หลังจากทำฟอร์มแบบสอบถามส่งเป็นจดหมายเวียน (mail merge) ให้กับผู้ดูแลระบบของคณะ/หน่วยงาน คิดว่าอยากเล่าให้เพื่อนๆฟังด้วยว่า มีเทคนิคอยู่ 1 เทคนิค คือ การใส่ส่วนเสริม (Add-ons) ชื่อ Yet Another Mail Merge เข้าไปใน Google Sheet และใช้มันเพื่อประสาน gmail (จดหมายร่าง) กับ google sheet ที่มีฟิลด์เก็บข้อมูล E-mail Address ของทุกคน
ขั้นตอน
1. สร้างฟอร์ม
2. สร้างคำถามในฟอร์มและทดสอบฟอร์มให้เรียบร้อย
3. สร้าง Google Sheet ที่มีฟิลด์ Name, Office, Email Address
4. สร้างจดหมายฉบับร่าง ที่ในช่อง To: ไม่ต้องใส่ ให้เว้นไว้เฉยๆ ส่วนในเนื้อหามีอ้างถึง ฟิลด์ ที่ต้องการ
5. กลับมาที่ Google Sheet ที่เมนูส่วนเสริม (Add-ons) ให้ดาวน์โหลดส่วนเสริมชื่อว่า “Yet Another Mail Merge” ซึ่งจะมีคำถามให้ยอมรับเงื่อนไข อ่านให้ละเอียดนะครับ) แล้วจะมีเมนูให้ใช้ ก็เลือกเมนูย่อย “เริ่มประสานอีเมล”
6. ในช่อง จดหมายร่าง: ให้เลือกชื่อ Subject ของอีเมลที่ร่างไว้นั้น
ในช่องชื่อผู้ส่ง: พิมพ์ชื่อผู้ส่งตามสะดวก
ข้อจำกัดคือส่งได้วันละ 100 ฉบับ
7. เมื่อคลิก ส่งอีเมล จะเห็นว่ามีการสร้างฟิลด์ Merge Status และใส่คำว่า EMAIL_SENT
8. เช็คจดหมายส่งแล้ว จะเห็นว่าส่งอีเมลไปให้ทีละคน
ข้อมูลอ้างอิงที่ผมใช้ในการทำงานนี้:
1. Yet Another Mail Merge
https://sites.google.com/site/scriptsexamples/available-web-apps/mail-merge
2. Youtube วิดีโอ เรื่อง “Create a Mail Merge with Gmail and Google Drive 2014”