Tag: google calendar

  • Thunderbird returns

    หลังจากปันใจไปให้ Microsoft Outlook และใช้ Microsoft Outlook มาตลอดเกือบ 5 ปี มีเหตุให้การใช้ Google Calendar มีความสะดวกมากกว่า Office365 Calendar (จริงๆ ปฎิทินของ Office365 อาจจะทำได้ก็ได้แต่ไม่มีคนสอนกรั่กๆ) และเมื่อจะใช้ Google Calendar (โดยไม่ใช้เว็บ) ก็ต้องใช้คู่กับ Thunderbird สินะ!!!

    Download

    https://www.thunderbird.net/en-US/ คลิกตรงปุ่ม Free Download รุ่นปัจจุบัน 68.1.0 จะได้ English (US) รุ่น 32-bit หากต้องการรุ่น 64-bit คลิกที่ system & language แล้วเลือกภาษาที่ต้องการ แน่นอนไม่มีภาษาไทย English (US) หรือถ้าอ่านภาษาอื่นๆ ออกเชิญเลือกตามอัธยาศัย

    โหลดมาแล้วก็ติดตั้งให้เรียบร้อยด้วย Next Technology (Yes, Next, Next, Next, Next, Install, Finish)

    เมื่อเปิดโปรแกรม Thunderbird ครั้งแรกจะได้ประมาณดังรูป

    Set Up an Existing Email Account

    Mail Setup

    เริ่มการใช้งานได้เลยขั้นแรกตั้งค่าเมล์ สำหรับผู้ที่เปิดใช้งาน Gmail แล้วเท่านั้น หากยังไม่ได้เปิดใช้งาน อ่าน ที่นี่ ก่อน

    หากมีการเปิด 2-step Verification ต้องไปสร้าง App password ที่ gmail.com ให้เรียบร้อยก่อนแล้วเอา password ที่ได้มาใช้กับ thunderbird

    Calendar Setup

    Thunderbird (สำหรับ Windows) รุ่นใหม่ๆ จะให้ Lightning มาโดยปริยายไม่ต้องติดตั้งเพิ่ม แต่สิ่งที่ต้องติดตั้งเพิ่มคือ Provider for Google Calendar

    ส่วน Thunderbird (สำหรับ linux) ต้องติดตั้งเพิ่มเอง

    ที่หน้าต่าง Thunderbird กดปุ่ม alt-T (ปุ่ม alt และปุ่มอักษร t พร้อมกัน) เพื่อเรียกเมนู Tools

    เลือก Add-ons

    Add-ons

    จะได้หน้า Add-ons Manager

    Manage Your Extensions 

    ค้นหา Provider for Google Calendar ในช่อง Find more extensions จะได้หน้าต่างเพิ่มเป็นดังรูป

    Search Results

    คลิกปุ่ม + Add to Thunderbird แล้วคลิก Add

    Add

    คลิก Restart Now

    Restart

    เมื่อคลิกที่หน้าต่าง Add-ons Manager จะเห็นว่ามี Provider for Google Calendar เพิ่มมาแล้ว

    Add-ons Manager

    กลับมาที่หน้าหลักสังเกตมุมบนขวาจะมีรูป ให้คลิกที่ เพื่อเปิดหน้าปฎิทิน

    Calendar

    คลิกขวาที่พื้นที่ว่าง ๆ ใต้คำว่า Calendar เลือก New Calendar

    New Calendar

    จะได้หน้า Create New Calendar ให้เลือก On the Network แล้วคลิก Next

    Create a new calendar

    เลือก Google Calendar แล้วคลิก Next

    Google Calendar

    ใส่ E-mail address แล้วคลิก Next

    Locate your calendar

    ตรวจสอบว่า Username ที่ใส่ให้ถูกต้องหรือไม่คลิกถ้าถูกคลิก Next

    Sign in

    กรอกรหัสผ่านของ E-mail คลิก Next

    Enter your password

    หากเปิด 2-step Verification ไว้ก็เปิดแอ็ปกรอกตัวเลขให้เรียบร้อย

    2-step

    เลื่อนลงมาล่างสุดคลิก Allow

    Allow

    เลือกปฎิทินที่ต้องการคลิก Next

    Locate your calendar

    คลิก Finish

    Finish

    จะเห็นว่ามีปฎิทินเพิ่มขึ้นมาแล้วสามารถใช้งานได้ทันที

    Calendar

    จบขอให้สนุก

    หมายเหตุ!!!

