ำกว่าเส้น Ideal Trend นะค่ะ หากเลยเส้น แสดงว่างานไม่เสร็จตามแผน ถ้าเจอแบบนี้อย่านิ่งนอนใจนะค่ะ ต้องหาว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นที่ทำให้งานช้ากว่าที่กำหนด และหาแนวทางแก้ไขนะค่ะ อย่าให้นานเกินไปจะแก้ไขได้ยากขึ้นค่ะ

    วิธีที่ 3 ตรวจสอบจาก Work By Assinged To ดังรูปด้านล่างค่ะ

    การติดตามจาก Work By Assigned To นั้นดูจำนวนชั่วโมงที่เหลือ ถ้าชั่วโมงยังเหลือเยอะ แสดงว่างานยังเหลืออีกเยอะ ดังนั้นจะต้องไปติดตามรายตัวแล้วค่ะ ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้น วิธีนี้จะดีหน่อยตรงที่ สามารถติดตามในมุมมองของรายบุคคลได้เลยค่ะ

    จะเห็นได้ว่าการติดตามผลการดำเนินงานโดย TFS ทำได้ง่ายมาก และเป็นเครื่องมือที่ใช้งานสะดวกด้วย สามารถติดตามรายโครงการ รายบุคคล หรือราย Tasks ได้ตามที่ต้องการ ทำให้ผู้จัดการโครงการติดตามสถานะของโครงการได้ ซึ่งหากพบว่าไม่เป็นไปตามแผน สามารถหาแนวทางแก้ไขได้ทันท่วงที ก่อนที่จะทำให้โครงการล่าช้าหรือเมื่อเวลาล่วงเลยไป จะแก้ไขปัญหาได้ยากขึ้น

    นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการรายงานความก้าวหน้าของโครงการ เพื่อนำเสนอให้กับผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทราบถึงสถานะของโครงการ ซึ่งเข้าใจข้อมูลได้ง่าย…(เห็นด้วยใช่ไม๊ค่ะ)

    จากบทความต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับ TFS ผู้นำเสนอ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าการนำเสนอ หรือบทความแต่ละบทความจะประโยชน์กับทุกๆ ที่สนใจนะค่ะ…. ^___^ อย่างน้อยก็ได้นำเสนอให้ทุกคนได้รู้จักกับเครื่องมือ TFS ในมุมมองของการบริหารจัดการโครงการนะค่ะ…

  • Quick Analysis ใน Excel 2016 : ชุดคำสั่ง “Formatting”

    จากบทความที่เคยเขียนไปก่อนหน้านี้ เรื่อง แนะนำการใช้เครื่องมือ Quick Analysis ใน Excel 2016 : ชุดคำสั่ง “Text” สำหรับโจทย์ที่เป็นตัวอักษร แต่ครั้งนี้จะมาเล่าต่อของ Quick Analysis ในชุดคำสั่ง “Formatting” เหมือนเดิมนั่นแหละ แต่โจทย์จะเปลี่ยนไปเป็นตัวเลขบ้าง มาดูกันสิว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง

    สำหรับรอบนี้ได้สมมุติข้อมูลเป็นข้อมูลเวลาการทำงานในแต่ละวันของพนักงานที่ทำงานเป็นกะ เป็นรายชั่วโมง โดยคนคนนี้ทำงาน ได้กี่ชั่วโมงในแต่ละวัน ดังรูป

    มาดูว่าจะมีลูกเล่นอะไรบ้างค่ะ

    ส่วน Data bar เป็นการแสดง Bar หรือแท่งของข้อมูลนั่นเองค่ะ
    ถ้าไม่เห็นภาพ มาปฏิบัติกันดีกว่าค่ะ โดยเลือกช่วงของข้อมูล และเลือก Formatting เลือก Quick Analysis จากนั้นเลือก Data bar ตามขั้นตอนดังรูป

    ผลลัพธ์ที่ได้ ดังรูปด้านล่างค่ะ เป็นการแสดง Bar ให้เห็นถึงปริมาณของชั่วโมงการทำงานนั่นเอง

    ส่วน Greater จะเลือกข้อมูลที่มีข้อมูลที่สูงกว่า ที่เรากำหนด สามารถทำได้ดังนี้ค่ะ
    โดยเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เลือก Quick Analysis และเลือก Formatting จากนั้นเลือก Greater จะปรากฎ Dialog ขึ้นมาเพื่อให้ใส่ จำนวนที่จะให้ว่าให้เลือกข้อมูลที่ดีกว่าอะไร ในที่นี้ระบุเป็น “8” จากนั้น จะให้แสดงข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขเป็นอย่างไร ในที่นี่เลือกเป็น “Light Red Fill with Dark Red Text” คือให้ cell และอักษร ที่เข้าเงื่อนไขเป็นสีแดง นั่นเอง (สามารถทำตามได้จากรูปด้านล่างค่ะ)

    และผลลัพธ์ คือใน Column C จะทำการ เปลี่ยนสีของ cell และ อักษร เป็นสีแดง สำหรับ วันที่มีการทำงานมากกว่า 8 ชั่วโมงนั่นเอง

    ส่วน Color จะแสดงข้อมูลในลักษณะของสี เพื่อแสดงถึงข้อมูลด้วยสีต่าง ๆ โดยตัวเลขน้อยสุดจะเป็น สีแดง เลขสูงสุดจะเป็นสีเขียว สำหรับข้อมูลตัวเลขกลาง ๆ จะเป็นสีที่แตกต่างออกไป
    มาทำเพื่อให้เห็นภาพดีกว่าค่ะ โดยเลือกช่วงข้อมูล จากนั้นเลือก Quick Analysis และเลือก Color ผลลัพธ์ จะเป็นดังรูปด้านล่างค่ะ

    ค่ะ จากที่แสดงมาทั้งหมด อาจจะพอช่วยให้เห็นภาพ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการข้อมูลด้วย Excel ในมุมต้องการได้นะค่ะ บางครั้งในการทำข้อมูลอาจจะต้องมีการประยุกต์นำเทคนิคนี้นิด อันนี้หน่อยมาช่วยๆ กัน ถึงจะได้ผลลัพธ์ตามต้องการนะค่ะ หวังว่าบทความนี้พอจะเป็นแนวทาง สำหรับผู้อ่านได้บ้าง ไม่มากก็น้อยนะค่ะ…ขอบคุณค่ะ

  • การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 5 : การตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมาย และการบันทึกผลการทำงาน)

    จากบทความ การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 4 : การวางแผนงาน) เป็นบทบาทของ Project manager ในการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม สำหรับในบทความนี้ จะกล่าวถึงในมุมมองของสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายงานบ้าง ว่าจะสามารถเข้าไปดูงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างไรได้บ้าง เรามาดูกันเลยนะค่ะ…

    สำหรับสมาชิกในทีม สามารถตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมาย ได้ในมุมมองดังนี้

    Step 1 จาก TFS เลือกโครงการที่ต้องการตรวจสอบงานที่ได้รับอบหมาย ตามรูปที่ 1

    รูปที่ 1

    Step 2 เลือก Work จากนั้นเลือก Blacklogs และเลือก Sprint ที่ต้องการ ดังรูปที่ 2

    รูปที่ 2

    Step 3 ทำการเลือกชื่อของตนเอง ดังรูปที่ 3

    รูปที่ 3

    Step 4 จะแสดง Tasks ที่ได้รับมอบหมาย ตามรูปที่ 4 นะค่ะ

    รูปที่ 4

    จากขั้นตอนข้างต้น ทำให้เจ้าตัวทราบว่า มี Tasks อะไรบ้างที่ได้รับมอบหมาย แต่ละ Task มีสถานะเป็นอย่างไรแล้วบ้าง ซึ่งได้แก่ ยังไม่ดำเนินการ กำลังดำเนินการ หรือดำเนินการเสร็จไปเรียบร้อยแล้วนั่นเอง…ยังมีอีกมุมมองนึงที่ทีมงานสามารถตรวจสอบปริมาณงานว่า งานที่ได้รับมอบหมาย มีปริมาณคงเหลือมากน้อยเพียงใด โดยตรวจดูจากเวลาที่เหลือ ดังนี้ค่ะ ^__^

    เลือก Backlogs สามารถดูเวลางานที่เหลือจาก Work by Assigned to และดูจากชื่อของตนเอง ว่ามีจำนวนชั่วโมงเวลาที่เหลือเท่าไหร่ หากมีปริมาณชั่วโมงเยอะ แสดงว่าปริมาณงานยังเยอะอยู่นะค่ะ… ขั้นตอนสามารถดูได้จากรูปที่ 5 นะค่ะ

    รูปที่ 5

    จากบทความข้างต้น เป็นการตรวจสอบปริมาณงานของทีมงานแต่ละคนนะค่ะว่าได้รับมอบหมายงานอะไรบ้าง มีปริมาณเหลือมากน้อยเพียงใด ขั้นตอนต่อไปปจะเล่าถึงขั้นตอนของการบันทึกผลการปฏิบัติงานให้ฟังต่อนะค่ะ

    สำหรับการบันทึกผลการปฏิบัติงาน สามารถทำได้ดังนี้ค่ะ
    Spet 1 เลือก Work จากนั้นเลือก Blacklogs และเลือก Sprint ที่ต้องการ ดังรูปที่ 6

    รูปที่ 6

    Step 2 เลือก Task ที่ต้องการบันทึกผล จะแสดงดังรูปที่ 7

    รูปที่ 7

    จากรูปที่ 7 จะต้อง Update ข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้
    1. State โดยประกอบด้วย Inprogress คือ กำลังดำเนินการ และ Todo หมายถึง ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว
    2. Remaining work ให้ระบุจำนวนชั่วโมงที่เหลือ
    3. History ให้ระบุข้อมูลต่าง ๆ ที่ดำเนินการ โดยสามารถแนบไฟล์ต่าง ๆ เข้าไปได้
    เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ก็ทำการกดปุ่ม Save เพื่อบันทึกผลการปฏิบัติงาน

    ขั้นตอนง่าย ๆ ไม่ยากใช่ไม๊ค่ะ เห็นไม๊ค่ะว่า TFS สามารถช่วยเรื่องการวางแผน การมอบหมาย และการบันทึกผลการทำงานได้ ในครั้งต่อไป จะมากล่าวมุมมองการติดตามการดำเนินงาน หรือติดตามผลการปฏิบัติงาน ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่…อย่าลืมติดตามกันต่อนะค่ะ… ขอบคุณค่ะ

  • แนะนำการใช้เครื่องมือ Quick Analysis ใน Excel 2016 : ชุดคำสั่ง “Text”

    สำหรับ Excel 2016 ที่เราใช้งานอยู่เป็นประจำในชีวิตประจำวันนั้น มีเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย จนบางครั้งเราจะลืมไปว่า มันสามารถช่วยอำนวยความสะดวกอะไรได้บ้าง สำหรับบทความนี้ จะกล่าวถึงคำสั่ง “Quick Analysis” ซึ่งอาจจะไม่ได้เป็นความรู้ใหม่สำหรับผู้ที่ได้ใช้อยู่เป็นประจำ หรือใช้อยู่แล้ว แต่ก็เพื่อเป็นความรู้ เป็นข้อมูลให้กับสำหรับคนที่ยังไม่เคยใช้แล้วกันนะค่ะ

    ก่อนอื่นเรามาสร้างข้อมูลสมมุติใน Excel ก่อนนะค่ะ ในที่นี้ทำการสร้างข้อมูลตารางการออกกำลังกาย และการพักผ่อน ในเดือนมีนาคมกันค่ะ ตามข้อมูลในรูปนะค่ะ

    การใช้ Quick Analysis ในชุดคำสั่ง “Text”
    ตั้งโจทน์กันก่อน เราจะมาหา Record ที่มีคำที่สนใจกันนะค่ะ
    สามารถทำได้โดย เลือกช่วงของข้อมูลที่ต้องการright click >> ทำการ right click >> เลือก Quick Analysis


