Category: Microsoft 365

  • PSU One Passport (Authentik)

    PSU One Passport (Authentik)

    • PSU One Passport (Authentik) เป็นระบบล็อคอิน แบบใหม่ที่ ระบบเงินเดือน มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ “ต้องใช้” เพื่อเพิ่มความปลอดภัย ซึ่งระบบล็อคอินนี้ได้ประกาศใช้งานมาเป็นระยะเวลาหนึ่งแล้ว ตั้งแต่ 2 พฤศจิกายน 2567
    • หน้าตาเป็นดังภาพ

    คลิก “ลงชื่อเข้าใช้ด้วย PSU PASSPORT” จะได้หน้าดังภาพ

    เมื่อได้หน้านี้มี 2 ทางเลือกคือ

    1. กรอก Username ของ PSU Passport ลงไปแล้วคลิก Log in
    1. กรอกรหัสผ่านของ PSU Passport ลงไปคลิก Continue
    1. !!สำคัญมาก ให้คลิกเลือกคำว่า “TOTP Device” จะได้ QR Code ดังภาพ
    1. ให้ใช้โปรแกรมจำพวก Authenticator มาสแกน QR Code ดังกล่าวซึ่งโปรแกรมที่เรามีทุกคนอยู่แล้วคือ Microsoft Authenticator นั่นเอง!!!
    1. ในโทรศัพท์จิ้มเครื่องหมาย + (บวก) เลือก Other (Google, Facebook, etc.)
    1. ทำการสแกน QR Code ในข้อ 3. จะได้ PSU One Passport เพิ่มเข้ามาดังภาพ
    1. กลับมาที่ Browser ในคอมพิวเตอร์ให้เลื่อนจอลงมาล่างสุดในหน้าที่มี QR Code จะมีช่องให้ใส่ Code *
    1. ให้นำ Code จาก PSU One Passport ใน App Microsoft Authenticator มาใส่ โดยคลิกที่ คำว่า PSU One Passport จะปรากฎเลข 6 หลัก
    1. นำเลขมาใส่ในช่อง Code * แล้วกด Continue
    1. จะสามารถเข้าระบบที่ใช้งาน Authentik ในการเข้าระบบได้ ในที่นี้คือ https://payroll.urmo.psu.ac.th
    1. จะได้หน้าล็อคอินเข้าระบบอีเมล ของมหาวิทยาลัย

    1. กรอกชื่อบัญชีอีเมลมหาวิทยลัยลงไปแล้วคลิก Next
    1. บางคนจะได้หน้า Approve sign in ที่ปรากฎเลขสองหลัก ให้นำเลขสองหลักไปใส่ใน App Microsoft Authenticator แล้วกดอนุมัติ
    1. หรือบางคนจะได้หน้ากรอกรหัสผ่าน ก็ให้ใส่รหัสผ่านของอีเมลลงไปแล้วจะได้หน้าในข้อที่ 3 เช่นเดียวกัน
    2. นำเลขที่ได้มาใส่ในมือถือ แล้วกด Yes แล้วใส่รหัสปลดล็อคมือถือ (หรือ สแกนนิ้วมือ สแกนหน้า)
    1. จะได้ดังภาพ
    1. ตอบ Yes ได้ถ้าเป็นเครื่องส่วนตัว ถ้าไม่ใช่เครื่องส่วนตัวให้ตอบ No
    2. เข้าระบบได้เรียบร้อย
    3. ถ้าไม่เคยตั้งค่าไมโครซอฟท์ออเทนติเคเตอร์ ให้ทำการตั้งค่าก่อน ตามคู่มือที่ https://sysadmin.psu.ac.th/microsoft-authenticator/
    • ซึ่งแนะนำให้ใช้วิธีที่ 2 ดีกว่า เนื่องจากไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่มเติมอีก
  • ทำความรู้จักกับ Outlook บนเว็บ

    ทำความรู้จักกับ Outlook บนเว็บ

    Outlook เป็นเครื่องมือจัดการอีเมลและปฏิทินที่ทรงพลัง ซึ่งช่วยให้คุณมีระเบียบและเพิ่มความสามารถในการทำงาน ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย คุณสามารถจัดการกล่องขาเข้าของคุณ นัดหมาย และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดาย ฟีเจอร์ที่แข็งแกร่งของ Outlook รวมถึงแม่แบบอีเมลที่ปรับแต่งได้ ความสามารถในการค้นหาขั้นสูง และการผสานรวมที่ไร้รอยต่อกับแอปพลิเคชัน Microsoft Office อื่นๆ ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพที่ยุ่งอยู่หรือเป็นนักเรียนที่ต้องจัดการกับภารกิจหลายอย่าง Outlook ให้เครื่องมือที่คุณต้องการในการปรับปรุงการทำงานและควบคุมงานต่างๆ ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ChatGPT)

