Tag: mail

  • Mail ขอนัดประชุมต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง

    ช่วงนี้เป็นช่วงที่ต้อง Mail ขอนัดประชุมเพื่อขอข้อมูลเพื่อจัดทำ Data Lake จากหลายๆหน่วยงานเป็นจำนวนมาก เลยลองตั้งคำถามว่า “mail ขอนัดประชุมควรจะประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง” ถึงจะครบถ้วน เหมาะสม สือสารตรงจุด ผู้รับ Mail อยากจะตอบรับ อยากประชุมกับเรา ผลการค้นหาและประมาณผลด้วยตัวเองออกมาประมาณนี้ครับ

    Subject Mail
    Subject Mail ต้องชัดเจนและกระชับ ช่วยให้ผู้เห็น Subject Mail แล้วพอจะรับรู้ได้ว่าเนื้อ Mail จะเกี่ยวกับเรื่องอะไร
    เช่น
    ขอนัดประชุมเรื่อง….
    ขอเชิญประชุมเรื่อง…
    ขอนำเสนอผลงานเรื่อง…
    ขอนัดปรึกษาเรื่อง…
    ขอชี้แจ้งเรื่อง…
    เริ่มเนื้อ Mail ด้วยการทักทายที่สุภาพและเหมาะสมกับความสัมพันธ์ ตำแหน่งหน้าที่ วัยวุฒิ
    ทักทายด้วยตำแหน่ง สำหรับผู้ใหญ่ ผู้บริหาร
    เช่น เรียน ่ทานผู้อำนวยการ../่ท่านคณบดี
    ทักทายด้วยสวัสดี สำหรับทั่วไปและคนที่รู้จักกันมาก่อน
    เกริ่นนำ ที่มาที่ของการขอนัดประชุม วัตถุประสงค์ของการขอประชุม
    ถึงจะมีการพูดคุยกันมาก่อนแล้วก็ตาม เกริ่นนำ และบอกวัตถุประสงค์ก็ต้องมีอย่างชัดเจน อย่างคิดว่าเคยรับรู้หรือเคยคุยมาแล้วไม่ต้องบอก เพราะบางครั้งก็มีลืมกันบ้าง หรือทางผู้รับ mail อาจจะ forword mail ต่อไปให้ท่านอื่นๆที่ไม่ได้รับรู้เรื่องที่ขอนัดประชุมมาก่อน
    วาระหรือหัวข้อที่จะประชุมพร้อมเวลาที่จะใช้ในการประชุม
    อธิบายวาระการประชุมเพื่อสังเขป
    และเวลาที่จะใช้ในการประชุม เช่น 1 ช.ม. 2 ช.ม. เพื่อถ้าเป็นการประชุมกับผู้บริหารทางผู้รับ Mail จะได้กำหนดเวลาได้ชัดเจน
    ถ้าการประชุมครั้งนี้เกินขึ้นหรือสำเร็จ ผู้เข้าประชุมจะได้รับอะไรที่เป็นประโยชน์กับตัวบุคคลหรือหน่วยงานบ้าง
    หัวข้อนี้ต้องให้ความสำคัญที่สุดเพราะเป็นหัวข้อที่ทำให้ผู้รับ Mail เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อมีการประชุมครั้งนี้เกิดขึ้น
    เตรียมตัวหรือเตรียมข้อมูลในการประชุมสำหรับผู้รับ Mail
    แจ้งคำขอให้มีการเตรียมตัวก่อนการประชุม หรือสิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการประชุม
    เพื่อความพร้อมในการประชุม
    วัน เวลาและสถานที่ (Online/Onsite ) ขอนัดประชุม
    รูปแบบการประชุม Online หรือ Onsite
    วันและเวลา จะดีมากถ้ามีช่วงวันและเวลาให้ทางผู้รับ mail เลือกเพื่อช่วยการติดสินใจ
    ข้อความแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของผู้เข้าประชุม
    “ขอขอบคุณในการพิจารณาวันและเวลานัดหมายประชุมในครั้งนี้”
    “ขอขอบคุณในการเสียสละเวลาพิจารณาวันและเวลานัดหมายประชุมในครั้งนี้”
    ข้อมูลเพื่อให้ผู้รับ Mail ติดต่อกลับ
    เพื่อให้ผู้รับ Mail ติดต่อได้ง่ายและตามช่องทางที่ทางผู้รับ Mail สะดวก
    เช่น
    “กรุณาแจ้งกลับภายในวันที่ [วันที่] เวลา [เวลา]
    คุณ/ท่าน สามารถติดต่อกลับได้ที่
    [ชื่อ นามสกุล]
    [หมายเลขโทรศัพท์]
    หรือ
    [ที่อยู่อีเมล]”

