จากบทความที่ผ่านมา ผู้เขียนได้แนะนำ Tool ของ RPA คือ UiPath และการติดตั้ง UiPath StudioX ไปแล้ว ในบทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้งาน ในที่นี้ ใช้ UiPathStudio X อ่านค่าจาก Excel และส่งเมลไปยังตามข้อมูลใน Excel ตัวอย่างเช่น อาจารย์ที่ปรึกษาต้องการส่งเมลไปยังนักศึกษาในที่ปรึกษาทั้งหมด ในคราวเดียวกัน เนื้อหาในเมลแต่ละคนอาจจะเหมือนหรือแตกต่างกันก็ได้ ซึ่งอาจารย์ได้เตรียมข้อมูลไว้ในรูปแบบ Excel
เริ่มต้น ผู้เขียนจะเตรียมข้อมูลใน Excel ตามนี้
โดยจะมีฟิลด์หลัก สำหรับการส่งเมล ดังนี้
- EMAIL ไว้เก็บ E-mail Address ของคนที่เราต้องการส่ง
- Subject หัวเรื่องของ E-mail ที่ต้องการส่ง
- Body คือส่วนของ เนื้อหาที่ต้องการให้ทราบ
เรามาสร้าง bot การส่งเมลกันเลย
- เริ่มต้นให้ทำการสร้าง Project
- คำสั่งแรกให้เปิด Excel ไฟล์ ขึ้นมา โดยการเลือก Activites > Resources > Use Excel File และลากคำสั่งมาวางที่ตำแหน่ง Main ดังภาพ
3. จากนั้นกำหนดไฟล์ Excel ที่เก็บข้อมูลที่เราได้เตรียมไว้ตามขั้นตอนที่ผ่านมา โดยการกดที่รูป Folder ดังภาพ
4. ขั้นตอนต่อไป คือการสั่งให้ UiPath อ่านข้อมูล โดยการอ่านข้อมูลทีละแถว และนำข้อมูลดังกล่าวไปส่งเมลต่อไป โดยให้ไปที่ Activites และเลือก “For Each Excel Row” และลากคำสั่งไปวางไว้ในภายในของคำสั่ง Use Excel File ดังรูป
5. คำสั่ง For each Excel Row กำหนดคุณสมบัติ ดังนี้ In range คือ ช่วงของข้อมูลที่เลือก โดยในที่นี้จะเลือกข้อมูลทั้ง Sheet ชื่อ Sheet Test ให้ติ๊กเลือก Has headers ด้วย
6. ต่อไปเป็น คำสั่งส่งเมลโดยการเลือก Activites > Resources > Use Desktop Outlook App และลากคำสั่งมาวางที่ตำแหน่ง Drop Activity Here
Use Desktop Outlook App คือการเรียกใช้ฟังก์ชันส่งเมล จากโปรแกรม Outlook ที่ติดตั้งไว้ในเครื่องของเรา ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด เพียงแค่ login เข้าใช้ผ่าน Microsoft Account ไว้ โปรแกรม UiPath ก็จะเรียกใช้งานฟังก์ชันส่งเมลได้ทันที โดยในบทความนี้ ขอนำเสนอวิธีใช้ Use Desktop Outlook App ค่ะ
7. ส่วนถัดไป เลือกคำสั่งในการส่งเมล โดยไปที่ Activites > Business > Mail > Send Email และลากคำสั่งมาวางที่ตำแหน่ง Drop Activity Here
คำสั่ง Send Email มีคุณสมบัติที่ต้องกำหนด โดยให้ทำการเลือก Field ของ Excel และแมพให้ตรงกัน ดังนี้
- To คือ E-mail ของปลายทางที่ต้องการส่ง
- Subject คือ หัวเรื่องของ Email
- Body คือ ส่วนของเนื้อหา ในส่วนนี้เราสามารถพิมพ์เนื้อหาเองได้ หรือจะดึงจาก Field ของ Excel และนอกจากนี้เราก็สามารถ ดึง Field ของ Excel มาแสดงได้มากกว่า 1 Field โดยการเลือกตัวอย่างดังรูปด้านล่างค่ะ
- Save as draft ส่วนนี้ถือเป็นส่วนที่สำคัญ ในการทดสอบการทำงานให้เราติ๊กเครื่องหมายถูกไว้ก่อน เพื่อป้องกันการส่งเมลไปยังปลายทางจริง ๆ เมื่อเราทำการทดสอบการทำงานของโปรแกรมเสร็จสิ้นถูกต้องเรียบร้อยแล้ว จึงค่อยติ๊กเครื่องหมายถูกออก
- Attachments แนบไฟล์ที่ต้องการ
8. ต่อไปให้เราทำการกดปุ่ม Run เพื่อทำการรันการทำงานของโปรแกรม และสามารถดูผลการทำงานได้จาก Output จะแสดงด้านล่าง
ให้เราไปดูที่กล่อง draft ที่เมลของเราว่า ข้อความที่เราส่งเป็นอย่างไร
จากรูปข้างต้น จะเห็นได้ว่าแสดงเป็น Drafts 13 รายการ ตามที่ได้เตรียมข้อมูลใน Excel
ขั้นตอนสุดท้ายคือการ Publish โปรแกรม ให้เรียกใช้งานได้ **ให้เอาเครื่องหมายติ๊กถูก หน้า Save as daft ออกด้วยนะเวลาใช้จริง แล้วกดปุ่ม “Publish”
กำหนดรายละเอียด เช่น ชื่อโปรแกรม, เวอร์ชั่น เป็นต้น เสร็จเรียบร้อย กดปุ่ม “Publish”
จากนั้น ให้เราเปิดโปรแกรม “UiPath Assistant” ดังภาพ จะเป็นโปรแกรมของเราขึ้นมา สามารถ run โปรแกรมที่เราสร้าง ช่องทางนี้ได้เลย
จะเห็นว่า การสร้าง UiPath ไม่มีการเขียนโค้ดเลย และคำสั่งที่เรียกใช้งาน ก็เข้าใจได้ง่าย แม้ไม่ได้เป็นสาย Programming ก็สามารถทำเองง่าย ๆ ได้