Mail merge with gmail and google sheet

February 9, 2015 11:23

หลังจากทำฟอร์มแบบสอบถามส่งเป็นจดหมายเวียน (mail merge) ให้กับผู้ดูแลระบบของคณะ/หน่วยงาน คิดว่าอยากเล่าให้เพื่อนๆฟังด้วยว่า มีเทคนิคอยู่ 1 เทคนิค คือ การใส่ส่วนเสริม (Add-ons) ชื่อ Yet Another Mail Merge เข้าไปใน Google Sheet และใช้มันเพื่อประสาน gmail (จดหมายร่าง) กับ google sheet ที่มีฟิลด์เก็บข้อมูล E-mail Address ของทุกคน ขั้นตอน 1. สร้างฟอร์ม 2. สร้างคำถามในฟอร์มและทดสอบฟอร์มให้เรียบร้อย 3. สร้าง Google Sheet ที่มีฟิลด์ Name, Office, Email Address 4. สร้างจดหมายฉบับร่าง ที่ในช่อง To: ไม่ต้องใส่ ให้เว้นไว้เฉยๆ ส่วนในเนื้อหามีอ้างถึง ฟิลด์ ที่ต้องการ 5. กลับมาที่ Google Sheet ที่เมนูส่วนเสริม (Add-ons) ให้ดาวน์โหลดส่วนเสริมชื่อว่า “Yet Another Mail Merge” ซึ่งจะมีคำถามให้ยอมรับเงื่อนไข อ่านให้ละเอียดนะครับ) แล้วจะมีเมนูให้ใช้ ก็เลือกเมนูย่อย “เริ่มประสานอีเมล” 6. ในช่อง จดหมายร่าง: ให้เลือกชื่อ Subject ของอีเมลที่ร่างไว้นั้น ในช่องชื่อผู้ส่ง: พิมพ์ชื่อผู้ส่งตามสะดวก ข้อจำกัดคือส่งได้วันละ 100 ฉบับ 7. เมื่อคลิก ส่งอีเมล จะเห็นว่ามีการสร้างฟิลด์ Merge Status และใส่คำว่า EMAIL_SENT 8. เช็คจดหมายส่งแล้ว จะเห็นว่าส่งอีเมลไปให้ทีละคน ข้อมูลอ้างอิงที่ผมใช้ในการทำงานนี้: 1. Yet Another Mail Merge https://sites.google.com/site/scriptsexamples/available-web-apps/mail-merge 2. Youtube วิดีโอ เรื่อง “Create a Mail Merge with Gmail and Google Drive 2014”

Read More »

Mozilla Thunderbird & Google Calendar

January 12, 2015 15:30

1. ติดตั้ง extension 2 ตัวใน Thunderbird ได้แก่ Lightning และ Provider for Google Calendar ดังรูป 2. รีสตาร์ท Thunderbird จะพบปุ่ม อยู่ทางมุมบนขวา 3. เข้า gmail.psu.ac.th ล็อคอินให้เรียบร้อย คลิก  แล้วเลือก Calendar 4. ที่หน้า Calendar คลิก เลือก Setting 5. คลิก Calenders ทีี่มุมซ้ายบน 6. เลือกปฏิทินที่ต้องการ 7. ตรวจสอบว่าใช่ปฏิทินที่ต้องการหรือไม่ดูที่ ช่อง Calender Owner ว่าเป็นอันเดียวกับ Username ที่ล็อคอินเข้า gmail 8. เลื่อนดูด้านล่างในส่วนของ Private Address: 9. คลิกขวาที่ ICAL เลือก Copy Link Location 10. กลับมาที่ Thunderbird กดปุ่ม เพื่อเปิดปฏิทิน 11. คลิกขวาที่ช่องว่างฝั่งซ้ายมือใต้คำว่า Calendar เลือก New Calendar 12. ได้หน้าต่าง Create New Calendar เลือก Google Calendar กด Next 13. กด Ctrl-v เพื่อ paste URL ของปฏิทินที่ Copy มาในข้อก่อนหน้า 14. กด back 1 ครั้งแล้วกด Next ใหม่ (อันนี้น่าจะเป็นบักของ Ubuntu 14.10) 15. กด Next 16. จะมีหน้าต่างเพื่อยืนยันตัวตนของ Google ปรากฎขึ้นมา 17.  กด Sign in จะได้อีกหน้าต่างดังรูป กดยอมรับ 18. จะมีหน้าให้เลือกปฏิทินที่ต้องการอีกครั้งกด Next 19. จะมีหน้าให้ ยืนยันตัวตน และหน้าเพื่อขอสิทธิ์การเข้าถึง อีกรอบกดให้ Sign in และยอมรับ 20. กด Finish 21. ก็จะได้ปฏิทินเพิ่มมาตามต้องการ 22. ทั้งหมดนี้ทำบน Ubuntu 14.10 บน Windows ก็น่าจะทำเหมือนกัน 23. สามารถเพิ่มลบเหตุการณ์ผ่าน Thunderbird ได้เลยไม่ต้องเข้าเว็บอีก … 24. จากที่ทดสอบหนึ่ง Profile ของ Thunderbird สามารถมี Google Calendar ได้เพียง account เดียว 25. ขอให้สนุกครับ