    1. เริ่มใช้งาน
    https://email.psu.ac.th
https://outlook.office.com
https://outlook.com/email.psu.ac.th
    1. การล็อคอินเข้าใช้งานต้องมีการยืนยันตัวตนหลายปัจจัย สามารถทำตามคู่มือได้ที่ https://sysadmin.psu.ac.th/2022/11/04/microsoft-authenticator/
    2. หากไม่สามารถยืนยันตัวตนหลายปัจจัยได้ ติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์ภายใน 2082 หรือ 074-282082
    3. เมื่อล็อคอินเข้ามาได้แล้วจะได้หน้าตาแบบนี้
    1. ข้อจํากัดสําหรับสมาชิก Microsoft 365 คือ:
      • ส่งอีเมลออกได้: 5,000 ฉบับต่อวัน
      • ผู้รับสูงสุดต่อข้อความ: 500
      • ผู้รับที่ไม่ใช่ความสัมพันธ์รายวัน: 1,000
      • แนบไฟล์ ขนาด 25 MB
      • แนบไฟล์ผ่าน OneDrive 2GB
    2. ตรวจสอบโควต้าอีเมล์
      • เปิด Settings โดยการคลิกรูปเฟือง ที่มุมบนขวาจะได้หน้าต่าง Settings
    1. เลือก Account ต่อด้วย Storage ดังภาพ

    ก็จะเห็นขนาดพื้นที่ ที่ใช้งานอยู่

    อ้างอิง

    ขีดจำกัดใน Outlook

    ทำความรู้จักกับ outlook บนเว็บ

    เริ่มต้นใช้งานที่ microsoft365 com

    เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ outlook บนเว็บ

  • Mail merge ด้วย Excel Online และ Power Automate

    สิ่งที่ต้องมี

    1. เมล์มหาวิทยาลัยที่ใช้งานที่ http://email.psu.ac.th
    2. Browser เช่น Edge, Firefox ฯลฯ

    Optional

    1. Office 365 Desktop แต่บทความนี้จะไม่ใช้นะครับ

    เริ่มได้

    1. ล็อคอินเข้าระบบที่ http://email.psu.ac.th
    2. คลิกปุ่ม 9 จุดมุมบนซ้าย เลือก Excel คลิก Blank workbook
    1. คลิกที่คำว่า Book1 เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์ และเลือกโฟลเดอร์บน Onedrive สำหรับเก็บไฟล์นี้ให้เรียบร้อย
    1. กรอกข้อมูลที่จะใช้ส่งอีเมล เช่น
    1. เลือกข้อมูลทั้งหมดตั้งแต่ A1 ถึง B3 แล้วคลิกที่ Insert เลือก Table และคลิกที่ My table has headers แล้วคลิก OK
    1. ได้ดังภาพ
    1. จากนั้นคลิกที่ Automate แล้วคลิกที่ Automate Work
    1. ได้ดังภาพ
    1. ให้เลื่อนช่องด้านขวาลงมาล่างสุดจนเห็นคำว่า See all templates
    1. คลิก See all templates จะได้หน้าต่างใหม่ดังภาพ
    1. พิมพ์ต่อท้ายคำว่า Excel ว่า send แล้วกดปุ่ม enter บนคีย์บอร์ดจะเจอ Send an email for a selected row ให้คลิกที่ช่องนั้นได้เลย
    1. จะได้หน้าตาประมาณนี้
    1. คลิก Continue จะได้
    1. ในส่วนของ For a selected row เลือกข้อมูลให้ถูกต้องดังนี้ ซึ่งในบทความนี้จะเซฟไฟล์ไว้ใน OneDrive เลยดังนั้นเลือกเป็นดังภาพ ช่อง Table สำคัญมากคือ Table1
    1. ในส่วนของ Send an email ในช่อง To ให้ลบของเก่าออกแล้วเลือกชื่อฟิลด์ email ของเราที่กรอกเตรียมไว้แล้วใน excel
    1. Subject พิมพ์ตามต้องการ และ Body ก็จะเป็นเนื้อหาที่ต้องการส่งให้ผู้รับอ่านสามารถกรอกได้เลย สามารถเลือกฟิลด์ต่าง ๆ ใน excel มาใช้งานได้
    1. เมื่อเสร็จสิ้นแล้วกด Save
    2. กลับมาที่ excel กดปุ่ม Automate Work อีกครั้ง จะเห็นว่าหัวข้อเพิ่มขึ้นมาคือ Flows in this workbook
    1. ให้เลือกแถวที่ต้องการส่งอีเมล (A2-A3) แล้วไปคลิกที่จุดสามจุดหลังชื่อ Flows ดังภาพ
    1. คลิก Run
    1. คลิก Run flow จะได้ดังภาพ เมล์จะถูกส่งไปเรียบร้อย คลิก Done เพื่อจบการทำงาน
    1. เมื่ออีเมลถูกส่งไปค่าต่างๆ ในไฟล์ excel และเราได้ใส่ในเนื้อเมล์จะถูกแทนที่ให้อัตโนมัติ
    1. จบขอให้สนุก

  • จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(5-9)

    Forms + Power Automate (Flow) + Excel with Pivot Table + SharePoint Site Page

    ความเดิมตอนที่แล้ว แสดงขั้นตอนที่ 1 ถึง ขั้นตอนที่ 4 จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(1-4)

    แสดงขั้นตอนที่ 5 ถึง ขั้นตอนที่ 9

    ขั้นตอนที่ 5 สร้าง หน้า Dashboard จัดรูปแบบและดึงข้อมูลจาก Pivot Table ในชี้ต Sheet2 โดยเทคนิคอ้างอิงชื่อเซล

    5.1 ใช้ชี้ต ชื่อ Main สร้างข้อความตามต้องการ

    5.2 ต่อไปเราจะดึงข้อมูลมาไว้ใน เซล ต่าง ๆ แล้วจะ รวมบริการวิชาการในเซล D17 ได้

    ตัวอย่างที่ 1 เช่น จำนวนโครงการที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน ตำแหน่ง B10 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

    =IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of ID",Sheet2!$A$1,"จัดบริการแบบ","ที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน"),0)

    ตัวอย่างที่ 2 เช่น จำนวนคนที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน ตำแหน่ง C10 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

    =IFERROR(GETPIVOTDATA("Sum of จำนวนคน",Sheet2!$A$1,"จัดบริการแบบ","ที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน"),0)

    ตัวอย่างที่ 3 เช่น จำนวนโครงการ IT Services ตำแหน่ง B11 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

    =IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of ID",Sheet2!$A$1,"จัดบริการแบบ","IT Services"),0)

    มาดูอีกชุด เราจะดึงข้อมูลมาไว้ใน เซล ต่าง ๆ แล้วจะ รวมบริการวิชาการในเซล D29 ได้

    ตัวอย่างที่ 4 การให้บริการอื่นๆ จำนวนโครงการ โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา ตำแหน่ง B26 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

    =IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of การให้บริการอื่นๆ",Sheet2!$A$42,"การให้บริการอื่นๆ","โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา"),0)

    ตัวอย่างที่ 5 การให้บริการอื่นๆ จำนวนคน โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา ตำแหน่ง C26 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

    =IFERROR(GETPIVOTDATA("Sum of จำนวนคน",Sheet2!$A$42,"การให้บริการอื่นๆ","โครงการวิจัยหรือที่ปรึกษา"),0)

    ตัวอย่างที่ 6 การให้บริการอื่นๆ จำนวนครั้ง เช่าโน้ตบุ๊ค ตำแหน่ง B27 จะดึงข้อมูลด้วยวิธีเขียนอ้างอิง ดังนี้

    =IFERROR(GETPIVOTDATA("Count of การให้บริการอื่นๆ",Sheet2!$A$42,"การให้บริการอื่นๆ","เช่าโน้ตบุ๊ค"),0)

    ส่วนอื่น ๆ ก็ทำเช่นเดียวกับ ตัวอย่างที่ 1 ถึง ตัวอย่างที่ 6

    ขั้นตอนที่ 6 สร้าง กราฟ แสดงสถานะผลสำเร็จในปัจจุบันจนถึงเป้าหมาย ด้วยกราฟแท่งจำนวน 2 แท่ง แบบแท่งกราฟไม่เว้นระยะห่างเพื่อให้ซ้อนกัน

    6.1 ข้อมูลที่เราเตรียมไว้ เป้าหมาย คือ ที่เราคีย์เข้าไป ส่วนรายได้จากบริการวิชาการที่ทำได้ จะเกิดจากรวมอัตโนมัติมาจากเซลต่าง ๆ

