Google Apps – Page 7 – CoP PSU IT Blog

วิธีการตั้งค่า Google Apps/Gmail บน Microsoft Outlook 2016

December 6, 2016 15:04

ก่อนจะตั้งค่า Microsoft Outlook 2016 ให้สามารถใช้งานกับ Google Apps/Gmail Account ได้ต้องดำเนินการตามนี้ก่อน (เพราะ Microsft Outlook 2016 ยังไม่รองรับการยืนยันตัวตนด้วย OAuth 2.0 ซึ่งมีความปลอดภัย) แบ่งเป็น 2 กรณีครับ 1. ถ้าไม่ได้ใช้ 2-Step Verification ต้องไปที่ https://myaccount.google.com/security แล้วคลิก Allow less secure apps: ให้เป็น On ครับ 2. กรณีใช้ 2-Step Verification ให้ทำการสร้าง Apps Password โดยไปที่ https://security.google.com/settings/security/apppasswords?pli=1 เลือก Mail > Windows Computer แล้วคลิก Generate จากนั้นเอารหัสผ่านที่แสดงขึ้นมาใหม่ ไปใช้งานครับ จากนั้น จึงใส่รหัสผ่านใน Outlook ครับ UPDATE: หากจะใช้ OAuth 2.0 จริงๆ ก็ทำได้ แต่ต้อง Tweak แก้ registry กันเลย ตามนี้ครับ https://blogs.technet.microsoft.com/ivfranji/authentication-enabling-modern-auth-oauth2/

วิธีใช้ Google Sites เพื่อแสดงรายงานผลการลงทะเบียนจาก Google Form

November 3, 2016 16:03

ปัจจุบันการสร้างแบบฟอร์มการรับลงทะเบียนออนไลน์สามารถทำได้ง่ายๆโดยใช้ Google Form โดยวันนี้มีโจทย์ว่า ต้องการรับลงทะเบียนผู้ที่จะร่วมเดินทาง กำหนดว่า ต้องการเดินทางกับรถบัสหมายเลขใด (มี 3 คัน) และต้องการแสดงผลทันทีว่า แต่ละคันมีจำนวนคนเท่าไหร่แล้ว และ ใครบ้างที่เดินทางไปในรถบัสคันนั้น วิธีการคือ สร้าง Google Form เพื่อทำระบบรับลงทะเบียนตามปรกติ ในส่วนของการสร้างแบบฟอร์ม ให้คลิกที่ RESPONSES แล้วคลิกที่รูป สี่เหลี่ยมสีเขียว (Google Sheets) แล้วจัดรูปแบบให้เรียบร้อย เช่นต้องการจะซ่อน Column ใดบ้าง (จะใส่สี ก็ได้นะ) เสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม Share กำหนดให้ Anyone with Link “Can View” แล้วคลิก Done สร้าง Google Sites และสร้างโครงสร้าง Page ต่างๆตามต้องการ ในตัวอย่างนี้ จะสร้าง Page “รายชื่อ” เพื่อไว้ใช้แสดงผลการลงทะเบียน ว่า รถหมายเลขใด มีจำนวนกี่คนแล้ว และใครบ้าง ให้เลือก Insert > More gadgets แล้วคลิกที่ Public > Include gadget (Iframe) จากนั้น มาใส่ URL กัน ใส่ URL ตามนี้https://spreadsheets.google.com/tq?tqx=out:html&tq=select L,count(B) group by L label count(B) ‘จำนวน’&key=XXXXXXXXXXXXXXXXXX เพื่อให้แสดงผลว่า รถบัสหมายเลขใด มีจำนวนคนเท่าไหร่ โดยที่ tq เป็น Query เขียนว่า select L, count(B) group by L label count(B) ‘จำนวน’ คือการแสดงคอลัมน์ L และ นับจำนวนโดยการ count โดยจัดกลุ่มตามคอลัมน์ L นอกจากนั้นยัง label คอลัมน์ count(B) เป็นคำว่า “จำนวน” ผลที่ได้คือ และ key=XXXXXXXXXXX นั้น ให้เอาค่าจาก ต่อไปให้แสดงผลรายชื่อทั้งหมด โดยสามารถแยกรายชื่อแต่ละคัน โดย Insert > Drive > Spreadsheet แล้วเลือก Google Sheet ที่ต้องการ เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ระบบก็จะสามารถแสดงผลการลงทะเบียนได้อัตโนมัติ