    เลือก Formatting >> เลือก Text

    จะปรากฎหน้าจอ เพื่อให้กำหนดเงื่อนไข
    Format cell that contain the text : ให้ระบุคำที่ต้องการหา ในที่นี้ระบุ “Run”
    with : เป็นการดำเนินการ กรณีที่พบข้อมูลตามที่ต้องการ ในที่นี้จะเลือก “Yellow Fill with Dark Yellow Text”
    จากนั้นกดปุ่ม “OK” เพื่อยืนยันเงื่อนไขที่ระบุ

    ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้

    ข้อมูลที่มีคำว่า “Run” อยู่ก็จะมีพื้นเป็นสีเหลือง ง่าย ๆ ใช่ไม๊ค่ะ

    สำหรับในชุดคำสั่ง “Formatting” ก็ยังมีคำสั่งอีกนะค่ะ ได้แก่
    Duplicate : หา Record ที่มีข้อความซ้ำกับกัน
    Unique : หา Recored ที่มีข้อความไม่ซ้ำกับ Record อื่น
    Equal To : หา Record ที่มีข้อความเหมือนกับคำที่ต้องการค้นหา ซึ่งจะคล้ายกับคำสั่ง “Text” ต่างกันที่ คำสั่ง “Equal To” จะต้องเหมือนเท่านั้น แต่ “Text” คือมีคำที่ต้องการอยู่ในข้อความ

    เอาแบบเริ่มต้นกันแค่นี้ก่อนนะค่ะ วันหลังจะมาบรรยายในชุดคำสั่งต่อไปให้ดูกันอีกนะค่ะ….ติดตามชมกันนะค่ะ

  • การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 4 : การวางแผนงาน)

    จาก บทความ “การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 3 : ขั้นตอนการคัดเลือกความต้องการ และความหมายของ State)” ทำให้เราทราบแล้วว่าในรอบการพัฒนา (Sprint) เราจะต้องดำเนินการตามความต้องการ หรือ Backlog item ใดบ้างแล้วนั้น ต่อไปเราจะมาดูเรื่องการกำหนดทรัพยากรบุคคล และมอบหมายงานต่อไป

    ขั้นตอนการกำหนดทรัพยากรบุคคล ที่จะมาทำโครงการ

    เป็นขั้นตอนของการสร้าง Team และการเลือกคนเข้ามาอยู่ในทีมนั้นเอง ซึ่งแต่ละโครงการทีมงานอาจจะเป็นคนละคนกันได้ ในการสร้าง Team และกำหนดบุคลากร สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

    จาก TFS เลือก หมายเลข 1 ตามรูปที่ 1

    รูปที่ 1

    ทำการสร้าง Team โดยทำตามขั้นตอนตามรูปที่ 2

    รูปที่ 2

    จะปรากฎหน้าจอ เพื่อให้ใส่ข้อมูลรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับข้อมูล Team ที่จะสร้าง ดังรูปที่ 3

    รูปที่ 3

    โดย

    หมายเลข 1 คือ ชื่อของ Team ที่ต้องการเพิ่ม

    หมายเลข 2 รายละเอียดเพิ่มเติม เกี่ยวกับ Team

    หมายเลข 3 ประเภทของการตั้ง Team เพื่อจุดประสงค์ ใด โดย TFS มีให้เลือก ดังรูปที่ 4

    รูปที่ 4

    เมื่อเราได้ Team แล้ว เราจะมา Add สมาชิก หรือทรัพยากรบุคคล ใน Team ที่สร้าง โดยทำตามขั้นตอน ในรูปที่ 5

    รูปที่ 5

    จะปรากฎหน้าจอ ดังรูปที่ 6 จากนั้น จะทำการ Add Members หรือสมาชิกในทีม โดยทำตามขั้นตอน ข้อ 1 ในรูปที่ 6

    รูปที่ 6

    จะปรากฎหน้าจอ เพื่อให้การพิมพ์ชื่อ เพื่อจะ Add Member ดังรูปที่ 7 โดยสามารถ ได้ ทีละหลายๆ คน และทำการ Save changes เพียงครั้งเดียว

    รูปที่ 7

    จากขั้นตอนนี้ เราจะได้สมาชิกในทีมที่จะมาดำเนินการโครงการ หรือทรัพยากรบุคคลที่จะมาทำให้โครงการสำเร็จนั่นเอง

    ขั้นตอนการกำหนดงานย่อย (Tasks) และมอบหมายงาน

    จากบทความก่อนหน้า นั้น เราได้มีการสร้างรอบการพัฒนา ที่เรียกว่า Sprint ไว้แล้ว และได้ตกลงกับผู้ใช้เพื่อเลือกความต้องการ หรือ Backlog items ที่จะทำให้แล้วเสร็จในรอบการพัฒนาที่สร้างไว้ ซึ่งจะทำให้เห็นว่ามีความต้องการอะไรบ้างที่จะต้องทำให้เสร็จ จากนี้ Project Manager จะต้องทำการแตกงาน หรือ Task ลงไปว่าในแต่ละ Backlog item แต่ละตัวนั้น จะมีงานย่อย หรือ Task อะไร บ้าง ซึ่ง Project Manager จะต้องวางแผนไว้ และสามารถมาบันทึกใน TFS ได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

     

    จาก TFS เลือกโครงการที่ต้องการสร้าง Task ย่อย ตามหมายเลข 1 รูปที่ 8

    รูปที่ 8

    คลิกเลือก ตามรูปที่ 9 เพื่อไปสู่การบันทึก Task

    รูปที่ 9

    เมื่อทำตามขั้นตอนข้างต้น ทำการเลือก Sprint และ Backlog ในขั้นตอนที่ 1 และ 2 ของรูปที่ 10 จะได้หน้าจอเหมือนรูปที่ 10

    รูปที่ 10

    จากรูปที่ 10 จะแสดงรายละเอียดของ Backlog Items ทั้งหมด ในรอบ  Sprint 5 ที่ได้ตกลงกับผู้ใช้ แล้วว่าจะดำเนินการเรื่องใดบ้างนั่นเอง

     