    ทั้งหมดนี้คือหัวข้อที่น่าจะต้องมีใน Mail ขอนัดประชุมครับ สำหรับผมคิดว่าหัวข้อที่ว่า ถ้าการประชุมครั้งนี้เกิดหรือสำเร็จ ทางผู้เข้าประชุมจะได้รับประโยชน์อะไรบ้างเป็นหัวข้อที่สำคัญที่สุดและน่าจะทำให้ผู้รับ Mail ให้ความสนใจ ยิ่งเป็นประโยชน์ที่ช่วยงานให้ดีขึ้น สะดวกขึ้นก็จะยิ่งเพิ่มความน่าเข้าร่วมประชุมมากขึ้นไปอีกระดับ

    ขอบคุณทุกท่านที่แวะมาอ่านนะครับ

  • Microsoft 365

    14 พ.ย. 65 นี้เตรียม พบกับอีเมลสำหรับอาจารย์และบุคลากรโฉมใหม่ ที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยกว่าเดิม ขอแนะนำสิ่งที่ต้องรู้ก่อนเริ่มใช้งานดังนี้

    1. ขนาดโควต้าเมล์ 50GB พื้นที่ OneDrive 1TB ส่งเมล์ขนาดสูงสุด 30MB ยกเลิก
    2. การตั้งค่า Microsoft Authentication app
    3. Import contacts to Microsoft 365
    4. Export contacts from Gmail and import to Microsoft 365
    5. วิธี forward mail ไปอีเมลอื่น
    6. วิธี forward mail จาก Gmail ส่วนตัวเข้า Microsoft 365
    7. ยกเลิกการใช้งาน Google เป็น POP3 Client
    8. การติดตั้ง Office365
    9. การใช้งาน Outlook เพื่อเชื่อมต่อกับอีเมล rev.2.2 Released Date 11/23/2023
    10. ย้าย Google Workspace Mail Service มา Office365 Mail Service บุคลากรอย่าลืมเปลี่ยน @email.psu.ac.th เป็น @psu.ac.th นะครับ
    11. Set up email with iOS Mail app
    12. FAQ

  • การเชื่อมต่อ Thunderbird กับ Google Mail (ทั้ง Gmail และ Google Apps)

    ในอดีต Thunderbird และ Mail Client อื่นๆสามารถติดต่อกับ Google Mail ได้โดยตั้งค่า Mail Server ให้ถูกต้อง และ username/password ก็สามารถใช้งานได้ แต่ในปัจจุบัน Google หันไปใช้ระบบ OAuth 2.0 ซึ่งการ Authentication หรือการใส่ username/password ต้องทำที่ Google เท่านั้น รวมถึงการทำ 2-Step Verification ด้วย (การใส่ One-Time Password นอกเหนือจาก username/password เป็นต้น) ทำให้ Thunderbird และ Mail Client ที่ยังไม่รองรับ OAuth 2.0 ไม่สามารถใช้งานได้

    แต่ทาง Google Mail ยังเปิดให้สามารถใช้งานได้ โดยแบ่งเป็น 2 กรณีคือ ใช้หรือไม่ใช้ 2-Step Verification โดยตรวจสอบได้จาก

    0. วิธีตรวจสอบว่าใช้งาน 2-Step Verification หรือไม่ โดยการไปที่ https://myaccount.google.com/security
    หากไม่เปิดใช้ 2-Step Verification จะได้หน้าตาอย่างนี้
    2559-08-08 09_33_29-Program Manager
    หากเปิดใช้ 2-Step Verification จะได้หน้าตาอย่างนี้
    2559-08-08 09_34_04-Program Manager

    1. ผู้ใช้ที่ไม่ได้เปิดใช้งาน 2-Step Verification ให้ไปที่ https://myaccount.google.com/security#connectedapps
    ภายใต้หัวข้อ Allow less secure apps ให้เปิดใช้งาน ดังภาพ
    2559-08-08 09_40_49-Program Manager

    2. ผู้ใช้ที่เปิดใช้งาน 2-Step Verification ให้ไปที่ https://security.google.com/settings/security/apppasswords
    แล้วเลือก Mail และ Windows Computer แล้วคลิก Generate ดังภาพ
    2559-08-08 10_03_47-App passwords - Account Settings
    จะได้ Password ที่ใช้ครั้งเดียวทิ้ง (ไม่ต้องไปจำ) ดังภาพ
    2559-08-08 10_06_10-App passwords - Account Settings
    หากวันหลังต้องการเลิกใช้ ก็กดปุ่ม Revoke ภายหลังได้