    ต้องตั้งค่า general.useragent.compatMode.firefox ใน advance configuration ของ Thunderbird เป็น true สำหรับตอนนี้ เนื่องจาก Google เปลี่ยนอะไรสักอย่างทำให้ authen ไม่ได้

  • วิธีใช้ Google Calendar เพื่อบันทึกปฏิบัติงาน และใช้ Google Sheets เพื่อรายงานผลการปฏิบัติงาน

    บทความนี้ นำเสนอแนวทางที่ผมใช้ในการ “บันทึกการปฏิบัติงาน” และ “รายงานผลการปฏิบัติงาน” เพื่อนำไปกรอกในระบบ TOR ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

    เครื่องมือที่ใช้

    1. Google Calendar
    2. Google Sheets
    3. Google Sheets Add-ons ชื่อ “Timesheet”
    4. Google Keep

    เป้าหมาย

    การบันทึกผลปฏิบัติงาน เพื่อ รายงานผลการปฏิบัติงานในระบบ TOR

    ระบบ TOR ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

    TOR Online – ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

    ผู้ปฏิบัติงาน จะต้องตกลงกับหัวหน้าฝ่าย ว่า รอบ TOR นี้ เราจะทำอะไร และมีเป้าหมายอย่างไรบ้าง เอาเป็นว่า … จะกำหนดเป็น “ภาระงาน” แบ่งเป็น 3 ด้าน ได้แก่
    1. งานประจำ
    2. งานเชิงพัฒนา/งานพิเศษ
    3. ผลงานอื่นๆ(ตามที่คณะกำหนด)

    ในแต่ละ หัวข้อใหญ่ ก็จะแจกแจงว่า ทำอะไร เป็นสัดส่วนเท่าไหร่ เช่น

    1.1 5ส
    1.2 ประชุมติดตามงานของทีมงาน

    อะไรทำนองนั้น

    หัวข้อย่อย ของ ผลงานประจำ — มันสำคัญตรงการกรอก ผลการปฏิบัติงาน และ เอกสาร/ข้อมูลอ้างอิงนี่แหล่ะ

    ซึ่ง นอกจากต้องทำงานในหน้าที่ ประชุม ๆ ตอบคำถาม แก้ไขปัญหา กิจกรรรม … ฯลฯ ก็ต้อง บันทึกว่า ทำอะไรลงไปบ้าง มีเอกสารอ้างอิง และ ต้องสามารถ ให้หัวหน้า (และคณะกรรมการประเมิน) สามารถเข้าไปดูได้ด้วย

    ขอยกตัวอย่าง หัวข้อ “ภาระงาน” ของผมใน TOR ปี 2562
    ( TwT )

    
    1.1 5 ส
    1.2 ประชุมติดตามงานของทีมงาน
    1.3 ติดตั้ง Server/Software บริการ PSU Email
    1.4 เฝ้าระวังบริการ PSU Email
    1.5 ตอบคำถาม/ให้คำแนะนำบริการ PSU Email
    1.6 ประยุกต์ใช้ DialogFlow พัฒนา Chatbot กับ Facebook Page ของศูนย์คอมพิวเตอร์
    1.7 ประยุกต์ใช้ Deep Learning ในการคัดกรองอีเมลขยะ
    1.8 พัฒนาระบบหน่วยตรวจสอบภายใน
    1.9 โครงการปรับปรุงความปลอดภัย PSU Email
    1.10 โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง
    
    2.1 งานปรับปรุงและพัฒนา
    2.2 Helpdesk
    2.3 Internal Auditor
    
    3.1.1 อบรมประชุมที่ศูนย์จัด
    3.1.2 กิจกรรมมหาวิทยาลัย
    3.1.3 กิจกรรมศูนย์คอมพิวเตอร์
    3.1.4 กรรมการ/คณะทำงาน
    3.2   กิจกรรมกลุ่มงาน
    3.2.1 ประชุมติดตามโครงการ

    แล้วเราจะบันทึกผลการปฏิบัติงานอย่างไร ให้ ง่าย และสามารถ นำมากรอกใน TOR ได้ด้วย

    เริ่มจาก Google Keep

    เอาข้อหัวย่อย ของภาระงานข้างต้น มาสร้างเป็น Note ใหม่ใน Google Keep ตั้งหัวข้อว่า TOR 2562 (หรือใครอยากจะทำไว้ใช้ของ TOR 2563 ก็ค่อยลองทำดู)

