Mail merge ด้วย Excel Online และ Power Automate
January 19, 2024
16:43
สิ่งที่ต้องมี Optional เริ่มได้
สิ่งที่ต้องมี Optional เริ่มได้
ตามหัวข้อเลยค่ะ อาจจะเป็นเรื่องที่ง่าย ๆ ที่บางคนรู้แล้ว แต่บางคนก็ยังไม่รู้ (รึปล่าว😁) เข้าเรื่องกันดีกว่าค่ะ👌 ปกติเราอาจจะใช้ word หรือลาก box ข้อความมา แต่วันนี้เราจะมาใช้ power point ทำแผนผังองค์กร หรือ chart อะไรก็ได้ ใช้เวลานิดเดียวและง่ายสุด ๆ เลยค่ะ สมมุติเรามีรายชื่อคนในองค์กร ตามตัวอย่าง จากนั้นจัดลำดับการเป็นหัวหน้าและลูกน้อง โดยใช้ปุ่ม Increase List Level หมายถึงรายชื่อที่เลือกเป็นลูกน้องของ ใบเฟิร์น สามารถเลือกรายชื่อที่ต้องการและคลิกปุ่ม Decrease List Level หรือ crease List Level เพื่อปรับลำดับตามต้องการ ดังรูป จากนั้นไปที่ Home –> Convert to SmartArt –> More SmartArt Graphics –> Hierarchy อยากได้ตัวไหนก็เลือกได้เลยค่ะ ก็จะได้ผังองค์กรทันทีเลย จากนั้นก็สามารถแก้ไข ปรับแต่งได้ คลิกเลือกที่รูปแล้วเลือกไฟล์รูปเพื่อปรับแต่ง คลิกที่ชื่อเพื่อปรับสี ขนาดตัวอักษรได้ ที่ “SmartArt Design” เราสามารถเลือกเปลี่ยน theme สีได้ที่ “Change Colors” แต่หากต้องการปรับแต่งเองให้คลิกที่ “Convert to Shapes” แต่ข้อควรระวังถ้าเลือก “Convert to Shapes” แล้วจะแก้กลับไม่ได้แล้วนะ แค่นี้เองค่ะ ง่ายมากเลยใช่มั๊ยหล่ะ😉 อ่านมาถึงแล้วก็ขอขอบคุณทุกกำลังใจ😍นะคะ
PSU Web API เป็นเว็บที่ให้บริการข้อมูลในรูปแบบ JSON ทุกท่านที่มี PSU Passport สามารถสมัครเพื่อขอใช้บริการได้ที่เว็บไซต์ api.psu.ac.th โดยปัจจุบันข้อมูลที่เปิดให้บริการแล้วคือ ข้อมูลส่วนกลาง ข้อมูลระบบสารสนเทศนักศึกษา และข้อมูลระบบสารสนเทศบุคลากร สำหรับทุกท่านที่สนใจใช้บริการข้อมูลสามารถศึกษาวิธีการได้จากคู่มือของระบบค่ะ วันนี้จะขอนำเสนอวิธีการดึงข้อมูลจาก PSU Web API ที่ให้บริการออกมาเป็นรูปแบบตารางด้วย Power Query ใน Microsoft Excel 365 กันค่ะ ซึ่งการดึงข้อมูลด้วย Power Query นี้น่าจะเหมาะสำหรับคนที่ไม่ถนัดในการเขียนโปรแกรมเพื่อดึงข้อมูลมาใช้งานกันค่ะ STEP 1 : เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล PSU Web API STEP 2 : ตั้งค่า Power Query Editor STEP 3 : ทำการ Transpose และแตก List ข้อมูล STEP 4 : Power Query ดึงข้อมูลจาก PSU Web API มาแสดงเป็นตารางเรียบร้อยแล้วค่ะ ^_^ หวังว่าโพสนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ แล้วพบกันใหม่ค่ะ
Power Query เครื่องมือสำคัญของ Power BI และ Microsoft Excel 2016 | 2019 | 365 ที่จะช่วยจัดการข้อมูลให้ได้ตามต้องการ ไม่ว่าเป็นการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเข้าด้วยกัน การเปลี่ยนประเภทข้อมูล การจัดตารางหรือคิวรี การจัดคอลัมน์ การจัดการข้อมูลที่บกพร่อง การรวมข้อมูล การแยกข้อมูล การปรับแต่งข้อมูล และการสร้างรูปแบบข้อมูล จุดเด่นของ Power Query ในการใช้งาน Microsoft Excel เราอาจจะมีความจำเป็นที่จะรวมรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ซีทเป็นตารางเดียว เพื่อให้สามารถนำไปวิเคราะห์ต่อ วันนี้จึงจะขอนำเสนอความสามารถของ Power Query เพื่อรวมข้อมูล Excel แต่ละชีทรวมเป็นตารางเดียวโดยเริ่มจาก STEP 1 : ทำการแปลงข้อมูลในแต่ละชีทให้เป็นตาราง STEP 2 : รวมข้อมูลเป็นตารางเดียวด้วย Power Query STEP 3 : กำหนดรายละเอียดของ Query STEP 4 : กำหนดรายละเอียดของคอลัมน์ STEP 4 : Power Query รวมข้อมูล Excel จากหลายชีทเข้าด้วยกันเป็นตารางเดียวเรียบร้อยแล้วค่ะ ^_^ หวังว่าโพสนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ แล้วพบกันใหม่ค่ะ
