Month: January 2022

  • วิธี Convert Multiple email to Adobe PDF ด้วย MS Outlook

    parnchanok.j

    สวัสดีท่านผู้อ่านทุกท่านค่ะ เอาจริงๆ ทางผู้เขียนห่างหายไปนานมากๆ กับการเขียน Blog นานมากกกกจริงๆ นะ 😊

    ต้องขอเล่าก่อนว่า ตั้งแต่สิงหาคม 2564 จนถึงสิ้นปีที่ผ่านมา การทำงานของผู้เขียนในตำแหน่ง Customer Support ค่อนข้างจะหนักหนาเอาการเลยทีเดียวแหละ 55+

    ดังนั้นปัญหาที่ตามมาคือการตอบคำถามให้กับนักศึกษาทั้ง 5 วิทยาเขตของทางมหาวิทยาลัย ซึ่งช่องทางหลักๆ หนึ่งในการให้บริการคือ ถาม-ตอบปัญหาผ่านทาง Email ค่ะ

    สำหรับปัญหาของผู้เขียนคือ จะทำยังไง??? ที่จะเอา Email ในรอบ 4-5 เดือนที่ถาม-ตอบไปทั้งหมดออกมาเพื่อให้ทางผู้ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ สามารถตรวจสอบได้ว่าเนื้อหา หรือปัญหาที่พบเจอมีอะไรบ้าง (คร่าวๆ ก็เกือบๆ 2000 ฉบับแหละ หื้ม)

    มาค่ะ เรามาเริ่มกันเลย …. วันนี้ทางผู้เขียนจะมาขอแบ่งปันเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย เกี่ยวกับการ export ข้อมูลจาก Email บน Microsoft outlook ให้อยู่ในรูปแบบ PDF กันค่ะ

    โดยผู้เขียนจะขอพูดถึงในส่วนที่ผู้เขียนทราบและได้ทดสอบใช้งานจริงค่ะ

    ปล … จริงๆ แล้ว Microsoft Outlook มันก็มีวิธีให้เรา Export ข้อมูลในตัวของมันอยู่แล้ว แต่อาจจะอยู่ในรูปแบบของ .pst ซึ่งไม่ใช่แบบ pdf ที่ทางผู้เขียนต้องการเท่านั้นเอง แหะๆ (แต่จริงๆ อาจจะมีวิธีที่ทำได้มากกว่าวิธีที่ผู้เขียนจะแชร์ก็ได้นะ)

    Export ข้อมูล Email ทั้ง Folder ออกจาก Microsoft Outlook ให้อยู่ในรูปแบบ PDF

    ขั้นตอนที่ 1 : อย่างแรกเลยคือ เครื่องของผู้ใช้งานจะต้องติดตั้งหรือมี Adobe acrobat pro DC ก่อนนะ (วิธีดาวน์โหลดติดตั้งโปรแกรม สามารถค้นหาผ่าน google ได้เลยนะทุกคน)

    ขั้นตอนที่ 2 : เมื่อติดตั้งเรียบร้อยแล้วก็ Sign in เข้าไปด้วย Adobe Account กันเลย เมื่อขั้นตอนของการติดตั้ง Sign in เรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่ในส่วนของ Microsoft Outlook กันค่ะ

    ขั้นตอนที่ 3 : จากนั้นให้ผู้ใช้งานเปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ขึ้นมาเลยค่ะ (จากรูปผู้เขียนใช้ Office 365 นะ)จะสังเกตได้ว่า จะมีเมนู Acrobat เพิ่มเข้ามาตามในรูปเลย

    ขั้นตอนที่ 4 : จากนั้นหากผู้ใช้ต้องการดำเนินการใน Folder ไหน ก็ให้คลิกขวาที่ Folder นั้นได้เลยค่ะ อย่างในรูปผู้เขียนจะดำเนินการใน Folder ที่ชื่อว่า “อว.ลดค่าเทอม” เมื่อเราคลิกขวา จะปรากฏเมนูที่ชื่อว่า “Convert อว.ลดค่าเทอม to Adobe PDF”

    ขั้นตอนที่ 5 : คลิกเลือกเมนู “Convert อว.ลดค่าเทอม to Adobe PDF” ได้เลยค่ะ จากนั้น ก็เลือก Location สำหรับบันทึกไฟล์ดังกล่าว เมื่อยืนยันเรียบร้อยแล้ว Microsoft Outlook ก็จะทำการ Convert ข้อมูลใน Folder ดังกล่าวออกมาให้ค่ะ

    ปล…สำหรับของผู้เขียนรอนานมากกกกกกกค่ะ เพราะมีข้อมูลเกือบๆจะ 2000 ฉบับแน่ะ !!!