    จากนั้น เปิดให้ Google Account ใช้งาน IMAP ได้ โดยไปที่ https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/fwdandpop
    แล้วคลิก Enable IMAP ดังภาพ
    2559-08-08 10_17_17-Settings - Psu.ac.th Mail
    แล้วคลิก Save Change ด้านล่าง

    สุดท้าย ที่ Thunderbird ให้ตั้งค่า

    Password: สำหรับคนที่ไม่ใช้ 2-Step Verification ให้ใส่ Password ของ Google Account เดิมลงไป ส่วนคนที่ใช้ 2-Step Verification ให้เอา Password ที่ได้มาใหม่ใส่ลงไปแทน
    Incoming IMAP เป็น imap.gmail.com และ SSL เป็น SSL/TLS
    Outgoing SMTP เป็น smtp.gmail.com และ SSL เป็น SSL/TLS
    อย่าลืม ใส่ username ให้มี @gmail.com หรือ @psu.ac.th ในกรณีใช้ PSU GAFE ด้วย
    แล้วคลิกปุ่ม Done ดังภาพ

    2559-08-08 10_12_15-Mail Account Setup

    เท่านี้ก็สามารถใช้งาน Google Mail จาก Thunderbird ได้แล้ว

  • วิธี Backup PSU Email ด้วย Thunderbird

    เนื่องจาก PSU Email ให้พื้นที่ปัจจุบัน 1GB ซึ่ง อาจจะไม่เพียงพอต่อความต้องการของผู้ใช้บางท่าน หรือ บางท่านต้องการสำรองข้อมูล Email เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์

     ซึ่งสามารถทำได้ โดยใช้งานผ่านโปรแกรม Mozilla Thunderbird เชื่อมต่อกับ PSU Email ด้วย IMAP อีกทั้ง สามารถส่ง Email ออกได้จากทั่วโลกผ่าน smtp2.psu.ac.th และ ตัวอย่างต่อไปนี้ จะสร้างพื้นที่จัดเก็บบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ไว้ใน D:\MyBackup

    (รายละเอียดของ PSU Email สามารถอ่านได้ที่ http://www.cc.psu.ac.th/staffemail)

    มีวิธีการดังนี้

    1. Download Mozilla Thunderbird (รุ่นล่าสุด 24.3.0) จาก http://www.mozilla.org/en-US/thunderbird/

     

    คลิกที่ Thunderbird Free Download แล้ว Save File ลงเครื่อง

    2. Double Click ไฟล์ ที่ Download มา (Thunderbird Setup 24.3.0.exe)

    3. จากนั้น ใช้ Next Technology คือ Yes, Next, Next, Install และ Finish

    4. จากหน้านี้ คลิก Set as Default

     5. คลิก Skip this and use my existing email

    6. กรอกข้อมูล ให้ครบ แล้ว คลิก Continue แล้ว คลิก Manual Config

    7. กรอกข้อมูลตามนี้ แล้ว คลิก ปุ่ม Advanced Config

    8. คลิกที่ Local Folder, คลิก Browse แล้ว เลือก D:\MyBackup (แล้วแต่จะสร้าง Folder)

    9. หน้าต่างนี้ คลิก Restart

    10. ด้านขวามือ คลิกขวา ที่ Local Folders แล้ว คลิก New Folder ….

     

    11. ตั้งชื่อ PSUEmail แล้วคลิก Create Folder

     12. เมื่อต้องการ เก็บสำเนา (Copy) หรือ ย้าย (Move) จดหมายจาก INBOX ของ PSU Email มาเก็บไว้ใน Local Folders บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเท่าน ก็ให้ทำการเลือกจดหมายที่ต้องการ แล้ว คลิกขวา (Right Click) แล้ว เลือก Copy To หรือ Move To ไปยัง Local Folder > PSUEmail

    เท่านี้ ก็ สามารถ เก็บจดหมายที่ต้องการไว้ในเครื่องได้แล้ว และสามารถทำการ สำรอง D:\MyBackup เอาไว้ใน Handy Drive, DVD หรือ External Hard disk ได้

    13. เมื่อต้องการนำมาใช้งาน ก็เพียงแค่ Copy ลงไปในเครื่อง แล้ว ทำตามขั้นตอน ข้อ 8 และ 9 ก็จะสามารถใช้งาน Email ที่เก็บไว้ได้ ดังตัวอย่างนี้

    14. สำหรับ การใช้งาน ThunderBird ให้สามารถใช้ภาษาไทยได้อย่างถูกต้อง และเป็นสากล ต้องตั้งค่าให้ ภาษาไทยใช้ Character Encoding เป็น UTF-8 โดยคลิกที่ Menu > Options แล้ว คลิกที่ Display > Advanced แล้ว เปลี่ยน Font for เป็น Thai และ ตั้งค่า Outgoing mail, Incoming Mail เป็น UTF-8 ตามภาพ แล้วคลิก OK

    หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

  • วิธีตั้งค่า PSU Email สำหรับ Outlook Express

    การตั้งค่า Outlook Express ให้ใช้งานกับ PSU Email โดย สมมุติว่า

    1. ผู้ใช้ชื่อ Username Surname ใช้ email address เป็น username.s@psu.ac.th

    2. Incoming Server : mail.psu.ac.th

    และใช้งานผ่าน IMAP

    3. ตั้งค่า Outgoing Server: smtp2.psu.ac.th
    Port: 587
    และมีการเข้ารหัสข้อมูลในการส่ง (STARTTLS ) รวมถึงมีการยืนยันตัวตนก่อน (SMTP Authentication) ทำให้สามารถใช้งานได้จากทั่วโลก

     

    วิธีการตั้งค่า มีดังนี้

    1) ใส่ชื่อและนามสกุล

    001

    2. ใส่ email address

    002

    3. ตั้งค่าการเชื่อมต่อเป็น IMAP

    Incoming mail: mail.psu.ac.th

    Outgoning mail: smtp2.psu.ac.th

    003

    4. ใส่ username และ password ของ PSU Email

    004

     

    5. เสร็จการเริ่มต้นตั้งค่า

    005

    6.  ต่อไป เป็นการตั้งค่าความปลอดภัยอื่นๆ

    ไปที่ Tools > Accounts …

    006

    7. คลิกที่ Mail > mail.psu.ac.th > Properties

    จากนั้นคลิก Tab “Servers” , ในส่วนของ Outgoing Mail Server ให้ติ๊กที่ My Server requires authentication

    คลิกที่ปุ่ม Setting

    คลิกที่ Use same setting as my incoming mail server

    แล้วคลิก OK

    007

     

    8. ไป Tab “Advanced”

    ตั้งค่า Server Port Numbers ของ Outgoing  Mail Server เป็น 587

    และติ๊ก This server requires a secure connection (SSL)

     

     

     

    008

     

    เป็นอันเรียบร้อย

  • แนวทางการ Backup บน Ubuntu Server (กรณีระบบ PSU EMail)

    เนื่องจากจะจัดทำระบบ Backup and Recovery ระบบ Mail ซึ่งทำงานอยู่บน Ubuntu จึงทำการรบรวมข้อมูล และหาแนวทางที่เหมาะสม

     

    ก่อนจะตัดสินใจเลือก แผนการ Backup ที่เหมาะสม ก็ควรพิจารณาเรื่องต่อไปนี้ด้วย [1]

    1. WHY: จุดประสงค์การ Backup/Restore, ถ้าข้อมูลสูญหายจริงๆจะเกิดความเสียหายขนาดไหน ?

    2. WHAT: สิ่งที่จะทำการ Backup, ทั้ง Hard Drive? หรือเป็นข้อมูลบางส่วน?

    3. WHEN: เวลาที่ดีที่สุดที่จะ Backup, บ่อยขนาดไหน, จะทำการ Full/Incremental Backup เมื่อใดบ้าง ?

    4. WHERE: เก็บ Backup ไว้ที่ใด, ในเครื่องนั้นๆ, เก็บไว้ภายนอก หรือใช้บริการ Cloud Storage

    5. MEDIUM: สื่อที่ใช้จัดเก็บ, USB Stick, External HDD, Tape หรือ Backup Server

     

    ประเภทของการ Backup [1]

    1. Full: สำรองทุกสิ่งอย่าง

    2. Incremental: สำรองเฉพาะสิ่งที่เพิ่มขึ้นมา นับจากการสำรองครั้งล่าสุด

    3. Differential:  เหมือนกับ Incremental แต่เก็บเฉพาะไฟล์ที่ยังไม่ปรับค่า Archive bit (ในกรณี Windows Filesystem)

     

    วิธีการ Backup : จากการสำรวจ พบว่าบน Ubuntu มีเครื่องมือ และวิธีการให้ใช้มากมาย เช่น SimpleBackupSuite, grsync, pybackpack หรือที่ติดมาพร้อมกับ Ubuntu Desktop อย่าง Déjà Dup [1] แต่เครื่องมือเหล่านี้เหมาะสำหรับการใช้งานแบบ Desktop Computer มากกว่า แต่ในระบบ Mail Server ซึ่งมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก และเป็นของผู้ใช้จำนวนมาก (ในระบบมีผู้ใช้รวม 6000 คน) จึงควรต้องมีการทำงานที่ยืดหยุ่นกว่า และสามารถปรับแต่งตามต้องการได้

