Tag: Word

  • Word : การปรับรูปแบบ font สารบัญตามที่เราต้องการ

    กลับมาอีกครั้งกับเรื่อง Word สืบเนื่องมาจาก Blog ที่แล้วที่กล่าวถึงเรื่องการได้มีส่วนช่วยเพื่อนร่วมงานในการทำคู่มือ จึงได้มีโอกาสในการใช้งาน Word ซึ่งปัญหาที่พบอีกเรื่องก็คือ Font สารบัญ ไม่ใช่รูปแบบ Font ที่ต้องการคือ TH SarabunPSK ผู้เขียนจึงได้เขียนเรื่องนี้ขึ้นมาเพื่อที่ผู้อ่านจะสามารถนำไปใช้งานได้

    ตัวอย่าง ผู้เขียนได้ทำการสร้างเนื้อหาทดสอบ ใน Style Heading และใส่สารบัญเรียบร้อย ดังภาพ จะเห็นได้ว่า Font ในเนื้อหา เป็น TH SarabunPSK ตามที่ตั้งค่าใน Style Heading1 ไว้ตามที่ต้องการ แต่ส่วนสารบัญนั้นเป็น Font แปลก ๆ ไม่ใช่ Font ที่เราต้องการ

    เริ่มทำการเปลี่ยน Font โดยไปที่ที่เราเลือกสารบัญแบบอัตโนมัติมาใส่ คือไปที่ Menu References -> Table of Contents -> Custom Table of Contents…

    จะพบหน้าต่าง Modify Style ที่ส่วนล่างซ้าย เลือก Format -> Font

    ที่หน้าต่าง Table of Contents มุมล่างขวา เลือก Modify… เพื่อเข้าไปแก้ไขรูปแบบ Font

    จากนั้นหน้าต่าง Style เลือก Level สารบัญที่ต้องการแก้ไขรูปแบบ ในที่นี้เลือกแก้ไขสารบัญ Level 1 จากนั้นกดปุ่ม Modify

    เรื่องน่ารู้

    TOC ย่อมาจาก Table of Contents ซึ่งก็คือ สารบัญนั่นเอง

    จะพบหน้าต่าง Font นี่คือ Font ตั้งต้นที่เราได้ จะเป็นว่าไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ แก้ไขได้เลย

    แก้ไขให้เป็น Font ที่เราต้องการทั้ง 2 จุด คือ Latin Text และ Conplext scripts จากนั้น กดปุ่ม OK ออกมาเรื่อย ๆ

    กลับออกมาจนเกือบจะถึงขั้นตอนสุดท้าย จะมีหน้าต่างถามว่า จะเปลี่ยนจริง ๆ ละนะ จะทับของเดิมละนะ ตอบ Yes ไปเล้ย

    แถ่นแท๊นนน ผลลัพธ์สุดท้าย สวยงามอย่างที่เราต้องการ เย้!

    หวังว่าเนื้อหาเรื่องนี้คงจะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ ขอบคุณค่าา 😀😍

  • Word : การใส่รูปแบบเลขหน้าที่ต่างกันในไฟล์เดียวกัน

    เคยไหมที่เวลาผู้อ่านจะสร้างคู่มือหรือเอกสารที่ต้องมีคำนำ สารบัญ ต่อด้วยเนื้อหา อาจจะจบด้วยภาคผนวก

    ซึ่งแต่ละส่วนนั้นมีการแสดงเลขหน้าที่ไม่เหมือนกัน ส่วนคำนำ สารบัญ อาจจะใช้เลขหน้าเป็นตัวอักษร เช่น ก, ข

    แต่ส่วนเนื้อหาใช้ตัวเลขอารบิค

    ในช่วงนี้ ผู้เขียนได้มีการช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานในเรื่องนี้ในการทำคู่มือจึงได้นำลงมาใส่ไว้ใน Blog เผื่อเป็นประโยชน์แก่ท่านผู้อ่าน

