วิธีใช้ Google Sheets เปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้จำนวนมากบน GAFE
[บทความนี้ สำหรับผู้ที่มี Admin Privilege ขึ้นไป] วิธีใช้ Google Sheets สร้าง Account ใหม่ลงใน Sub Organization ของ GAFE เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลของผู้ใช้จำนวนมาก ได้แก่ ตั้งรหัสผ่านใหม่ ไม่บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านในครั้งแรกที่เข้าระบบ ย้าย Organization Unit ไปอยู่ภายใต้ /Students ใน Admin Console ของ Google Apps จะมีเครื่องมือ Users เพื่อใช้ในการจัดการผู้ใช้ แต่เครื่องมือที่มีอยู่ มีข้อจำกัด คือ ไม่สามารถเขียนเงื่อนไขในการกรองเอาเฉพาะ Email Address ของผู้ใช้ที่ต้องการได้ ดังนั้นจึงต้องใช้วิธีการ Download Users ทั้งหมดออกมาก่อน เลือก Download all users … แล้วกดปุ่ม OK จะได้ไฟล์ UserData-psu.ac.th-20141110.csv (ชื่ออาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละโดเมน) ให้ Save ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อน แล้ว Upload ไปเก็บไว้บน Google Drive แล้วเปิดด้วย Google Sheets จากนั้นเลือกคอลัมน์ A แล้วคลิกขวาเลือก Copy ไปใส่ใน Google Sheets ใหม่ ใน Google Sheets ใหม่ ให้ Edit > Paste ข้อมูลมาลงไว้ในคอลัมน์ A เช่นกัน จากนั้นในคอลัมน์ B2 ใส่สูตรว่า (นักศึกษาของมหาวิทยาลัยจะใช้ Login เป็นรหัสนักศึกษาซึ่งเป็นตัวเลขทั้งหมด จำนวน 7 หรือ 10 หลัก ตามด้วย @psu.ac.th) ดังนี้ ) จากนั้นให้ Copy สูตรดังกล่าวไปในคอลัมน์ B ทั้งหมด จะทำให้ ชื่อบัญชีของนักศึกษาเท่านั้นที่จะมีค่าเป็น Y ส่วนบุคลากรจะมีค่าเป็น N หลังจากนั้นให้ Filter โดยเลือกเฉพาะคอลัมน์ B ที่มีค่าเป็น Y ก็จะได้นักศึกษาทั้งหมด แล้วทำการเลือกข้อมูลที่ได้ Copy เอาไว้แล้วสร้าง Google Sheets ใหม่อีกอันหนึ่ง ตั้งชื่อว่า Udate Users แล้วเอาข้อมูลดังกล่าวมาใส่ในคอลัมน์ A จากนั้นสร้าง B เป็น Organization Unit Path ที่ต้องการ แล้วสร้าง C เป็น Password ที่ต้องการตั้ง และ D เป็น Status ต่อไป เป็นขั้นตอนการเขียน Google Apps Script สร้าง Google Apps Scripts ใน Google Sheets นี้ ด้วยเมนู Tools > Script Editor … จากนั้นเลือก Blank Project แล้วกดปุ่ม Close ตั้งชื่อโปรเจค UpdateUser แล้วใส่โค๊ดดังนี้ (ปรับค่า firstRow และ lastRow ให้เหมาะสมตามต้องการ) ถ้าลอง Run เลย จะเจอ Error อย่างนี้ คลิก Continue -> Accept -> Dismiss เพราะยังไม่ได้ Enable API ไว้ เนื่องจากการสร้าง Account ต้องใช้สิทธิ์ของ Admin ขึ้นไป และต้องใช้ Admin SDK Directory