    จึงพิจารณาใช้ tar เพื่อทำการ Full [2] และ Incremental Backup [3] แล้วจึงใช้ rsync ส่งไฟล์ไปเก็บไว้ที่ Backup Server ต่อไป

     

    ในกรณี PSU Email มีลักษณะดังนี้

    1. เก็บ email แต่ละฉบับเป็นแบบไฟล์ ไฟล์ขนาดเล็กๆ

    2. ไม่มีการเขียนทับไฟล์เดิม (เว้นแต่ Index ของ Mailbox ซึ่งไม่จำเป็นนัก เพราะ ต้อง rebuild ใหม่เมื่อทำการ restore)

    3. เมื่อมี email ใหม่เข้ามา จะทำการสร้างไฟล์ใหม่ โดยแต่ละไฟล์จะเป็นตัวเลข เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ไม่ซ้ำเดิมแน่นอน

    4. เมื่อผู้ใช้สามารถ สร้าง และ rename ชื่อ directory ได้
    พิจารณาคำถามข้างต้น แล้วให้ตำตอบ

    WHY: เพื่อสำรอง email ไว้ให้ ในกรณีฉุกเฉินที่ผู้ใช้ลบ email ไปโดยไม่ตั้งใจ

    WHAT: email อยู่บน disk แยกออกไป, ทำการสำรองเฉพาะไฟล์ใน directory จัดเก็บ ซึ่งใช้เนื้อที่รวม 600 GB ซึ่งเป็นของผู้ใช้ในระบบ 6,000 คน, ข้อมูลมีลักษณะเป็นไฟล์ขนาดเล็กจำนวนมาก และมีการเพิ่มและลดจำนวน แต่ไม่มีการแก้ไขไฟล์, มีการเพิ่ม/ลบ/เปลี่ยนชื่อ directory

    WHEN: จากสถิติการใช้งาน พบว่า ผู้ใช้ใช้งานน้อยที่สุดหลังเวลา 03:00 ของทุกวัน และในวันอาทิตย์เป็นวันที่มีปริมาณการใช้งานน้อยที่สุด และจากการย้ายระบบครั้งล่าสุด พบว่าการทำ Full Backup ใช้เวลา 16 ชั่วโมง ส่วนการทำ Incremental Backup ประจำวัน ใช้เวลาประมาณ 1 ชั่วโมง จึงเลือกสำรองแบบ Full ทุกวันอาทิตย์ เริ่มเวลา 00:01 และทำ Incremental ในวันจันทร์ ถึงเสาร์ เริ่มเวลา 03:01

    WHERE: เนื่องจากในอนาคตวางแผนจะปรับเป็นระบบ Distributed Mailbox จึงวางระบบให้ Backup เก็บไว้ในเครื่องก่อน แล้วใช้ rsync ไปเก็บไว้ใน Backup Server แล้วมีระบบย้ายข้อมูลเก่า ลงไปเก็บใน External HDD เพื่อสำรองไว้ในระยะยาวได้

    MEDIUM: สำรองลงใน Local Disk ก่อน แล้ว rsync ไปลงใน Backup Server จากนั้นย้ายลง External HDD

     

    แนวทางการ Backup ที่เลือกใช้สำหรับ PSU Email (เป็นเพียงตัวอย่าง)

    1. การทำ Full Backup : ให้ระบบเข้าไป Backup ข้อมูลใน Mailbox ของผู้ใช้ เป็นรายคน (เช่น username.s) จาก directory /var/spool/mail/ ทุกวันอาทิตย์ เวลา 00:01 โดยเก็บไฟล์ไว้ที่ /path/to/backupfile ด้วยคำสั่ง

    tar -zcf  /path/to/backupfile/username.s-f-20130414.tar.gz -g  /path/to/backupfile/username.s-20130414.snar   /var/spool/mail/username^s/

    2. การทำ Incremental Backup: ทำคล้ายกับ Full Backup แต่ใช้คำสั่งต่อไปนี้ ทุกวันจันทร์ ถึงเสาร์ เวลา 03:01

    tar -zcf  /path/to/backupfile/username.s-i-20130415.tar.gz -g  /path/to/backupfile/username.s-20130414.snar   /var/spool/mail/username^s/

    3. เมื่อทำครบทุก mailbox จึงทำการ Rsync ไปเก็บไว้ใน Backup Server ต่อไป

     

