ขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ชาว ม.อ. ทราบหรือไม่ว่ามหาวิทยาลัยมีการพัฒนาระบบสารสนเทศใช้งานภายในมหาวิทยาลัยที่มีหลากหลายระบบ พัฒนาขึ้นโดยฝ่ายพัฒนาระบบสารสนเทศ สำนักนวัตกรรมดิจิทัลและระบบอัจฉริยะ เช่น ระบบทะเบียนนักศึกษา ระบบรับสมัครนักศึกษาออนไลน์ ระบบสารสนเทศบุคลากร ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น
พวกท่านทราบหรือไม่ว่าแต่ละระบบสารสนเทศกว่าจะออกมาให้ใช้งานกัน ทีมพัฒนาฯ ต้องทำอะไรกันบ้าง วันนี้จะขอมาเล่าส่วนของการพัฒนาตั้งแต่เริ่มต้น จนเปิดใช้งานระบบ แบบคร่าวๆ เข้าใจง่ายกันค่ะ
ก่อนการพัฒนาระบบสักระบบ ต้องวิเคราะห์ความเร่งด่วน หรือแผนการใช้งานระบบ มีการเข้าคิวการพัฒนา เมื่อสรุปจะพัฒนาระบบใดระบบหนึ่ง มีขั้นตอนอย่างไรมาดูกันค่ะ
ช่วงที่ 1 : Requirement
เจ้าภาพ จะทำหน้าที่ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง อาจจะเป็นวิทยาเขต คณะ เพื่อรวบรวมความต้องการให้ชัดเจนว่าจะจัดเก็บข้อมูลอะไรบ้าง กระบวนการ หรือรายงานเป็นอย่างไร
ทีมพัฒนาระบบฯ : (1) จัดทำเอกสารเปิดโครงการ พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาในการพัฒนาระบบ (2) เอกสารรายงานการประชุมกับลูกค้า (3) เอกสารประเมินความเสี่ยง
ช่วงที่ 2 : Analysis and Design
ทีมพัฒนาฯ จะรวบรวมความต้องการจากลูกค้า เพื่อมาวิเคราะห์กระบวนการทำงาน พร้อมทั้งออกแบบหน้าจอและฐานข้อมูลให้มีความสมบูรณ์ครบถ้วน โดยทีมพัฒนาจะออกแบบหน้าจอที่ต้องการพัฒนาเพื่อมานำเสนอให้ลูกค้าตรวจสอบว่าระบบมีความครบถ้วน ถูกต้อง สีของหน้าจอ ปุ่มต่าง ๆ มีความสะดวกสบายกับการใช้งานหรือไม่ ซึ่งส่วนนี้ยังสามารถปรับปรุงความต้องการให้สอดคล้องกับการใช้งานจริงได้มากที่สุด และสรุปเป็นเอกสาร Requirement Checklist เพื่อยืนยันความต้องการกับเจ้าภาพอีกครั้ง
ทีมพัฒนาระบบฯ : (4) จัดทำเอกสาร Requirement Checklist (5) เอกสาร Requirement Specification (6) เอกสาร Software Design (7) เอกสารประชุมติดตามความก้าวหน้าภายในทีม
ช่วงที่ 3 : Development
ช่วงนี้ทีมพัฒนาฯ จะเร่งมือในการพัฒนาระบบตาม Requirement Checklist เมื่อระบบสารสนเทศมีการพัฒนาไประยะหนึ่งก็จะมีการนัดประชุมกับลูกค้า เพื่อให้ดูความก้าวหน้าของระบบว่ามีการพัฒนาไปถึงส่วนใด ตรงตามที่ได้ออกแบบไว้หรือไม่ เมื่อมีการพัฒนาเสร็จแต่ละฟังก์ชั่น ก็จะส่งต่อให้กับทีมทดสอบระบบ
หากมีความต้องการเพิ่มเติมระหว่างการพัฒนาจะมีการปรับปรุงระบบส่วนนี้จะเรียกกว่า Change Request ซึ่งจะไปนับรวมกับ Requirement Checklist
ทีมพัฒนาระบบฯ : (8) ติดตามการพัฒนาระบบโดยใช้โปรแกรม Azure DevOps
ช่วงที่ 4 : Testing
ช่วงนี้จะเป็นงานของทีมทดสอบระบบ จะต้องตรวจสอบว่าทีมพัฒนาฯ ได้พัฒนาเสร็จสิ้นตาม Requirement Checklist โดยทีมทดสอบจะทำการเขียน Test case ที่ครอบคลุมว่ากระบวนการทุกกระบวนการก่อนที่จะส่งต่อให้กับผู้ใช้งาน (User) ต้องครบถ้วน สมบูรณ์ หากผิดพลาดไม่ตรงตามความต้องการจะส่งกลับไปยังทีมพัฒนาฯ ให้ปรับปรุงแก้ไขระบบให้ถูกต้อง ครบถ้วนที่สุด
