การใช้งาน Google Drive ภายในหน่วยงาน

สืบเนื่องจากหน่วยงานมีการส่งต่อไฟล์ข้อมูลด้วย Flash Drive ซึ่งปัญหาที่ตามมาในทุกครั้งคือ flash drive มีไวรัส อีกทั้งเห็นว่า ตอนนี้มอ.เราตื่นตัวเรื่อง Google Apps. ผมก็เลยนำเสนอให้หน่วยงานใช้ Google Drive เพื่อการแชร์ไฟล์ที่สะดวกและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น (แว่วว่า คณะต้นสังกัดกำลังจะจัดอบรมให้เจ้าหน้าที่ทุกคนใช้ Google Drive อยู่ในเวลาอันใกล้นี้) ผมเลยทำคู่มือการใช้งานให้กับเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน เลยขอนำมาแชร์นะคับ ผิด-ถูกอย่างไร แนะนำได้นะคับ ^^

มาเริ่มกันเลยดีกว่านะคับ ^^

จะมี 4 ส่วนหลักๆ ดังนี้

• การยืนยันตัวตนเพื่อใช้ PSU Web Mail on Google Apps
• การ Login โดยใช้ PSU Mail on Google
• การสร้างรายชื่อ Contacts
• การสร้างโฟลเดอร์เพื่อแชร์

การยืนยันตัวตนเพื่อใช้ PSU Web Mail on Google Apps

ในส่วนนี้ทำเพียงครั้งแรกที่จะเริ่มเข้าใช้งาน Google Apps เท่านั้น ในการเข้าใช้งานครั้งต่อๆไป ไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอนนี้

1. เปิดเว็บ https://webmail.psu.ac.th > คลิก Password Setting เพื่อทำการยืนยันตัวตนในการใช้งาน Google Apps. (ทำแค่ครั้งแรกครั้งเดียว)
   

2. จะเป็นการยืนยันตัวตน โดยทำการใส่
   1. ใส่ข้อมูล PSU Passport
   2. ใส่รหัสผ่านของ PSU Mail โดยสามารถใช้รหัสผ่านเดิม หรือเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ โดยกรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง
   *** กรณีการตั้งรหัสผ่านใหม่ ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขในการตั้งรหัสผ่าน
   3. คลิก Change Password
   

 Google Drive มีพื้นที่แบบไม่จำกัด (Unlimited) โดยสามารถโยนไฟล์ใหญ่ๆ ขนาด 1TB ได้สบายๆ (ไฟล์เดียวที่มีขนาด 1000 MB)
สามารถเข้าถึง Google Drive ได้ 2 ช่องทาง คือ

A: http://drive.google.com
B: http://drive.psu.ac.th

การ Login โดยใช้ PSU Mail on Google

1. เปิดเว็บ google.co.th > คลิก ลงชื่อเข้าสู่ระบบ
   

2. ใส่ PSU mail และ Password > คลิก ลงชื่อเข้าใช้
   
3. คลิกที่ > คลิก ไดร์ฟ
   
   

4. เพื่อความสะดวกในการใช้งานในรูปแบบ Folder บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้คลิก Install Drive for your PC เพื่อติดตั้งโปรแกรม Google Drive บนเครื่องคอมพิวเตอร์
   
5. ไอคอน Google Drive จะอยู่บนหน้า Desktop ซึ่งจะทำงานในรูปแบบ My Computer ได้ (copy, past, ลาก-วาง, drag mouse)
   

การสร้างรายชื่อ Contacts

6. สร้างรายชื่อ (Contacts)
   
7. คลิกปุ่ม New Contact > พิมพ์ชื่อ > ใส่ email แล้ว enter
   *** เพิ่มรายชื่ออีเมลล์ที่ต้องการ
   

8. สร้างกรุ๊ปเพื่อความง่ายในการส่งเมลล์เป็นกลุ่ม โดยคลิกที่ New Group
   
   

9. พิมพ์ชื่อกลุ่ม > คลิกปุ่ม OK
   
10. เปิด My Contacts > คลิกเลือกอีเมลล์ที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่ม SouthGIST > คลิกเมนู Group > เลือก SouthGIST > คลิก Apply
    
11. จะเห็นได้ว่ารายชื่อที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้ จะอยู่ในกลุ่ม SouthGIST

การสร้างโฟลเดอร์เพื่อแชร์

12. คลิก Create > คลิก Folder

13. พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ > คลิก Create

14. โฟลเดอร์ที่สร้างจะอยู่ใน list ของ My Drive ให้คลิกโฟลเดอร์ที่ต้องการจะแชร์ > เลือก Share > คลิก Share…

15. ตรงช่องบุคคล ให้ใส่รายชื่ออีเมลล์ที่ต้องการจะแชร์ให้คนนั้น หรือเลือก Contacts Group เพื่อแชร์แบบกลุ่ม > พิมพ์ข้อความเพื่อแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับโฟลเดอร์ที่จะแชร์ให้ผู้ใช้งานแต่ละคนทราบ > คลิกปุ่ม ส่ง

16. ใช้จะได้รับเมลล์ คำเชิญให้ทำงานร่วมกัน โดยจะแสดงโฟลเดอร์ที่เราแชร์ (SouthGIST) พร้อมกับข้อความที่แจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับโฟลเดอร์ที่แชร์

 

*** คู่มือนี้ ผมเน้นการใช้งานจริงกับหน่วยงานหน่ะคับ ผิดพลาดประการใด แจ้ง-เตือน ติ-ชม ได้คับ ^^

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://support.google.com/drive/?hl=en#topic=14940

Last update : 17-12-2014 15:47