การเชื่อมต่อ Thunderbird กับ Google Mail (ทั้ง Gmail และ Google Apps)

August 8, 2016 10:28

ในอดีต Thunderbird และ Mail Client อื่นๆสามารถติดต่อกับ Google Mail ได้โดยตั้งค่า Mail Server ให้ถูกต้อง และ username/password ก็สามารถใช้งานได้ แต่ในปัจจุบัน Google หันไปใช้ระบบ OAuth 2.0 ซึ่งการ Authentication หรือการใส่ username/password ต้องทำที่ Google เท่านั้น รวมถึงการทำ 2-Step Verification ด้วย (การใส่ One-Time Password นอกเหนือจาก username/password เป็นต้น) ทำให้ Thunderbird และ Mail Client ที่ยังไม่รองรับ OAuth 2.0 ไม่สามารถใช้งานได้ แต่ทาง Google Mail ยังเปิดให้สามารถใช้งานได้ โดยแบ่งเป็น 2 กรณีคือ ใช้หรือไม่ใช้ 2-Step Verification โดยตรวจสอบได้จาก 0. วิธีตรวจสอบว่าใช้งาน 2-Step Verification หรือไม่ โดยการไปที่ https://myaccount.google.com/security หากไม่เปิดใช้ 2-Step Verification จะได้หน้าตาอย่างนี้ หากเปิดใช้ 2-Step Verification จะได้หน้าตาอย่างนี้ 1. ผู้ใช้ที่ไม่ได้เปิดใช้งาน 2-Step Verification ให้ไปที่ https://myaccount.google.com/security#connectedapps ภายใต้หัวข้อ Allow less secure apps ให้เปิดใช้งาน ดังภาพ 2. ผู้ใช้ที่เปิดใช้งาน 2-Step Verification ให้ไปที่ https://security.google.com/settings/security/apppasswords แล้วเลือก Mail และ Windows Computer แล้วคลิก Generate ดังภาพ จะได้ Password ที่ใช้ครั้งเดียวทิ้ง (ไม่ต้องไปจำ) ดังภาพ หากวันหลังต้องการเลิกใช้ ก็กดปุ่ม Revoke ภายหลังได้ จากนั้น เปิดให้ Google Account ใช้งาน IMAP ได้ โดยไปที่ https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/fwdandpop แล้วคลิก Enable IMAP ดังภาพ แล้วคลิก Save Change ด้านล่าง สุดท้าย ที่ Thunderbird ให้ตั้งค่า Password: สำหรับคนที่ไม่ใช้ 2-Step Verification ให้ใส่ Password ของ Google Account เดิมลงไป ส่วนคนที่ใช้ 2-Step Verification ให้เอา Password ที่ได้มาใหม่ใส่ลงไปแทน Incoming IMAP เป็น imap.gmail.com และ SSL เป็น SSL/TLS Outgoing SMTP เป็น smtp.gmail.com และ SSL เป็น SSL/TLS อย่าลืม ใส่ username ให้มี @gmail.com หรือ @psu.ac.th ในกรณีใช้ PSU GAFE ด้วย แล้วคลิกปุ่ม Done ดังภาพ เท่านี้ก็สามารถใช้งาน Google Mail จาก Thunderbird ได้แล้ว