    ตัวอย่าง ผู้เขียนสร้างเนื้อหามา 2 บรรทัดเพื่อเป็นเนื้อหาทดสอบในการใส่เลขหน้า

    จากนั้นทำการใส่ตัวแบ่งหน้า โดยเลือกเป็น Section Breaks -> Next Page

    จากนั้นใส่เลขหน้าเป็นเลขอารบิคปกติ เลขหน้าจะเริ่มที่หน้าที่ 1 และ 2 ไปเรื่อย ๆ

    จากนั้นผู้อ่านของดูที่แถบ Ribbon ใน Tab Header & Footer และพบเมนู Link to Previous ซึ่งจะเป็นว่าเมนูนี้ถูกไฮไลท์อยู่

    นั่นคือ เลขหน้าจะต่อเนื่องจาก Section ก่อนหน้า ให้เลือกเมนูนี้อีกครั้ง เพื่อเอาการ Link กับ Section ก่อนหน้าออก

    จากนั้นลบเลขหน้าที่หน้าที่ 2 ออก จากนั้นไปที่เมนู Page Number -> Format Page Number เพื่อทำการเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใส่ใหม่ ในที่นี้ต้องการใส่เลขหน้าเป็นตัวอักษรภาษาไทย

    เมื่อพบหน้าต่าง Page Number Format ให้ทำการเลือกรูปแบบเลขหน้าที่ Number format จากนั้น ที่ Page numbering ในเลือกเป็น Start at โปรแกรม Word จะเลือกค่าโดยปริยายเป็น “ก” มาให้

    จากนั้นกด OK ผู้อ่านลองเลือกแผ่นกระดาษดูจะพบว่า เลขหน้าได้ทำการเปลี่ยนให้เป็นที่เรียบร้อย

    ผู้เขียนหวังว่าเนื้อหาเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย ขอบคุณค่ะ 😀😍

  • การสลับข้อมูลจาก Column เป็น Row ใน Excel

    ท่านผู้อ่านที่ใช้งาน Excel น่าจะเคยเจอปัญหาหรือมีความต้องการที่ว่า มีข้อมูลที่มีลักษณะเป็น Column แต่ต้องการย้ายให้มาแสดงในรูปแบบ Row ถ้าต้อง copy แล้วมา paste ทีละตัวคงไม่สะดวกอย่างแน่นอน แต่ Excel ได้จัดเตรียมเครื่องมือสำหรับแก้ปัญหาเหล่านี้เอาไว้แล้ว ลองไปดูกันเลย

    1.สมมติเรามีข้อมูลชื่อเดือนเก็บอยู่ในเ Excel ในคอลัมน์เดียวกันเรียงกันลงมาดังรูป

    2. เลือกข้อมูลที่ต้องการย้ายทั้งหมดแล้ว copy เก็บไว้

    3. ไปยัง sheet หรือ cell ที่ต้องการ จากนั้นคลิกขวา ใต้เมนู Paste Options เลือกไอคอนที่ 4 (Transpose)

    4. ก็จะได้ข้อมูลมาอยู่ในรูปแบบแนวนอน ดังรูป

    5. จากข้อ 2 ถ้าเราเลือกเมนู Paste Special… จะปรากฏ dialog ดังรูป ให้เลือก Transpose จากกดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน ก็จะได้ผลลัพธ์เหมือนกัน

    นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ฟังก์ชัน TEXTJOIN() โดยฟังก์ชันนี้จะทำหน้าที่รวมข้อความจากช่วงข้อมูลหรือข้อความหลายๆ ส่วนเข้าด้วยกันและสามารถระบุตัวคั่นระหว่างข้อมูลได้ด้วย โดยฟังก์ชันนี้จะมี parameter สามส่วนหลักๆ คือ