    ขั้นตอนที่ 6 : เมื่อเรียบร้อยแล้วเราก็จะได้ข้อมูลเป็นไฟล์ PDF ออกมาค่ะ ก็ลอง Double Click เปิดไฟล์ดูได้เลยค่ะ จะได้หน้าตาประมาณนี้นี่เอง ง่าย และสะดวกกกกกก ไม่ต้องนั่งทำผ่าน Email ที่ละฉบับ

    เป็นยังไงกันบ้างค่ะ พอจะช่วยเหลือการทำงานให้กับผู้อ่านได้บ้างรึเปล่าเอ่ย ???

    แต่ยังไงก็ตามผู้เขียนก็ยังคงหวังเป็นอย่างยิ่งว่า Blog นี้จะเป็นประโยชน์ให้กับผู้อ่านไม่มากก็น้อยค่ะ เจอกันใหม่อีกทีใน Blog หน้า Coming Soon !!

    ปล … สุดท้ายนี้ขอขอบพระคุณผู้ช่วยเหลือ แนะนำและให้ข้อมูลสำหรับผู้เขียนมา ณ โอกาสนี้ด้วยแง๊บบบบบบบ

  • บันทึกภาพจากเว็บไปยัง Google Drive ของเราโดยตรง ด้วยส่วนขยาย “Save to Google Drive”

    naparat.h

    วันนี้ผู้เขียนจะมาแนะนำส่วนขยายของบราวเซอร์ (Extension) ที่น่าใช้กันอีกซักตัวนะคะ นั่นก็คือ “Save to Google Drive” ซึ่งเป็นส่วนขยายที่จะช่วยให้เราสามารถบันทึกภาพที่มีอยู่บนเว็บไซต์ต่างๆ ที่เราต้องการไปยัง Google Drive ของเราโดยตรงได้ทันทีค่ะ

    เริ่มกันเลยดีกว่าค่ะ เพิ่มส่วนขยายนี้ให้กับ Google Chrome ของเรากันก่อน กด URL นี้ https://chrome.google.com/webstore/detail/save-to-google-drive/gmbmikajjgmnabiglmofipeabaddhgne?hl=th แล้วกดปุ่ม “เพิ่มใน Chrome” ค่ะ

    รอจนติดตั้งเรียบร้อย ก็จะพบ ICON นี้โผล่ขึ้นมา ซึ่งการเพิ่มส่วนขยาย Save to Google Drive ให้กับ Chrome ของเราก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย พร้อมใช้งานแล้วละค่า

    มาใช้งานกันค่ะ

    เพียงแค่คลิกขวาบนภาพที่เราต้องการบันทึกไปยัง Google Drive แล้วเลือก “บันทึกภาพไปที่ Google ไดรฟ์” เท่านี้ภาพที่เราต้องการก็จะจัดเก็บลงไปยัง Google Drive ของเราค่ะ (เข้าใช้งานบัญชี Google ไว้แล้ว)

    โดยเริ่มต้นภาพนั้นจะถูกบันทึกไปยัง “ไดรฟ์ของฉัน” นะคะ

    แต่หากเราต้องการจัดเก็บไปยังโฟลเดอร์อื่นบน Google Drive ก็ให้สร้างโฟลเดอร์ที่ต้องการให้เรียบร้อยก่อนค่ะ
    โดยการเปลี่ยนโฟลเดอร์ปลายทางที่เราจะเก็บภาพนั้น ก็ให้กด (เปลี่ยน) ในกล่องบันทึกไปยัง Google Drive ซึ่งจะมีหน้าจอให้เราตั้งค่าต่างๆ ขึ้นมาให้ ให้คลิกที่ “เปลี่ยนโฟลเดอร์ปลายทาง” นะคะ