    Reference

    [1] https://help.ubuntu.com/community/BackupYourSystem

    [2] http://www.gnu.org/software/tar/manual/html_chapter/Backups.html

    [3] http://www.tuxradar.com/content/quick-guide-backups-using-tar

  • การเปลี่ยนชื่อ group mail ใน mailman

    ในการใช้ mailman เพื่อการให้บริการ Mailing List หรือ Group Mail นั้น การเปลี่ยนชื่อกลุ่มนั้น ค่อนข้างยุ่งยาก แต่สามารถทำได้ง่ายกว่า โดยการสร้าง List ใหม่แล้ว เอา Config และ Member เดิมมาใส่

    ขอยกตัวอย่าง กรณี จะเปลี่ยน group name ของกลุ่มคณะ วจก. ซึ่งเดิมจะขึ้นต้นด้วย mgt-* ให้ไปเป็น fms-*
    ก็จะใช้ Shell Script ตามนี้

    oldname="mgt"
newname="fms"
owner="admin.name@psx.ac.th"
password="xxxxxx"

for line in $( /usr/lib/mailman/bin/list_lists | grep -i "$oldname-"|awk '{print $1}') ; do
   /usr/lib/mailman/bin/config_list -o $line.txt $line
   /usr/lib/mailman/bin/list_members $line > $line-member.txt
   newgroupname=$newname-$(echo $line | sed -e "s/$oldname-\(.*\)*/\1/i")
   sed -e "s/$oldname-/$newname-/i" $line.txt > $newgroupname.txt
   /usr/lib/mailman/bin/newlist $newgroupname $owner $password
   /usr/lib/mailman/bin/config_list -i $newgroupname.txt $newgroupname
   /usr/lib/mailman/bin/add_members -w n -a n -r $line-member.txt $newgroupname
done

    1. เมื่อต้องการทราบว่า ในระบบของ mailman มี List ใดบ้างที่ชื่อขึ้นต้นด้วย “mgt-” บ้าง
    ใช้คำสั่ง

    /usr/lib/mailman/bin/list_lists | grep -i "mgt-"

    2. ซึ่งจะพบว่ามีหลายกลุ่ม ที่มีชื่อขึ้นต้นด้วย “mgt-“, ก็สามารถใช้ Shell Script เพื่อ เอาผลลัพธ์ จากคำสั่งดังกล่าว มาทำงานร่วมกับคำสั่ง ต่อไปนี้ เพื่อเก็บ Config ของกลุ่มนั้นๆ ออกมาเป็นไฟล์ (สมมุติว่า ชื่อกลุ่มคือ mgt-xxx ก็นำออกมาเป็นไฟล์ชื่อ mtg-xxx.txt)

    /usr/lib/mailman/bin/config_list -o mgt-xxxx.txt mgt-xxx

    3.ต่อไป วิธีการดูว่า แต่ละกลุ่ม มีใครเป็นสมาชิกบ้าง แล้วนำออกมาเป็นไฟล์ (สมมุติว่า ชื่อกลุ่มคือ mgt-xxx ก็นำออกมาเป็นไฟล์ชื่อ mtg-xxx-member.txt)

    /usr/lib/mailman/bin/list_members mgt-xxx > mgt-xxx-member.txt

    จะได้ไฟล์ชื่อเดียวกับชื่อกลุ่ม แต่จะลงท้ายด้วยคำว่า -member.txt

    4, ในการเปลี่ยนชื่อกลุ่ม จะเปลี่ยนจาก mgt-xxxx มาเป็น fms-xxxx วิธีการที่จะได้คำว่า xxxx ที่ต่อท้าย mgt-xxxx นั้น ใช้คำสั่งต่อไปนี้

    echo "mgt-xxxx" | sed -e "s/mgt-\(.*\)*/\1/i"

    คำสั่ง sed นั้นมี option “-e” คือการสั่งให้ execute คำสั่งที่ตามมา
    ส่วน  “s/mgt-\(.*\)*/\1/i” นั้น จะมีโครงสร้างคือ

    s/pattern/replace/i

    s : หมายถึง substitute คือ แทนที
    pattern: ที่เขียนว่า mgt-\(.*\)* หมายความว่า เมื่อเจอรูปแบบ mgt-xxxx ก็จะเอา xxxx มาเก็บไว้ในตัวแปร
    replace: ที่เขียนว่า \1 ก็คือเอาค่าจากตัวแปรใน pattern \(.*\) นั่นก็คือ xxxx
    i: ตัวสุดท้ายหมายถึง Case-Insensitive หรือ ไม่สนใจตัวเลขตัวใหญ่

    5. ต่อไป เป็นสร้าง List ใหม่ ใช่คำสั่งว่า

    /usr/lib/mailman/bin/newlist fms-xxxx admin.name@psx.ac.th xxxxxx

    คือ สร้างกลุ่มใหม่ชื่อ fms-xxxx โดยให้ owner เป็น admin.name@psx.ac.th และใช้พาสเวิร์ดเป็น xxxxxx