    TEXTJOIN(ตัวคั่น, ignore_empty, text1, [text2], …)
    พารามิเตอร์คำอธิบาย
    ตัวคั่นสตริงข้อความไม่ว่าจะเป็นสตริงข้อความว่าง, ประกอบอักขระอย่างน้อย 1 ตัวในอัญประกาศ หรือมีการอ้างอิงไปยังสตริงข้อความที่ถูกต้อง ถ้ามีตัวเลขอยู่ก็ถือว่าเป็นข้อความ
    ignore_emptyถ้าเป็นค่า TRUE ให้ละเว้นเซลล์ว่าง
    text1รายการข้อความที่จะถูกรวมเข้าด้วยกัน สตริงข้อความ หรืออาร์เรย์ของสตริง เช่น ช่วงเซลล์
    [text2, …]รายการข้อความเพิ่มเติมที่จะถูกรวมเข้าด้วยกัน สามารถมีอาร์กิวเมนต์ข้อความสำหรับรายการข้อความได้สูงสุด 252 รายการ รวมถึง text1 แต่ละรายการสามารถเป็นสตริงข้อความหรืออาเรย์ของสตริงได้ เช่น ช่วงเซลล์

    ตัวอย่างการใช้งานดังรูป

    จะเห็นว่าถ้าเป็นวิธีใช้ฟังก์ชัน TEXTJOIN ข้อมูลจะถูกนำมารวมในฟิลด์เดียวกัน ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับการเลือกนำไปประยุกต์ใช้ ว่าวิธีการไหนจะเหมาะกับงานตัวเอง

    ก่อนจะจากไป ขอแถมอีกวิธีบน MS Word เผื่อใครอยากทำอะไรคล้ายๆ แบบนี้ วิธีการคือ

    1. ข้อมูลแยกกันอยู่คนละบรรทัด ดังตัวอย่าง

    2. เลือกข้อมูลทั้งหมด จากนั้นกด Ctrl + H จะปรากฏ dialog “Find and Replace” ดังรูป

    3. ป้อน ^p ในช่อง Find what: และป้อน , ลงในช่อง Replace with: จากนั้นกด Replace All ข้อมูลทั้งหมดจะถูกยุบมาอยู่ในบรรทัดเดียวกัน โดยมี , คั่นอยู่ระหว่างข้อมูลแต่ละบรรทัด ดังรูป

    ซึ่งเทคนิคนี้ก็คือการแทนที่อักขระขึ้นบรรทัดใหม่ ด้วย , นั่นเอง

    ก็หวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้น่าจะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย จนกว่าจะพบกันใหม่

    สวัสดีครับ

    อ้างอิง

    • https://superuser.com/questions/240858/convert-a-column-into-a-comma-separated-list
    • http://www.saranitus.com/2018/10/ย้ายข้อมูลจาก-row-เป็น-column-ใน-excel-2016.html
    • https://www.it-guides.com/training-a-tutorial/office-tutorial/transpose-microsoft-excel-2007
    • https://support.microsoft.com/th-th/office/textjoin-ฟังก์ชัน-textjoin-357b449a-ec91-49d0-80c3-0e8fc845691c

  • Word : วิธีแก้ Repeat Header Table แล้ว word ดื้อ ไม่ยอม Repeat ให้

    เคยไหม กด ✔ ที่คำสั่ง Repeat as header row at the top of each page แล้ว ตารางนั้นก็ยังไม่ยอมแสดงหัวตารางในหน้าถัดไปเสียที

    ช่วงนี้หลังจากที่ผู้เขียนได้มีช่วงเวลาในการที่ปั่นเอกสาร รวมถึงเพื่อน ๆ ที่เจอปัญหาได้สอบถามกันเข้ามาเกี่ยวกับเรื่องนี้ ผู้เขียนจึงเห็นว่าน่าจะนำมาเขียน Blog เผื่อผู้อ่านท่านใดที่ติดปัญหาเช่นเดียวกัน จะได้ลองนำไปใช้ดูเผื่อแก้ปัญหาได้

    หลัก ๆ แล้วปกติ เมื่อผู้อ่านสร้างตารางขึ้นมา เมื่อต้องการให้ข้อมูลสองแถวแรกเป็นหัวตาราง ผู้เขียนจะทำการคลุมสองแถวนั้น จากนั้นคลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู Table Properties… ดังภาพด้านล่าง

