วิธีใช้ Google Sheets เปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้จำนวนมากบน GAFE

[บทความนี้ สำหรับผู้ที่มี Admin Privilege ขึ้นไป]

วิธีใช้ Google Sheets สร้าง Account ใหม่ลงใน Sub Organization ของ GAFE

เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลของผู้ใช้จำนวนมาก ได้แก่

  • ตั้งรหัสผ่านใหม่
  • ไม่บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านในครั้งแรกที่เข้าระบบ
  • ย้าย Organization Unit ไปอยู่ภายใต้ /Students

ใน Admin Console ของ Google Apps จะมีเครื่องมือ Users เพื่อใช้ในการจัดการผู้ใช้

แต่เครื่องมือที่มีอยู่ มีข้อจำกัด คือ ไม่สามารถเขียนเงื่อนไขในการกรองเอาเฉพาะ Email Address ของผู้ใช้ที่ต้องการได้

ดังนั้นจึงต้องใช้วิธีการ Download Users ทั้งหมดออกมาก่อน

เลือก Download all users … แล้วกดปุ่ม OK

จะได้ไฟล์ UserData-psu.ac.th-20141110.csv (ชื่ออาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละโดเมน) ให้ Save ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อน แล้ว Upload ไปเก็บไว้บน Google Drive แล้วเปิดด้วย Google Sheets จากนั้นเลือกคอลัมน์ A แล้วคลิกขวาเลือก Copy ไปใส่ใน Google Sheets ใหม่

ใน Google Sheets ใหม่ ให้ Edit > Paste ข้อมูลมาลงไว้ในคอลัมน์ A เช่นกัน

จากนั้นในคอลัมน์ B2 ใส่สูตรว่า (นักศึกษาของมหาวิทยาลัยจะใช้ Login เป็นรหัสนักศึกษาซึ่งเป็นตัวเลขทั้งหมด จำนวน 7 หรือ 10 หลัก ตามด้วย @psu.ac.th) ดังนี้

)

จากนั้นให้ Copy สูตรดังกล่าวไปในคอลัมน์ B ทั้งหมด จะทำให้ ชื่อบัญชีของนักศึกษาเท่านั้นที่จะมีค่าเป็น Y ส่วนบุคลากรจะมีค่าเป็น N หลังจากนั้นให้ Filter โดยเลือกเฉพาะคอลัมน์ B ที่มีค่าเป็น Y ก็จะได้นักศึกษาทั้งหมด

 แล้วทำการเลือกข้อมูลที่ได้ Copy เอาไว้แล้วสร้าง Google Sheets ใหม่อีกอันหนึ่ง ตั้งชื่อว่า Udate Users แล้วเอาข้อมูลดังกล่าวมาใส่ในคอลัมน์ A จากนั้นสร้าง B เป็น Organization Unit Path ที่ต้องการ แล้วสร้าง C เป็น Password ที่ต้องการตั้ง และ D เป็น Status

ต่อไป เป็นขั้นตอนการเขียน Google Apps Script

  1. สร้าง Google Apps Scripts ใน Google Sheets นี้ ด้วยเมนู Tools > Script Editor … จากนั้นเลือก Blank Project แล้วกดปุ่ม Close
  2. ตั้งชื่อโปรเจค UpdateUser แล้วใส่โค๊ดดังนี้ (ปรับค่า firstRow และ lastRow ให้เหมาะสมตามต้องการ)
  3. ถ้าลอง Run เลย จะเจอ Error อย่างนี้
    คลิก Continue -> Accept -> Dismiss
    เพราะยังไม่ได้ Enable API ไว้
  4. เนื่องจากการสร้าง Account ต้องใช้สิทธิ์ของ Admin ขึ้นไป และต้องใช้ Admin SDK Directory API ด้วย วิธีการคือใช้เมนู Resources -> Advanced Google Services แล้วเลือก Admin Directory API เป็น On
  5. จากนั้นคลิกที่ Google Developers Consol
    ที่ Admin SDK ให้เปลี่ยน ON
  6. เมื่อ Run ใหม่ ก็จะได้ผลใน Google Sheets ตามภาพ
  7. ผลที่ได้คือสามารถย้ายนักศึกษาลงไปใน OU ที่เหมาะสมได้

หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

1 comment for “วิธีใช้ Google Sheets เปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้จำนวนมากบน GAFE

Leave a Reply