    6. ปรับ config ของกลุ่มใหม่นี้ ให้เป็นตามกลุ่มเดิม

     /usr/lib/mailman/bin/config_list -i fms-xxxx.txt fms-xxxx

    โดยนำ config จากไฟล์ fms-xxxx.txt มาปรับใช้กับกลุ่มชื่อ fms-xxxx

    7. สุดท้าย นำสมาชิกจากกลุ่มเดิม เข้าสู่กลุ่มใหม่

    /usr/lib/mailman/bin/add_members -w n -a n -r mgt-xxxx-member.txt fms-xxxx

    โดย option แต่ละตัวหมายถึง
    -w n : ไม่ต้องแจ้งผู้ใช้ว่าถูกเพิ่มเข้ากลุ่ม
    -a n : ไม่ต้องแจ้ง owner

    และนำข้อมูลสมาชิกจากไฟล์ mgt-xxxx-member.txt เข้ากลุ่ม fms-xxxx

  • How Cyrus Murder (Mail Clustering) work?

    ต่อจาก Mail Clustering with Cyrus Murder

    เมื่อ Backend ทำการ Restart หรือมีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับ Mailbox

    เครื่อง backend01 และ backend02 ทำการรายงาน mailbox ทั้งหมดในเครื่องของตนเอง ให้ mupdate ทราบ จากนั้น mupdate ก็จะทราบว่า ทั้ง Cluster มี mailbox อะไรและอยู่ที่ใด

    โดยเครื่อง backend01 และ backend02 จะ Login ด้วย User ที่สร้างไว้ใน mupdate ก่อน จากนั้นจึงสามารถทำการ Synchronize ข้อมูล mailbox ไปยัง mupdate ได้

    เมื่อ Mail client ติดต่อใช้บริการ IMAP/POP มายัง Frontend Server

     

    1. เมื่อ Mail Client ซึ่งสมมุติว่า ตั้งค่า Incoming Server เป็น frontend.yourdomain.com ซึ่งเป็นแบบ DNS Round Robin ก็ตอบ IP Address ของเครื่อง frontend server ใน cluster เช่นตอบ IP Address ของ frontend01.yourdomain.com เป็นต้น

    2. เมื่อ frontend01.yourdomain.com รับการเชื่อมต่อจาก Mail Client และทำหน้าที่เป็น IMAP Proxy, สมมุติ Mail Client ต้องการติดต่อ Mailbox ของ User/yingyong.f, เครื่อง frontend01 ก็จะสอบถามไปยัง mupdate ว่า user/yingyong.f อยู่ที่เครื่องใด, ซึ่ง mupdate ก็ดูในฐานข้อมูลตนเอง และตอบว่าอยู่ที่ backend02

    3. จากนั้น frontend01 ก็จะติดต่อกับ backend02 จากนั้น เมื่อผู้ใช้ส่งคำสั่งต่างๆมาจาก Mail Client ก็จะทำผ่าน frontend01 ซึ่งจะไปสอบถาม backend02 ต่อไป จนกระทั่ง ปิดการเชื่อมต่อ

    เมื่อ Mail Client ส่ง email ถึง Domain

     

    1. Mail Client ส่ง email ถึง somsri.b@yourdomain.com, ระบบ DNS จะหาว่า yourdomain.com อยู่ที่ไหน ก็จะพบว่า MX Record ของ yourdomain.com อยู่ที่ frontend.yourdomain.com จากนั้น DNS ก็จะใช้ Round Robin ตอบ IP Address ของหนึ่งใน Frontend มา สมมุติว่าตอบของ frontend02 มา

    2. เครื่อง frontend02 ก็จะไปถาม mupdate ว่า somsri.b อยู่ที่เครื่องใด, mupdate ตอบว่า อยู่ที่ backend01

    3. เครื่อง frontend02 ก็จะส่ง email ต่อไปให้ เครื่อง backend01 เพื่อเขียนลง Mailbox ของ somsri.b ต่อไป

     

  • Mail Clustering with Cyrus Murder

    ปัจจุบันมีการใช้งาน e-mail มากขึ้น และมีการเก็บข้อมูลต่างๆใน email ไว้เป็นจำนวนมาก ทำให้ Mail Server ของหน่วยงานเดิม อาจจะมีเนื้อที่ไม่เพียงพอต่อการใช้งาน ทำให้ต้องมีการขยายพื้นที่ Mail Server ให้มากขึ้น