    จากนั้นที่ Tab Row ให้ ✔ ที่คำสั่ง Repeat as header row at the top of each page เพื่อเป็นการบอกว่า จะทำให้ตาราง 2 แถวแรกเป็นหัวตารางจากนั้นกด OK

    แต่เมื่อกลับมาหน้าตาราง ทำไมหัวตารางถึงยังไม่มีล่ะ????? 🤔

    งั้นต้องมาตรวจสอบเพิ่มเติมกันหน่อย โดยลองทำการคลุมสองแถวนั้นเหมือนเดิม จากนั้นคลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู properties แต่ตอนนี้ไปเลือกที่ Tab Table สังเกตที่กลุ่ม Text wrapping ถ้าของผู้อ่านท่านใดเป็นแบบรูปด้านล่างคือเลือกอยู่ที่ Around นั่นคือปัญหา 😫😤

    ลองเปลี่ยนเป็นเลือก None ตามรูปด้านล่างดูค่ะ

    แทน แท๊นนนนนนนนนนนนนนนนน *0*

    ตารางของเรามีหัวตารางตามที่เราต้องการแล้ว เย้!!!!!!! 🎉🎊✨

    หวังว่าคงจะมีประโยชน์กับผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ สวัสดีค่าาาาา 😘

  • การสร้างฟอร์มกรอกข้อมูลใน Word

    เราอาจจะสร้างฟอร์มเพื่อส่งให้ผู้อื่นกรอกเอกสาร ตามฟอร์มที่เราออกแบบไว้ โดยจะต้องไปเรียกใช้ Develper ที่แถบ Ribbon โดยไปที่เมนู File –> Options –> Customize Ribbon เลือก Develper ดังรูป

    จะเห็นว่ามีแถบ Developer ปรากฏอยู่

    เรามาเริ่มสร้างฟอร์มกัน ในที่นี้จะสร้างฟอร์มเล็ก ๆ ดังรูป

    จากนั้นคลิกแถบ Developer แต่ละ Control ที่จะนำมาใช้ แต่ละตัวทำหน้าที่อะไรบ้าง

    • หมายเลข 1 เป็นข้อความที่สามารถจัดรูปแบบได้
    • หมายเลข 2 เป็นข้อความที่กรอกอิสระ
    • หมายเลข 3 เป็นการแทรกรูปภาพ
    • หมายเลข 4 เป็นฟิลด์รายการที่มีตัวเลือก สามารถเลือกได้
    • หมายเลข 5 เป็นการแทรกฟิลด์แบบมีตัวเลือก เช่นเดียวกับหมายเลข 4
    • หมายเลข 6 เป็นรูปแบบวันที่ให้เลือก

     

    จากนั้นเมื่อเรารู้จักหน้าที่ของแต่ละ Control แล้ว เราก็เลือกใช้ให้ตรงกับความต้องการ โดยในส่วนของตำแหน่ง เราจะใช้ Combo box เมื่อคลิก Combo box  1 ครั้งให้ไปเลือกที่ Properties จากนั้นจะปรากฏดังรูป

    เมื่อเรียบร้อยแล้วจะได้ดังรูป

    เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อความหัวข้อ คือให้กรอกได้เฉพาะข้อมูลที่มีช่องให้กรอกเท่านั้น โดยไปที่แถบ Developer –> Restrict Editing จะแสดงดังรูป

    จากนั้นที่ข้อ 2 ให้ติ๊กเลือกและกำหนดเป็น Filling in forms เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อความ แล้วคลิกปุ่ม “Yes, Start Enforcing Protection” จะแสดง Dialog ดังรูป

    ระบุ Password ที่จะใช้ป้องกันการแก้ไขข้อความ จากนั้นคลกปุ่ม “OK” จากนั้นลองไปคลิกที่หัวข้อจะไม่สามารถแก้ไขข้อความได้ จะแก้ไข/กรอกได้เฉพาะที่ให้กรอกข้อมูลนั้น

     

     

     

     

     

     