    ก็จะมีหน้าจอให้เราเลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่เราต้องการบันทึกภาพ ให้เราเลือกโฟลเดอร์บน Google Drive ที่เราได้สร้างไว้แล้ว และต้องการจัดเก็บภาพ แล้วกดปุ่ม “Select” ได้เลยค่ะ

    สำหรับครั้งต่อๆไป การบันทึกภาพก็ไม่ต้องเลือกโฟลเดอร์ใหม่แล้วนะคะ จะตั้งต้นโฟลเดอร์ที่เราเลือกไว้ให้เลยค่ะ (ยกเว้นว่า อยากจะเก็บโฟลเดอร์อื่น ก็ต้องเปลี่ยนกันใหม่ค่ะ)

    ส่วนใครที่ต้องการแก้ไขชื่อไฟล์ ให้คลิก “เปลี่ยนชื่อ” แล้วแก้ไขชื่อไฟล์ กดปุ่ม “ใช้” ได้เลยนะคะ ชื่อไฟล์ก็จะถูกเปลี่ยนให้เราตามที่ต้องการค่ะ

    เท่านี้ไฟล์ภาพที่เราต้องการก็ถูกบันทึกด้วยชื่อ และไปยังโฟลเดอร์บน Google Drvie ที่เราต้องการค่า

    เป็นไงกันบ้างค่ะ ผู้เขียนคิดว่าเป็นส่วนขยายที่ดีงามมากเลยทีเดียว

    https://chrome.google.com/webstore/detail/save-to-google-drive/gmbmikajjgmnabiglmofipeabaddhgne?hl=en

  • Webmail transformation!! #4

    grianggrai.n

    export contact มาแล้วเอาเข้า webmail2 ไม่ได้ ยังไงซิ ?

    ไหนขอดูหน่อย
    1. เมื่อเปิดไฟล์ที่ export ออกจาก Squirrelmail (webmail) ตัวเก่าพบว่าข้อมูลที่ export มาเป็นดังนี้
    webmail export

    จะเห็นว่ามีบรรทัดสุดท้ายที่รายชื่อแปลก ๆ เมื่อถามๆ ดูคือทำลิสต์เอาไว้ว่าถ้าส่งหาลิสต์นี้ก็ไปตามรายชื่อเมล์ได้เลย ทีนี้ การเก็บลักษณะนี้บน Roundcube (Webmail2) นั้นทำไม่ได้ครับต้องแก้ใหม่ให้อยู่ในรูปแบบดังนี้

    "nickname","name","First Name","Last Name","E-mail Address","label"

    *รูปแบบตามบรรทัดแรกในไฟล์นั่นเอง

    แต่ในความเป็นจริงสดมภ์ (คอลัมน์ Column) ที่จำเป็นจะต้องมีมีเพียง 3 คอลัมน์ ได้แก่ First Name, Last Name และ E-mail address เท่านั้นดังนี้เมื่อแปลงไฟล์ด้านบนให้เป็นตามรูปแบบก็จะได้เป็น

    Changed data

    หรือจะสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาเองก็ได้แต่ต้องอยู่ในรูปแบบ 

    First Name, Last Name, E-mail Address

    ไฟล์ตัวอย่างก็จะได้เป็น

    Custom
    1. เมื่อมาที่ Roundcube ไปที่ contact แล้วมองด้านขวาบนกด Import
    Import contacts
    1. Browse เลือกไฟล์ที่แก้ไขแล้ว
    File selected
    1. กด Import จะได้หน้าสำคัญที่เป็นตัวกำหนดว่าจะเอาคอลัมน์ไหนเข้าบ้าง
    Column Selected

