ที่ผ่านมาได้มีโอกาสเดินทางไปดูงานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ และภาคกลางด้วยความอยากรู้ว่าหน่วยงานอื่นๆ เขาพัฒนาระบบนี้กันไปถึงไหนแล้ว เพื่อจะได้นำมาเป็นแนวทางในการพัฒนาปรับปรุงระบบของม.อ.เราต่อไป จากการดูงานที่ผ่านมาพบว่า ระบบที่มีการใช้งานกันส่วนใหญ่ยังไม่ได้รับการพัฒนาให้รองรับงานด้านสารบรรณอย่างเต็มรูปแบบสักเท่าไหร่ บางที่ยังเป็นแค่ระบบที่ใช้ในการเก็บเอกสารแต่ยังไม่สามารถติดตามการดำเนินการต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารเรื่องนั้นๆ ได้ ซึ่งต่างจากของม.อ. เราที่สามารถติดตามเส้นทางการดำเนินการต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ทั้งหมด และเป็นที่ทราบกันดีว่าวัตถุประสงค์หลักของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือ การดำเนินการต่างๆ ด้านงานสารบรรณทั้งหมดในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้งานกระดาษ นั่นหมายความว่าเป้าหมายที่สำคัญของระบบนี้คือการดำเนินการทั้งหมดจะต้องดำเนินการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ได้ 100% โดยไม่มีการใช้กระดาษเลย แต่ในปัจจุบันระบบยังไม่สามารถทำแบบนั้นได้ โดยเฉพาะในเรื่องของการลงนามเอกสาร เนื่องจากผู้ใช้ยังไม่มั่นใจรูปแบบการลงนามเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่าที่ควร จึงเลือกที่จะพิมพ์เอกสารเป็นกระดาษแล้วลงนามกันด้วยปากกาเช่นเดิม อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีนี้กำลังจะได้รับการยอมรับมากยิ่งขึ้น เนื่องจากมีกฎหมายออกมารองรับ และสามารถใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลได้แล้ว จากการเดินทางไปศึกษาดูงานพบว่ามีระบบของสถาบันแห่งหนึ่งในภาคกลาง มีความสามารถในการลงนามเอกสาร โดยผู้ใช้จะต้องใช้รหัสผ่านที่ 2 เพื่อยืนยันตัวตนอีกครั้งหนึ่งก่อนการลงนาม จากนั้นระบบจะดึงรูปภาพลายเซ็นของผู้ลงนามมาแปะลงในเอกสารตามตำแหน่งที่กำหนดไว้ ข้อดีของวิธีการนี้คือในเอกสารจะมีรูปภาพลายเซ็นแปะอยู่ ทำให้ผู้อ่านคนอื่นๆ รับทราบได้ทันทีว่าใครเป็นคนลงนาม แต่ข้อเสียคือ รูปภาพลายเซ็นดังกล่าวสามารถคัดลอกแล้วนำไปแปะในเอกสารอื่นๆ ได้ง่าย จึงทำให้การลงนามแบบนี้ยังขาดคุณสมบัติด้านความปลอดภัย จากการศึกษาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ พบว่าวิธีการในการลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมี 2 วิธีหลักๆ คือ  Electronic signature และ Digital Signature ซึ่งมีความหมายและข้อแตกต่างกันดังนี้ Electronic Signature เป็นการทำสัญลักษณ์ หรือลายเซ็นที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยบุคคล เพื่อเป็นการยืนยันหรือลงนามในเอกสาร สัญลักษณ์ที่นิยมใช้กันได้แก่ รูปภาพลายเซ็นที่เซ็นด้วยหมึกปากกาลงในกระดาษแล้วสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ การใช้เมาส์ หรือนิ้วมือ หรือ stylus วาดรูปลายเซ็นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ ลายเซ็นที่แนบท้ายอีเมล์ การพิมพ์ชื่อด้วยคีย์บอร์ด รูปภาพลายนิ้วมือ การคลิก “I Agree” ใน Electronic form ต่างๆ เป็นต้น Digital Signature Digital Signature เป็น Subset ของ Electronic Signature เนื่องจากเป็นลายเซ็นที่อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์เหมือนกัน แต่ได้เพิ่มเติมคุณสมบัติด้านความปลอดภัยเข้าไป เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น คุณสมบัติดังกล่าวประกอบด้วย Signer Authentication เป็นความสามารถในการพิสูจน์ว่าใครเป็นคนเซ็นเอกสาร ตัวลายเซ็นจะสามารถใช้ในการเชื่อมโยงไปยังบุคคลที่เซ็นเอกสารได้ Data Integrity เป็นความสามารถในการตรวจสอบ หรือพิสูจน์ได้ว่ามีการแก้ไขเอกสารหลังจากที่ได้มีการเซ็นไปแล้วหรือไม่ Non-repudiation การไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดชอบได้ เนื่องจากลายเซ็นที่สร้างขึ้นมีเอกลักษณ์ สามารถพิสูจน์ในชั้นศาลได้ว่าใครเป็นผู้เซ็นเอกสาร สรุปข้อดีข้อเสียของ Electronic Signatures และ Digital Signature ข้อดี ข้อเสีย Electronic Signature – ใช้สัญลักษณ์ หรือรูปภาพลายเซ็นที่ผู้ใช้สามารถเห็นได้ง่าย ทำให้ทราบได้ว่าใครเป็นเจ้าของลายเซ็น (ทราบได้จากการดูรูปลายเซ็น) – ถูกคัดลอกจากเอกสารฉบับหนึ่งไปยังอีกฉบับหนึ่งได้ง่าย – ไม่สามารถตรวจจับการแก้ไขเนื้อหา หรือข้อความในเอกสารที่เกิดขึ้นหลังจากการเซ็นได้ – วิธีการนี้ยังขาดความชัดเจน ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าเจ้าของลายเซ็นเป็นผู้ลงนามจริงหรือไม่ จึงอาจโดนปฏิเสธความรับผิดชอบในชั้นศาลได้ Digital Signature – เอกสารที่ผ่านการเซ็นแล้วจะไม่สามารถแก้ไขได้ หากมีการแก้ไขก็จะสามารถตรวจสอบได้ และส่งผลให้ลายเซ็นหมดสภาพไป – ผู้เซ็นเอกสารสามารถกำหนดระดับความน่าเชื่อถือได้ – ผู้เซ็นเอกสารจะไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดชอบได้ – สามารถใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลได้เทียบเท่ากับการเซ็นเอกสารในกระดาษด้วยหมึกปากกา – ขึ้นอยู่กับการเข้ารหัสลับ และมีความยุ่งยากในการเชื่อมโยงกับลายเซ็นบนกระดาษ   จะเห็นว่าการลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้ง 2 วิธีนั้น มีข้อดี และข้อเสียต่างกัน การเลือกรูปแบบไหนมาใช้ในการพัฒนานั้นก็ขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการให้ระบบเราทำอะไรได้บ้าง เมื่อพิจารณาจากความต้องการของผู้ใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ พบว่ามีความต้องการให้สามารถลงนามเอกสารผ่านระบบได้ และแนวทางที่เหมาะสมคือการนำข้อดีของทั้ง 2 วิธีมารวมกันเพื่อใช้ในการพัฒนาต่อไป   แหล่งข้อมูลอ้างอิง : https://www.signinghub.com/electronic-signatures/