    6.2 จากข้อมูลนี้ เราสร้างกราฟแท่ง 2 แท่ง แบบแท่งกราฟไม่เว้นระยะห่างเพื่อให้ซ้อนกัน ได้ดังรูป

    หมายเหตุ วิธีทำแท่งที่สองให้ซ้อนทับกับแท่งที่หนึ่ง ค่อนข้างยาว ศึกษาเพิ่มเติมได้จาก google search ค้นว่า “excel กราฟ แท่ง ซ้อน กัน” มีคลิปสอนเยอะ (ความรู้การทำกราฟซ้อนทับ 2 แท่ง สอน Excel: การสร้างกราฟเปรียบเทียบการใช้งบประมาณกับที่เบิกจ่ายจริง https://www.youtube.com/watch?v=_JnX9kdS-Og)

    6.3 คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่แท่งที่ 1 สีฟ้า แท่งเป้าหมาย และเลือก Format Data Series เลือกไอคอนที่ 3 Series Options กำหนดค่าให้กับ Primary Axis ด้วย Series Overlap 100% และ Gap Width 143%

    6.4 คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่แท่งที่ 2 สีน้ำเงิน แท่งผลงานที่ทำได้ และเลือก Format Data Series เลือกไอคอนที่ 3 Series Options กำหนดค่าให้กับ Secondary Axis ด้วย Series Overlap 100% และ Gap Width 500%

    ขั้นตอนที่ 7 สร้าง Site Page ใน SharePoint site ของเรา โดยเลือกเครื่องมือ ชื่อ File and Media

    7.1 เมื่ออยู่หน้าต่าง SharePoint Site ให้คลิก New เลือก Page

    จะได้หน้าตั้งค่าเริ่มต้น ให้เลือกว่า Create Page

    7.2 จะได้หน้าต่างแบบนี้

    ควรเริ่มต้นตั้งชื่อ Title ให้คลิกตรงช่อง Add a title ควรเป็นชื่อย่อ ภาษาอังกฤษน่าจะดี เช่นในตัวอย่างนี้จะตั้งว่า OJT เป็นต้น เพราะจะถูกนำไปตั้งเป็นชื่อ Site Page ส่วนชื่อผู้ทำเพจ ก็อาจคลิกกากบาท ไม่ระบุ ก็ได้

    7.3 ถัดไปเอาเมาส์ชี้บริเวณ ด้านล่าง จนขึ้นมาเห็นเครื่องหมาย + ให้คลิก และเลือก File and Media

    จะได้หน้าคำถามว่า จะเอาไฟล์อะไรมาแสดง

    เลือก OneDrive และเลือกหาตำแหน่ง พาธของไฟล์ ที่เราเก็บไฟล์ excel นั้น เช่น ตัวอย่างข้างล่างนี้ และคลิก Select

    7.4 จะได้หน้าต่าง

    ให้คลิกเลือกเครื่องมือ Edit web part

    ช่องแรก เปลี่ยนจาก Entire workbook เป็น Range

    ช่อง Sheet name เลือกชื่อแท็บซี้ต คือ Main

    ช่อง Starting cell เป็น A1

    ช่อง Ending cell เป็น H30 (ให้ดูข้อมูลในแท็บชี้ต Main ก่อนนะว่าจะครอบคลุมข้อมูลที่จะแสดง)

    คลิก Apply

    7.5 ถ้าตรวจสอบแล้วว่า ชอบ ก็คลิกปุ่ม Publish

    7.6 ต่อไปตรวจสอบว่า Site Page ใหม่ที่สร้างไว้ถูกเก็บอยู่ที่ใด จากตัวอย่างที่สร้าง New Site Page ชื่อ OJT

    จะได้เป็นไฟล์ชื่อ OJT.aspx

    ขั้นตอนที่ 8 สร้าง เมนู สำหรับ Site Page ที่ทำเสร็จ หรือจะนำ Site Page ไปกำหนดเป็น Default Home Page ก็ได้

    8.1 ด้านซ้ายของหน้าจอ คลิก Edit

    จะได้หน้าต่าง สำหรับตั้งค่า

    ให้คลิกที่ EDIT LINKS

    8.2 จะได้หน้าต่างใหม่ ที่มีคำว่า + link

    คลิก + link

    8.3 จะได้หน้าต่างย่อย

    ช่อง Text to display ใส่ ข้อความ เช่น ในตัวอย่างนี้ ใส่ว่า ข้อมูลตัวอย่าง

    ช่อง Address ใส่ https://emailpsuac.sharepoint.com/sites/DIIS/ISO/SERVICES/SitePages/OJT.aspx