  • เทคนิคการใช้ Word ในการทำบรรณานุกรม

    ในการทำเอกสารงานวิชาการ/งานวิจัย เมื่อเราอ่านเอกสารจากบทความหรือหนังสือต่าง ๆ แล้วมาเขียนในงานของเราจะต้องมีการอ้างอิงที่มาของเนื้อหาดังกล่าว โดยไปที่ References คลิก Insert Citation  คลิก Add New Source จะแสดง Dialog ดังรูป

    • Type of Source ให้เลือกประเภทของแหล่งข้อมูลเนื้อหาตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ, เอกสารวิชาการ, Conference Proceeding, รายงาน, เอกสารอิเล็กทรอนิกส์, จาก Website ต่าง ๆ ก็สามารถทำอ้างอิงได้ ในที่นี้ขอเลือก Book
    • Author ระบุชื่อผู้แต่ง
    • Title ระบุชื่อหนังสือ
    • Year ระบุปีที่พิมพ์
    • City ระบุชื่อเมืองที่พิมพ์
    • Publisher ระบุสำนักพิมพ์
      จากนั้นคลิก OK ก็จะได้อ้างอิง ดังรูป

      พอเราทำเอกสารเสร็จทั้งหมดไปถึงหน้าสุดท้ายแล้ว ถึงเวลาที่เราต้องทำบรรณานุกรมแล้ว ไปที่ References ที่ Style เราสามารถเลือกได้ว่าจะใช้มาตรฐานการอ้างอิงแบบไหน ส่วนใหญ่ก็จะเป็น APA จากนั้นคลิกที่ Bibliography คลิกเลือก Bibliography ก็จะได้บรรณานุกรม ดังรูปโดยที่เราสามารถปรับแต่งขนาดตัวอักษร จัดรูปแบบ และยังสามารถอัพเดตอ้างอิงและบรรณานุกรมได้ด้วยค่ะ อาจจะเป็นเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่คิดว่าคงมีประโยชน์กับผู้ที่ทำเอกสารงานวิชาการ/งานวิจัยนะคะ 

     

  • วิธีลดขนาดไฟล์ Microsoft Word ให้เล็กลง

    ในการทำเอกสารต่างๆ โดยเฉพาะ Microsoft Word ผู้ใช้มักจะ ใส่รูปภาพ เข้ามาในไฟล์ เพื่อให้เกิดความสวยงาม และสื่อความหมายในการบรรยาย

    บ่อยครั้ง เป็นภาพ “หน้าจอ” โดยการ “Print Screen” หรือ การ เอาภาพจากกล้องดิจิตอล ซึ่งปัจจุบันมีความละเอียดสูง เช่นกล้อง 5MP เป็นอย่างต่ำ หรือกล้องใหม่ๆ 12 MP กันเลยทีเดียว ซึ่งภาพที่ได้จะมีขนาดใหญ่มาก เมื่อนำมาใส่ในไฟล์เอกสาร แล้วทำการ Resize ภาพ หรือ Crop เอาเฉพาะบางส่วนของภาพ ก็มักจะคิดว่า ขนาดของไฟล์ จะลดลงไปด้วย

    ซึ่งความจริงไม่ใช่อย่างนั้น เพราะโปรแกรม Microsoft Word จะยังเก็บภาพขนาดเดิมเอาไว้ เพียงแต่เลือกแสดงบางส่วน หรือ ลดขนาดการแสดงผลเท่านั้น จึงทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ … และอาจจะเป็นปัญหาได้ เมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่มากๆ, การส่งไฟล์ผ่าน email ก็จะมีขนาดใหญ่ จนบางครั้ง ผู้รับไม่สามารถรับได้ เช่นส่งไฟล์ขนาดเกิน 25 MB ไปยัง Gmail/Hotmail เป็นต้น

    วิธีการลดขนาดไฟล์

    1. คลิกที่ภาพในไฟล์ >Pictures Tools > Format > Compress Pictures
    แล้วเลือกความละเอียดขนาดแค่ email ก็พอ
    คลิก OK แล้ว Save

    MicrosoftWord-PictureCompress

    2. ผลการลดขนาด จะทำให้ไฟล์เดิมขนาด 6 MB ลดเหลือ 2 MB ในทันที

    fileresize-result