Google Drive กับ Google Share Drive — กินพื้นที่ใคร ?

ปัญหา: การแชร์พื้นที่จาก Google Drive กับ Google Share Drive นั้น เมื่อผู้ใช้ที่เราแชร์ไปให้ ทำการ Upload ไฟล์ขึ้นมา จะกินพืันที่ของใคร ?

มาทดลองกัน

Google Drive

User A สร้าง Folder ชื่อ “Test Upload” บน “Google Drive” แล้วแชร์ให้ User B สามารถแก้ไขได้ (edit)

User B เปิด Google Drive ของตนเอง แล้วเข้าไปใน Shared With Me ก็จะเห็น “Test Upload”

User B ทำการ Upload File จากนั้น ไปดูใน Detail จะพบว่า ไฟล์มีขนาด 945 KB และ ใช้พื้นที่ของตัวเองไป 945 KB ด้วย

กลับมาดูใน Google Drive ของ User A ซึ่งเป็นเจ้าของ (Owner) โฟลเดอร์ “Test Upload” พบว่า ไม่ได้ใช้ Quota พื้นที่จัดเก็บของ User A เลย เพราะ เจ้าของไฟล์ (File) คือ User B

และ แม้ User A จะเป็นเจ้าของ Folder ก็ทำได้เพียงแต่ เตะ User B ไม่ให้เห็น Folder แต่ ไม่สามารถ ถอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ ของ User B ได้ (เศร้า)

Google Share Drive

ก่อนหน้านี้เรียกว่า Team Drive แต่เปลี่ยนชื่อเป็น Share Drive ซึ่ง เป็น Feature ของ G Suite for Education (และ G Suite ตามที่ Google กำหนด) มีสิทธิ์ สร้าง Share Drive

ผู้ใช้ขององค์กร (ในที่นี้คือ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์) สามารถสร้าง Google Share Drive แล้ว Add Member เป็นผู้ใช้ที่ใช้ Google Account อื่น (รวมถึง Gmail ด้วย) เข้ามาใช้งานร่วมกันได้ โดย ความเป็นเจ้าของ Share Drive คือ องค์กร กล่าวคือ แม้ User A จะเป็นคนสร้าง

ต่อไป User A ทำการสร้าง Share Drive ตั้งชื่อว่า “Test Share Drive”

แล้วเพิ่ม User B มาเป็น Member ให้สิทธิ์เป็น Contributor (สิทธิ์ใน Share Drive จะมีหลายระดับกว่า Google Drive)

User B จะเห็น Share Drive จาก เมนู “Shared drives” (แต่ถ้า share จาก Google Drive จะเห็นใน “Shared with me”)

เมื่อ User B ทำการ Upload ไฟล์เข้าไป จะพบว่า ไม่ใช้ Quota พื้นที่ User B เลย!!

ต่อมา User A เตะ User B ออกไป

ไฟล์ยังอยู่ในองค์กร ของ User A

ส่วน User B ก็เข้าถึงไม่ได้อีกต่อไป

สรุป

• Google Drive สิทธิ์เป็นของ Owner และใช้พื้นที่ของผู้เป็น Owner ดังนั้น แม้ Google Drive ขององค์กร จะ Unlimited แต่ เวลาที่ผู้ใช้จาก Free Gmail Upload ไฟล์ขึ้นมา ก็จะใช้ Quota พื้นที่ของ Free Gmail คือ 15 GB นั้น !! ดังนั้น วิธีนี้ จะไม่สามารถให้ ผู้ใช้ Free Gmail Upload ไฟล์ที่มีขนาดเกิน Available Quota ของตนเองได้
• Shared Drive สิทธิ์เป็นขององค์กร เวลา Free Gmail Upload ขึ้นมา จะไม่กิน Quota พื้นที่เค้า และ องค์กรสามารถเตะ Free Gmail ออกไปได้

เข้าใจตรงกันนะ