1.ชื่อโครงงาน การจัดประชุมแบบ E-Meeting ด้วยโปรแกรม Microsoft Teams 2. เป้าหมาย เพื่อประยุกต์การใช้งานโปรแกรม Microsoft Teams มาช่วยบริหารจัดการประชุมแบบ E-Meeting เพื่อลดและทดแทนการใช้กระดาษ ทำให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาเอกสารประกอบประชุม เพื่อผลักดันและส่งเสริมการใช้งานโปรแกรม Microsoft Teams ในองค์กร ความตั้งใจสูงสุดคือเป็นองค์กรต้นแบบในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Teams ในการติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีม 3. เครื่องมือ เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC/Laptop) สำหรับงานเลขานุการ สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตพร้อมติดตั้งแอป Microsoft Teams สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม (*เพื่อความเหมาะสมในการจัดประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมควรใช้โน๊ตบุ๊ค) 4.การดำเนินการ สืบเนื่องจากเป็นนโยบายจากฝ่ายบริหารมอบหมายให้งานเทคโนโลยีสารเทศจัดหาระบบ E-Meeting มาใช้ในการจัดประชุมต่างๆ ภายในคณะ ทางเลือก 1.พัฒนาเอง หรือ 2.แบบสำเร็จรูป เลือกข้อ 2. เหตุผลเนื่องจากผู้ใช้อยากได้ระบบใช้งานเร็วๆ และคณะไม่กำลังคนพัฒนา สำรวจเครื่องมือที่เหมาะสมเริ่มส่องดูว่าคณะอื่นๆ ใช้โปรแกรมอะไรกันบ้าง ส่วนใหญ่ใช้ Sci E-meeting มาจบลงที่โปรแกรม Microsoft Teams ทดลองมาดัดแปลงและประยุกต์การใช้งานพบว่าสามารถใช้งานได้ดี เหตุผลคือไม่ต้องลงทุนด้านอินฟาฯและติดตั้งระบบเอง มีความปลอดภัย รองรับการใช้งานสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต สามารถใช้งานด้วยบัญชี Office 365 ของมหาวิทยาลัยได้ฟรี วางแผนการถ่ายทอด การจัดทำคู่มือและวิดีโอสอนการใช้งาน สอน workshop ให้งานเลขานุการก่อน เมื่อใช้งานคล่องแล้วโปรโมตการใช้งานให้บุคลากรทุกคน ค่อยๆ ปรับพฤติกรรมผู้เข้าร่วมประชุม ทดลองการประชุมโดยเปิดเอกสารจากแอป Microsoft Teams ผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต และแบบกระดาษ (ผู้เข้าร่วมประชุมต้อง print มาเอง) ประเมินผลเพื่อปรับปรุงและแก้ไขต่อไป 5.เพิ่มเติม ต่อยอดการใช้งานฟีเจอร์และฟังก์ชั่นการทำงานอื่นๆ ในโปรแกรม Microsoft Teams เช่น การแจ้งเตือนการประชุมทางอีเมล์ด้วยปฎิิทิน การแชต การโทร และวิดีโอคอลทดแทนการใช้โทรศัทพ์แบบตั้งโต๊ะในอนาคต สไลด์แนะนำการใช้งาน : https://drive.google.com/file/d/1YDC1VaPlIMV0WAD1xYMhCrT19VmklyF4/view?usp=sharing สำหรับเว็บไซต์คู่มือการใช้งาน http://www.ttmed.psu.ac.th/meeting และขอขอบคุณข้อมูลการใช้งานจากพี่วิบูลย์ที่ได้จัดทำเว็บ Microsoft Teams https://teams.in.psu.ac.th/ มา ณ ที่นี้ด้วยครับ