    จากนั้น ให้ทำตามขั้นตอนในรูปที่ 11

    รูปที่ 11

    จากรูปที่ 11 ทำการกดเลือกหมายเลข 1 ก็จะปรากฎข้อมูลดังหน้าจอ ในรูปที่ 11 ขึ้นมา

    โดย หมายเลข 2 ด้านซ้ายสุด จะเป็นชื่อ Backlog item หรือหัวข้อความต้องการ ส่วนด้านขวา ที่อยู่ในกรอบที่เหลือง คือ Task ย่อย หรืองานย่อยที่แตกออกมาให้เห็นว่าจะต้องดำเนินการอะไรบ้าง เพื่อให้ Backlog สำเสร็จ ในหมายเลข 2 จะเป็นตัวอย่างที่ได้สร้างไว้แล้ว

     

    ในกรณีที่ต้องการสร้าง Task หรืองานย่อย ผู้เขียนขอยกตัวอย่าง ใน Backlog item ที่ เป็น “รายงาน งบกระแสเงินสด” นะค่ะ หากต้องการสร้าง Task ย่อย ให้กดที่เครื่องหมายบวก (+) ดังขั้นตอนที่ 3 ในรูปที่ 11 ค่ะ ซึ่งจะได้หน้าจอ ดังรูปที่ 12

     

    ก่อนอื่นเลย Project Manager จะต้อง List มาก่อนว่าจะมี Task ย่อย ๆ อะไรบ้าง ก่อนจะมาบันทึกใน TFS ซึ่งในกรณีนี้ สำหรับงานพัฒนาระบบ ก็จะหนีไม่พ้น ตามกระบวนการ SDLC นั่นเอง ซึ่งหลักๆ จะประกอบไปด้วย

    • Desgin and Analysis
    • Develop
    • Review Develop
    • ส่งมอบเพื่อทดสอบ
    • System Test
    • Review System Test
    • Delpyment    เป็นต้น

    รูปที่ 12

    สำหรับรูปที่ 12 เป็นตัวอย่างของการสร้าง Task โดยมีรายละเอียดดังนี้

    หมายเลข 1 : ชื่อ Task ย่อย

    หมายเลข 2 : รอบการพัฒนาที่จะให้ดำเนินการ ซึ่งจะ Default ตาม Backlog item นั้นๆ

    หมายเลข 3 : ทำการ Assign ให้ใครดำเนินการ

    หมายเลข 4 : ระยะเวลาที่มอบหมายงานให้ ซึ่งชื่อจะปรากฎตามที่ ได้ Add ไปในขั้นตอนการกำหนดทรัพยากรบุคคล

    หมายเลข 5 : เป็นขั้นตอนใด ซึ่งประกอบด้วย

    Design

    Development

    Documentation

    Requirements

    Testing

    Deployment

    หมายเลข 6 : เป็นการอธิบายรายละเอียดของ Task ว่าจะดำเนินการ หรือมีเงื่อนไขอย่างไรบ้าง

    และกดหมายเลข 7 เพื่อทำการบันทึกข้อมูล

     

    หลังจากที่ทำการบันทึกข้อมูล Task ทั้งหมดเข้าสู่ TFS เรียบร้อยแล้ว Project Manager สามารถตรวจสอบ หรือดูภาพรวม ได้ทำตามขั้นตอน ในรูปที่ 13 คือ

    ขั้นตอน 1 จาก TFS เลือก Backlog

    ขั้นตอน 2 สำหรับส่วนที่ 2 จะแสดงรายละเอียด Task ย่อยต่างๆ ในแต่ะ Backlog item ทำให้ใเห็นว่ามี Activity ใดบ้าง Assign ให้ใคร และต้องใช้เวลาเท่าไหร่

    ขั้นตอน 3 สำหรับส่วนที่ 3 แสดงให้ว่า

    Work : จำนวนชั่วโมงที่ใช้ในเวลาทำงาน

    Work By Activity : จำนวนชั่วโมงของแต่ละ Activity

    Work By Assign To : จำนวนชั่วโมงที่ได้มอบหมายให้แต่ละบุคคล

    รูปที่ 13

    ถึงตอนนี้ ก็จะทำให้เห็นปริมาณของงาน และระยะเวลาที่ต้องใช้ทั้งในภาพรวมของรอบการพัฒนานั้นๆ ภาพรวมของแต่ละ Activity และยังสามารถเห็นในภาพรวมของการมอบหมาย หรือ Assign ให้แต่ละคนภายในทีมงานด้วย

    ในครั้งต่อไป จะมาอธิบายขั้นตอนในการ บันทึกผลการปฏิบัติงาน และการติดตามงานโดยใช้เครื่องมือ TFS กันต่อนะค่ะ อย่าลืมติดตามกันนะค่ะ ขอบคุณค่า ^____^

     

  • การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 3 : ขั้นตอนการคัดเลือกความต้องการ และความหมายของ State)

    จากบทความ การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 2 : การบันทึกความต้องการ)

    ผู้เขียนได้กล่าวถึงการบันทึกความต้องการโดยใช้เครื่องมือ TFS ไปแล้ว สำหรับบทความครั้งนี้ ผู้เขียนจะกล่าวถึงขั้นตอนหลังจากรับความต้องการเข้ามา และจะเข้าสู่ขั้นตอนการคัดเลือกความต้องการ และการกำหนด State ในเครื่องมือ TFS

    การคัดเลือก Backlog items (Backlog items)

    หลังจากขั้นตอนการรวบรวมความต้องการ หรือ Backlog items จากลูกค้ามาแล้วนั้น Backlog items ที่ได้ทุกข้อจะถูกบันทึกเข้าสู่ TFS ซึ่ง Backlog items ที่ได้มาทั้งหมด อาจจะไม่ถูกเลือกให้ดำเนินการ หรือไม่ต้องดำเนินการด้วยเหตุผลต่างๆ ขึ้นอยู่กับการตกลงกันระหว่างผู้จัดโครงการ กับลูกค้า

    สำหรับเครื่องมือ TFS นำมาช่วย Project Manager ในขั้นตอนการคัดเลือก Backlog Items โดยการ Update State ของแต่ละ Backlog Items เพื่อให้ทราบว่า  Backlog item อยู่ใน State ใด ตามความหมายดังนี้

