ขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ ชาว ม.อ. ทราบหรือไม่ว่ามหาวิทยาลัยมีการพัฒนาระบบสารสนเทศใช้งานภายในมหาวิทยาลัยที่มีหลากหลายระบบ พัฒนาขึ้นโดยฝ่ายพัฒนาระบบสารสนเทศ สำนักนวัตกรรมดิจิทัลและระบบอัจฉริยะ เช่น ระบบทะเบียนนักศึกษา ระบบรับสมัครนักศึกษาออนไลน์ ระบบสารสนเทศบุคลากร ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น พวกท่านทราบหรือไม่ว่าแต่ละระบบสารสนเทศกว่าจะออกมาให้ใช้งานกัน ทีมพัฒนาฯ ต้องทำอะไรกันบ้าง วันนี้จะขอมาเล่าส่วนของการพัฒนาตั้งแต่เริ่มต้น จนเปิดใช้งานระบบ แบบคร่าวๆ เข้าใจง่ายกันค่ะ ก่อนการพัฒนาระบบสักระบบ ต้องวิเคราะห์ความเร่งด่วน หรือแผนการใช้งานระบบ มีการเข้าคิวการพัฒนา เมื่อสรุปจะพัฒนาระบบใดระบบหนึ่ง มีขั้นตอนอย่างไรมาดูกันค่ะ ช่วงที่ 1 : Requirement เจ้าภาพ จะทำหน้าที่ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง อาจจะเป็นวิทยาเขต คณะ เพื่อรวบรวมความต้องการให้ชัดเจนว่าจะจัดเก็บข้อมูลอะไรบ้าง กระบวนการ หรือรายงานเป็นอย่างไร ทีมพัฒนาระบบฯ : (1) จัดทำเอกสารเปิดโครงการ พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาในการพัฒนาระบบ (2) เอกสารรายงานการประชุมกับลูกค้า (3) เอกสารประเมินความเสี่ยง ช่วงที่ 2 : Analysis and Design ทีมพัฒนาฯ จะรวบรวมความต้องการจากลูกค้า เพื่อมาวิเคราะห์กระบวนการทำงาน พร้อมทั้งออกแบบหน้าจอและฐานข้อมูลให้มีความสมบูรณ์ครบถ้วน โดยทีมพัฒนาจะออกแบบหน้าจอที่ต้องการพัฒนาเพื่อมานำเสนอให้ลูกค้าตรวจสอบว่าระบบมีความครบถ้วน ถูกต้อง สีของหน้าจอ ปุ่มต่าง ๆ มีความสะดวกสบายกับการใช้งานหรือไม่ ซึ่งส่วนนี้ยังสามารถปรับปรุงความต้องการให้สอดคล้องกับการใช้งานจริงได้มากที่สุด และสรุปเป็นเอกสาร Requirement Checklist เพื่อยืนยันความต้องการกับเจ้าภาพอีกครั้ง ทีมพัฒนาระบบฯ : (4) จัดทำเอกสาร Requirement Checklist (5) เอกสาร Requirement Specification (6) เอกสาร Software Design (7) เอกสารประชุมติดตามความก้าวหน้าภายในทีม ช่วงที่ 3 : Development ช่วงนี้ทีมพัฒนาฯ จะเร่งมือในการพัฒนาระบบตาม Requirement Checklist เมื่อระบบสารสนเทศมีการพัฒนาไประยะหนึ่งก็จะมีการนัดประชุมกับลูกค้า เพื่อให้ดูความก้าวหน้าของระบบว่ามีการพัฒนาไปถึงส่วนใด ตรงตามที่ได้ออกแบบไว้หรือไม่ เมื่อมีการพัฒนาเสร็จแต่ละฟังก์ชั่น ก็จะส่งต่อให้กับทีมทดสอบระบบ หากมีความต้องการเพิ่มเติมระหว่างการพัฒนาจะมีการปรับปรุงระบบส่วนนี้จะเรียกกว่า Change Request ซึ่งจะไปนับรวมกับ Requirement Checklist ทีมพัฒนาระบบฯ : (8) ติดตามการพัฒนาระบบโดยใช้โปรแกรม Azure DevOps ช่วงที่ 4 : Testing ช่วงนี้จะเป็นงานของทีมทดสอบระบบ จะต้องตรวจสอบว่าทีมพัฒนาฯ ได้พัฒนาเสร็จสิ้นตาม Requirement Checklist โดยทีมทดสอบจะทำการเขียน Test case ที่ครอบคลุมว่ากระบวนการทุกกระบวนการก่อนที่จะส่งต่อให้กับผู้ใช้งาน (User) ต้องครบถ้วน สมบูรณ์ หากผิดพลาดไม่ตรงตามความต้องการจะส่งกลับไปยังทีมพัฒนาฯ ให้ปรับปรุงแก้ไขระบบให้ถูกต้อง ครบถ้วนที่สุด เมื่อทดสอบครบทุกฟังก์ชั่น จะมีการนัดประชุมลูกค้าเพื่อส่งมอบระบบ โดยจะมีเอกสาร Acceptance Checklist ให้ลูกค้าตรวจสอบหัวข้อในการพัฒนาระบบทั้งหมดในระบบ ทีมพัฒนาระบบฯ : (9) ทดสอบระบบโดยใช้โปรแกรม Azure DevOps โดยทดสอบตาม Test case ทุกเงื่อนไข (10) เอกสาร Acceptance Checklist ช่วงที่ 5 : Training เมื่อพัฒนาระบบครบถ้วนตาม Requirement Checklist ช่วงนี้จะเป็นการอบรมผู้ใช้งาน (User) หากเป็นระบบใหม่ทางทีมพัฒนาฯ จะอบรมใหม่ทั้งระบบ อาจจะแบ่งเป็นส่วนของเจ้าหน้าที่ อาจารย์ หรือเป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เป็นระดับต่างๆ แต่หากเป็นระบบที่มีการพัฒนาเพิ่มเติม ก็ขึ้นอยู่กับว่าการพัฒนามีความแตกต่างจากระบบเดิมมากน้อยแค่ไหน จำเป็นต้องจัดอบรมหรือไม่ ขึ้นอยู่กับความต้องการของเจ้าภาพ และในยุคปัจจุบันมีการอบรมผ่านช่องทางออกไลน์ ทำให้สะดวกกับผู้เข้าอบรมมากยิ่งขึ้น ทีมพัฒนาระบบฯ : (11) เอกสารการอบรมระบบ (12) คู่มือการใช้งานระบบในรูปแบบเอกสาร หรือ VDO ช่วงที่ 6 : Deployment เมื่อปรับปรุงระบบจนพร้อมใช้งานแล้ว ก็แจ้งเปิดระบบอย่างเป็นทางการตามที่เจ้าภาพต้องการ เช่น เริ่มใช้งานในปีการศึกษา 1/2565 เป็นต้น ซึ่งทีมพัฒนาระบบฯ จะมีการเฝ้าระวังระบบในช่วงการใช้งานในช่วงแรกว่าสามารถใช้งานได้สมบูรณ์หรือไม่ ขึ้นอยู่กับกระบวนการใช้งานของแต่ละระบบ เช่น หากเป็นระบบรับสมัครนักศึกษาออนไลน์ จะต้องตรวจสอบตั้งแต่ช่วงที่เจ้าหน้าที่คณะจัดทำโครงการ ตลอดจนผู้สมัครสามารถสมัครสมาชิก จนสามารถสมัครโครงการ ชำระเงินได้ครบถ้วนสมบูรณ์ ทีมพัฒนาระบบฯ : (13) เอกสาร Operation Guideline (14)