[บันทึกกันลืม] วิธีย้ายทั้ง Folder จาก Google Drive ไปยัง Shared Drives ขององค์กร

จากที่ Google Apps for Education หรือ Google Workspace for Education ปัจจุบัน ซึ่งจากเดิม ชูนโยบาย Unlimited Storage มาเป็น 100 GB ต่อ คน และ 100 TB ต่อ องค์กร — เพียงพอ ต่อการใช้งานเพื่อการศึกษาจริง ๆ ถ้าจัดการให้ดี

เหตุแห่งการเปลี่ยนแปลง

ผมว่า ก็เรา ๆ นี่แหล่ะ ใช้พื้นที่เค้าแบบไม่ใช่เพื่อการศึกษา ต้องยอมรับก่อน แล้วเรามาแก้ไขกัน

• มีบางคนในองค์กร เอาไปเก็บไฟล์หนัง ไม่เกี่ยวกับการศึกษา จริงหรือไม่ รู้อยู่แก่ใจ, เรื่องนี้ Super Admin ขององค์กรตรวจสอบได้ ด้วย Google Vault จัดการให้เด็ดขาด (Super Admin รายงานได้ ผู้มีอำนาจต้องตัดสินใจ … กล้าไม๊ ค่อยมาดูกัน)
• บางองค์กรไม่มีมาตรการควบคุมบัญชี สร้างมากเกินความจำเป็น แล้วบางคนเอาบัญชีไปขายใน Lazada, Shopee จริงไม่จริง รู้อยู่แก่ใจ
• บางคน เอาแต่ประโยชน์ส่วนตน ได้สิทธิ์ แต่เอาพื้นที่ Shared Drives ไปปล่อยให้ เว็บโป๊ เว็บหนังซีรี่ ใช้พื้นที่ซะงั้น

ก็เป็นธรรมดา Google ลงทุนทรัพยากร แต่ไม่ได้ใช้ให้ถูกตามวัตถุประสงค์ ก็ต้องมีการควบคุม งานส่วนตัว ใช้ My Drive, งานของหน่วยงาน ใช้ Shared Drives จบ

(บางคนบอกว่า ย้ายไป Microsoft OneDrive ก็ได้วะ 5TB … ทำเหมือนเดิม เดี๋ยวก็จะได้ผลเหมือนเดิม)

ผมได้เล่าไว้บ้างแล้ว เกี่ยวกับการใช้พื้นที่ของ Shared Drives

มาดูวิธีแก้ปัญหากันดีกว่า

• จากเดิม คนในสำนักงานก็จะชอบใช้ My Drive แล้ว Share ให้คนในหน่วยงานใช้กัน ก็เข้าใจได้ เพราะตอนแรกไม่มี Shared Drives เคยทำอย่างไรก็จะทำอย่างนั้น ไม่ชอบเปลี่ยนแปลง ถึงเวลาต้องเปลี่ยนแล้ว คือ งานส่วนรวม เอาไปเก็บใน Shared Drive
• เอาหล่ะ สมมุติว่า เราเคยใช้ Folder หนึ่ง เก็บสารพัดสิ่งที่เกี่ยวกับงานจริง ๆ แต่มันอยู่ใน My Drive (พื้นที่ส่วนตัว) สมมุติใช้ Folder ชื่อ parent ในนั้นมี Sub folder ย่อย และมีไฟล์ย่อย ๆ ซ้อน ๆ ลงไปจำนวนมาก

• แนะนำว่า แต่ละหน่วยงาน เช่น ระดับภาควิชา หรือ ระดับหน่วยงาน ไปสร้างพื้นที่ไว้บน Shared Drives

ปัญหาคือ … การย้ายไฟล์จาก​ Google Drives ไปยัง Shared Drives นั้น ทำได้ในระดับไฟล์ ไม่สามารถย้ายทั้ง Folder ได้

ใครใคร่ย้าย ก็เลือกไฟล์ แล้วคลิกขวา Move to ไป

แต่กรณี ของผมมีไฟล์ ที่สร้างจากอุปกรณ์ ขนาด 400-800 kb จำนวน …. 60 GB คิดคร่าว ๆ 2 ไฟล์ เป็น 1 MB ก็ราว ๆ 60 x 1024 x 2 = 122,880 ไฟล์

กรณีย้ายไฟล์จำนวนมากใน Folder เดียวกัน ไปไว้บน​ Shared Drives

ผมสร้าง Google Apps Script ไว้ที่ https://gist.github.com/nagarindkx/70f254a21c5cad7f964e762ab8b2e733

function moveFilesFromDriveToShareDrive() {
  /*
  Created by: Kanakorn Horsiritham
  Digital Innovation and Data Analytics (DIDA)
  Faculty of Medicine
  Prince of Songkla University
  Hatyai, Songkhla
  THAILAND
  */
  sourceFS=DriveApp.getFolderById('GoogleDrive-Folder-ID').getFiles()
  destinationFS=DriveApp.getFolderById('SharedDrives-Folder-ID')
  
  while(sourceFS.hasNext()){
    f=sourceFS.next()
    f.moveTo(destinationFS) 
  }
}