เมื่อทดสอบครบทุกฟังก์ชั่น จะมีการนัดประชุมลูกค้าเพื่อส่งมอบระบบ โดยจะมีเอกสาร Acceptance Checklist ให้ลูกค้าตรวจสอบหัวข้อในการพัฒนาระบบทั้งหมดในระบบ
ทีมพัฒนาระบบฯ : (9) ทดสอบระบบโดยใช้โปรแกรม Azure DevOps โดยทดสอบตาม Test case ทุกเงื่อนไข (10) เอกสาร Acceptance Checklist
ช่วงที่ 5 : Training
เมื่อพัฒนาระบบครบถ้วนตาม Requirement Checklist ช่วงนี้จะเป็นการอบรมผู้ใช้งาน (User) หากเป็นระบบใหม่ทางทีมพัฒนาฯ จะอบรมใหม่ทั้งระบบ อาจจะแบ่งเป็นส่วนของเจ้าหน้าที่ อาจารย์ หรือเป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เป็นระดับต่างๆ แต่หากเป็นระบบที่มีการพัฒนาเพิ่มเติม ก็ขึ้นอยู่กับว่าการพัฒนามีความแตกต่างจากระบบเดิมมากน้อยแค่ไหน จำเป็นต้องจัดอบรมหรือไม่ ขึ้นอยู่กับความต้องการของเจ้าภาพ และในยุคปัจจุบันมีการอบรมผ่านช่องทางออกไลน์ ทำให้สะดวกกับผู้เข้าอบรมมากยิ่งขึ้น
ทีมพัฒนาระบบฯ : (11) เอกสารการอบรมระบบ (12) คู่มือการใช้งานระบบในรูปแบบเอกสาร หรือ VDO
ช่วงที่ 6 : Deployment
เมื่อปรับปรุงระบบจนพร้อมใช้งานแล้ว ก็แจ้งเปิดระบบอย่างเป็นทางการตามที่เจ้าภาพต้องการ เช่น เริ่มใช้งานในปีการศึกษา 1/2565 เป็นต้น ซึ่งทีมพัฒนาระบบฯ จะมีการเฝ้าระวังระบบในช่วงการใช้งานในช่วงแรกว่าสามารถใช้งานได้สมบูรณ์หรือไม่ ขึ้นอยู่กับกระบวนการใช้งานของแต่ละระบบ เช่น หากเป็นระบบรับสมัครนักศึกษาออนไลน์ จะต้องตรวจสอบตั้งแต่ช่วงที่เจ้าหน้าที่คณะจัดทำโครงการ ตลอดจนผู้สมัครสามารถสมัครสมาชิก จนสามารถสมัครโครงการ ชำระเงินได้ครบถ้วนสมบูรณ์
ทีมพัฒนาระบบฯ : (13) เอกสาร Operation Guideline (14) เอกสาร Maintenance
ช่วงที่ 7 : Maintenance
เป็นช่วงการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศที่นอกเหนือจากช่วงการพัฒนาโครงการ ดังนั้นหากเป็นความผิดพลาดของโปรแกรมที่ไม่สามารถทำงานได้จำเป็นต้องแก้ไขทันที ทางทีมพัฒนาระบบฯ จะได้รับมอบหมายให้วางมือจากโครงการที่กำลังจัดทำ เพื่อมาแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดให้สามารถใช้งานได้
ทีมพัฒนาระบบฯ : บันทึกการบำรุงรักษาระบบ มีการบันทึกผ่าน Azure DevOps พร้อมทั้งจัดทำ Dashboard โดยแบ่งเป็น (15) ส่วนที่เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถแก้ไขเองได้ (QA-Support) (16) ส่วนส่งต่อทีมพัฒนา (F-SD01)
ดังนั้นทุกโครงการที่มีการพัฒนาระบบสารสนเทศ จำเป็นต้องประเมินความเสี่ยง เนื่องจากแต่ละโครงการความเสี่ยงที่เกิดขึ้นแตกต่างกัน เช่น การประสานงานกับลูกค้าที่อยู่นอก ม.อ. ความต้องการที่ไม่ชัดเจน การเปลี่ยนแปลงความต้องการ กำลังคนน้อยลง เป็นต้น
ระบบสารสนเทศทั้งหมดที่ทีมพัฒนาระบบสารสนเทศนักศึกษาได้พัฒนาและอยู่ในความดูแลทั้งหมด ดังนี้
จากที่เล่ามาทั้งหมดขอกล่าวแค่ส่วนของระบบในความผิดชอบของงานสารสนเทศนักศึกษาว่าในช่วงนี้มีระบบอะไรบ้างที่พัฒนา ติดตามนะคะ แบ่งเป็น 5 ส่วน ดังนี้
- ขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ
- ระบบทะเบียนนักศึกษา และระบบสารสนเทศนักศึกษา (SIS)
- ระบบรับสมัครนักศึกษาออนไลน์ (E-Admission)
- ระบบรายละเอียดรายวิชาและรายงานผลดำเนินการ (Course Spec.)
- ระบบประกันสุขภาพนักศึกษาต่างชาติ (HIF)