    รูปที่ 1

    จากรูปที่ 1 นะค่ะ

    1. New : คือ Backlog items ที่เข้ามาใหม่ ยังไม่ผ่านการพิจารณา หรือยังไม่ผ่านขั้นตอนการคัดเลือก
    2. Approved คือ Backlog items ที่ผ่านการคัดเลือก แต่ยังไม่ดำเนินการในรอบปัจจุบัน ซึ่งอาจจะรอในรอบการพิจารณาถัดไปเพื่อให้ดำเนินการ
    3. Commited คือ Backlog items ที่ผ่านการคัดเลือก และตกลงให้แล้วเสร็จในรอบปัจจุบัน ซึ่งจะต้องประเมินเรื่องของความเหมาะสมของเวลาด้วย ว่าสามารถดำเนินการได้กี่ Backlog items
    4. Done คือ Backlog items ที่ผ่านการคัดเลือก และดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือ คือ Backlog items ที่ผ่านการคัดเลือกแต่ไม่ถูกให้ดำเนินการให้ทำ (ซึ่งจะมีการบันทึกไว้ใน หมายเหตุ หรือ History)

    ในบทบาทของ Project Manager คือ

    1. หลังจากได้ตกลงกับลูกค้าและร่วมกันคัดเลือกความต้องการแล้วแล้ว Project Manager จะทำการ Update State ของ Backlog item แต่ละข้อตามข้อตกลง
    2. สร้างรอบการพัฒนา หรือ Iteration
    3. ระบุ Backlog items ที่ทำการ Commited เข้าสู่รอบ Iteration ที่ต้องการ
    4. ทำการวางแผนย่อย (Tasks) ต่อไป

    วิธีการสร้างรอบการพัฒนา หรือ Iteration

    จาก Link ของ TFS

     

    รูปที่ 2

    เลือก Configuration หมายเลข 1 ในรูปที่ 2 เพื่อเข้าไปจัดการเกี่ยวกับโครงการ จะปรากฎหน้าจอดังรูปที่ 3 

    รูปที่ 3

    ในรูปที่ 3 จะแสดงโครงการ หรือ Project ทั้งหมดที่รับผิดชอบ ให้ทำตามขั้นตอน คือ

    • เลือกโครงการ ตามหมายเลข 1
    • จะปรากฎรายละเอียดด้านขวา เลือก Link ตามหมายเลข 2 เพื่อเข้าไปทำการจัดการเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการที่เลือก
    • จะปรากฎหน้าจอดังรูปที่ 4

     

    รูปที่ 4

    จากรูปที่ 4 ทำตามขั้นตอนเพื่อสร้างรอบการพัฒนา หรือ Iteration ดังนี้

    • กดเลือก หมายเลข 1 Iterations เพื่อจัดการเกี่ยวกับรอบการพัฒนา หรือ Iterations
    • กดเลือกหมายเลข 2 เพื่อเลือก Release ที่ต้องการ ซึ่งอาจจะมีหลาย Release ขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับลูกค้า หรือขึ้นอยู่กับความต้องการที่ได้รับ
    • กดเลือกหมายเลข 3 เพื่อทำการสร้างรอบการพัฒนา ของ Release 1 โดยจะปรากฎหน้าจอขึ้นมา เพื่อให้กำหนดรายละเอียดของรอบการพัฒนา
    • หมายเลข 4 Iteration name ให้ใส่ชื่อรอบของการพัฒนา ขึ้นอยู่กับ Project Manager  แต่ละท่าน เพื่อใช้ในการสื่อสานภายในทีมพัฒนา
    • หมายเลข 5 ให้ระบุ วันที่เริ่มต้นรอบการพัฒนา (Start date) และวันที่สิ้นสุดรอบการพัฒนา (End date)
    • กดเลือกหมายเลข 6 เพื่อบันทึกรายละเอียดที่ได้กำหนดไป

    หลังจากได้ทำการสร้างรอบการพัฒนา ไปแล้วเราสามารถตรวจสอบ หรือดูรอบการพัฒนาที่เพิ่มไปได้ โดย ทำตามขั้นตอน ในรูปที่ 5 ดังนี้

    รูปที่ 5

    • หมายเลข 1 เข้าไปยัง TFS
    • หมายเลข 2 เลือกโครงการที่ได้กำหนดรอบการพัฒนาไปข้างต้น
    • จะปรากฎหน้าจอดังรูปที่ 6 โดย

    รูปที่ 6

    • กดเลือกหมายเลข 1 เพื่อดูงาน ทั้งหมด
    • กดเลือกหมายเลข 2 คือ รอบการพัฒนา ที่เราได้ทำการเพิ่มเติมนั้นเองค่ะ

    ขั้นตอนการระบุ Backlog items ที่ทำการ Commited กับผู้ใช้หรือลูกค้าว่าจะดำเนินการในรอบนี้ เข้าสู่รอบการพัฒนา หรือ Iteration ที่ต้องการ

    มีขั้นตอนดังนี้

    รูปที่ 7

    จากรูปที่ 7

    หมายเลข 1 เลือก Backlog items เลือก Board

    หมายเลข 2 ในช่อง Approved คือ Backlog items ที่ได้ตกลงกับผู้ใช้ว่าจะดำเนินการ แต่ยังไม่ได้ระบุว่าจะดำเนินการในรอบใด ให้เลือก Backlog item ที่ตกลงว่าจะทำในรอบนี้

    หมายเลข 3 Double click ที่ Backlog item ที่จะกำหนดรอบการพัฒนา จะได้หน้าจอดังรูปที่ 8

    รูปที่ 8

    จากรูปที่ 8

    หมายเลข 1 เลือกรอบการพัฒนา (Iteration) ที่ได้ตกลงกับผู้ใช้ หรือลูกค้า

    หมายเลข 2 ระบุ State เป็น Commited คือตกลงจะทำให้แล้วเสร็จในรอบการพัฒนาที่กำหนด

    หมายเลข 3 กดปุ่ม Ave and Close เพื่อบันทึกข้อมูล

    โดยข้อมูล Backlog item จะไปอยู่ในช่อง Commited ดังรูปที่ 9

    รูปที่ 9

     

    รูปที่ 10

    จากรูปที่ 10 เราสามารถตรวจสอบข้อมูล ในมุมมองว่าในรอบการพัฒนานั้นๆ มี Backlog items อะไรบ้างที่เราต้องทำ โดย