Read More »

การใช้งาน Google Drive ภายในหน่วยงาน

December 17, 2014 10:51

สืบเนื่องจากหน่วยงานมีการส่งต่อไฟล์ข้อมูลด้วย Flash Drive ซึ่งปัญหาที่ตามมาในทุกครั้งคือ flash drive มีไวรัส อีกทั้งเห็นว่า ตอนนี้มอ.เราตื่นตัวเรื่อง Google Apps. ผมก็เลยนำเสนอให้หน่วยงานใช้ Google Drive เพื่อการแชร์ไฟล์ที่สะดวกและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น (แว่วว่า คณะต้นสังกัดกำลังจะจัดอบรมให้เจ้าหน้าที่ทุกคนใช้ Google Drive อยู่ในเวลาอันใกล้นี้) ผมเลยทำคู่มือการใช้งานให้กับเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน เลยขอนำมาแชร์นะคับ ผิด-ถูกอย่างไร แนะนำได้นะคับ ^^ มาเริ่มกันเลยดีกว่านะคับ ^^ จะมี 4 ส่วนหลักๆ ดังนี้ การยืนยันตัวตนเพื่อใช้ PSU Web Mail on Google Apps การ Login โดยใช้ PSU Mail on Google การสร้างรายชื่อ Contacts การสร้างโฟลเดอร์เพื่อแชร์ การยืนยันตัวตนเพื่อใช้ PSU Web Mail on Google Apps ในส่วนนี้ทำเพียงครั้งแรกที่จะเริ่มเข้าใช้งาน Google Apps เท่านั้น ในการเข้าใช้งานครั้งต่อๆไป ไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอนนี้ เปิดเว็บ https://webmail.psu.ac.th > คลิก Password Setting เพื่อทำการยืนยันตัวตนในการใช้งาน Google Apps. (ทำแค่ครั้งแรกครั้งเดียว) จะเป็นการยืนยันตัวตน โดยทำการใส่ 1. ใส่ข้อมูล PSU Passport 2. ใส่รหัสผ่านของ PSU Mail โดยสามารถใช้รหัสผ่านเดิม หรือเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ โดยกรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง *** กรณีการตั้งรหัสผ่านใหม่ ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขในการตั้งรหัสผ่าน 3. คลิก Change Password  Google Drive มีพื้นที่แบบไม่จำกัด (Unlimited) โดยสามารถโยนไฟล์ใหญ่ๆ ขนาด 1TB ได้สบายๆ (ไฟล์เดียวที่มีขนาด 1000 MB) สามารถเข้าถึง Google Drive ได้ 2 ช่องทาง คือ A: http://drive.google.com B: http://drive.psu.ac.th การ Login โดยใช้ PSU Mail on Google เปิดเว็บ google.co.th > คลิก ลงชื่อเข้าสู่ระบบ ใส่ PSU mail และ Password > คลิก ลงชื่อเข้าใช้ คลิกที่ > คลิก ไดร์ฟ เพื่อความสะดวกในการใช้งานในรูปแบบ Folder บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้คลิก Install Drive for your PC เพื่อติดตั้งโปรแกรม Google Drive บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ไอคอน Google Drive จะอยู่บนหน้า Desktop ซึ่งจะทำงานในรูปแบบ My Computer ได้ (copy, past, ลาก-วาง, drag mouse) การสร้างรายชื่อ Contacts สร้างรายชื่อ (Contacts) คลิกปุ่ม New Contact > พิมพ์ชื่อ > ใส่ email แล้ว enter *** เพิ่มรายชื่ออีเมลล์ที่ต้องการ สร้างกรุ๊ปเพื่อความง่ายในการส่งเมลล์เป็นกลุ่ม โดยคลิกที่ New Group พิมพ์ชื่อกลุ่ม > คลิกปุ่ม OK เปิด My Contacts > คลิกเลือกอีเมลล์ที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่ม SouthGIST > คลิกเมนู Group > เลือก SouthGIST >

Read More »