เทคนิคการวัดความเร็วในการตอบอีเมลลูกค้า

August 4, 2016 11:38

ถ้ามี KPI ที่ต้องทำให้สำเร็จคือ “ร้อยละของปัญหาที่ตอบกลับลูกค้าภายใน 2 วันทำการ” แล้ว … ช่องทางที่รับปัญหาจากลูกค้าคือ ทางอีเมล (ในที่นี้เป็นบริการอีเมลบนระบบของ Google Mail หรือ Gmail) โดยการตอบกลับ คือ การ Reply กลับไปหาลูกค้า เวลาที่นับคือ นับตั้งแต่เวลาที่อีเมลเข้ามาถึง จนกระทั่งมีการตอบกลับไปหาลูกค้าทางอีเมลฉบับแรก สำหรับคนที่ใช้ Google Mail หรือ Gmail อยู่ สามารถใช้ Google Sheets ทำรายงานได้ ตามขั้นตอนต่อไปนี้ 1. ไปที่ drive.google.com (ให้ Login ด้วย Account ที่ต้องการด้วย) 2. สร้าง Google Sheets แล้วตั้งชื่อตามต้องการ เช่น Report 3. ไปที่เมนู Tools > Script Editor 4. ตั้งชื่อ Project ว่า report แล้ววางโค๊ดต่อไปนี้ลงไป function reportResponseTime() { // ถ้าจะทำรายงานทั้ง Inbox ให้ uncomment บรรทัดต่อไปแทน //var threads = GmailApp.getInboxThreads(); // ถ้าจะทำรายงานเฉพาะ Lable ที่เตรียมไว้ ในที่นี้ใช้ Label “support-psuemail” var threads = GmailApp.search(‘label:support-psuemail ‘); for (var i = 0; i < threads.length; i++) { // วนลูปแต่ละ Thread if (threads[i].getMessageCount() > 1) { // สนใจเฉพาะ Thread ที่มีการตอบกลับเท่านั้น var messages = threads[i].getMessages(); // Subject ของอีเมล var d1= messages[0].getDate().getTime(); // เวลาที่อีเมลเข้ามา var d2= messages[1].getDate().getTime(); // เวลาที่ตอบกลับฉบับแรก var diff = (d2-d1)/(1000*60*60); // ระยะเวลาหน่วยเป็น ชั่วโมง // เขียนต่อท้าย Sheet ที่กำลังใช้งาน SpreadsheetApp.getActiveSheet().appendRow([messages[0].getSubject(), messages[0].getDate(), messages[1].getDate(), diff]) } } } 5. คลิก Run > reportResponseTime (หากมีหน้าจอ Consense ต่างๆขึ้นมาให้ Allow ไป) 6. ผลจะปรากฏใน Sheet ที่เปิดไว้ 7. จากนั้นสามารถเอาผลไปคำนวนต่อ เช่น ร้อยละของอีเมลที่ตอบสนองภายใน 48 ชั่วโมงหรือ 2 วัน เป็นต้น และสามารถตอบคำถามได้ว่า ทำไมบางฉบับใช้เวลาเกิน 48 ชั่วโมง (อาจจะเป็นเพราะติดเสาร์อาทิตย์เป็นต้น) *** กรุณาอ้างอิงด้วยนะครับ หากนำไปเผยแพร่ต่อ ***

สร้าง Form ลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form (รูปแบบใหม่) ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ พร้อมปิด Form อัตโนมัติเมื่อครบเต็มจำนวน