    หมายเลข 1 เลือกเมนู Work

    หมายเลข 2 เลือก Iteration ที่ต้องการ

    หมายเลข 3 จะแสดง Backlog items ที่เรากำหนดให้ commited ในรอบการพัฒนาดังกล่าวนั่นเอง

    กล่าวโดยสรุป

    ในมุมมองของ Project Manager ในการนำเครื่องมือ TFS มาใช้ในกระบวนการคัดเลือกความต้องการ และกำหนดรอบการพัฒนา ทำให้เห็นภาพรวมของ Backlog Items ทั้งหมด ว่ามีความต้องการของระบบนี้ทั้งหมดกี่เรื่อง และมีการแบ่งรอบการพัฒนาขึ้นกี่รอบ เพื่อให้สามารถพัฒนาระบบให้ได้ครบทุกความต้องการ และแต่ละรอบการพัฒนา จะมีความต้องการใดบ้างที่จะต้องดำเนินการ ซึ่งเครื่องมือดังกล่าวสามารถแสดงให้ Project Manager เห็นได้ และสามารถติดตามได้นั่นเอง

     

    สำหรับขั้นตอนการวางแผนย่อย (Tasks) เพื่อให้แต่ละความต้องการ หรือแต่ละ Backlog item ทำได้สำเร็จ หรือเสร็จทันนั้นผู้เขียนขอกล่าวในรอบถัดไปนะค่ะ เนื้อหายาวไปเกรงว่าผู้อ่านจะเบื่อกันซะก่อน อยากให้ติดตามกันต่อนานๆ ค่ะ

     

    ขอบคุณค่ะ ^___^

  • การบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 2 : การบันทึกความต้องการ)

    อ้างอิงจากบทความก่อนหน้าในหัวข้อ “เริ่มต้นกับการบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 1 : Overview)” 

    จากบทความดังกล่าว ผู้เขียนตั้งใจเกริ่นนำเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องมือ TFS เพื่อนำมาเป็นผู้ช่วยผู้จัดการโครงการ ในการบริหารโครงการมาแล้ว สำหรับใน Phase2 นี้ ผู้เขียนจะขออธิบายขั้นตอนและรายละเอียดของการบันทึกความต้องการ หรือที่เรียกว่า Backlog Items โดยใช้เครื่องมือ TFS

    ในกระบวนการ Software Process : SDLC ในขั้นตอน Planning หรือการวางแผน ผู้จัดการโครงการจะสามารถวางแผนได้ ก็ต่อเมื่อทราบรายละเอียดของความต้องการทั้งหมดหรือเกือบทั้งหมดของโครงการ ในที่นี่ขอเรียกว่า Backlog items  ดังนั้น TFS จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยเก็บบันทึก รวบรวม Backlog items ต่างๆ ที่เก็บรวบรวมมา และสามารถตรวจสอบสถานะของแต่ละ Backlog items ว่าอยู่ในสถานะใด เช่น ยังไม่ดำเนินการ กำลังดำเนินการ หรือดำเนินการแล้วเสร็จ เป็นต้น

    อยากรู้รายละเอียดกันแล้วใช่ไม๊ค่ะ…มาติดตามกันเลยค่ะ

    ขั้นตอน 1 : การสร้าง Project Name

    ก่อนการบันทึก Backlog items แต่ละระบบก็จะมีชื่อของระบบ หรือโครงการ กันก่อน ดังนั้นจะต้องทำการ Add Project Name หรือชื่อโครงการ เข้าไปใน TFS กันก่อน ซึ่งผู้จัดการโครงการ 1 คน อาจจะต้องดูแลและรับผิดชอบ มากกว่า 1 โครงการ หรือ 1 Project ได้ ในที่นี้ขอยกตัวอย่าง FMIS Accounting Report นะค่ะ เป็นโครงการในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อรายงานงบแสดงฐานะการเงิน งบรายได้-ค่าใช้จ่าย และหมายเหตุประกอบงบการเงิน

    ขั้นตอน 2 : การบันทึกความต้องการ 

    ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการโครงการ และทีมพัฒนา จะทำการรวบรวมความต้องการ หรือ Backlog items ด้วยวิธีการต่างๆ ได้แก่ การประชุม การสอบถามจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้ปฏิบัติงาน การศึกษาจากเอกสาร ฯลฯ เพื่อให้ได้มาซึ่ง Backlog Item เป็นข้อๆ และนำมาบันทึกใน Project Name ตามขั้นตอนดังนี้

    2.1 เลือก Project Name ที่ต้องการ

    2.2 เลือก WORK เลือก Backlog items และเลือก Backlog ดังรูปด้านล่าง

    2.3 ทำการ Add Backlog item โดย ระบุ Type = Product Backlog Item และ Title คือ ชื่อของความต้องการ หลังจากนั้น กดปุ่ม Add แสดงขั้นตอนดังรูปด้านล่าง

    2.4 เมื่อ Add แล้ว Backlog หรือความต้องการก็จะถูกบันทึกลงใน TFS โดยมีสถานะเริ่มต้น เป็น “New” ดังรูป

    2.5 ขั้นตอนข้างต้น เป็นการบันทึก Title ของ Backlog item เท่านั้น หากต้องการบันทึกรายละเอียดให้ Double click ที่รายการของ Backlog item ที่ต้องการ หน้าจอจะแสดง รายละเอียดของ Backlog item ดังกล่าว เพื่อให้ระบุรายละเอียดสำคัญ ๆ ดังรูป

    จากรูปด้านบน แต่ละส่วน มีรายละเอียด ดังนี้

    หมายเลข 1 : หมายถึง ประเภทเป็น Backlog item โดยมี No. ที่ running จาก TFS = 5796 ซึ่งส่วนนี้ไม่สามารถแก้ไขได้

    หมายเลข 2 : หมายถึง Title ที่ได้เพิ่มในข้อ 2.4

    หมายเลข 3 : หมายถึง Title เช่นเดียวกับ ข้อ 2 แต่สามารถแก้ไขได้ ในกรณีที่ต้องการเปลี่ยน Title

