จากตอนที่แล้วได้กล่าวถึงการสร้างรายงานว่าสามารถทำได้ 2 แบบ กล่าวคือ สร้างรายงานจากไฟล์ว่างๆ หรือ ใช้ Report Wizard เป็นตัวช่วยสร้างรายงาน ซึ่ง Wizard สามารถออกแบบรายงานเป็นTable หรือ Crosstab ตามรูปแบบที่มีให้เลือก โดยทำตามขั้นตอน ดังนี้
1. ไปที่ Solution Explorer คลิกขวาโฟลเดอร์ Reports > Add New Report จะปรากฏหน้าจอ Report Wizard ดังรูปที่ 1
รูปที่1 Report Wizard
2. คลิก Next เลือก Data Sources เป็นแบบ Shared หรือ Embedded Data Sources ดังรูปที่ 2
รูปที่2 Data Sources
3. คลิก Next เพื่อเขียน query โดยกดปุ่ม Query Builder… จะไปยังหน้าจอ Query Designer
รูปที่3 Design Query
4. คลิก Next จะปรากฏหน้าจอให้เลือกว่าจะสร้างรายงานเป็นตาราง (Tabular) หรือ Metrix (สามารถสรุปข้อมูลในลักษณะ Pivot Table) ดังรูปที่ 4
รูปที่4 Report Type
5. คลิก Next เพื่อมาออกแบบตาราง ผู้ใช้จะต้องเลือก fields ที่อยู่ใน Available fields มาใส่ใน Displayed field ในที่นี้จะจัดกลุ่มข้อมูล (Group) ตาม CAMPUS_ID, FAC_ID, DEPT_ID และ fields อื่นๆจะแสดงในส่วนของ Details
รูปที่5 Design Table
6. คลิก Next เพื่อเลือกรูปแบบการจัดวางข้อมูล (Layout) และคลิกเลือก Include subtotals เพื่อรวมข้อมูลในระดับที่ได้ Group ไว้ในข้อที่แล้ว (CAMPUS_ID, FAC_ID, DEPT_ID) และคลิก Next เพื่อเลือก Style ดังรูปที่ 6
รูปที่6 Table Layout & Style
7. คลิก Next จะเห็นช่อง Report name: ให้ตั้งชื่อรายงาน และกดปุ่ม Finish จะได้รายงาน ดังรูปที่ 7
รูปที่7 ตัวอย่างรายงาน
จากการทดลองสร้างรายงานโดยไฟล์ว่างเปล่ากับใช้Wizard เป็นตัวช่วยสร้างรายงาน พบว่า Wizard สามารถทำให้งานง่ายขึ้นได้ ซึ่งรูปแบบที่มีให้เลือกอาจจะยังไม่ถูกใจผู้ใช้ก็ค่อยมาปรับกันในทีหลังได้ เช่น Format จำนวนเงิน, ใส่ Header / Footer, ใส่ Expression ใน Textbox… ส่วนในเรื่องการคำนวณจะเป็นการรวมข้อมูลแบบตรงไปตรงมา หากผู้ใช้ต้องการการคำนวณที่ซับซ้อนขึ้นก็สามารถทำได้ เช่น อยากได้คอลัมน์ยอดเงินสุทธิ = AMOUNT – AMOUNT_FINE – AMOUNT_VAT เป็นต้น