July 23, 2016 17:26

จากที่ผมเคยได้เขียนวิธีการสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ มาวันนี้ ทาง Google ได้เปลี่ยนรูปแบบการสร้าง Form ใหม่ทั้งหมด จึงทำให้วิธีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์แบบเก่านั้นใช้ไม่ได้อีกแล้ว ดังนั้นเรามาดูวิธีการสร้าง Google Form แบบใหม่กันดีกว่าว่าเป็นอย่างไร ซึ่งต้องขอบอกว่า “มันง่ายมากๆ” 1. คลิก Google Forms เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ 2. ใส่รายละเอียด ข้อมูล รูปแบบ ในแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ (รูปแบบใหม่สามารถใส่ภาพที่เราออกแบบไว้ได้แล้วนะครับ โปสเตอร์ แบนเนอร์ ต่างๆ) + เราสามารถแบ่ง Form ของเราออกแบบเป็นหลายๆ section ได้นะครับ กรณีที่มีข้อมูลให้ต้องกรอกจำนวนมาก 3. ติดตั้ง Add ons… Add ons ที่ผมจะติดตั้งนั้น มีด้วยกัน 2 อย่าง ดังนี้ A. Form Confirmation Emails คือ ระบบตอบรับการลงทะเบียนผ่านทางอีเมลอัตโนมัติ เมื่อผู้ใช้ลงทะเบียนผ่านฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งเมลตามที่เราตั้งค่าไว้ไปให้ทางอีเมลที่ระบุไว้ B. FormLimiter คือ การปิดแบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ เมื่อมีผู้ใช้ลงทะเบียนครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ เมื่อติดตั้งเสร็จเรียบร้อยจะมี icons เพิ่มขึ้นมา ดังภาพ 4. กำหนดรูปแบบการส่งเมลตอบรับอัตโนมัติ แบบฟอร์มตัวอย่างที่นำเสนอนั้น มีช่องให้ใส่ข้อมูล 3 อย่าง ดังภาพ (แนะนำให้ตั้งชื่อ Field ให้เป็นภาษาอังกฤษครับผม) เริ่มต้นตั้งค่า คลิกเลือก Form Confirmation Emails > Configure confirmations จากนั้นจะมีกล่องขึ้นมาให้มุมล่างขวา เพื่อให้กำหนดค่าต่างๆ คลิกเลือก Send Confirmations กำหนดชื่อผู้ส่ง และรูปแบบการส่งเป็น E-mail <คลิก Continue> Email subject กำหนดชื่อหัวข้อของเมลที่ต้องการส่ง Email body เป็นการกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะส่งไป ซึ่งจะอยู่ในรูปแบบของ HTML (สามารถดูตัวอย่างจาก Code ด้างล่าง) ถ้าใครมีรูปแบบอื่นก็สามารถทำได้ครับ ผมทำแบบง่ายๆ เมื่อกำหนดรูปแบบเสร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Save เป็นอันเสร็จสิ้น <html> <head> <meta charset=”UTF-8″> <title>TELL ME MORE PSU</title> </head> <body> เรียนคุณ: ${“Name-Surname”}           ตามที่ท่านได้สมัครเข้าร่วมอบรม หลักสูตร TOEIC (เตรียมความพร้อมการสอบ)           กลุ่มที่ 2 หลักสูตร TOEIC นักศึกษาระดับปริญญาตรี และระดับบัณฑิตศึกษา           ณ ห้องอบรม 1 ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ (LRC1)           เริ่มเรียน : 13 กรกฎาคม – 4 สิงหาคม 2559 (เวลา 13.30 – 15.30 น.)           เพื่อเป็นการยืนยันสิทธิ์เข้ารับการอบรม           กรุณาตอบกลับผ่านทาง E-mail : tmmpsu@gmail.com</a> ด้วยค่ะ           (ภายในวันที่ 11 กรกฎาคม 2559 หรือจนกว่าครบตามจำนวนที่กำหนด) รับจำนวน 25 คนเท่านั้น           ขอสงวนสิทธิ์ให้กับผู้ที่ได้ยืนยันสิทธิ์ในการเข้าอบรมผ่านทางอีเมลก่อน           ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: <a href=”http://clpd.psu.ac.th/” target=”_blank”>http://clpd.psu.ac.th/</a>           หากมีข้อสงสัยใดๆ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ หมายเลขโทรศัพท์ 0-7428-9207 ขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมโครงการค่ะ ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โทรศัพท์ : 0-7428-9207