    หมายเลข 4 : หมายถึง คำอธิบายความต้องการนั้นๆ หรือที่มาของความต้องการ

    หมายเลข 5 : หมายถึง สิ่งที่ต้องการ หรือผลลัพธ์ที่จะได้รับจากความต้องการนั้น

    หมายเลข 6 : กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขรายละเอียด ให้กดปุ่ม save หรือ Save and close เพื่อบันทึกรายละเอียดที่เปลี่ยนแปลง

    ขั้นตอน 3 : การพิจารณา และคัดเลือกความต้องการ

    จากขั้นตอนที่ 2 เราจะได้ Backlog items เกือบทั้งหมดของระบบ (ที่กล่าวว่าเกือบทั้งหมด เนื่องจาก Backlog บางข้อ หรือความต้องการบางข้อ อาจจะมีเพิ่มขึ้นได้ระหว่างโครงการ ซึ่งสามารถบันทึกเพิ่มเข้าไปใน Project ได้) ในการจะเริ่มวางแผน ผู้จัดการโครงการ และเจ้าของระบบที่ต้องการให้พัฒนาระบบ จะมาวิเคราะห์ หรือพิจารณาคัดเลือก Backlog โดยให้เกณฑ์ต่างๆ สำหรับ Backlog items ที่ผ่านขั้นตอนการพิจารณา/คัดเลือกแล้ว ผู้จัดการโครงการจะดำเนินการจัดการ Backlog item แต่ละข้อ โดย

    Backlog ที่ไม่ผ่านการพิจารณา หรือไม่ต้องดำเนินการ ด้วยเหตุผลใดๆ เช่น ด้วยนโยบายของมหาวิทยาลัยไม่ต้องดำเนินการ เป็นต้น จะทำการกำหนด

    1) State = Done

    2) เลือก History

    3) ระบุรายละเอียด หรือ ระบุเงื่อนไขที่ไม่ผ่านการพิจารณา

    4) กดปุ่ม Save หรือ Save and close เพื่อบันทึกรายละเอียด

    รายละเอียด ดังรูป

     

    Backlog ที่ผ่านการพิจารณาให้ดำเนินการ จะทำการกำหนด State = Approved ดังรูป

    ผู้จัดการโครงการสามารถดูภาพรวมของ Backlog items ทั้งหมดของ Project ในอีกมุมมอง ดังรูป

    1) New : Backlog item ที่ยังไม่ผ่านการพิจารณา หรือถูกคัดเลือกเพื่อจัดทำโครงการ

    2) Approved : Backlog item ที่ถูกเลือกให้พัฒนา แต่ยังไม่เข้ากระบวนการพัฒนา

    3) Commited : Backlog item ที่ถูกเลือกให้พัฒนา และอยู่ระหว่างการพัฒนา

    4) Done : Backlog item ที่ไม่ผ่านการพิจารณาให้พัฒนา หรือ Backlog item ที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว

     

    หมายเหตุ : สำหรับ Backlog items ที่ผ่านการคัดเลือกเพื่อให้พัฒนา จะเข้าสู่กระบวนการวางแผนต่อไป ซึ่งจะได้อธิบายรายละเอียดขั้นตอนการวางแผนโครงการใน Phase ถัดไปค่ะ (รอติดตามกันต่อนะค่ะ…อย่าเพิ่งเบื่อ…)

     

    บทสรุป : การนำ TFS มาใช้ในการบันทึกความต้องการ หรือ Backlog items มีประโยชน์ อย่างไร?

    จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนนำ TFS มาใช้ในการบันทึกความต้องการนั้น สามารถสรุปประโยชน์ หรือข้อดี ที่เกี่ยวกับการบริหารโครงการในขั้นตอนของการรวบรวมความต้องการ สามารถแยกเป็นข้อๆ ได้ดังนี้

    1. เป็นเครื่องมือบันทึก และเก็บรวบรวมความต้องการ ทำให้ทราบว่ามีความต้องการจำนวนกี่รายการ
    2. สามารถตรวจสอบสถานะของความต้องการ หรือ Backlog items ที่
      • ยังไม่ผ่านการพิจารณา/คัดเลือก
      • ผ่านการอนุมัติเพื่อให้ดำเนินการแต่ยังไม่ดำเนินการ กี่รายการ
      • ผ่านการอนุมัติ และอยู่ระหว่างการดำเนินการ กี่รายการ (จะกล่าวรายละเอียดใน Pase เกี่ยวกับการวางแผนต่อไป)
      • ดำเนินการแล้วเสร็จ กี่รายการ (จะกล่าวรายละเอียดใน Pase เกี่ยวกับการวางแผนต่อไป)
    3. ความต้องการที่รวบรวมมาไม่หาย หรือตกหล่นไประหว่างทาง หรือระหว่างการดำเนินโครงการ
    4. สามารถนำข้อมูลมาเพื่อจัดทำเป็น Requirement Check list ได้ต่อไปในอนาคต

     

    สุดท้าย ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ หรือเป็นทางเลือกให้กับผู้บริหารโครงการ หรือผู้พัฒนาระบบในการเลือกใช้เครื่องมือในการบริหารโครงการในส่วนการบันทึกข้อมูลความต้องการ หลังจากนี้ผู้เขียนจะทยอยแนะนำเครื่องมือ TFS ในการบริหารโครงการในขั้นตอนต่อๆ ไป ฝากติดตามด้วยนะค่ะ…ขอบคุณค่ะ

  • เริ่มต้นกับการบริหารโครงการโดยใช้เครื่องมือ Team Foundation Server (Phase 1 : Overview)

    บทความนี้เป็นลักษณะของการเล่าประสบการณ์ของการนำเครื่องมือ MS Team Foundation มาใช้เพื่อการบริหารโครงการ เพื่อให้ผู้อ่านหรือผู้สนใจได้เห็นภาพคร่าว ๆ หรือหากเป็นประโยชน์ก็สามารถนำไปใช้งานการทำงานได้จริง ^___^