    ต่อไป เราจะสร้าง Label ของแต่ละหัวข้อย่อย โดยการใส่ # ไว้ด้านหน้า หัวข้อย่อย เช่น
    1.10 โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง
    เป็น
    [Update – สำหรับให้รายงานสวยงามยิ่งขึ้น แนะนำให้ Replace ” ” ด้วย “_”]
    #1.10_โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง

    พอใส่ # หน้า 1.10 แล้ว Google Keep จะขึ้น Popup ให้สร้าง Label “1.10” เราก็สร้างไว้ (มันมีเหตุผล ทำตามไปก่อน เดี๋ยวเล่าให้ฟัง)

    Popup ให้สร้าง Label “1.10”

    ทำจนครบทุกข้อ เราจะได้ Note ใน Google Keep อย่างนี้
    จากนั้น ให้คลิก รูป Pin เพื่อปักหมุดเอาไว้
    แล้วกดปุ่ม Close ด้านล่างได้เลย

    [Update: ใน Google Keep สามารถเอาภาพ เช่น เกณฑ์การประเมิน การพิจารณาว่าเรื่องนี้ เข้าในส่วน งานประจำ หรือ งานเชิงพัฒนา เพื่อประกอบการตัดสินใจได้ จะได้ไม่ต้องไปค้นหาหลาย ๆ ที่]

    บันทึกการปฏิบัติงานใน Google Calendar

    ใน Google Calendar จะมี Panel ด้านขวามือ จะเห็น Icon ของ Google Keep สีเหลือง ๆ คลิกสิครับ รออะไร

    Icon ของ Google Keep ใน Google Calendar

    เราก็จะเห็น Note ของ Google Keep ที่เรา Pin ไว้ตะกี้ อยู่บนสุด

    Note ที่ Pin ไว้ จะอยู่บนสุด

    ใน Google Calendar นั้น ปรกติเราจะลงนัดหมายต่าง ๆ ลงไปใน Default Calendar ของเรา แต่ในที่นี้ แนะนำให้สร้างอีก Calendar นึงขึ้นมา ตั้งชื่อว่า worklog

    แนะนำให้สร้าง Calendar ใหม่ ชื่อ worklog เพื่อแยกบันทึกปฏิบัติงาน กับ การนัดหมายทั่วไป

    วิธีลงบันทึก

    เช่น วันนี้ เวลา 10:00-13:30 ทำงานของหน่วยตรวจสอบภายใน เป็นการ “ปรับปรุงโปรแกรมหน่วยตรวจสอบ” และบันทึกสิ่งที่จะต้องทำ กับ สิ่งที่ทำเสร็จไปแล้ว

    วิธีการบันทึก

    1. [Update] Copy ข้อความจาก Google Keep เช่น ข้อ #1.8_พัฒนาระบบหน่วยตรวจสอบภายใน มาใส่ใน Title
    2. [Update] อาจจะเพิ่ม ” ปรับปรุงโปรแกรมหน่วยตรวจสอบ” เป็นคำบรรยาย ในหัวข้อการทำงาน
    3. ใส่ เวลา 10:00 – 13:30 ว่าเราทำงานนี้ในช่วงเวลานี้
    4. บันทึกสิ่งที่จะต้องทำ กับ สิ่งที่ทำเสร็จไปแล้ว
    5. เลือกบันทึกลงใน worklog
    6. กดปุ่ม Save
    ขั้นตอนการบันทึกผลการปฏิบัติงาน

    วางแผนการทำงาน

    อย่างเช่น ผมมีงานที่ต้องทำทุกเช้า คือ “1.4 เฝ้าระวังบริการ PSU Email”

    1. [Update] ใส่ #1.4_เฝ้าระวังบริการ_PSU_Email
    2. เลือกบันทึกใน worklog
    3. คลิก More Option
    บันทึกปฏิบัติงาน ที่จะต้องทำทุกวัน

    เลือกเป็น Repeat > Every Weekday

    เลือกให้เกิดการบันทึกนี้ ทุกวัน

    แล้วมา Uncheck “All day” ออก เพื่อกำหนดช่วงเวลา เช่น ผมจะทำงานนี้ประจำทุกวันทำงาน เวลา 09:00-10:00 จากนั้น คลิกปุ่ม Save