    คลิกปุ่ม OK

    จะได้ปุ่ม Save

    คลิกปุ่ม Save

    8.4 ผลลัพธ์ เมนูด้านซ้าย จะมีรายการ ข้อมูลตัวอย่าง

    ขั้นตอนที่ 9 ส่ง Form นี้ให้กับผู้กรอกข้อมูล

    เมื่อจะส่ง Form นี้ให้กับผู้กรอกข้อมูล (หรือเราอาจจะสร้างเป็น link ไว้ในหน้า Site Page ในขั้นตอนที่ 7 ได้ เพื่อช่วยจำ)

    9.1 ขณะที่อยู่ที่หน้าออกแบบสร้างแบบฟอร์ม คลิกที่ Collect responses

    9.2 กำหนดค่าต่าง ๆ อนุญาตอย่างไรบ้าง แล้วคลิกที่ Copy Link

    9.3 ส่ง link ให้กับผู้กรอกข้อมูล

    9.4. เมื่อต้องการกลับไปจัดการกับฟอร์ม ให้คลิกที่ 9 จุด ในหน้า SharePoint Site จะได้เปิดหน้า Forms ขึ้นมาให้ และเลือก My forms

    หวังว่าจะเกิดไอเดียครับ

  • จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(1-4)

    Forms + Power Automate (Flow) + Excel with Pivot Table + SharePoint Site Page

    แสดงขั้นตอนที่ 1 ถึง ขั้นตอนที่ 4

    ขั้นตอนที่ 1 สร้าง Form กรอกข้อมูล ด้วย Microsoft Forms

    1.1 คลิกที่ จุด 9 จุด มุมบนซ้าย

    1.2 คลิกที่ไอคอน Forms

    1.3 คลิก New Form และสร้างจากฟอร์มเปล่า

    1.4 ตัวอย่างฟอร์มที่สร้างด้วย Microsoft Forms

    ขั้นตอนที่ 2 สร้าง Excel file จาก Form ที่สร้างเสร็จและทดสอบป้อนข้อมูลสัก 1 รายการแล้ว

    เป็นการนำเข้าข้อมูลด้วย Microsoft Form โดยการสร้างฟอร์ม หลังจากได้ฟอร์มแล้ว เราก็ทำการ Export Data จาก Form ไปเป็น Excel ตอนนี้ก็จะได้หัวคอลัมน์เป็นชื่อของคำถามแต่ละข้อใน Form และกำหนดให้ข้อมูลเป็นชนิด Table โดยทั่วไปมักเริ่มต้นด้วยชื่อ Table1

    2.1 เมื่อทดสอบป้อนข้อมูลแล้ว ให้คลิกที่แท็บ (ด้านบน) คำว่า Responses และเลือก Open in Excel

    2.2 ในตอนทำครั้งแรก จะได้ไฟล์อยู่ใน Downloads ชื่อไฟล์ที่ได้มาอาจไม่ถูกใจก็เปลี่ยนชื่อให้เรียบร้อย

    2.3 นำไฟล์นี้ไปวางไว้ใน OneDrive ในตัวอย่างนี้ จะสร้าง Folder ชื่อ Forms เพื่อเก็บไฟล์ Excel

    2.4 ดังนั้น พาธของไฟล์ คือ /Share/Forms/DIIS-ข้อมูลบริการวิชาการ.xlsx พาธของไฟล์นี้จะถูกอ้างถึงตอนที่เราสร้าง Flow

    2.5 มาดูไส้ในกันครับว่า ในชี้ตชื่อ Sheet1 มีหัวคอลัมน์และข้อมูลแบบนี้

    ขั้นตอนที่ 3 สร้าง Flow เพื่อนำข้อมูลที่กรอกลง Form แต่ละครั้งลงใน Excel file ด้วย Microsoft Power Automate

    ขั้นตอนในตอนนี้เป็นการใช้ Microsoft Power Automate ผูก Microsoft Forms เข้ากับ Excel file นั่นเอง

    3.1 คลิกที่ จุด 9 จุด มุมบนซ้าย เลือก Microsoft Power Automate

    3.2 คลิก Create

    3.3 สร้าง Flow โดยใช้ object ตามรูป

    ตัวอย่างการตั้งชื่อ เช่น นำเข้าข้อมูลจากFormเข้าExcel_DIIS-ข้อมูลบริการวิชาการ

    Object ขั้นที่ 1 คือ When a new response is submitted

    Object ขั้นที่ 2 คือ Get response details

    3.4 Object ขั้นที่ 3 คือ Add a row into a table

    3.5 และเลือก รายการ มาใส่ให้ครบ เมื่อคลิกที่ช่องแต่ละช่อง จะมีหน้าต่าง pop up ขึ้นมา ให้เลือก ได้ดังรูป