    Team Foundation Server หรือ TFS เป็นเครื่องมือช่วยในกระบวนการของการพัฒนาระบบ ผลิตโดยบริษัทไมโครซอฟท์ ซึ่งประกอบด้วยเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการพัฒนาระบบในหลายๆ ส่วน ตั้งแต่ส่วนการบริหารโครงการ ส่วนการพัฒนาระบบ เป็นต้น แต่ในครั้งนี้จะกล่าวถึงการนำ TFS มาช่วยผู้จัดการโครงการในการบริหารโครงการ ตั้งแต่ขั้นตอนการมอบหมายงาน ตลอดจนการติดตามงาน ซึ่งผู้เขียนขอแบ่งออกเป็น Phase ย่อย ๆ เพื่อไม่ให้ผู้อ่านเบื่อกันไปซะก่อนนะค่ะ โดย Phase 1 นี้จะขอเกริ่นนำเพื่อให้ผู้อ่าน เห็นภาพรวมกันก่อน และใน Phase ถัดๆ ไปจะแนะนำขั้นตอนการใช้งานนะค่ะ

    เบื้องต้นให้ผู้อ่านคิดถึงกระบวนการการพัฒนาระบบสารสนเทศทั่วไป จะมีขั้นตอนต่างๆ ตามกระบวนการ SDLC ซึ่งจะมีขั้นตอนหลักๆ คือ

    Software Process : SDLC

    • Planning
    • Requirement Analysis
    • Designing the product architecture
    • Building or Developing the Product
    • Testing the Product
    • Deployment and Maintenance

    ในมุมองของผู้จัดการโครงการ ในการบริหารโครงการ TFS ก็สามารถนำมาเป็นเครื่องมือช่วยงานได้ตั้งแต่ขั้นตอนการเก็บความต้องการจากลูกค้า (Requirements) และนำมารวบรวมไว้ใน TFS หลังจากนั้นจะนำ Requirements ที่ได้เข้าสู่กระบวนการวางแผนต่อไป

    เริ่มต้นมาทำความเข้าใจคำที่ใช้ใน TFS กันก่อนนะค่ะ ซึ่งจะเทียบให้เห็นกับคำทั่วๆ ที่ใช้กันในการพัฒนาระบบ นะค่ะ

    • Backlog items หมายถึง ความต้องการ หรือ Requirements
    • Sprint หมายถึง รอบระยะของโครงการย่อย หรือ รอบระยะเวลาของการพัฒนาระบบซึ่งแบ่งย่อยเป็นรอบๆ
    • Task หมายถึง งานย่อยๆ ที่จะมอบหมายให้สมาชิกดำเนินการ

    อ่านครั้งแรก อาจจะยังไม่เข้าใจ ขออธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมนะค่ะ กล่าวคือ

    1. ในขั้นตอนของการวางแผน หรือ Planning สำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศจะเริ่มต้นด้วยการเข้าไปเก็บ รวบรวมความต้องการ หรือ Requirements จากลูกค้า ซึ่ง Requirements นี้ใน TFS จะเรียกว่า Backlog item โดยผู้จัดการโครงการจะนำ Backlog ที่ได้จากการรวบรวม มาเก็บไว้ใน TFS เพื่อเข้าสู่กระบวนการคัดกรอง Backlog items อีกครั้ง
    2. การคัดกรอง Backlog items คือ การพิจารณา Backlog item ว่าจะให้ดำเนินการ หรือไม่ดำเนินการ ด้วยเหตุผลใด
    3. หลังจาก Backlog items ผ่านขั้นตอนการคัดกรอง ก็จะมี Backlog items ที่พิจารณาให้ดำเนินการ ผู้จัดการโครงการก็จะต้องนำ Backlog Items มาวางแผน โดยพิจารณาตามระยะเวลา ในกรณีที่มี Backlog items จำนวนมาก นั่นก็หมายถึงระบบก็จะมีขนาดใหญ่ไปด้วยเช่นกัน จำเป็นจะต้องมีการแบ่งโครงการเป็นโครงการย่อยๆ เพื่อป้องกันความเสี่ยงของการพัฒนาระบบไม่เสร็จตามแผนที่วางไว้ การแบ่งโครงการออกเป็นโครงการย่อยๆ ใน TFS เรียกว่า Sprint ใน Sprint จะต้องระบุวันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด ซึ่งก็คือระยะเวลาของโครงการนั่นเอง
    4. จากนั้นผู้จัดการโครงการจะต้องพิจารณาร่วมกับลูกค้าเพื่อเลือก Backlog items ที่จะทำให้แล้วเสร็จใน Sprint นั้นๆ ในการคัดเลือก ก็จะนำปัจจัยหลาย ๆ ปัจจัย มาพิจารณา ซึ่งได้แก่ Backlog item ที่เป็นฟังก์ชันหลัก หรือมีความสำคัญจำเป็นต้องทำก่อน ความเร่งด่วนของการใช้งาน เป็นตน ผลจากการคัดกรอง หรือคัดเลือก ผู้จัดการโครงการก็จะทราบว่าในแต่ละ Sprint มี Backlog items อะไรบ้างที่จะต้องดำเนินการ ซึ่งจะเข้าสู่กระบวนการวางแผนและมอบหมายงานต่อไป
    5. โดยในแต่ละ Backlog item ของแต่ละ Sprint นั้น ผู้จัดการโครงการ จะต้องดำเนินการกำหนด งานย่อยๆ ซึ่งเป็นงาน ตามขั้นตอน หรือกระบวนการที่จะทำให้ Backlog item อันนั้นสำเร็จนั่นเอง โดยงานย่อยดังกล่าวเรียกว่า Task ซึ่งผู้จัดการโครงการเอง จะทำการบันทึกงานย่อยๆ ดังกล่าวลงใน TFS เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการมอบหมาย Task ต่อไป

    ตัวอย่าง รูปภาพ เพื่อความชัดเจนมากยิ่งขึ้นนะค่ะ

     

    ในครั้งต่อไป จะมาอธิบายวิธีการใช้เครื่องมือ TFS เพื่อทำการบันทึกข้อมูล Backlog items และอธิบายขั้นตอนการคัดกรอง Backlog items กันนะค่ะ อย่าลืมติดตามอ่านกันต่อนะค่ะ

     

    ข้อมูลอ้างอิง

    Team Foundation Overview : https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms242904(VS.80).aspx

    Software Process