    กำหนดเวลา

    สร้างนัดหมาย แล้วเอามาเป็นบันทึกปฏิบัติงานก็ได้

    เบื่อไม๊ เวลาจะนัดประชุม นอกจากจะต้องหาเวลาว่าง ห้องว่าง แล้วต้องมาหาว่า ใครว่างวันไหน แถม ลงนัดไปแล้ว ก็ยังไม่รู้ว่า ใครจะตอบรับการเข้าประชุมบ้าง

    ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เมื่อใช้ Google Calendar

    1. ใส่หัวข้อ เช่น “#1.10 นัดประชุม” –> เพื่อลงในบันทึกปฏิบัติงานของภาระงาน “1.10 โครงการพัฒนาอะไรสักอย่าง”
    2. ลงเวลานัด
    3. เพิ่ม Email ผู้เข้าร่วมประชุม
    4. ดูได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมว่างไม๊ในเวลานัด (ถ้ามันใช้ Calendar เป็นอ่ะนะ)
    5. ถ้าคนนี้ไม่สำคัญ ไม่มาก็ได้ ก็ Mark Optional
    6. ใน G Suite for Education สามารถจอง Resource ได้ เช่น จองหัองได้ ใน Free Gmail ไม่มีจร้า
    7. ใน G Suite for Education สามารถสร้างห้อง เพื่อ Video Conference ใน Google Meet ได้ ส่วน ใน Free Gmail ไม่มีจร้า
    8. คลิก Save

    ตอบ Email ก็เอามาลงบันทึกปฏิบัติงานได้

    เช่น มี Order มาให้ทำอะไร มาทาง Email ก็สามารถ เอามาลงบันทึกปฏิบัติงานได้เลย

    ก็สามารถเอามาใส่ในหัวข้อ ภาระงาน ที่ถูกต้องได้ แถม ถ้า email นี้ ถึงใครบ้าง ก็จะสร้างนัดหมายให้ได้ด้วย

    ผลการบันทึกปฏิบัติงาน

    เมื่อเวลาผ่านไป …

    วัน ๆ ไม่ได้ว่างงานนะ

    เมื่อถึงเวลารายงานผลการปฏิบัติงาน

    ใน Google Drive สร้าง Google Sheets ขึ้น จากนั้น ติดตั้ง Add-Ons ชื่อ “TimeSheet”

    เมื่อติดตั้งเสร็จจะได้อย่างนี้

    และนี่คือเหตุผลว่า ทำไมต้องใส่ # ไว้หน้าชื่อของ Event

    เริ่มเลยแล้วกัน

    Add-Ons > TimeSheet>Create Report

    เลือก Calendar และ กำหนดช่วงระยะเวลาที่ต้องการ

    ผลที่ได้

    ผลที่ได้ เรียงตามหัวข้อภาระงาน และ นับจำนวนชั่วโมงได้

    เช่น หัวข้อ #1.8 พัฒนาระบบหน่วยตรวจสอบภายใน ก็จะสามารถดูรายละเอียดและจำนวนชั่วโมงได้

    และเอาไปใส่ใน TOR ได้แระ

    ส่วน Google Sheets บันทึกผลข้างต้น ก็เอาไป Share ได้ตามปรกติ

    หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

  • วิธีการจองทรัพยากร (ห้องประชุม/รถ/Projector/etc…) ใน Calendar ของ G Suite for Education

    ข้อแตกต่างระหว่าง Calendar ของ G Suite for Education กับ Free Gmail

    สร้าง Event เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม และ จองทรัพยากร

    คลิกในช่อง วันบนปฏิทิน ที่เราต้องการนัดประชุม

    กรอกหัวข้อการประชุม แล้ว
    ใส่รายชื่อ ผู้เข้าร่วมประชุม
    และเลือกห้องประชุม


    คลิกที่ See guest availability เพื่อดูว่า ว่างพร้อมกันหรือไม่ ทั้งผู้เข้าร่วมประชุม และ ห้อง

    หากบางคนไม่ว่างในเวลาที่กำหนด สามารถคลิก Suggested times เพื่อให้ Google Calendar หาเวลาที่ว่างพร้อมกันหมดได้

    ใส่คำอธิบาย หัวข้อการประชุมก็ได้

    เมื่อกดปุ่ม Save ระบบจะแจ้งว่า ให้ส่ง Email ไปแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ แนะนำว่าควรคลิก Send

