จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(5-9)

Post Views: 1,532

Forms + Power Automate (Flow) + Excel with Pivot Table + SharePoint Site Page

ความเดิมตอนที่แล้ว แสดงขั้นตอนที่ 1 ถึง ขั้นตอนที่ 4 จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(1-4)

แสดงขั้นตอนที่ 5 ถึง ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 5 สร้าง หน้า Dashboard จัดรูปแบบและดึงข้อมูลจาก Pivot Table ในชี้ต Sheet2 โดยเทคนิคอ้างอิงชื่อเซล

5.1 ใช้ชี้ต ชื่อ Main สร้างข้อความตามต้องการ

5.2 ต่อไปเราจะดึงข้อมูลมาไว้ใน เซล ต่าง ๆ แล้วจะ รวมบริการวิชาการในเซล D17 ได้

ตัวอย่างที่ 1 เช่น จำนวนโครงการที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน ตำแหน่ง B10 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

=IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of ID",Sheet2!$A$1,"จัดบริการแบบ","ที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน"),0)

ตัวอย่างที่ 2 เช่น จำนวนคนที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน ตำแหน่ง C10 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

=IFERROR(GETPIVOTDATA("Sum of จำนวนคน",Sheet2!$A$1,"จัดบริการแบบ","ที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน"),0)

ตัวอย่างที่ 3 เช่น จำนวนโครงการ IT Services ตำแหน่ง B11 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

=IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of ID",Sheet2!$A$1,"จัดบริการแบบ","IT Services"),0)

มาดูอีกชุด เราจะดึงข้อมูลมาไว้ใน เซล ต่าง ๆ แล้วจะ รวมบริการวิชาการในเซล D29 ได้

ตัวอย่างที่ 4 การให้บริการอื่นๆ จำนวนโครงการ โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา ตำแหน่ง B26 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

=IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of การให้บริการอื่นๆ",Sheet2!$A$42,"การให้บริการอื่นๆ","โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา"),0)

ตัวอย่างที่ 5 การให้บริการอื่นๆ จำนวนคน โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา ตำแหน่ง C26 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

=IFERROR(GETPIVOTDATA("Sum of จำนวนคน",Sheet2!$A$42,"การให้บริการอื่นๆ","โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา"),0)

ตัวอย่างที่ 6 การให้บริการอื่นๆ จำนวนครั้ง เช่าโน้ตบุ๊ค ตำแหน่ง B27 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

=IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of การให้บริการอื่นๆ",Sheet2!$A$42,"การให้บริการอื่นๆ","เช่าโน้ตบุ๊ค"),0)

ส่วนอื่น ๆ ก็ทำเช่นเดียวกับ ตัวอย่างที่ 1 ถึง ตัวอย่างที่ 6

ขั้นตอนที่ 6 สร้าง กราฟ แสดงสถานะผลสำเร็จในปัจจุบันจนถึงเป้าหมาย ด้วยกราฟแท่งจำนวน 2 แท่ง แบบแท่งกราฟไม่เว้นระยะห่างเพื่อให้ซ้อนกัน

6.1 ข้อมูลที่เราเตรียมไว้ เป้าหมาย คือ ที่เราคีย์เข้าไป ส่วนรายได้จากบริการวิชาการที่ทำได้ จะเกิดจากรวมอัตโนมัติมาจากเซลต่าง ๆ

6.2 จากข้อมูลนี้ เราสร้างกราฟแท่ง 2 แท่ง แบบแท่งกราฟไม่เว้นระยะห่างเพื่อให้ซ้อนกัน ได้ดังรูป

หมายเหตุ วิธีทำแท่งที่สองให้ซ้อนทับกับแท่งที่หนึ่ง ค่อนข้างยาว ศึกษาเพิ่มเติมได้จาก google search ค้นว่า “excel กราฟ แท่ง ซ้อน กัน” มีคลิปสอนเยอะ (ความรู้การทำกราฟซ้อนทับ 2 แท่ง สอน Excel: การสร้างกราฟเปรียบเทียบการใช้งบประมาณกับที่เบิกจ่ายจริง https://www.youtube.com/watch?v=_JnX9kdS-Og)

6.3 คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่แท่งที่ 1 สีฟ้า แท่งเป้าหมาย และเลือก Format Data Series เลือกไอคอนที่ 3 Series Options กำหนดค่าให้กับ Primary Axis ด้วย Series Overlap 100% และ Gap Width 143%

6.4 คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่แท่งที่ 2 สีน้ำเงิน แท่งผลงานที่ทำได้ และเลือก Format Data Series เลือกไอคอนที่ 3 Series Options กำหนดค่าให้กับ Secondary Axis ด้วย Series Overlap 100% และ Gap Width 500%

ขั้นตอนที่ 7 สร้าง Site Page ใน SharePoint site ของเรา โดยเลือกเครื่องมือ ชื่อ File and Media

7.1 เมื่ออยู่หน้าต่าง SharePoint Site ให้คลิก New เลือก Page

จะได้หน้าตั้งค่าเริ่มต้น ให้เลือกว่า Create Page

7.2 จะได้หน้าต่างแบบนี้

ควรเริ่มต้นตั้งชื่อ Title ให้คลิกตรงช่อง Add a title ควรเป็นชื่อย่อ ภาษาอังกฤษน่าจะดี เช่นในตัวอย่างนี้จะตั้งว่า OJT เป็นต้น เพราะจะถูกนำไปตั้งเป็นชื่อ Site Page ส่วนชื่อผู้ทำเพจ ก็อาจคลิกกากบาท ไม่ระบุ ก็ได้

7.3 ถัดไปเอาเมาส์ชี้บริเวณ ด้านล่าง จนขึ้นมาเห็นเครื่องหมาย + ให้คลิก และเลือก File and Media