ในการใช้งาน Microsoft Excel เราคงจะเคยเจอปัญหาที่ข้อมูลมีทั้งคำนำหน้าชื่อ ชื่อและนามสกุล รวมอยู่ในช่องเดียวกัน แต่การนำไปใช้งานของเราต้องการที่จะแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อและนามสกุลออกจากกันเป็นคนละช่อง วันนี้จะขอนำเสนอสูตรเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น มาดูกันเลยคะว่าทำยังไง ในการแก้ปัญหานี้จะต้องใช้ฟังก์ชันหลายฟังก์ชัน รวมทั้งเทคนิคการคำนวณแบบ Array ของ Excel ผสมผสานกันโดยเริ่มจาก STEP 1 : สร้างคอลัมน์สำหรับการแสดงผล และสร้าง List รายการคำนำหน้าชื่อที่คอลัมน์ I STEP 2 : ทำการแปลง TITLE_LIST เป็นตาราง เพื่อความสะดวกในการจัดการข้อมูลคำนำหน้าชื่อและการอ้างอิงข้อมูล STEP 3 : ทำการแยกเฉพาะคำนำหน้าชื่อมาแสดงที่คอลัมน์ D ด้วยฟังก์ชัน SEARCH , MATCH และ INDEX =INDEX(TITLE[TITLE_LIST],MATCH(1,SEARCH(TITLE[TITLE_LIST],B2),0)) ฟังก์ชัน SEARCH : ค้นหาสตริงข้อความหนึ่งภายในสตริงข้อความที่สอง และส่งกลับตัวเลขที่เป็นตำแหน่งเริ่มต้นของสตริงข้อความแรกจากอักขระแรกของสตริงข้อความที่สอง ไวยากรณ์ : SEARCH(find_text,within_text,[start_num]) กรณี ฟังก์ชัน MATCH : ค้นหารายการที่ระบุช่วงในเซลล์ แล้วส่งกลับตําแหน่งสัมพันธ์ของรายการนั้นในช่วง ตัวอย่างเช่น ถ้าช่วง A1:A3 มีค่า 5, 25 และ 38 สูตร =MATCH(25,A1:A3,0) จะส่งกลับตัวเลข 2 เนื่องจาก 25 เป็นรายการที่สองในช่วง ไวยากรณ์ : MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]) ฟังก์ชัน INDEX : ส่งกลับค่าจากภายในตารางหรือช่วงข้อมูล ไวยากรณ์ : INDEX(array, row_num, [column_num]) STEP 4 : ทำการแยกชื่อและนามสกุลออกจากคำนำหน้าชื่อมาแสดงที่คอลัมน์ C ด้วยฟังก์ชัน SUBSTITUTE =SUBSTITUTE(B2,D2,””) ฟังก์ชัน SUBSTITUTE : ใช้แทนที่ข้อความเดิม old text ด้วยข้อความใหม่ new text ส่วน instance_num ใช้เพื่อระบุตำแหน่งการแทนที่ ซึ่งถ้าไม่ระบุ old text จะถูกเปลี่ยนด้วย new text ทั้งหมด ไวยากรณ์ : SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num]) STEP 5 : ทำการแยกชื่อมาแสดงที่คอลัมน์ E ด้วยฟังก์ชัน LEFT และ SEARCH =LEFT(C2,SEARCH(” “,C2,1)-1) ฟังก์ชัน LEFT : ส่งกลับอักขระจำนวนหนึ่งที่อยู่ในลำดับแรกๆ ในสตริงข้อความ ตามจำนวนอักขระที่ระบุ ไวยากรณ์ : LEFT(text, [num_chars]) STEP 6 : ทำการแยกนามสกุลมาแสดงที่คอลัมน์ F ด้วยฟังก์ชัน RIGHT , LEN และ SEARCH =RIGHT(C2,LEN(C2)-SEARCH(” “,C2,1)) ฟังก์ชัน RIGHT : ส่งกลับอักขระสุดท้ายจำนวนหนึ่งในสตริงข้อความ ตามจำนวนอักขระที่ระบุ ไวยากรณ์ : RIGHT(text,[num_chars]) ฟังก์ชัน LEN : ส่งกลับเป็นจำนวนอักขระในสตริง ไวยากรณ์ : LEN(text) STEP 7 : แยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อและนามสกุล ที่รวมอยู่ในช่องเดียวกันใน Microsoft Excel เรียบร้อยแล้วค่ะ ^_^ หวังว่าโพสนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ แล้วพบกันใหม่ค่ะ