วิธีใช้ Google Sheets ลบผู้ใช้จำนวนมากบน GAFE

November 11, 2014 13:12

[บทความนี้ สำหรับผู้ที่มี Admin Privilege ขึ้นไป] ต่อจากบทความ วิธีใช้ Google Sheets เปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้จำนวนมากบน GAFE เมื่อต้องการลบผู้ใช้จำนวนมาก ก็ทำเหมือนเดิม แต่เปลี่ยน Script นิดหน่อยดังนี้ สร้าง Google Apps Scripts ใน Google Sheets นี้ ด้วยเมนู Tools > Script Editor … จากนั้นเลือก Blank Project แล้วกดปุ่ม Close ตั้งชื่อโปรเจค UpdateUser แล้วใส่โค๊ดดังนี้ (ปรับค่า firstRow และ lastRow ให้เหมาะสมตามต้องการ) นอกนั้นเหมือนเดิม หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

Read More »

วิธีใช้ Google Sheets เปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้จำนวนมากบน GAFE

November 10, 2014 16:44

[บทความนี้ สำหรับผู้ที่มี Admin Privilege ขึ้นไป] วิธีใช้ Google Sheets สร้าง Account ใหม่ลงใน Sub Organization ของ GAFE เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลของผู้ใช้จำนวนมาก ได้แก่ ตั้งรหัสผ่านใหม่ ไม่บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านในครั้งแรกที่เข้าระบบ ย้าย Organization Unit ไปอยู่ภายใต้ /Students ใน Admin Console ของ Google Apps จะมีเครื่องมือ Users เพื่อใช้ในการจัดการผู้ใช้ แต่เครื่องมือที่มีอยู่ มีข้อจำกัด คือ ไม่สามารถเขียนเงื่อนไขในการกรองเอาเฉพาะ Email Address ของผู้ใช้ที่ต้องการได้ ดังนั้นจึงต้องใช้วิธีการ Download Users ทั้งหมดออกมาก่อน เลือก Download all users … แล้วกดปุ่ม OK จะได้ไฟล์ UserData-psu.ac.th-20141110.csv (ชื่ออาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละโดเมน) ให้ Save ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อน แล้ว Upload ไปเก็บไว้บน Google Drive แล้วเปิดด้วย Google Sheets จากนั้นเลือกคอลัมน์ A แล้วคลิกขวาเลือก Copy ไปใส่ใน Google Sheets ใหม่ ใน Google Sheets ใหม่ ให้ Edit > Paste ข้อมูลมาลงไว้ในคอลัมน์ A เช่นกัน จากนั้นในคอลัมน์ B2 ใส่สูตรว่า (นักศึกษาของมหาวิทยาลัยจะใช้ Login เป็นรหัสนักศึกษาซึ่งเป็นตัวเลขทั้งหมด จำนวน 7 หรือ 10 หลัก ตามด้วย @psu.ac.th) ดังนี้ ) จากนั้นให้ Copy สูตรดังกล่าวไปในคอลัมน์ B ทั้งหมด จะทำให้ ชื่อบัญชีของนักศึกษาเท่านั้นที่จะมีค่าเป็น Y ส่วนบุคลากรจะมีค่าเป็น N หลังจากนั้นให้ Filter โดยเลือกเฉพาะคอลัมน์ B ที่มีค่าเป็น Y ก็จะได้นักศึกษาทั้งหมด  แล้วทำการเลือกข้อมูลที่ได้ Copy เอาไว้แล้วสร้าง Google Sheets ใหม่อีกอันหนึ่ง ตั้งชื่อว่า Udate Users แล้วเอาข้อมูลดังกล่าวมาใส่ในคอลัมน์ A จากนั้นสร้าง B เป็น Organization Unit Path ที่ต้องการ แล้วสร้าง C เป็น Password ที่ต้องการตั้ง และ D เป็น Status ต่อไป เป็นขั้นตอนการเขียน Google Apps Script สร้าง Google Apps Scripts ใน Google Sheets นี้ ด้วยเมนู Tools > Script Editor … จากนั้นเลือก Blank Project แล้วกดปุ่ม Close ตั้งชื่อโปรเจค UpdateUser แล้วใส่โค๊ดดังนี้ (ปรับค่า firstRow และ lastRow ให้เหมาะสมตามต้องการ) ถ้าลอง Run เลย จะเจอ Error อย่างนี้ คลิก Continue -> Accept -> Dismiss เพราะยังไม่ได้ Enable API ไว้ เนื่องจากการสร้าง Account ต้องใช้สิทธิ์ของ Admin ขึ้นไป และต้องใช้ Admin SDK Directory

Read More »