ในวันที่มหาวิทยาลัยไม่ใช้ Google แล้ว เรามีทางเลือกอะไรบ้าง

7-Eleven.2022

จาก Google App for Education -> G Suite for Education -> G Workspace for Education ที่ชูจุดขาย Unlimited Storage ทำให้เกิดการใช้งานกันอย่างกว้างขวาง และความสามารถของ Google Apps ในการทำงานพร้อม ๆ กันได้ ใช้งานกันมาอย่างยาวนาน ตั้งแต่ปี 2011 ถึงปัจจุบัน 2022 เป็นเวลา 11 ปี

11 ปี ที่อีกนัยยะหนึ่งคือ การคานอำนาจไว้

และแล้วก็มาถึงจุดที่ ไม่ Unlimited มาเป็น 80 GB/คน (บุคลากร) แต่ไม่จำกัดการใช้งาน Share Drive มาเป็น บุคลากรเหลือ 5 GB และจะไม่ให้ใช้ Shared Drive ซึ่งน้อยกว่า Free Gmail เสียอีก

ก็เข้าใจนะ ว่าเกิดจากนโยบายของ Google ที่ให้ 100 TB ต่อ องค์กรการศึกษา ในขณะที่ทั้งองค์กรเราใช้งานกัน 1000 TB ด้วยจำนวนบุคลากรกว่า 10,000 คน, นักศึกษา 30,000 คน ไม่รวม Alumni, แต่เท่าที่ทราบมา องค์กรระดับ 10,000 users ขึ้นไป ทาง Google ให้ต่อรองขนาดที่จะให้ได้นะ แต่ก็ … แล้วแต่ผู้มีอำนาจจะตัดสินใจ ไม่ว่ากัน

หลายคน หลายหน่วยงาน ก็ติดการใช้งานบริการของ Google อย่างช่วยไม่ได้

ไม่ได้ติดที่ “พื้นที่” แต่ ติดใจ “ความง่าย”, “ความสะดวกสบาย” ของการใช้งาน Google App, การที่จะบอกว่า “ย้ายไป Microsoft OneDrive” สิ มันอาจจะไม่ใช่คำตอบของทุกคน หลายคนใช้งาน Google เชิงลึก มีการเขียน Google App Scripts สร้างระบบบริหารงานภายในด้วย Google Sheets หรืออย่างทางทีมงานผม ประยุกต์ใช้งาน Google Sheets ติดต่อกับ Python/R ทำระบบ Automate กับหน่วยงานภายนอกมาตลอด

คราวนี้ ทำไงดี คิดว่า คงจะมีหลายหน่วยงานก็ไม่มีปัญหาอะไร ย้ายไป OneDrive ก็ได้ แต่ก็จะมีบางหน่วยงานที่ ต้องการใช้ Google ต่อไป

การซื้อ Storage บน Gmail ส่วนตัว ก็จะผูกพันกับตัว Account ดังนั้น ถ้าคิดจะซื้อ ขอแนะนำให้ซื้อ Google Workspace สำหรับองค์กร แบบจ่ายตังค์

เราเลือก Google Workspace Business Standard ซึ่งค่าใช้จ่ายอยู่ที่ 296 บาท/user/เดือน หรือ 3,552 บาท/user/ปี

https://workspace.google.com/intl/th/pricing.html

สิ่งที่ได้คือ บริการ “ใกล้เคียง” กับที่เราเคยได้ โดยมีพื้นที่ 2 TB เป็นส่วนกลาง มี Share Drive ให้ใช้ และการย้ายข้อมูลมา เราจะยังได้ File ID เดิมอีกด้วย !!! (สำคัญมาก เพราะทางผมเขียน Code ด้วย Python/R ผูกกับ File ID นี้)

ข้อดีของการได้ Share Drive มา คือ เราสามารถบริหารจัดการพื้นที่ 2TB เป็น ห้องย่อย ๆ แล้วกำหนดคน “ภายนอก” เข้าไปเป็นสมาชิกได้ (เข้าใจตรงกันนะ)

สิ่งที่ต้องมีคือ

  • Domain Name เช่น ของ xxx.psu.ac.th หรือ ใครจะไปใช้ Namecheap สร้าง blahblah.xyz ก็ได้
  • จากนั้นเปิดบริการที่
    https://workspace.google.com/business/signup/welcome?hl=th
  • จะได้หน้าตาอย่างนี้
  • กรอกข้อมูล ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร
  • กรณีที่มี Domain อยู่แล้ว ต้องมั่นใจว่า สามารถเพิ่ม MX Record ได้นะ ไม่งั้นก็ไปทำให้มี หรือ ไม่ก็ซื้อใหม่เลยก็ได้
  • ถ้ามีก็ กรอกโดเมน ไป
  • Confirm นะ
  • จากนั้น ตั้งชื่อ User คนแรก ซึ่งจะเป็น Admin ของระบบ
  • เสร็จแล้ว
  • ก็เข้าสู่ระบบ
  • จากนั้น ระบบจะส่ง SMS มาที่เบอร์มือถือ
  • ใส่ OTP
  • จากนั้น ก็ยินยอม
  • ก็เข้าสู่หน้า Admin Console
    คลิก “เปิดใช้งาน”
  • คลิก ถัดไป: ไปยังขั้นตอนที่ 2
  • ใส่ MX Record ของ Domain ตามนี้
  • แล้วก็อันนี้ เป็น MX ลำดับความสำคัญที่ 15
  • เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว คลิก เปิดใช้ Gmail

เป็นอันเรียบร้อย ทดลองใช้ได้ 14 วัน หรือ ไม่ก็ใส่บัตรเครดิต จ่ายเงินเลย

วิธีการย้ายข้อมูลจาก PSU Google Share Drive

  • สมมุติว่าเรา สร้าง user ข้างต้นว่า yyy@xxx.psu.ac.th ก็สร้าง Share Drive สักอัน
  • จากนั้น Share ไปให้คนที่เป็น Manager ของ PSU Google Share Drive
  • แล้วจากใน PSU Google Share Drive ก็ Move to มายัง Share Drive ขององค์กรใหม่ได้เลย

หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.