    หากเป็นไฟล์ Custom ก็จะมีเพียง 3 คอลัมน์ดังภาพ

    Custom Column
    1. กด Import จะได้หน้าสรุปว่านำเข้าได้กี่รายชื่อ กด Close
    Successfully imported
    1. แต่มาเป็นการรวมแต่ละรายชื่อเข้ากลุ่มให้เหมือนสมัยเป็น Squirrelmail มองมาทางซ้ายสุดด้านบนจะเห็นคำว่า Group อยู่ ใกล้ ๆ กันนั้นมี ให้กดที่ แล้วเลือก Add group
    Add group
    1. จะมีหน้าต่างสำหรับตั้งชื่อ Group ให้
    Create new group
    1. ก็สามารถตั้งชื่อได้ตามอัธยาศัยแล้วกด Save จะได้ Group ที่สร้างเพิ่มขึ้นมาดังภาพ
    Group
    1. คราวนี้มาเพิ่มสมาชิกเข้ากลุ่ม ทำได้โดยการคลิกที่รายชื่อที่ต้องการแล้วมองไปทางขวา จะเห็นคำว่า Groups
    Address Book
    1. กดที่คำว่า Groups ก็จะเห็นรายชื่อกลุ่มที่เราสร้างไว้สามารถกด (ปุ่มอยู่ชิดซ้าย) ให้กลายเป็น (ปุ่มอยู่ชิดขวา) เพื่อให้รายชื่อนั้นอยู่ในกลุ่มที่เราต้องการนั่นเอง
    Group Disabled
    Group Enabled
    1. ก็สามารถเลือกได้จนพอใจเมื่อคลิกกลุ่มที่สร้างไว้จะพบรายชื่อที่เราต้องการให้อยู่ในกลุ่มนี้มีอยู่แล้ว
    Group Server
    1. สามารถส่งเมล์ถึงกลุ่มได้ทันทีโดยง่ายเพียงกดเลือกที่ชื่อกลุ่มที่เราต้องการจะส่งเมล์หา แล้วไปกดที่ Compose รายชื่อทั้งหมดในกลุ่มจะถูกใส่ในชื่อ To โดยอัตโนมัติ
    Compose to Groups
    1. หรือหากมีหลายกลุ่มหรือต้องการส่งเมล์ถึง คนอื่นๆ ในคราวเดียวกัน (สำคัญ) ระบบเมล์ของมหาวิทยาลัยอนุญาตให้ส่งเมล์ถึงที่อยู่เมล์ได้ 100 เมล์เท่านั้นในคราวเดียวกัน สามารถกดที่รูป เพื่อเพิ่มรายชื่อได้ทันทีหรือจะพิมพ์ต่อท้ายไปก็ได้เช่นเดียวกัน
    1. จบขอให้สนุก…

  • เรียนรู้ RPA โดยใช้ ui-path (Excel x Mail)

    thichaluk.s

    จากบทความที่ผ่านมา ผู้เขียนได้แนะนำ Tool ของ RPA  คือ UiPath  และการติดตั้ง UiPath StudioX  ไปแล้ว ในบทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้งาน ในที่นี้ ใช้ UiPathStudio X อ่านค่าจาก Excel และส่งเมลไปยังตามข้อมูลใน Excel ตัวอย่างเช่น อาจารย์ที่ปรึกษาต้องการส่งเมลไปยังนักศึกษาในที่ปรึกษาทั้งหมด ในคราวเดียวกัน เนื้อหาในเมลแต่ละคนอาจจะเหมือนหรือแตกต่างกันก็ได้ ซึ่งอาจารย์ได้เตรียมข้อมูลไว้ในรูปแบบ Excel

    เริ่มต้น ผู้เขียนจะเตรียมข้อมูลใน Excel ตามนี้

                  โดยจะมีฟิลด์หลัก สำหรับการส่งเมล ดังนี้

    1. EMAIL  ไว้เก็บ E-mail Address ของคนที่เราต้องการส่ง
    2. Subject หัวเรื่องของ E-mail ที่ต้องการส่ง
    3. Body คือส่วนของ เนื้อหาที่ต้องการให้ทราบ

                  เรามาสร้าง bot การส่งเมลกันเลย

    1. เริ่มต้นให้ทำการสร้าง Project
    2. คำสั่งแรกให้เปิด Excel ไฟล์ ขึ้นมา  โดยการเลือก Activites > Resources > Use Excel File และลากคำสั่งมาวางที่ตำแหน่ง Main ดังภาพ

    3. จากนั้นกำหนดไฟล์ Excel ที่เก็บข้อมูลที่เราได้เตรียมไว้ตามขั้นตอนที่ผ่านมา โดยการกดที่รูป Folder  ดังภาพ

    4. ขั้นตอนต่อไป คือการสั่งให้ UiPath อ่านข้อมูล โดยการอ่านข้อมูลทีละแถว และนำข้อมูลดังกล่าวไปส่งเมลต่อไป  โดยให้ไปที่ Activites และเลือก “For Each Excel Row”  และลากคำสั่งไปวางไว้ในภายในของคำสั่ง  Use Excel File ดังรูป

