บทความนี้มาว่ากันด้วยเรื่องของ Microsoft Word (2016) โปรแกรมพื้นฐานเกี่ยวกับการพิมพ์เอกสาร รายงาน จดหมาย บลา ๆ ที่ใคร ๆ ก็ (ต้อง) ใช้เป็น … กันนะคะ วันนี้ผู้เขียนขอนำเสนอ 6 Tips ดี ๆ เกี่ยวกับ MS Word ซึ่ง (น่าจะ) ช่วยให้การใช้งาน word ของเรานั้น สะดวก และดูโปร (ไม่ใช่ ยี่ห้อนมผง นะคะ 555 +) ยิ่งขึ้น ซึ่งเราอาจยังไม่ทราบหรือได้ลองใช้มาก่อน เอ้ หรือว่าจริง ๆ แล้ว สาระในบทความนี้ เค้าก็รู้กันทั่วทั้งบางแล้วคะเนี่ย?! มีแต่ผู้เขียนหรือป่าว แฮร่ ๆ ^^’ เอาเป็นว่า ถือซะว่าได้ทบทวนก็แล้วกันนะคะ Come on, come on, turn the radio on . It’s Friday night … La, la, la, la, la, la (Sia – Cheap Thrills) อ่ะ ไม่ใช่ละคะ !!หยุดโยกกันก่อน เพราะวันนี้วัน (ศุกร์) ก็จริง แต่ยังไม่ถึงเวลาท่องราตรี ที่เรา จะไปกับแสงสี กับปีกทีสวยๆ ให้เหมือนผีเสื้อราตรี นะคะ (ไปเรื่อยยย) ฮาาา Come on, มาค่ะ Tip รออยู่ เริ่มที่หัวข้อแรกกันเลยนะคะ ^^ Open the last document – เปิดเอกสาร word ก่อนหน้าที่เพิ่งใช้งาน แบบเท่ ๆ (รึป่าว?) เพียงเราใช้คำสั่ง winword.exe /mfile1 ค้นหาใน search box ของ windows หรือใช้คำสั่งเดียวกันภายใต้ Run Command box ก็สามารถเปิดเอกสาร word ที่ใช้งานล่าสุดขึ้นมาได้ทันที Use Word’s built-in calculator – ใช้เครื่องคิดเลขที่มากับ word ไปที่ File เลือก Options กล่อง Word Options จะแสดงขึ้นมา ให้ไปที่ Quick Access Toolbar ในตัวเลือก Choose commands ให้เลือก Commands Not in the Ribbon แล้วเลื่อนหา Calculate และคลิกเลือก แล้วคลิกปุ่ม add ต่อด้วยปุ่ม OK เท่านี้ก็จะมี calculator icon แสดงขึ้นมาให้ใช้งาน ที่ Top Toolbar ของ word เมื่อพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์ที่ต้องการใน word ลากคลุมสมการดังกล่าว แล้วคลิก calculator icon  word จะคำนวณสมการดังกล่าว และแสดงผลลัพธ์ที่ได้การการคำนวณขึ้นมาให้ทันทีที่ Status Bar (ด้นล่างสุด) ของ word ค่ะ Search the web with Smart Lookups – ค้นหาข้อมูลแบบรวดเร็วด้วย Smart Lookups เลือกคลุมคำ/วลีใดก็ได้ที่ต้องการและคลิกขวาบนนั้น แล้วเลือก Smart Lookup นะคะ word ก็จะทำการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคำ/วลีนั้นๆ แบบรวดเร็วจากเว็บด้วย Bing (Search Engine

จากบทความที่เคยเขียนไปก่อนหน้านี้ เรื่อง แนะนำการใช้เครื่องมือ Quick Analysis ใน Excel 2016 : ชุดคำสั่ง “Text” สำหรับโจทย์ที่เป็นตัวอักษร แต่ครั้งนี้จะมาเล่าต่อของ Quick Analysis ในชุดคำสั่ง “Formatting” เหมือนเดิมนั่นแหละ แต่โจทย์จะเปลี่ยนไปเป็นตัวเลขบ้าง มาดูกันสิว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง สำหรับรอบนี้ได้สมมุติข้อมูลเป็นข้อมูลเวลาการทำงานในแต่ละวันของพนักงานที่ทำงานเป็นกะ เป็นรายชั่วโมง โดยคนคนนี้ทำงาน ได้กี่ชั่วโมงในแต่ละวัน ดังรูป มาดูว่าจะมีลูกเล่นอะไรบ้างค่ะ ส่วน Data bar เป็นการแสดง Bar หรือแท่งของข้อมูลนั่นเองค่ะถ้าไม่เห็นภาพ มาปฏิบัติกันดีกว่าค่ะ โดยเลือกช่วงของข้อมูล และเลือก Formatting เลือก Quick Analysis จากนั้นเลือก Data bar ตามขั้นตอนดังรูป ผลลัพธ์ที่ได้ ดังรูปด้านล่างค่ะ เป็นการแสดง Bar ให้เห็นถึงปริมาณของชั่วโมงการทำงานนั่นเอง ส่วน Greater จะเลือกข้อมูลที่มีข้อมูลที่สูงกว่า ที่เรากำหนด สามารถทำได้ดังนี้ค่ะโดยเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เลือก Quick Analysis และเลือก Formatting จากนั้นเลือก Greater จะปรากฎ Dialog ขึ้นมาเพื่อให้ใส่ จำนวนที่จะให้ว่าให้เลือกข้อมูลที่ดีกว่าอะไร ในที่นี้ระบุเป็น “8” จากนั้น จะให้แสดงข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขเป็นอย่างไร ในที่นี่เลือกเป็น “Light Red Fill with Dark Red Text” คือให้ cell และอักษร ที่เข้าเงื่อนไขเป็นสีแดง นั่นเอง (สามารถทำตามได้จากรูปด้านล่างค่ะ) และผลลัพธ์ คือใน Column C จะทำการ เปลี่ยนสีของ cell และ อักษร เป็นสีแดง สำหรับ วันที่มีการทำงานมากกว่า 8 ชั่วโมงนั่นเอง ส่วน Color จะแสดงข้อมูลในลักษณะของสี เพื่อแสดงถึงข้อมูลด้วยสีต่าง ๆ โดยตัวเลขน้อยสุดจะเป็น สีแดง เลขสูงสุดจะเป็นสีเขียว สำหรับข้อมูลตัวเลขกลาง ๆ จะเป็นสีที่แตกต่างออกไป มาทำเพื่อให้เห็นภาพดีกว่าค่ะ โดยเลือกช่วงข้อมูล จากนั้นเลือก Quick Analysis และเลือก Color ผลลัพธ์ จะเป็นดังรูปด้านล่างค่ะ ค่ะ จากที่แสดงมาทั้งหมด อาจจะพอช่วยให้เห็นภาพ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการข้อมูลด้วย Excel ในมุมต้องการได้นะค่ะ บางครั้งในการทำข้อมูลอาจจะต้องมีการประยุกต์นำเทคนิคนี้นิด อันนี้หน่อยมาช่วยๆ กัน ถึงจะได้ผลลัพธ์ตามต้องการนะค่ะ หวังว่าบทความนี้พอจะเป็นแนวทาง สำหรับผู้อ่านได้บ้าง ไม่มากก็น้อยนะค่ะ…ขอบคุณค่ะ