วิธีสร้างสมุดโทรศัพท์ของหน่วยงานด้วย Google Contact

เคยเป็นไม๊ จะโทรศัพท์หาเพื่อนร่วมงาน แต่ไม่รู้ว่า เบอร์มือถือ เบอร์ที่โต๊ะ หรือ Email อะไร วิธีการที่บางหน่วยงานทำ คือ ทำแผ่นพับเป็นสมุดโทรศัพท์เก็บใส่กระเป๋าตังค์บ้าง เป็นกระดาษแปะบ้าง บางทีก็หาย บางทีก็ไม่ได้พกบ้าง หรือ บางทีทำเป็นเว็บให้ค้นหาบ้าง … บางแห่งถึงกับต้องลงแรงเรียน Mobile App ก็มี (อิอิ)

จะดีกว่าไม๊ ถ้าแค่ฝ่ายบุคคล แค่รวบรวม ชื่อ นามสกุล ชื่อเล่น เบอร์มือถือ เบอร์โต๊ะ และ Email ใส่ Excel แล้วจากนั้น ใครใคร่จะ Import ใส่ Google Contact ของตนเองได้เลย แล้วหลังจากนั้น จะโทร จะค้นหา ก็สามารถทำในมือถือของตนเองได้เลย !!! ไม่ต้องพก ไม่ต้องติดตั้ง App เพิ่ม ใช้ได้ทั้ง iOS, Android และบน Computer ก็ยังได้

มาดูกัน

สร้าง Excel เก็บข้อมูล

การนำเข้า (Import) ข้อมูลเข้า Google Contact มีทริคนิดเดียว คือ บรรทัดแรกของไฟล์ จะต้องเป็น Header ที่กำหนดชื่อตามรูปแบบมาตราฐาน กล่าวคือ ตั้งหัวข้อว่า “ชื่อ”, “นามสกุล”, “ชื่อเล่น”, “มือถือ”, “เบอร์โต๊ะ” อะไรอย่างนี้ +++ไม่ได้+++

ต้องตั้งเป็น

"Given Name","Family Name", "Name Suffix","Phone 1 - Type","Phone 1 - Value","Phone 2 - Type","Phone 2 - Value","Group Membership"

Given Name = ชื่อ
Familay Name = นามสกุล
Name Suffix = ใช้เป็นชื่อเล่นก็ได้
Phone 1 – Type = ประเภทโทรศัพท์อันที่ 1 (เช่น Mobile)
Phone 1 – Value = หมายเลขโทรศัพท์อันที่ 1 (เช่น เบอร์มือถือ)
Phone 2 – Type = ประเภทโทรศัพท์อันที่ 2 (เช่น Work)
Phone 2 – Value = หมายเลขโทรศัพท์อันที่ 2 (เช่น เบอร์โต๊ะ)
Group Membership = จะให้ Label ว่าอย่างไร

ดังตัวอย่างนี้

จากนั้น Save เป็นแบบ CSV File สมมุติชื่อว่า contact.csv

นำเข้า Google Contact

เปิด Gmail/Google Mail แล้วคลิกที่ App > Contacts
ใน Google Contact คลิกที่ More > Import
เลือกไฟล์

เสร็จแล้ว ก็จะได้ใน Google Contact มี Label ตามภาพ (1 contact มีหลาย ๆ label ได้)
ในภาพ จะเห็นว่า Contact ที่เพิ่งนำเข้าไป จะปรากฏใน Label cc2019, myContact และ Imported on 5/7 ซึ่งเป็น Default

วิธีการนี้ มีข้อดีคือ แม้จะมี contact ที่ซ้ำกัน ก็ไม่เป็นไร เราสามารถ Merge ทีหลังได้ หรือ เลือกลบที่เป็น Label ของปีก่อน ๆ ได้ ถ้าต้องการ


พร้อมใช้งานทันที

เมื่อ Import เสร็จแล้ว ในมือถือที่ Sync กับ Google Account ที่เราเอา Contact ใส่เข้าไปก็จะสามารถค้นหาได้ทันที

หาตามเบอร์โทรศัพท์ก็ได้

เย ๆ

1 comment for “วิธีสร้างสมุดโทรศัพท์ของหน่วยงานด้วย Google Contact

  1. นนทพน รัตนพิทยาภรณ์
    June 6, 2019 at 10:08 am

    เราสามารถแชร์ contact เซตนี้ได้ไหมครับ

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.