    เพิ่มเติม เมื่อคลิกเข้ามาดูรายละเอียดการนัดประชุม

    • ใน G Suite for Education มีบริการ Hangouts Meet ให้ในตัว (นัดหมายด้วย Free Gmail จะสร้างห้องเองไม่ได้ ทำได้แต่ Join เข้ามา) ซึ่งทำได้ทั้ง Video Call หรือ จะ Phone In ก็ได้ (อันนี้ไม่เคยลอง)
    • ดูได้ว่า ใครตอบรับ/ปฏิเสธ/ยังไม่ตอบ (เค้าเรียกว่า RSVP – Répondez s’il vous plaît – Please respond)
    • มีแจ้งเตือนก่อนการประชุมจะเริ่ม ตั้งค่าได้ว่าต้องการก่อนเวลานานขนาดไหน (ในตัวอย่างตั้งไว้ 10 นาที)

    Free Gmail ทำได้แค่นี้

    ต่อไป เป็นตัวอย่างนัดกับผู้ที่มีตารางนัดหมายแน่น ๆ
    และแสดงการจอง ห้องประชุม และ Projector

    เลือก จำนวนชั่วโมง (ในที่นี้ 1 ชั่วโมง) แล้วเลื่อนหาช่องที่ว่างตรงกันได้

    การทำรายงานการใช้ทรัพยาการ (ยกตัวอย่างห้องประชุม)

    คลิกที่ รูปแว่นขยาย เลือก ปฏิทินของทรัพยากร (ในที่ คือห้องประชุม) ที่ต้องการดู




    แล้วเลือก ช่วงเวลาที่จะทำรายงาน (ในที่นี้ เป็นตัวอย่างการทำรายงานการใช้ ห้องประชุม ตั้งแต่ 1 พฤษภาคม – 31 พฤษภาคม) แล้ว คลิก ปุ่ม Search

    ก็จะได้รายงานอย่างนี้

    หวังว่าจะเป็นประโยขน์ครับ

  • [Google Calendar] วิธีตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

    1. โดยค่าเริ่มต้น ปฏิทิน (Calendar) ของทุกคนในองค์กร จะตั้งค่าให้สามารถเห็นรายละเอียดของเหตุการณ์ (Event) ได้
    2. จากตัวอย่าง ด้านขวามือ เป็นปฏิทินของ Boss
      ด้านซ้ายมือ เป็นปฏิทินของ Staff คนหนึ่ง
    3. เมื่อ Staff เรียกดูปฎิทินของ Boss จะเห็นรายละเอียดต่างๆได้
    4. เมื่อสร้างเหตุการณ์ (Event) ใหม่ เช่น “10:00-12:00 หมอนัดตรวจ”
      ให้ตั้งค่า
      Show me as ⇒ Busy
      Visibility ⇒ Private
    5. ผลทำให้เฉพาะ Event นี้ มีความเป็นส่วนตัว
    6. หากต้องการให้ทั้งปฏิทิน เป็นส่วนตัว
      ให้คลิกที่ Share this calendar
      เลือก See only free/busy (hide details)
      แล้วคลิก Save
    7. ผลทำให้ทั้งปฏิทินนี้ มีความเป็นส่วนตัวทั้งหมด
  • [Google Calendar] วิธีหาเวลาว่างที่ตรงกัน สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมหลายๆคน

    1. ใน Google Calendar สร้าง Event ใหม่ ตั้งชื่อ และกำหนดเวลาที่ต้องการ เช่น ต้องการเวลาประชุม 2 ชั่วโมง
    2. เชิญผู้เข้าร่วมประชุม โดยใส่ Email Address ทีละคน
      หรือ ใส่ชื่อ Group ใน Contact
      หรือ ใส่ชื่อ Google Groups ที่สร้างไว้ก็ได้
    3. คลิก Find a time เพื่อหาเวลาว่างที่ตรงกัน คลิกที่ Day
      หากเวลาที่ตั้งไว้ตอนแรกชนกับนัดของคนอื่น ก็สามารถเลื่อนไปมา เพื่อหาเวลาที่ลงตัวได้
    4. หากในวันดังกล่าว ไม่มีเวลาว่างตรงกันเลย ให้คลิกที่ Weekเพื่อหาเวลาว่างในวันอื่นๆได้