Mail merge ด้วย Excel Online และ Power Automate

สิ่งที่ต้องมี

1. เมล์มหาวิทยาลัยที่ใช้งานที่ http://email.psu.ac.th
2. Browser เช่น Edge, Firefox ฯลฯ

Optional

1. Office 365 Desktop แต่บทความนี้จะไม่ใช้นะครับ

เริ่มได้

1. ล็อคอินเข้าระบบที่ http://email.psu.ac.th
2. คลิกปุ่ม 9 จุดมุมบนซ้าย เลือก Excel คลิก Blank workbook

3. คลิกที่คำว่า Book1 เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์ และเลือกโฟลเดอร์บน Onedrive สำหรับเก็บไฟล์นี้ให้เรียบร้อย

4. กรอกข้อมูลที่จะใช้ส่งอีเมล เช่น

5. เลือกข้อมูลทั้งหมดตั้งแต่ A1 ถึง B3 แล้วคลิกที่ Insert เลือก Table และคลิกที่ My table has headers แล้วคลิก OK

6. ได้ดังภาพ

7. จากนั้นคลิกที่ Automate แล้วคลิกที่ Automate Work

8. ได้ดังภาพ

9. ให้เลื่อนช่องด้านขวาลงมาล่างสุดจนเห็นคำว่า See all templates

10. คลิก See all templates จะได้หน้าต่างใหม่ดังภาพ

11. พิมพ์ต่อท้ายคำว่า Excel ว่า send แล้วกดปุ่ม enter บนคีย์บอร์ดจะเจอ Send an email for a selected row ให้คลิกที่ช่องนั้นได้เลย

12. จะได้หน้าตาประมาณนี้

13. คลิก Continue จะได้

14. ในส่วนของ For a selected row เลือกข้อมูลให้ถูกต้องดังนี้ ซึ่งในบทความนี้จะเซฟไฟล์ไว้ใน OneDrive เลยดังนั้นเลือกเป็นดังภาพ ช่อง Table สำคัญมากคือ Table1

15. ในส่วนของ Send an email ในช่อง To ให้ลบของเก่าออกแล้วเลือกชื่อฟิลด์ email ของเราที่กรอกเตรียมไว้แล้วใน excel

16. Subject พิมพ์ตามต้องการ และ Body ก็จะเป็นเนื้อหาที่ต้องการส่งให้ผู้รับอ่านสามารถกรอกได้เลย สามารถเลือกฟิลด์ต่าง ๆ ใน excel มาใช้งานได้

17. เมื่อเสร็จสิ้นแล้วกด Save
18. กลับมาที่ excel กดปุ่ม Automate Work อีกครั้ง จะเห็นว่าหัวข้อเพิ่มขึ้นมาคือ Flows in this workbook

19. ให้เลือกแถวที่ต้องการส่งอีเมล (A2-A3) แล้วไปคลิกที่จุดสามจุดหลังชื่อ Flows ดังภาพ

20. คลิก Run

21. คลิก Run flow จะได้ดังภาพ เมล์จะถูกส่งไปเรียบร้อย คลิก Done เพื่อจบการทำงาน

22. เมื่ออีเมลถูกส่งไปค่าต่างๆ ในไฟล์ excel และเราได้ใส่ในเนื้อเมล์จะถูกแทนที่ให้อัตโนมัติ

23. จบขอให้สนุก

About The Author