การใช้งาน Google Drive ภายในหน่วยงาน

สืบเนื่องจากหน่วยงานมีการส่งต่อไฟล์ข้อมูลด้วย Flash Drive ซึ่งปัญหาที่ตามมาในทุกครั้งคือ flash drive มีไวรัส อีกทั้งเห็นว่า ตอนนี้มอ.เราตื่นตัวเรื่อง Google Apps. ผมก็เลยนำเสนอให้หน่วยงานใช้ Google Drive เพื่อการแชร์ไฟล์ที่สะดวกและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น (แว่วว่า คณะต้นสังกัดกำลังจะจัดอบรมให้เจ้าหน้าที่ทุกคนใช้ Google Drive อยู่ในเวลาอันใกล้นี้) ผมเลยทำคู่มือการใช้งานให้กับเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน เลยขอนำมาแชร์นะคับ ผิด-ถูกอย่างไร แนะนำได้นะคับ ^^

มาเริ่มกันเลยดีกว่านะคับ ^^

จะมี 4 ส่วนหลักๆ ดังนี้

  • การยืนยันตัวตนเพื่อใช้ PSU Web Mail on Google Apps
  • การ Login โดยใช้ PSU Mail on Google
  • การสร้างรายชื่อ Contacts
  • การสร้างโฟลเดอร์เพื่อแชร์

การยืนยันตัวตนเพื่อใช้ PSU Web Mail on Google Apps

ในส่วนนี้ทำเพียงครั้งแรกที่จะเริ่มเข้าใช้งาน Google Apps เท่านั้น ในการเข้าใช้งานครั้งต่อๆไป ไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอนนี้

  1. เปิดเว็บ https://webmail.psu.ac.th > คลิก Password Setting เพื่อทำการยืนยันตัวตนในการใช้งาน Google Apps. (ทำแค่ครั้งแรกครั้งเดียว)
    01
  1. จะเป็นการยืนยันตัวตน โดยทำการใส่
    1. ใส่ข้อมูล PSU Passport
    2. ใส่รหัสผ่านของ PSU Mail โดยสามารถใช้รหัสผ่านเดิม หรือเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ โดยกรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง
    *** กรณีการตั้งรหัสผ่านใหม่ ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขในการตั้งรหัสผ่าน
    3. คลิก Change Password
    02

 Google Drive มีพื้นที่แบบไม่จำกัด (Unlimited) โดยสามารถโยนไฟล์ใหญ่ๆ ขนาด 1TB ได้สบายๆ (ไฟล์เดียวที่มีขนาด 1000 MB)
สามารถเข้าถึง Google Drive ได้ 2 ช่องทาง คือ

A: http://drive.google.com
B: http://drive.psu.ac.th

การ Login โดยใช้ PSU Mail on Google

  1. เปิดเว็บ google.co.th > คลิก ลงชื่อเข้าสู่ระบบ
    01
  1. ใส่ PSU mail และ Password > คลิก ลงชื่อเข้าใช้
    02
  2. คลิกที่ > คลิก ไดร์ฟ
    03
  1. เพื่อความสะดวกในการใช้งานในรูปแบบ Folder บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้คลิก Install Drive for your PC เพื่อติดตั้งโปรแกรม Google Drive บนเครื่องคอมพิวเตอร์
    04
  2. ไอคอน Google Drive จะอยู่บนหน้า Desktop ซึ่งจะทำงานในรูปแบบ My Computer ได้ (copy, past, ลาก-วาง, drag mouse)
    16

การสร้างรายชื่อ Contacts

  1. สร้างรายชื่อ (Contacts)
    05
  2. คลิกปุ่ม New Contact > พิมพ์ชื่อ > ใส่ email แล้ว enter
    *** เพิ่มรายชื่ออีเมลล์ที่ต้องการ
    06
  1. สร้างกรุ๊ปเพื่อความง่ายในการส่งเมลล์เป็นกลุ่ม โดยคลิกที่ New Group
    07
  1. พิมพ์ชื่อกลุ่ม > คลิกปุ่ม OK
    08
  2. เปิด My Contacts > คลิกเลือกอีเมลล์ที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่ม SouthGIST > คลิกเมนู Group > เลือก SouthGIST > คลิก Apply
    09
  3. จะเห็นได้ว่ารายชื่อที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้ จะอยู่ในกลุ่ม SouthGIST10

การสร้างโฟลเดอร์เพื่อแชร์

12. คลิก Create > คลิก Folder
11

13. พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ > คลิก Create
12

14. โฟลเดอร์ที่สร้างจะอยู่ใน list ของ My Drive ให้คลิกโฟลเดอร์ที่ต้องการจะแชร์ > เลือก Share > คลิก Share…
13

15. ตรงช่องบุคคล ให้ใส่รายชื่ออีเมลล์ที่ต้องการจะแชร์ให้คนนั้น หรือเลือก Contacts Group เพื่อแชร์แบบกลุ่ม > พิมพ์ข้อความเพื่อแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับโฟลเดอร์ที่จะแชร์ให้ผู้ใช้งานแต่ละคนทราบ > คลิกปุ่ม ส่ง
14

16. ใช้จะได้รับเมลล์ คำเชิญให้ทำงานร่วมกัน โดยจะแสดงโฟลเดอร์ที่เราแชร์ (SouthGIST) พร้อมกับข้อความที่แจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับโฟลเดอร์ที่แชร์
15

 

*** คู่มือนี้ ผมเน้นการใช้งานจริงกับหน่วยงานหน่ะคับ ผิดพลาดประการใด แจ้ง-เตือน ติ-ชม ได้คับ ^^

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://support.google.com/drive/?hl=en#topic=14940

Last update : 17-12-2014 15:47

2 comments for “การใช้งาน Google Drive ภายในหน่วยงาน

  1. napass.k
    December 17, 2014 at 1:59 pm

    ขอบคุณ คุณKanakorn ที่ช่วยปรับแก้ข้อมูลเพื่อความถูกต้องคับ ^^

  2. วิบูลย์ วราสิทธิชัย
    December 17, 2014 at 3:32 pm

    ถ้าอยากได้ชื่อ link ที่อ่านได้ครบถ้วน อาจต้องใช้ภาษาอังกฤษ หรืออาจจะต้องแก้ไขในช่อง URL หลังจากบันทึกไป 1 ครั้ง (อันนี้ยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาเรื่องชื่อ link ให้ได้แบบอัตโนมัติดีๆ ครับ ผมขออภัยด้วยครับ) แต่สำหรับอันนี้ ไม่ต้องไปแก้ไขใดๆนะครับ เพราะเผยแพร่ไปนานแล้ว ขอบคุณครับ

Leave a Reply