จากที่ผมเคยได้เขียนวิธีการสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ มาวันนี้ ทาง Google ได้เปลี่ยนรูปแบบการสร้าง Form ใหม่ทั้งหมด จึงทำให้วิธีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์แบบเก่านั้นใช้ไม่ได้อีกแล้ว
ดังนั้นเรามาดูวิธีการสร้าง Google Form แบบใหม่กันดีกว่าว่าเป็นอย่างไร ซึ่งต้องขอบอกว่า “มันง่ายมากๆ”
1. คลิก Google Forms เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์
2. ใส่รายละเอียด ข้อมูล รูปแบบ ในแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ
(รูปแบบใหม่สามารถใส่ภาพที่เราออกแบบไว้ได้แล้วนะครับ โปสเตอร์ แบนเนอร์ ต่างๆ)
+ เราสามารถแบ่ง Form ของเราออกแบบเป็นหลายๆ section ได้นะครับ กรณีที่มีข้อมูลให้ต้องกรอกจำนวนมาก
3. ติดตั้ง Add ons…
Add ons ที่ผมจะติดตั้งนั้น มีด้วยกัน 2 อย่าง ดังนี้
A. Form Confirmation Emails คือ ระบบตอบรับการลงทะเบียนผ่านทางอีเมลอัตโนมัติ เมื่อผู้ใช้ลงทะเบียนผ่านฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งเมลตามที่เราตั้งค่าไว้ไปให้ทางอีเมลที่ระบุไว้
B. FormLimiter คือ การปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ เมื่อมีผู้ใช้ลงทะเบียนครบตามจำนวนที่กำหนดไว้
เมื่อติดตั้งเสร็จเรียบร้อยจะมี icons เพิ่มขึ้นมา ดังภาพ
4. กำหนดรูปแบบการส่งเมลตอบรับอัตโนมัติ
แบบฟอร์มตัวอย่างที่นำเสนอนั้น มีช่องให้ใส่ข้อมูล 3 อย่าง ดังภาพ
(แนะนำให้ตั้งชื่อ Field ให้เป็นภาษาอังกฤษครับผม)
เริ่มต้นตั้งค่า
คลิกเลือก Form Confirmation Emails > Configure confirmations
จากนั้นจะมีกล่องขึ้นมาให้มุมล่างขวา เพื่อให้กำหนดค่าต่างๆ
คลิกเลือก Send Confirmations กำหนดชื่อผู้ส่ง และรูปแบบการส่งเป็น E-mail <คลิก Continue>
Email subject กำหนดชื่อหัวข้อของเมลที่ต้องการส่ง
Email body เป็นการกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะส่งไป ซึ่งจะอยู่ในรูปแบบของ HTML
(สามารถดูตัวอย่างจาก Code ด้างล่าง) ถ้าใครมีรูปแบบอื่นก็สามารถทำได้ครับ ผมทำแบบง่ายๆ
เมื่อกำหนดรูปแบบเสร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Save เป็นอันเสร็จสิ้น
<html> <head> <meta charset="UTF-8"> <title>TELL ME MORE PSU</title> </head> <body> <p>เรียนคุณ: ${"Name-Surname"}</p> <p> <br> ตามที่ท่านได้สมัครเข้าร่วมอบรม หลักสูตร TOEIC (เตรียมความพร้อมการสอบ)<br> <br> <span style="color: #FF0004"><strong>กลุ่มที่ 2 หลักสูตร TOEIC นักศึกษาระดับปริญญาตรี และระดับบัณฑิตศึกษา<br> </strong></span><strong> ณ ห้องอบรม 1 ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ (LRC1)</strong><br> <span style="color: #FF0004"><strong>เริ่มเรียน : 13 กรกฎาคม - 4 สิงหาคม 2559 (เวลา 13.30 - 15.30 น.)