    5. คำสั่ง For each Excel Row กำหนดคุณสมบัติ ดังนี้ In range คือ ช่วงของข้อมูลที่เลือก โดยในที่นี้จะเลือกข้อมูลทั้ง Sheet ชื่อ Sheet Test ให้ติ๊กเลือก Has headers ด้วย

    6. ต่อไปเป็น คำสั่งส่งเมลโดยการเลือก Activites > Resources > Use Desktop Outlook App และลากคำสั่งมาวางที่ตำแหน่ง Drop Activity Here
    Use Desktop Outlook App คือการเรียกใช้ฟังก์ชันส่งเมล จากโปรแกรม Outlook ที่ติดตั้งไว้ในเครื่องของเรา ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด เพียงแค่ login เข้าใช้ผ่าน Microsoft Account ไว้  โปรแกรม UiPath ก็จะเรียกใช้งานฟังก์ชันส่งเมลได้ทันที โดยในบทความนี้ ขอนำเสนอวิธีใช้  Use Desktop Outlook App ค่ะ

    7. ส่วนถัดไป เลือกคำสั่งในการส่งเมล โดยไปที่ Activites > Business > Mail > Send Email และลากคำสั่งมาวางที่ตำแหน่ง Drop Activity Here

    คำสั่ง Send Email มีคุณสมบัติที่ต้องกำหนด  โดยให้ทำการเลือก Field ของ Excel และแมพให้ตรงกัน ดังนี้

    • To  คือ E-mail ของปลายทางที่ต้องการส่ง
    • Subject  คือ  หัวเรื่องของ Email
    • Body คือ ส่วนของเนื้อหา ในส่วนนี้เราสามารถพิมพ์เนื้อหาเองได้ หรือจะดึงจาก Field ของ Excel และนอกจากนี้เราก็สามารถ ดึง Field ของ Excel มาแสดงได้มากกว่า 1 Field โดยการเลือกตัวอย่างดังรูปด้านล่างค่ะ
    • Save  as draft  ส่วนนี้ถือเป็นส่วนที่สำคัญ ในการทดสอบการทำงานให้เราติ๊กเครื่องหมายถูกไว้ก่อน เพื่อป้องกันการส่งเมลไปยังปลายทางจริง ๆ  เมื่อเราทำการทดสอบการทำงานของโปรแกรมเสร็จสิ้นถูกต้องเรียบร้อยแล้ว  จึงค่อยติ๊กเครื่องหมายถูกออก 
    • Attachments  แนบไฟล์ที่ต้องการ

    8. ต่อไปให้เราทำการกดปุ่ม Run เพื่อทำการรันการทำงานของโปรแกรม และสามารถดูผลการทำงานได้จาก Output จะแสดงด้านล่าง

    ให้เราไปดูที่กล่อง draft ที่เมลของเราว่า ข้อความที่เราส่งเป็นอย่างไร

    จากรูปข้างต้น จะเห็นได้ว่าแสดงเป็น Drafts 13 รายการ ตามที่ได้เตรียมข้อมูลใน Excel

    ขั้นตอนสุดท้ายคือการ Publish โปรแกรม ให้เรียกใช้งานได้  **ให้เอาเครื่องหมายติ๊กถูก หน้า Save as daft ออกด้วยนะเวลาใช้จริง  แล้วกดปุ่ม “Publish”

    กำหนดรายละเอียด เช่น ชื่อโปรแกรม, เวอร์ชั่น เป็นต้น เสร็จเรียบร้อย กดปุ่ม “Publish”

    จากนั้น ให้เราเปิดโปรแกรม “UiPath Assistant”  ดังภาพ จะเป็นโปรแกรมของเราขึ้นมา สามารถ run โปรแกรมที่เราสร้าง ช่องทางนี้ได้เลย

    จะเห็นว่า  การสร้าง UiPath ไม่มีการเขียนโค้ดเลย และคำสั่งที่เรียกใช้งาน ก็เข้าใจได้ง่าย แม้ไม่ได้เป็นสาย Programming ก็สามารถทำเองง่าย ๆ ได้