การสร้าง Flow ใน Microsoft SharePoint

ผมใช้งาน SharePoint สำหรับจัดเก็บ data เพราะว่าเป็นวิธีที่สะดวก เนื่องจากหน่วยงานมีให้ใช้งานอยู่แล้ว ผมได้สร้าง List เพื่อบันทึกรายการ (item) เกี่ยวกับ การจัดการความเสี่ยง เอาไว้ใน subsite ชื่อ RISK เมื่อบันทึกไปสักระยะ พบว่า เมื่อถึงรอบถัดไปในการประเมินเพื่อการจัดการความเสี่ยง หากต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทีละรายการ ทั้ง ๆ ที่ ข้อมูลส่วนมากจะเหมือนกับรอบก่อนหน้านี้ จึงคิดว่า น่าจะมีวิธีการ คัดลอกรายการบรรทัดที่ต้องการ ทุกคอลัมน์ มาเป็นรายการใหม่

ค้นหาดูใน SharePoint จะมีเครื่องมือที่เรียกว่า Flow ซึ่งจะเป็นส่วนที่ SharePoint เรียกว่า Power Automate ให้ใช้งาน แต่เราต้องสร้าง Flow ขึ้นมาก่อน โดยต้องระบุเองว่า เราจะเอาคอลัมน์ไหนบ้าง และ ต้องการใช้สูตรคำนวณ (formula) ด้วยมั้ย เช่น มีคอลัมน์ที่แสดงค่า รอบที่ เมื่อประเมินรอบใหม่จะต้องเพิ่มรอบที่ เช่น เดิมเป็นรอบที่ 8 เมื่อคัดลอกเป็นรายการใหม่ คอลัมน์ที่เก็บ รอบที่ ก็จะกลายเป็น 9 ให้เอง อย่างนี้เป็นต้น หลังจากศึกษาหาทางจาก Google search ก็พบว่า Microsoft SharePoint มีคำแนะนำเยอะพอสมควร จึงคิดว่า อยากจะบันทึกไว้กันลืม วิธีสร้างก็ค่อนข้างยาว มีดังนี้

การสร้าง Flow

ขั้นตอน

1. ที่เมนูด้านบนของ List ที่กำลังใช้งาน ให้คลิกที่ Automate และเลือก Power Automate เลือก See your flows
   
2. หากเป็นครั้งแรก ในหน้าต่างก็จะไม่มีรายการ Flow
3. ที่เมนูด้านซ้าย ให้คลิกที่ Create และเลือก Instant flow
   
4. จะได้หน้าต่าง Build an instant flow จะมีช่องให้ตั้งชื่อ flow จะตั้งชื่อว่า Clone Selected Item
   
5. ต่อไปก็เลื่อนหารายการ tigger ที่ให้เลือกใช้ ก็ให้เลือกอันที่เขียนว่า For a selected item SharePoint
   
6. ใส่ข้อมูลในช่อง Site Address โดยเลือกจาก drop down list
7. ใส่ข้อมูลในช่อง List name โดยเลือกจาก drop down list
   
8. คลิก New step
9. หน้าต่าง Choose an action ในช่อง search ใส่คำว่า sharepoint เพื่อบีบ scope ให้แคบลง และเลื่อนหารายการจนเจอคำว่า Get item
   
10. จะมีหน้าต่างโผล่มาทางขวา ใต้แท็บ Dynamic content ให้เลือก ID จะได้ดังรูปข้างล่างนี้
    
11. ต่อไปคลิก New Step
    
12. จะได้หน้าต่าง Choose an action อีกครั้ง ที่นี้ในช่อง search ใส่คำว่า sharepoint create เพื่อบีบ scope ให้แคบลง และเลื่อนหารายการจนเจอคำว่า Create item
    
13. ทยอยใส่ทีละคอลัมน์ โดยเลือกจาก Dynamic content แต่หากต้องการการคำนวณ ให้คลิกแท็บ Expression จนครบทุกคอลัมน์ที่ต้องการคัดลอก
    

การใช้สูตรคำนวณ

ขั้นตอน

ในขั้นตอน Create item เมื่อมีคอลัมน์ที่จะคำนวณ เช่น คอลัมน์ “รอบที่” บวกเพิ่ม 1 ให้เลือก Expression แล้วใส่สูตรคำนวณ ตัวอย่าง add(outputs(‘Get_item’),1) เป็นต้น

การใช้งาน Flow

เมื่อต้องการคัดลอกรายการที่มีอยู่ สร้างเป็นรายการใหม่อีกอัน พร้อมข้อมูลคอลัมน์ทีจะถูกคัดลอกมาด้วย Flow ชื่อ Clone Selected Item

ขั้นตอน

1. เปิด List ที่ใช้งาน คลิกที่รูปวงกลม (เลือก) หน้ารายการ เพื่อเลือกว่าจะคัดลอกรายการนั้น
   
2. คลิกที่เมนู (ด้านบน) ชื่อ Automate
3. คลิกเลือก Clone Selected Item
4. จะได้หน้าต่าง Popup ทางขวา ชื่อว่า Run flow แจ้งสิทธิการใช้งาน ถ้าได้รับสิทธิ ก็คลิก Continue
   
5. แล้วคลิก Run flow
   
6. จะได้รายการใหม่ต่อท้าย
   
7. คลิกที่รูปวงกลม (เลือก) หน้ารายการ ซ้ำ เพื่อ จบขั้นตอน