</strong></span><br><br> <span style="color: #0099FF">เพื่อเป็นการยืนยันสิทธิ์เข้ารับการอบรม<br> กรุณาตอบกลับผ่านทาง E-mail :</span> tmmpsu@gmail.com</a> ด้วยค่ะ<br> (ภายในวันที่ 11 กรกฎาคม 2559 หรือจนกว่าครบตามจำนวนที่กำหนด) รับจำนวน 25 คนเท่านั้น <br> <br> <strong style="color: #FF0004">ขอสงวนสิทธิ์ให้กับผู้ที่ได้ยืนยันสิทธิ์ในการเข้าอบรมผ่านทางอีเมลก่อน</strong><br> <br> <span style="color: #FF0004"><strong>ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: </strong></span><a href="http://clpd.psu.ac.th/" target="_blank">http://clpd.psu.ac.th/</a><br> <br> หากมีข้อสงสัยใดๆ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ หมายเลขโทรศัพท์ 0-7428-9207<br> <br> <br> ขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมโครงการค่ะ<br> <br> ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์<br> โทรศัพท์ : 0-7428-9207<br> E-mail : <a href="mailto:clpdpsu@gmail.com" target="_blank">tmmpsu@gmail.com</a></p> </body> </html>
ภาพตัวอย่างจากการส่งเมล
จากนั้นให้ทำการทดสอบการใช้งานดูว่า มันสามารถส่งเมลได้จริงหรือไม่ด้วยนะครับ
“ก่อนการใช้งานจริงทุกครั้ง”
5. วิธีการปิดแบบฟอร์มออนไลน์อัตโนมัติ เมื่อครบเต็มจำนวน
เหมาะสำหรับการลงทะเบียนจำนวนไม่มาก (ไม่เกิน 100 คน) และป้องกันการลงทะเบียนเกินจำนวนที่กำหนดไว้
ซึ่งจริงๆ แล้วระบบอีเมลของ Google นั้นระบุเงื่อนไขในการส่งเมลออกใน 1 วันไว้ไม่เกิน 100 ฉบับ ดังนั้น ถ้ามีผู้ใช้มาลงทะเบียนผ่านแบบฟอร์มจำนวนมาก ๆ ก็จะถูกปิดระบบการส่งเมลออกไปโดยทันที่เนื่องจากเกินจำนวนที่ได้กำหนดไว้นั่นเอง
เริ่มต้นไปที่ หน้า Google Form ของเราที่ได้สร้างไว้ คลิกแท็บ RESPONSES จากนั้นคลิกปุ่ม สีเขียว ดังภาพ
แล้วทำการตั้งชื่อ Form (แนะนำว่าให้ตั้งชื่อให้เหมือนกัน แล้ววงเล็บไว้ว่า “Responses” ก็ได้ครับ)
จากนั้นกดปุ่ม CREATE
จากนั้นกำหนดชื่อคอลัมภ์ ให้เรียงลำดับตรงกันกับ Google Form ที่เราได้สร้างไว้ตอนแรก
เพื่อที่เวลาบันทึกข้อมูลจะได้ไม่สับสน (ให้ใช้ชื่อที่เป็นภาษาอังกฤษเหมือนกันมาตั้งครับ)
ภาพ Google Form
ขั้นตอนต่อไป ให้สร้าง Sheet2 ขึ้นมาตรงแท็บด้านล่างครับ
ชื่อของ Sheet อันแรก ให้กำหนดเป็น Form responses นะครับ ตามภาพ
จากนั้นให้ใส่ Code ลงไปในช่อง A1 ดังนี้
=COUNTUNIQUE('Form responses'!$B$2:$B$100)
เป็นการกำหนดให้นับจำนวนในคอลัมภ์ B ของSheet Form responses
ที่เป็นคอลัมภ์ B เพราะเป็นข้อมูล “ชื่อ-นามสกุล” ดังนั้น ถ้าลงทะเบียนซ้ำมาหลายๆ ครั้ง ก็จะนับแค่ 1 ครับ
ตัวอย่างการนับจำนวน กรณีที่มีการลงทะเบียนแล้ว
จากนั้นมากำหนดค่าใน FormLimiter ต่อครับ ในหน้าแรกของ Google Form
คลิกเลือก FormLimiter > Set limit
คลิกเลือก destination spreadsheet cell value
(หัวข้อนี้จะไม่ปรากฎให้เห็นถ้าหากว่ายังไม่ได้สร้าง Sheet2 ขึ้นมาทีครับ)
ให้ใส่ Sheet2!A1 ลงในช่องดังภาพ ตามcode ที่เราได้ระบบไว้เบื้องต้น
กำหนดจำนวนที่เราต้องการเปิดให้ลงทะเบียน เมื่อระบบนับได้ว่าถึงจำนวนที่เราระบุไว้ ก็จะทำการปิดระบบโดยอัตโนมัติทันที ซึ่งในช่องด้านล่าง เราสามารถกำหนดข้อความเมื่อแบบฟอร์มได้ถูกปิดเรียบร้อยแล้วได้ เพื่อเป็นการแจ้งข้อมูล
จากนั้นกดปุ่ม Save and enable เป็นอันเสร็จสิ้น
หมายเหตุ อย่าลืมทดสอบก่อนใช้งานจริงนะครับ
เมื่อสร้างไฟล์ได้สักครั้งแล้ว เราสามารถ Copy ของเก่ามาแก้ไขได้นะครับ
เมื่อสร้างไฟล์ทุกครั้ง จะมีด้วยกัน 2 ไฟล์ ดังภาพ
ดังนั้นเวลา Copy ไฟล์ เพื่อสร้างแบบฟอร์มใหม่ ให้เลือก Copy เฉพาะ Google Form (สีม่วง) เท่านั้น
แล้ว Google Sheets จะถูกสร้างขึ้นมาเองครับ
ปล. หากมีข้อผิดพลาดประการใด ต้องขออภัยไว้ด้วยครับ และสามารถแจ้งเพื่อแก้ไขได้นะครับ