[Share and Tell] การจัดประชุมแบบ E-Meeting ด้วยโปรแกรม Microsoft Teams

1.ชื่อโครงงาน

การจัดประชุมแบบ E-Meeting ด้วยโปรแกรม Microsoft Teams

2. เป้าหมาย

  • เพื่อประยุกต์การใช้งานโปรแกรม Microsoft Teams มาช่วยบริหารจัดการประชุมแบบ E-Meeting เพื่อลดและทดแทนการใช้กระดาษ ทำให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาเอกสารประกอบประชุม
  • เพื่อผลักดันและส่งเสริมการใช้งานโปรแกรม Microsoft Teams ในองค์กร ความตั้งใจสูงสุดคือเป็นองค์กรต้นแบบในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Teams ในการติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีม

3. เครื่องมือ

  • เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC/Laptop) สำหรับงานเลขานุการ
  • สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตพร้อมติดตั้งแอป Microsoft Teams สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

4.การดำเนินการ

  • สืบเนื่องจากเป็นนโยบายจากฝ่ายบริหารมอบหมายให้งานเทคโนโลยีสารเทศจัดหาระบบ E-Meeting มาใช้ในการจัดประชุมต่างๆ ภายในคณะ
  • ทางเลือก 1.พัฒนาเอง หรือ 2.แบบสำเร็จรูป เลือกข้อ 2. เหตุผลเนื่องจากผู้ใช้อยากได้ระบบใช้งานเร็วๆ และคณะไม่กำลังคนพัฒนา
  • สำรวจเครื่องมือที่เหมาะสมเริ่มส่องดูว่าคณะอื่นๆ ใช้โปรแกรมอะไรกันบ้าง ส่วนใหญ่ใช้ Sci E-meeting
  • มาจบลงที่โปรแกรม Microsoft Teams ทดลองมาดัดแปลงและประยุกต์การใช้งานพบว่าสามารถใช้งานได้ดี เหตุผลคือไม่ต้องลงทุนด้านอินฟาฯและติดตั้งระบบเอง มีความปลอดภัย รองรับการใช้งานสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต สามารถใช้งานด้วยบัญชี Office 365 ของมหาวิทยาลัยได้ฟรี
  • วางแผนการถ่ายทอด การจัดทำคู่มือและวิดีโอสอนการใช้งาน
  • สอน workshop ให้งานเลขานุการก่อน เมื่อใช้งานคล่องแล้วโปรโมตการใช้งานให้บุคลากรทุกคน
  • ค่อยๆ ปรับพฤติกรรมผู้เข้าร่วมประชุม ทดลองการประชุมโดยเปิดเอกสารจากแอป Microsoft Teams ผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต และแบบกระดาษ (ผู้เข้าร่วมประชุมต้อง print มาเอง)
  • ประเมินผลเพื่อปรับปรุงและแก้ไขต่อไป

5.เพิ่มเติม

ต่อยอดการใช้งานฟีเจอร์และฟังก์ชั่นการทำงานอื่นๆ ในโปรแกรม Microsoft Teams เช่น การแจ้งเตือนการประชุมทางอีเมล์ด้วยปฎิิทิน การแชต การโทร และวิดีโอคอลทดแทนการใช้โทรศัทพ์แบบตั้งโต๊ะในอนาคต

สำหรับเว็บไซต์คู่มือการใช้งาน http://www.ttmed.psu.ac.th/meeting และขอขอบคุณข้อมูลการใช้งานจากพี่วิบูลย์ที่ได้จัดทำเว็บ Microsoft Teams https://teams.in.psu.ac.th/ มา ณ ที่นี้ด้วยครับ

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.