สิ่งที่ท่านต้องทำคือ

1. เปิด Google Drive ต้นทางบน Web Browser แล้วดูที่ URL แล้ว Copy เฉพาะ GoogleDrive-Folder-ID เช่น
   
   https://drive.google.com/drive/folders/GoogleDrive-Folder-ID
   
   เก็บไว้ก่อน
   

2. เปิด Shared Drives ปลายทาง แล้วทำเหมือนกัน

3. จากนั้น สร้าง Google Apps Script ใน​ Google Drives

4. ตั้งชื่อ Project ว่า movefile1

5. copy code ข้างต้นมาใส่ จากนั้นแก้ไข GoogleDrive-Folder-ID และ SharedDrives-Folder-ID จากข้อ 1,2 แล้วกดปุ่ม Save

6. ถ้าไฟล์ไม่มากนัก ก็ เลือก moveFilesFromDriveToShareDrive กดปุ่ม Run

ถ้าทำครั้งแรก ระบบอาจจะถามอย่างนี้ ก็ให้เลือก Review Permissions แล้ว Next Next เลือก Account ไป (ขั้นนี้แล้ว ไม่อธิบายรายละเอียดแล้วนะครับ)

จากนั้นก็รอไป Script จะทำงานต่อเนื่อง ยาวนานไม่เกิน 1800 วินาที หรือ 30 นาที ผลที่ได้คือ เฉพาะ Files เท่านั้น ที่จะย้ายไปอยู่ใน Shared Drives แต่ใจเย็น ๆ มีวิธีพาไปทั้งยวง รอแป๊บ

7. แต่ถ้ามีไฟล์จำนวนมาก จนครบ 30 นาทีแล้ว ก็ยังไม่หมด ก็ต้องอาศัย Trigger เพื่อสั่งให้ทำทุก ๆ 1 ชั่วโมง ดังนี้
เลื่อน Cursor ไปทางซ้ายมือ คลิกที่ Triggers

คลิกปุ่ม Add Trigger

เลือกตามนี้ แล้ว Save

จากนั้นก็รอไป ระบบจะทำจนหมดเวลา 30 นาที รออีก 1 ชั่วโมง แล้วก็ทำต่อไปเรื่อย ๆ

อันนี้ ของผม

ยังอีกยาวนาน

กรณีย้ายทั้ง Folder ไปไว้บน​ Shared Drives

UPDATE!!!!

เลือก Folder ต้นทาง และ ปลายทาง จากนั้น copy/move ได้เลย โดย ที่จะสร้างโครงสร้าง Folders และ Files ที่ Shared Drives ตามเดิมจากต้นทาง

ผมทำ Script ไว้ที่ https://gist.github.com/nagarindkx/e2897455b2ede2ae168f8cd5ccf16982

function copyFilesFromDriveToShareDrive() {
  /*
  Created by: Kanakorn Horsiritham
  Digital Innovation and Data Analytics (DIDA)
  Faculty of Medicine
  Prince of Songkla University
  Hatyai, Songkhla
  THAILAND
  */
  
  sourceID='GoogleDrive-Folder-ID'
  destinationID='SharedDrives-Folder-ID' 
   
  copyFolder(sourceID, destinationID)
  //moveFolder(sourceID, destinationID)

}

function copyFolder(sourceID, destinationID){
  sFD = DriveApp.getFolderById(sourceID)
  dFD = DriveApp.getFolderById(destinationID)
  
  files = sFD.getFiles()
  while(files.hasNext()) {
    f=files.next()
    if (! dFD.getFilesByName(f.getName()).hasNext()) {
      f.makeCopy(f.getName(), dFD)
      console.log('copy file: ' + f.getName())
    } else {
      Logger.log( "file: " + f.getName() + ' exist')
    }
    
  }

  folders=sFD.getFolders()
  nextlevel=[]
  while(folders.hasNext()) {
    fd = folders.next()
    tmpDestinationFolder = dFD.getFoldersByName(fd.getName())
    if (! tmpDestinationFolder.hasNext()) {
      new_folder = dFD.createFolder(fd.getName())
      Logger.log( "create folder: " + fd.getName())
    } else {
      new_folder = tmpDestinationFolder.next()
      Logger.log( "folder: " + fd.getName() + ' exist')
    }
    
    nextlevel.push([fd.getId(), new_folder.getId()])
  }
  nextlevel.forEach(function(r){
    copyFolder(r[0], r[1])
  })
}


function moveFolder(sourceID, destinationID){
  sFD = DriveApp.getFolderById(sourceID)
  dFD = DriveApp.getFolderById(destinationID)
  
  files = sFD.getFiles()
  while(files.hasNext()) {
    f=files.next()
    if (! dFD.getFilesByName(f.getName()).hasNext()) {
      console.log('file: ' + f.getName())
      f.moveTo( dFD)
      console.log('move file: ' + f.getName())
    } else {
      Logger.log( "file: " + f.getName() + ' exist')
    }
  }

  folders=sFD.getFolders()
  nextlevel=[]
  c=0

  if (folders.hasNext()) {
    while(folders.hasNext()) {
      fd = folders.next()
      tmpDestinationFolder = dFD.getFoldersByName(fd.getName())
      if (! tmpDestinationFolder.hasNext()) {
        new_folder = dFD.createFolder(fd.getName())
      } else {
        new_folder = tmpDestinationFolder.next()
        Logger.log( "folder: " + fd.getName() + ' exist')
      }
      nextlevel.push([fd.getId(), new_folder.getId()])
      c=c+1
    }
    nextlevel.forEach(function(r){
      moveFolder(r[0], r[1])
    })
  } else {
    sFD.setTrashed(true)
  }
  
}