    วิธีการที่นิยมใช้กันคือ ซื้อระบบใหม่ที่มี Harddisk ใหญ่ขึ้น หรือ ต่อกับระบบ Storage ที่ใหญ่ขึ้น (เช่น SAN หรือ Storage Cluster)

    วิธีการนี้ เรียกว่า Scale-Up ซึ่งเมื่อมีการใช้งานต่อไป แล้วข้อมูลจัดเก็บมากขึ้น ก็ต้องวางแผนในการซื้อระบบที่ใหญ่ขึ้นไปอีก

    ข้อดี:
    1. เป็นวิธีการที่นิยมทำกัน
    2.ได้ระบบใหม่ที่มีศักยภาพสูงขึ้นเรื่อยๆ

    ข้อเสีย:
    1. เมื่อจะย้ายระบบใหม่ จะเกิด Downtime เพราะต้องหยุดการทำงานของระบบเดิมทั้งระบบ
    2.  ในการย้ายข้อมูล email ซึ่งมีปริมาณมาก ต้องใช้เวลานาน และเสี่ยงต่อข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันที่สุดด้วย (ล่าสุดที่ทำการย้ายข้อมูลขนาด 300 GB ซึ่งลักษณะ email ที่ใช้เก็บข้อมูลเป็นไฟล์เล็กๆจำนวนมาก ต้องใช้เวลาถึง 18 ชั่วโมง)
    3. และที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ระบบแบบเดิมนี้ เป็น “Single Point of Failure” กล่าวคือ  ถ้าระบบเสียหาย ก็จะกระทบกับผู้ใช้ทั้งหมด

     

    แต่มีอีกแนวทางหนึ่ง เรียกว่าการ Scale-Out คือ การใช้ระบบที่เป็น Mail Cluster แทน เมื่อมีความต้องการขยายพื้นที่ ก็เพียงแต่ซื้อเครื่องใหม่ แล้วเพิ่มเข้าสู่ระบบ Cluster แล้วเริ่มต้นใช้งานต่อเนื่องได้

    แนวทาง Scale-Out ทำให้สามารถขยายพื้นที่จัดเก็บได้เรื่อยๆ อย่างต่อเนื่อง

    ข้อดี:
    1.ลดปัญหา Single Point of Failure โดยการกระจายที่จัดเก็บไปใน Server ต่างๆใน Cluster เมื่อเกิดความเสียหากับเครื่องใดเครื่องหนึ่ง ก็จะไม่กระทบกับผู้ใช้ทั้งหมด
    2. เมื่อต้องการพื้นที่จัดเก็บเพิ่ม ไม่ต้องหยุดการทำงานทั้งระบบ เพียงเพิ่มเครื่องใหม่เข้าใน Cluster แล้วปรับแต่งค่าเพียงเล็กน้อย ก็สามารถใช้งานได้เลย

    ข้อเสีย:
    1. ระบบมีความซับซ้อนยิ่งขึ้น มีระบบต้องเฝ้าระวังมากขึ้น

    ในระบบ PSU E-Mail Service ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในการบริการ Email คือ cyrus-imapd ซึ่งสามารถสร้างระบบ Mail Cluster ด้วยการติดตั้งแพคเกจที่ชื่อว่า cyrus-murder ได้

    Cyrus Murder ประกอบไปด้วย Server 3 ประเภท
    1. Backend Servers: ทำหน้าที่เก็บ Mailbox ของผู้ใช้, โดยแต่ละเครื่องจะรายงานรายละเอียดของ Mailbox ที่อยู่บนเครื่องตนเอง ให้ MUPDATE Server ทราบ
    2. Frontend Servers: ทำหน้าที่บริการ IMAP/POP ให้กับ Mail Client และ บริการ SMTP เพื่อส่งถึง Mailbox ที่อยู่บน Backend Servers ที่ถูกต้อง โดยอาศัยบริการของ MUPDATE Server เพื่อให้ทราบว่า Mailbox ที่ต้องการติดต่อด้วย อยู่บน Backend Server เครื่องใด
    3. MUPDATE Servers: ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลกลางของ Mailbox ทั้งหมดใน Backend Cluster โดยรับรายงานจาก Backend Servers และบริการตอบ Fronend Servers ว่า Mailbox ที่ต้องการติดต่อด้วย อยู่บน Backend Server เครื่องใด

    อ่านต่อ:

    – ระบบ Cyrus Murder ทำงานอย่างไร
    – วิธีการติดตั้ง Backend Server และการนำเข้าระบบ
    – วิธีการติดตั้ง Frontend Server และการนำเข้าระบบ
    – วิธีการติดตั้ง MUPDATE Server และการนำเข้าระบบ