จากตอนที่แล้ว “ใช้ google script ทำ mail merge เนื้อหาเมลที่มี link” เรารู้วิธีใส่ link ไปในเนื้อหาเมล ในตอนนี้เราจะมาเปลี่ยน static link เป็น dynamic link (คือ link ที่มีการอ้างชื่อ cell จึงเป็น link ที่เปลี่ยนแปลงไปตามค่าที่อยู่ใน cell) จุดประสงค์ก็เพื่อส่ง link ให้ผู้ที่รับอีเมลกรอกข้อมูลลง google form ที่มีข้อมูลให้บางส่วนแล้ว (pre-filled form) ซึ่งเป็นข้อมูลของผู้รับอีเมลแต่ละคนที่แตกต่างกัน เช่น ให้มีฟิลด์ ชื่อ และ หน่วยงาน ไว้แล้ว เป็นต้น เมื่อเปิดฟอร์มจึงไม่ต้องกรอกชื่อ และ หน่วยงาน แต่ยังสามารถแก้ไขได้หากต้องการ แล้วให้กรอกข้อมูลเพิ่มในส่วนอื่น ๆ
สมมติ
1. เรามี google sheet ชื่อ members มี 4 คอลัมน์ อยู่แล้ว ดังนี้ รายการที่, ชื่อ, หน่วยงาน, อีเมล
2. เราต้องการสร้าง google form เพื่อสอบถาม ตอบรับร่วมงาน และ ประเภทอาหาร
วิธีทำ ดังนี้
1. สร้าง google form ขึ้นมา 1 อัน ตั้งชื่อว่า member-meeting1
2. สร้าง form field ดังนี้ ชื่อ, หน่วยงาน, ตอบรับร่วมงาน, ประเภทอาหาร
3. เลือกเมนู Responses > เลือก Get pre-filled URL
4. กรอกข้อมูลชื่อตัวแปรลงในช่องข้อมูล เช่น ชื่อ ให้ใส่ f1, หน่วยงาน ให้ใส่ f2
5. กรอกเสร็จให้คลิก submit จะได้หน้าต่างแสดงเป็น URL และมีข้อความบอกให้เราคัดลอก (ctrl+c)
6. URL ที่คัดลอกนี้จะไปใส่ใน google sheet ชื่อ member ในคอลัมน์ใหม่ รวมเป็น 5 คอลัมน์ ดังนี้
รายการที่, ชื่อ, หน่วยงาน, อีเมล, URL
7. ที่ cell URL นี้ ให้ใส่ฟังก์ชั่น =HYPERLINK(“URL”,”URL”) และนำ URL ที่คัดลอกมาวางตรงคำว่า URL
8. ให้แทนที่ข้อความ ตรงที่มีคำว่า f1 ด้วย “&B2&”, แทนที่ f2 ด้วย “&C2&”
9. จากนั้นก็นำความรู้ในเรื่อง “ใช้ google script ทำ mail merge เนื้อหาเมลที่มี link” มาใช้ในการส่งอีเมลได้แล้ว
9.1 เตรียมเนื้อหาจดหมายไว้ใน sheet ชื่อ Template
9.2 เตรียม range ของข้อมูล คีย์เองนะ
9.3 คัดลอก google script จากตอนที่แล้วมาใช้
9.4 สั่งให้ google script ชื่อ MailMergeWithLinkv2 ทำการส่งอีเมล
9.5 ตรวจสอบดูอีเมลที่ได้รับ
9.6 เมื่อคลิก link จากในเมล จะไปเปิด google form ขึ้นมา พร้อมข้อมูล 2 ฟิลด์แรก คือ ชื่อ และ หน่วยงาน ที่ดึงข้อมูลที่มีอยู่มาไว้ให้เลย จะได้ไม่ต้องคีย์บ่อย ๆ
9.7 ตรวจสอบข้อมูลที่กรอกผ่าน google form โดยที่เมนู Responses ใน form ให้เลือก Choose response destination และเลือก สร้างไฟล์ google spreadsheet ใหม่
จากนั้น จะได้ไฟล์
เปิดดู เห็นข้อมูลที่กรอกผ่าน google form มาเก็บไว้แล้ว
ความรู้นำมาจากเรื่องนี้:
Pre-populate form answers
https://support.google.com/docs/answer/160000?hl=en