ในการทำเอกสารต่างๆ โดยเฉพาะ Microsoft Word ผู้ใช้มักจะ ใส่รูปภาพ เข้ามาในไฟล์ เพื่อให้เกิดความสวยงาม และสื่อความหมายในการบรรยาย
บ่อยครั้ง เป็นภาพ “หน้าจอ” โดยการ “Print Screen” หรือ การ เอาภาพจากกล้องดิจิตอล ซึ่งปัจจุบันมีความละเอียดสูง เช่นกล้อง 5MP เป็นอย่างต่ำ หรือกล้องใหม่ๆ 12 MP กันเลยทีเดียว ซึ่งภาพที่ได้จะมีขนาดใหญ่มาก เมื่อนำมาใส่ในไฟล์เอกสาร แล้วทำการ Resize ภาพ หรือ Crop เอาเฉพาะบางส่วนของภาพ ก็มักจะคิดว่า ขนาดของไฟล์ จะลดลงไปด้วย
ซึ่งความจริงไม่ใช่อย่างนั้น เพราะโปรแกรม Microsoft Word จะยังเก็บภาพขนาดเดิมเอาไว้ เพียงแต่เลือกแสดงบางส่วน หรือ ลดขนาดการแสดงผลเท่านั้น จึงทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ … และอาจจะเป็นปัญหาได้ เมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่มากๆ, การส่งไฟล์ผ่าน email ก็จะมีขนาดใหญ่ จนบางครั้ง ผู้รับไม่สามารถรับได้ เช่นส่งไฟล์ขนาดเกิน 25 MB ไปยัง Gmail/Hotmail เป็นต้น
วิธีการลดขนาดไฟล์
1. คลิกที่ภาพในไฟล์ >Pictures Tools > Format > Compress Pictures
แล้วเลือกความละเอียดขนาดแค่ email ก็พอ
คลิก OK แล้ว Save
2. ผลการลดขนาด จะทำให้ไฟล์เดิมขนาด 6 MB ลดเหลือ 2 MB ในทันที