    ขั้นตอนที่ 4 สร้าง Pivot Table จากข้อมูลในชี้ต Sheet1 ของ Excel file

    เป็นการทำงานเพื่อรวมจำนวนโครงการ จำนวนคน จำนวนเงิน ตัวเลขเหล่านี้จะถูกอ้างถึงในสูตรของเซลในชี้ต Main

    4.1 สร้างแท็บชี้ตในไฟล์ Excel เพิ่ม ให้ชื่อว่า Sheet2 คือ Pivot Table

    4.2 สร้างแท็บชี้ตในไฟล์ Excel เพิ่ม Sheet3 เปลี่ยนชื่อเป็น Main

    4.3 คลิกที่ Sheet1 วางเมาส์ไว้ใน Range Table1 และเลือกเมนู Insert เลือก PivotTable

    4.4 มาดูว่าใน Sheet2 มี Pivot Table อยู่หลายอัน ตามที่เราต้องรวมข้อมูล

    Pivot Table ที่ 1

    Pivot Table ที่ 2

    Pivot Table ที่ 3

    Pivot Table ที่ 4

    Pivot Table ที่ 5

    Pivot Table ที่ 6

    จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(5-9)

  • จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools

    Forms + Power Automate (Flow) + Excel with Pivot Table + SharePoint Site Page

    การใช้งาน Microsoft จะมี Tools ต่าง ๆ ให้เราประกอบกันเข้าเพื่อการทำงาน เช่น เราสามารถสร้าง Site Page (คือเว็บเพจ) และดึงข้อมูลจากชี้ตใน Excel File มาแสดงเป็นข้อมูลในหน้าเว็บเพจ เพื่อจัดทำ Dashboard นำเสนอข้อมูล ตัวอย่างเช่น
    https://emailpsuac.sharepoint.com/sites/DIIS/ISO/SERVICES/SitePages/MSDdata.aspx

    จากรูปภาพตัวอย่างด้านบน ที่เห็นการจัดหัวเรื่อง จัดวางข้อความเหล่านี้เราต้องออกแบบเองนะ แล้วดึงข้อมูลจาก Pivot Table มาแสดง เช่น ตัวเลขของจำนวนโครงการ จำนวนคน จำนวนเงิน นอกจากนี้เราสามารถทำกราฟแท่งซ้อนกัน 2 แท่งเพื่อให้ดูสถานะผลสำเร็จในปัจจุบันที่จะไปถึงเป้าหมายได้
    การจัดทำ Dashboard นำเสนอข้อมูล สามารถเขียนเป็นขั้นตอนหลัก ๆ ได้ดังนี้
    1.สร้าง Form กรอกข้อมูล ด้วย Microsoft Forms
    2.สร้าง Excel file จาก Form ที่สร้างเสร็จและทดสอบป้อนข้อมูลสัก 1 รายการแล้ว
    3.สร้าง Flow เพื่อนำข้อมูลที่กรอกลง Form แต่ละครั้งลงใน Excel file ด้วย Microsoft Power Automate
    4.สร้าง Pivot Table จากข้อมูลในชี้ต Sheet1 ของ Excel file

    จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(1-4)

    5.สร้าง หน้า Dashboard จัดรูปแบบและดึงข้อมูลจาก Pivot Table ในชี้ต Sheet2 โดยเทคนิคอ้างอิงชื่อเซลล์
    6.สร้าง กราฟ แสดงสถานะผลสำเร็จในปัจจุบันจนถึงเป้าหมาย ด้วยกราฟแท่งจำนวน 2 แท่ง แบบแท่งกราฟไม่เว้นระยะห่างเพื่อให้ซ้อนกัน
    7.สร้าง Site Page ใน SharePoint site ของเรา โดยเลือกเครื่องมือ ชื่อ File and Media
    8.สร้าง เมนู สำหรับ Site Page ที่ทำเสร็จ หรือจะนำ Site Page ไปกำหนดเป็น Default Home Page ก็ได้
    9.ส่ง Form นี้ให้กับผู้กรอกข้อมูล

    จัดทำรายงาน Dashboard ด้วย Microsoft Tools(5-9)